INTEGRAREA PROFESIONALA - natura si continutul integrarii profesionale, conceperea unui program de integrare profesionala

INTEGRAREA PROFESIONALA

Natura si continutul integrarii profesionale

Continutul integrarii profesionale cuprinde faza ulterioara angajarii sau, altfel spus, interventia pe care o putem face pentru a schimba un ciclu profesional intr-altul. Integrarea profesionala nu este un simplu proces de asimilare, ci mai ales unul de acomodare a ambelor parti – angajatul si organizatia.

Primul pas in acest proces este o reala informare despre celalalt. Aceasta informare se realizeaza in timpul recrutarii si selectiei profesionale. Procesul de integrare profesionala este foarte complex si are implicatii de ordin psihologic, sociologic, pedagogic si organizatoric. Psihologii se ocupa de primele doua implicatii: de succesul integrarii profesionale depinde continuitatea productivitatii sau mentinerea concurentiala pe piata.

Integrarea socioprofesionala reprezinta procesul de asimilare a unei persoane in mediul profesional, de adoptare a acesteia la cerintele de munca si comportament ale colectivului in cadrul caruia lucreaza, de adecvare a personalitatii sale la cea a grupului. Pentru o integrare rapida si eficace, noul angajat trebuie sa primeasca atat informatii cu privire la obiectul de activitate, modul de organizare, locul ocupat in contextul socio-economic, facilitatile oferite personalului cat si informatii referitoare la postul ocupat si subdiviziunea din care acesta face parte, sarcinile, competentele, responsabilitatile,

conditiile de lucru, criteriile de evaluare a rezultatelor, comportamentul asteptat, persoana cu care va colabora etc. In acest sens, se va recomanda utilizarea unei mape de intampinare care sa reuneasca toate informatiile utile, precum si, de asemenea, a unui mentor care sa-l ajute pe noul angajat atat in munca sa cat si in cadrul relational cu colegii si superiorii.

Factorii de raspundere

Responsabilitati

Compartimentul de Resurse Umane

- inscrierea angajatilor pe statul de plata;

- planificarea activitatilor de integrare;

- evolutia activitatilor de integrare

- explicarea structurii organizatiei.

Seful resortic

- prezentarea detaliata si precisa a drepturilor si indatoririlor

- dialogul direct si periodic cu noii angajati

- controlul integrarii.

Supraveghetorul

- informatii despre atributiile locului de munca

- sensibilitatea echipei de lucru penru primirea noului angajat

- explicarea obisnuintelor si traditiilor organizatiei sau ale grupului de munca

- aplanarea frictiunilor si succesiunilor pe care le pot provoca initiativele noului angajat.

Tabel: Responsabilitatile integrarii profesionale

In genere, integrarea profesionala surprinde, pe de o parte, rolul pe care fiecare nou angajat il are in organizatie sub aspectul productivitatii vietii si adaptarii, iar pe de alta parte, dinamica organizatiei sub aspectul eficientei si armoniei interpersonale.

Cunoasterea noilor angajati cere timp, integrarea lor va depinde de o serie de factori care vizeaza motivatia, comportamentul, relatiile interpersonale, performanta in munca. Se poate spune ca integrarea noului angajat a luat sfarsit atunci cand acesta este capabil sa-si indeplineasca corect sarcinile postului pe care il ocupa. Dar integrarea profesionala nu inseamna numai acordarea de ajutor angajatului ci si observarea acestuia pe o perioada mai indelungata dupa angajare, identificandu-se atitudinea, interesele, aspiratiile sale, ritmul de progresare, reactiile la diferiti stimuli si participarea la realizarea obiectivelor firmei.

Scopurile integrarii profesionale:

• Familiarizarea cu noile conditii de activitate. Noilor membri, organizatiile trebuie sa le ofere toate informatiile de care au nevoie pentru a putea incepe si sustine performant activitatea lor. Corectitudinea si valoarea informatiilor oferite inlatura incordarea si neincrederea atat a colectivului cat si noului angajat fata de viitorul sau in organizatie.

• Facilitarea acomodarii in grupul de colegi. In functie de marimea si omogenitatea grupului, acest proces poate dura de la cateva zile la luni intregi. In genere, integrarea

este facilitata de permisivitatea grupului si a organizatiei in sine. In acest context, psihologul trebuie sa pregateasca grupul in sensul de a nu-l simti pe noul venit ca o amenintare. Psihologul trebuie sa pregateasca noul venit, aratandu-i acestuia ca organizatia are o nevoie reala de serviciile sale, colegii au nevoie de ajutorul lui. Psihologul trebuie sa urmareasca si sa controleze relatiile care se formeaza, urmarind identificarea tensiunilor de ordin emotional si cognitiv si a posibilelor conflicte in stare latenta.

• Crearea unei atmosfere de apartenenta si confidentialitate (fiecare angajat isi pastreaza viata particulara in parametrii de cunoastere doriti de el).

Multe organizatii doresc sa gaseasca procesul de integrare. Dar managerii de presonal invoca doua argumente pentru intarzierea asumarii responsabilitatii de catre noii angajati:

• Nu se poate lucra in mod eficient fara o cunoastere probabila a organizatiei;

• Complexitatea sarcinilor face imposibila indeplinirea acestora fara o initiere prealabila.

Unele organizatii nu iau in calcul aceste argumente, si i se cere salariatului sa munceasca din prima zi. Pentru angajat apre o situatie stresanta, ce poate fi evitata prin adoptarea unui sistem de indrumare a noului angajat.

ANALIZA: Functiile si responsabilitatile familiei ANALIZA: PAFA – victime ale marginalizarii si excluderii sociale

Acest proces de integrare profesionala este foarte generos. El poate fi usor aplicabil mai ales la persoanele angajate in perioada de proba, dar nu numai (de exemplu, la promovare). Integrarea profesionala este foarte utila in momentul cand organizatia isi perfectioneaza ciclul tehnologic, iar angajatii trec de la un fel de activitate la altul.

Conceperea unui program de integrare profesionala

Un program de integrare profesionala urmareste asimilarea unei persoane in mediul profesional si adaptarea ei la cerintele grupului din care face parte. Marea varietate a locurilor de munca si a atributiilor angajatilor fac imposibila stabilirea unor reguli stricte privind integrarea profesionala. Cu toate acestea, la intocmirea unui program in acest domeniu trebuie avut in vedere faptul ca motivatiile, cerintele si comportamentul potentialilor angajati sunt in continua schimbare.

Integrarea profesionala e o faza ulterioara angajarii. In perioada de integrare, noii angajati primesc informatii despre atributiile noului post, despre locul de munca, colegi, sefi, subalterni si organizatii si pedagogic. Aceasta vizeaza o serie de obiective, dintre care cel mai important e sprijinirea noilor candidati in familiarizarea cu noile conditii de munca, facilitarea acomodarii noului angajat cu grupul de munca si crearea unei atmosfere de siguranta, confidentialitate si de afiliatie. Aspectele ce tin de confidentialitate si afiliatie se pot materializa in cadrul unui program activ de integrare. Astfel, noul angajat va capata increderea in sine.

In ceea ce priveste responsabilitatea integrarii profesionale, aceasta va fi impartita intre manager (seful ierarhic superior), supraveghetor si seful departamentului de personal. Pe langa prezentarea noului loc de munca, angajatului i se explica, faptul ca integrarea se va realiza mai usor daca va respecta anumite principii in relatiile cu ceilalti. E important sa explicam noului angajat ca activitatea sa va avea o mare importanta pentru acestia. Rezultatele cercetarilor psihologice ne conduc la concluzia ca unul dintre sentimentele cele mai importante pentru om este recunoasterea celorlalti. Astfel, in

relatiile informale cu colegii, trebuie sa se impuna principiul „comporta-te asa cum tu, la randu-i ai dori ca ceilalti sa se comporte cu tine”. Ca aplicatie la acest principiu, in orice imprejurare va avea succes acela care stie sa se puna in situatia celuilalt, care stie sa-si imagineze ce il intereseaza si il preocupa pe cel de alaturi. Cel ce nu procedeaza ca mai sus si este rigid in atitudini, va fi indrumat de catre un angajat cu experienta. Fortarea ritmului de integrare profesionala poate duce la cresterea fluctuatiei personalului, cu efecte negative asupra dezvoltarii firmei.

Contactul cu noul sef se realizeaza, in functie de importanta postului, fie la locul de munca, noul angajat fiind insotit si prezentat de reprezentantul personal al sau la conducerea firmei. Seful direct, ca organizator al activitatii profesionale, are datoria sa faca instruirea generala dupa ce l-a prezentat celorlalti membrii ai echipei. Pregatirile pentru primire se fac inainte ca noul membru sa soseasca. Locul de munca trebuie sa contina tot ceea ce este necesar. Astfel se creaza un microclimat familiar pentru noul venit, acesta nefiind tratat ca un strain. Seful direct trebuie sa-si rezerve un anumit timp din activitatea sa pentru a fi impreuna cu noul angajat in prima sa zi de munca. El va adopta o atitudine prietenoasa, optimista, relaxanta si se va abtine de la remarci defavorabile despre noii colegi ai angajatului.

Programul de integrare profesionala cuprinde:

Etapa I: pregatirea noilor membri. Se are in vedere:

• Realizarea unei atmosfere placute de apartenenta, care pleaca de la simplele elemente de cunoastere a numelor, pregatirii, principalelor calitati;

• Implicarea noului venit in acte concrete care sa-i stimuleze si sa-i intretina sentimentul de utilitate, de importanta personala;

• Obiectivele de indeplinit pe o anumita perioada de timp: sa-si construiasca propria perspectiva in perspectiva organizatiei;

• Favorizarea, initierea in activitati comune cu grupul (atat profesionale cat si neprofesionale). Pentru ca aceasta activitate sa se finalizeze cu succes, se pregatesc in prealabil colegii;

• Dupa orice activitate sustinuta, noii angajati trebuie incurajati de catre sefi.

Etapa II: organizarea dialogului cu noii angajati. Vizeaza faptul ca, la anumite intervale de timp, este necesar a se purta discutii cu noul venit pentru a se cunoaste problemele cu care se confrunta, dar si pentru a-l cunoaste mai bine pe acesta. Aceste discutii trebuie sa fie cat mai putin formale, sa inspire incredere, sa nu ia forma unui interogatoriu. Acest aspect presupune ca el are tot dreptul sa puna intrebari. Aceste discutii trebuie sa se bazeze pe respect. Trebuie stimulati si colegii, ca si sefii directi, sa poarte discutii cu caracter cel putin informativ sau educativ in ce priveste politica sau activitatea firmei.

Etapa III: informatiile necesare noilor veniti. Noii membri sunt supusi unui bombardament informational. Acest fenomen conduce la nasterea unor stari de neincredere, nesiguranta, teama fata de sarcini si se pot finaliza cu un abandon. Se impune cu necesitate dozarea informatiilor oferite de organizatie prin toti reprezentantii ei. Aceste informatii utile se grupeaza in trei categorii:

• Informatii generale asupra activitatii curente a organizatiei si asupra activitatii pe care angajatii urmeaza sa o desfasoare;

• Informatii privind obiectivele, strategiile si politicile organizatiei, precum si informatii despre rolul postului sau in productivitatea organizatiei;

• Informatii privind regulile de munca, sarcinile concrete pe care trebuie sa le indeplineasca, recompensele si avantajele cuvenite (de preferinta scrise).

Etapa IV: evaluarea integrarii profesionale. Vizeaza discutiile cu membrii grupului in care a venit noul angajat (cu liderul informal). Se poarta discutii cu seful direct si in final se realizeaza (in general dupa 90 zile) interviul de competenta profesionala, interumana, de disciplina, pentru a constata daca aceste obiective intra in competenta noului angajat.

Pentru a usura acest program, se fac fise de observatie, de cunoastere cu noii angajati si profilul psihologic general. In momentul in care noul angajat trece in alt serviciu se observa mai bine integrarea lui.

Metode de integrare profesionala

Alegerea metodei se face in functie de specificul activitatii organizatiei.

Metoda I: integrarea directa pe post. Aceasta metoda se bazeaza pe capacitatea de analiza si sinteza a noului venit, pe calitatile lui psiho-profesionale. Ea vizeaza in primul rand constituirea sentimentului de utilitate a angajatului, dandu-i posibilitatea sa intre intr-o competitie cu ceilalti angajati ca sa se impuna. Reusita metodei depinde de ajutorul oferit de sefii directi si de mediul social al organizatiei. Este indicata pentru activitatile operationale in santiere, uzine, fabrici.

Metoda II: indrumarea directa: Aceasta metoda presupune in primul rand identificarea in colectiv a unui indrumator compatibil cu noul venit, acesta devenind astfel indrumator profesional, confident, aparator, evaluator, dar avand in acelasi timp si rolul de aplanare a unor eventuale neintelegeri ivite intre noul venit si colectivul de baza. Este o metoda indicata in institute, centrale s.a.m.d. Indrumatorul este o persoana cu experienta in domeniu, care incearca sa-l familiarizeze cu obiectivele pragmatice ale organizatiei, cu actiunile concrete.

Metoda III: descoperirea organizatiei. Aceasta presupune trecerea noului angajat, intr-o perioada de doua-trei luni, prin toate compartimentele organizatiei. In timpul acestui circuit, angajatul observa sau participa si isi consemneaza constatarile proprii, acestea fiind apoi analizate impreuna cu persoanele din conducere. In functie de aceste constatari ne putem da seama de afinitatile noului angajat si putem sa-l directionam catre compartimentul unde acesta ar fi cel mai util. Se utilizeaza pentru compartimentele sau posturile de conducere si decizie. Tot prin aceasta metoda se pot identifica si calitatile manageriale ale noului angajat. Aceasta metoda este utilizata pentru personalul cu studii superioare.

Metoda IV: incredintarea unei misiuni. Are ca scop stimularea initiativei noului angajat. Acesta este lasat un timp sa investigheze organizatia, apoi se va trece la

explicarea elementelor aflate de acesta, urmand ca, in baza acelor elemente, sa i se incredinteze misiuni. In functie de cum rezolva aceasta activitate, se pot constata performantele, capacitatea de acomodare, exploatarea permisiva a grupului sau daca se automarginalizeaza. Prin aceasta metoda, persoana descopera organizatia in loc sa o „invete“, el fiind pus in fata unor probe practice de abilitate personala si nu a unor probleme teoretice. Aceasta metoda vizeaza compartimentele de marketing, publicitate, resurse umane.

Alte metode:

• instructajul – poate lua forma sedintelor colective sau a unor intilniri particulare;

• lucrul sub tutela (pentru posturile operationale);

• conferinte de indrumare pentru personalul de creatie. Pentru a le stimula initiativa si creatia, aceste persoane sunt implicate in proiecte care sunt expuse in conferinte.

Pregatirea noilor angajati se realizeaza astfel incat acestia sa simta ca apartin organizatiei si sunt utili realizarii obiectivelor. Acest lucru se poate realiza numai daca noilor angajati li se incredinteaza sarcini concrete si daca li se atribuie obiective precise. Cei nou veniti simt nevoia de a fi utili. De aceea managerii si membrii grupurilor de munca trebuie sa fie pregatiti sa primeasca noii angajati. Informatiile necesare noilor angajati se grupeaza in trei categorii:

• informatii generale asupra acitivatilor curente ale organizatiei si ale muncii pe care angajatul urmeaza sa o desfasoare;

• informatii despre istoricul organizatiei, obiectivele, misiunea, strategia politica a firmei;

• informatii generale, de preferinta scrise, regulamente de ordine interioara, facilitati de orice fel de care se bucura in cadrul organizatiei.

Pozitia noului angajat

Domeniile la care se refera informatiile

Noul angajat in cadrul intreprinderii

- organizatia si compartimentul in care va lucra

- atributiile noului post

- persoanele cu care se va colabora

- relatiile cu noii sefi si subordonati.

Incadrarea pe un post nou in acelasi compartiment

- atributiile noului post

- persoanele cu care se va colabora

- relatiile cu noii sefi si subalterni

Incadrarea pe un post nou, in alt compartiment in aceeasi unitate

- atributiile noului compartiment

- persoanele cu care va colabora

- relatiile cu noii sefi si subalterni

Tabel: Informatii necesare noului angajat

Programele de integrare urmaresc insusirea de catre noii angajati a informatiilor de care au nevoie, astfel incat acestia sa capete incredere in capacitatea lor de a se adapta rapid la cerintele postului. Principalele cerinte ale unui astfel de program sunt urmatoarele:

• sa prezinte toate informatiile strict necesare;

• sa prezinte identificarea principalelor lacune, pe linie profesionala ale noilor angajati si sa asigure mijloacele pentru rapida lor inlaturare;

• sa acorde prioritate calitatii muncii si responsabilitatilor;

• sa insiste pe insusirea principiilor care permit mentinerea unui climat favorabil de lucru.

Obiectivul final al integrarii il constituie crearea sentimentului de apartenenta la firma si apoi, de identificare cu firma si misiunea ei.

Integrarea profesionala efectiva la locul de munca se poate realiza printr-un mare numar de procedee si metode care difera de la o organizatie la alta. Astfel sunt: manualul noului angajat, conferintele de indrumare, instructajele, firmele de indrumare, locul sub tutela.metodele de integrare folosite difera in functie de scopul angajarii. Astfel, o persoana poate fi angajata pentru un anumit post (cazul executantilor) sau pentru potentialul sau (cunostinte, creativitate, mobilitate, adaptabilitate). In primul caz se pot folosi integrarea directa pe post si indrumarea directa, iar in cel de-al doilea, descoperirea organizatiei si incredintarea unor misiuni.

Integrarea directa pe post confera noului angajat sentimentul de siguranta, dar reusita acestei metode depinde de ajutorul pe care il va primi de la colegi si de la seful direct.

Indrumarea directa se face din prima zi, cand noul angjat este indrumat de catre un alt salariat din cadrul intreprinderii care este absolvent al aceleiasi scoli ca si noul venit, face parte din acelasi grup de munca, are rolul de confident al acestuia, de aparator, evaluator dar si de aplanare a unor eventuale neintelegeri pe care initiativele noului angajat le-ar putea crea.

Descoperirea organizatiei presupune trecerea noului angajat, intr-o perioada de doua-trei luni, prin toate compartimentele organizatiei. In timpul acestui circuit, angajatul observa si isi consemneaza constatarile, accestea fiind apoi analizate impreuna cu seful compartimentului personal.

Incredintarea unei misiuni are drept scop stimularea initiativei noului angajat inca din perioada programului de integrare, astfel, un salariat ii explica noului angajat cum este organizata firma, ce produse, pe ce piete isi vinde marfa. Dupa ce i se dau anumite explicatii, noul angajat are misiunea de a intreprinde o investigatie proprie asupra diferitelor aspecte ale organizarii si activitatii firmei. Misiunea are un caracter practic si se finalizeaza cu intocmirea unui raport ale caror concluzii si recomandari sunt aduse la cunostinta conducerii de varf. Avantajul acestei metode consta in faptul ca angajatul nu invata despre organizatie, ci o descopera asa cum este, cu punctele ei tari si slabe. La randul ei, conducerea firmei il poate cunoaste mai bine pe bagajat, il poate observa cum lucreaza, ii poate identifica nivelul cunostintelor dar si unele calitati si defecte.