Cum sa-ti imbunatatesti abilitatile de prezentare in 10 zile

Cum sa-ti imbunatatesti abilitatile de prezentare in 10 zile

Ziua 1: Colectarea informatiilor

In aceasta etapa, este nevoie sa deschidem mai multe fronturi de cercetare.

Cu cine vorbesc? Primul front de cercerare ar fi cunoasterea publicului, a audientei: ce varste au cei prezenti? Ce pozitii in companie? Ce interese si pasiuni personale? Cat de mult sunt familiarizati cu ceea ce doresc sa le prezint? Care sunt beneficiile de care ar putea fi interesati?

Despre ce vorbesc? Al doilea front de cercetare se refera la informatii despre subiectul abordat, analize, studii, comparatii cu alte industrii/tari, abordarea locala, interna.

Unde vorbesc? In al treilea rand, ar trebui sa stiu mai multe despre contextul prezentarii: mediul este formal/informal, cum arata sala, sunt primul, ultimul sau al treilea prezentator.

Ziua 2: Stabilirea obiectivelor si a mesajului

Inainte de a deschide PPT, e bine sa-mi adresez trei intrebari fundamentale pentru reusita prezentarii mele: Ce vreau ca audienta 1) sa stie, 2) sa simta, 3) sa faca?

Am nevoie de un raspuns la aceste intrebari ca sa pot trece mai departe, la stabilirea obiectivelor: vreau sa castig notorietate, sa vand un produs sau sa motivez echipa, de exemplu. In functie de acest obiectiv se stabileste mesajul pe care il voi transmite ori de cate ori am (sau imi creez) ocazia. Mesajul este transmis in clar, fara ambiguitati si fara sa-mi las audienta sa "deduca" ce as vrea sa spun.

Ziua 3: Structurarea informatiei in prezentare

Este momentul sa fiu drastic si sa spun "nu" informatiilor inutile. Doar cele care slujesc cu adevarat obiectivelor deja stabilite, cele care argumenteaza mesajul si sustin cele trei intrebari la care am raspuns in Ziua 2, pot ramane in prezentarea mea.
Trebuie sa am in vedere faptul ca prezentarea are trei coordonate: vizual (prezentarea PPT), verbal (ceea ce spun audientei, felul in care "imbrac" slide-urile) si scris (materialele suplimentare pe care le inmanez audientei).

Ziua 4: PPT nu este prezentarea

Eseu: Lege nr. 148 privind publicitatea Referat: Activitatea manageriala - caracterizarea generala a activitatii manageriale

Din toate informatiile colectate, doar unele sunt potrivite pentru PPT, cele cu adevarat relevante pentru proiect, imaginile sugestive, datele de "big picture". Restul pot fi asezate in hand-out-uri, pe suport electronic, in mape de prezentare sau, pur si simplu, pot fi prezentate verbal.

Slide-urile nu reprezinta prompterul prezentatorului. PPT in sine nu este prezentarea. Este doar un suport care trebuie folosit cu prudenta si eficienta.

Folosirea in exces a animatiei sau a cromaticii oboseste audienta si anuleaza atentia. Textul de pe slide-uri este aerisit, clar, foloseste cuvinte memorabile, care pot fi retinute si rememorate cu usurinta.

Ziua 5: Verificari logistice

Este foarte important sa elimin cat mai mult din stres. De aceea, ma informez la timp asupra locatiei, echipamentelor si compatibilitatii dintre acestea, a variantelor de back-up. In acest fel, grijile in legatura cu suportul logistic nu vor mai fi o povara suplimentara inaintea prezentarii.

Ziua 6: Personalizarea prezentarii

A fi serios, responsabil, competent, nu inseamna lipsa de implicare si realizarea unei prezentari impersonale. Dimpotriva, integrarea unor povesti si exemple personale vor da greutate prezentarii, o vor face credibila si vor usura asimilarea informatiilor transmise. Audienta doreste sa se simta implicata, iar referintele si experientele personale au darul de a-l identifica pe prezentator cu situatii traite de publicul sau.
In aceasta zi de pregatire voi cauta acele exemple si povesti de incorporat in componenta verbala a prezentarii mele.

Ziua 7: Pregatirea pentru sesiunea de intrebari si raspunsuri

Cei mai multi dintre prezentatori se tem de sesiunea Q&A. In realitate, aceasta parte a prezentarii este o ocazie excelenta de a verifica ce a inteles audienta, cat din mesajul tau a ajuns la public si ce alte interese are acesta. Prezentarea care nu starneste intrebari poate fi usor suspectata de banalitate si lipsa de dinamism.
Pregatirea pentru Q&A trebuie sa fie temeinica: inventarierea intrebarilor posibile si a raspunsurilor potrivite, marcarea intrebarilor dificile, evitarea capcanelor (de tipul intrebarilor cu prefata incarcata: "Desi toate produsele din categoria aceasta sunt extrem de scumpe, nu credeti ca rezultatele sunt modeste?" - incercand sa raspundem la intrebarea propriu-zisa, suntem tentati sa ignoram, si implicit sa acceptam prima parte a intrebarii, care poate fi o premiza falsa).

Ziua 8: Intro

Desi in Romania a devenit un cliseu, introducerea in prezentare nu trebuie sa fie neaparat o gluma. Este adevarat ca gluma energizeaza, destinde si capteaza audienta, dar numai daca este reusita si daca este spusa foarte bine. Putini dintre noi ne putem asuma acest risc.
De aceea, ne putem pregati introduceri spectaculoase, care sa lanseze intrebari, sa prezinte concluzii pe care urmeaza sa le demonstram, sa spuna o poveste, sa faca o referire istorica, sa aduca o viziune. Introducerea trebuie repetata de cel putin trei ori, pentru ca riscurile de a esua sunt mai mari la inceput, cand emotiile sunt puternice si publicul este la cota maxima de atentie, exercitand presiune mare asupra vorbitorului. 

Ziua 9: Recapitularea prezentarii

Este ziua cea mai placuta a pregatirii, daca toate celelalte etape au fost parcurse corect. Totusi, intrebarea cu care plec in minte in aceasta zi este "De ce m-as asculta, daca as fi in public?" Preocuparea mea pentru audienta este la cote maxime in aceste zile preliminare, iar orientarea prezentarii este in intregime catre beneficiile publicului, catre datoria pe care o am fata de timpul si efortul celor care vor veni sa ma asculte.
Recapitularea presupune sustinerea prezentarii, cap-coada, in fata unui public de 1-3 persoane, care sa fie dispus sa dea feedback, sau in fata unei camere video, inregistrand si apoi vizionand prezentarea.
Colectarea feedback-ului nu presupune sa aflu ca "a fost ok", ci sa sondez ce anume a retinut asistenta din prezentarea mea, ce idei, ce exemple, ce concluzii.

Ziua 10: Be in the mood!

Maine este ziua cea mare. Totusi, spre deosebire de alte dati, stiu bine ce am de spus. Am in minte clar mesajele, un intro bun pe care nu am cum sa-l ratez, fiindca l-am repetat de mai multe ori, imi cunosc audienta si am verificat aspectele logistice. Stau bine si la intrebari si raspunsuri, m-am pregatit dinainte, ba, mai mult, am facut si o recapitulare in fata colegilor.
Intr-adevar, sunt mai relaxat, mai increzator, stiu ca voi livra informatii de interes pentru audienta si vor vedea beneficii in ceea ce prezint. Brand-ul meu personal va fi mai solid, compania va fi bine reprezentata si s-ar putea chiar sa fiu remarcat pentru stilul de prezentare.

Atitudinea pozitiva si optimista este determinata si de starea fizica din acel moment. Am depasit  (sper ca v-am convins sa-l depasiti) momentul cand venea cu o ora inainte prezentarea pregatita de altcineva,  peste care ma mai uit doua minute sau varianta in care lucram la prezentare pana in zori. Trebuie sa fiti odihniti, intr-o forma fizica buna (nu ar strica sa mergeti la sala de sport in dimineata respectiva), in felul acesta, daca sunteti bine pregatiti, veti valorifica la maxim oportunitatea prezentarii.