Organizatia ca sistem

Organizatia ca sistem

Sistemele sunt universal prezente in cosmos, in realitatea fizico-biologica si in viata sociala. Sistemele sociale sunt de regula, organizatii. Orice organizatie este un sistem, fara ca orice sistem social sa fie propriu-zis o organizatie.

Organizatia este un sistem deschis, adaptiv, tinand seama de faptul ca este o componenta a unor sisteme mai mari cu care are legaturi armonizate prin procesul de conducere. In acelasi timp, organizatia are si un grad propriu de autonomie, o functionare de sine statatoare: Organizatia poate fi inteleasa numai privind-o ca sistem deschis ale carui procese interne se afla in interrelatie cu mediul. Sistemul inchis este o constructie ipotetica care nu exista si nu poate exista in realitate. Organizatia ca un sistem complet inchis probabil nu va exista niciodata, deoarece componentele sale sunt totdeauna influentate de forte din afara sistemului. Aceasta inseamna ca organizatia trebuie analizata contextual si, in acest sens putem vorbi de "grade de permeabilitate" la influentele din mediu, dar nu de un sistem inchis.

Organizatia este un sistem social de activitate ce reuneste oameni (resurse umane) si resurse materiale prin intermediul carora realizeaza scopul pentru care a fost creata: produse, lucrari, servicii, corespunzator comenzii sociale. Oricare ar fi organizatia, ea s-a construit constient si deliberat de catre oameni pentru a produce ceva de care societatea are nevoie. Obiectivul (scopul) este temeiul ce a stat la baza aparitiei organizatiei in acelasi timp este motivarea mentinerii ei in continuare. Chiar daca, in timp, scopul s-a schimbat si cel prezent nu mai coincide cu cel pentru care a fost creata, organizatia se mentine totusi daca are un scop, daca satisface o nevoie.

Organizatia este un sistem dinamic, in sensul ca evolutia si viabilitatea sa sunt determinate de modificarile care produc in cadrul sistemului, in relatiile acestuia cu mediul. Ea este, de asemenea, un sistem complex probabilistic si relativ stabil, deoarece reprezinta o reuniune de componente articulare prin numeroase legaturi, supusa unor factori perturbatori, dar capabila sa-si mentina functionarea in cadrul unor limite care-I definesc maniera de comportare. Totodata organizatia este un sistem autoreglabil si autoorganizabil deoarece are capacitatea sa faca fata diferitelor influente din interior si din exterior, cu ajutorul conducerii, prin acte decizionale. Ca sistem autoreglabil, organizatia actioneaza in concordanta cu un ansamblu de norme si valori si se autoregleaza in functie de mai multe elemente. Printre acestea se numara: elementele umane aflate in interactiune reciproca; actiunea transformatoare; faptul ca organizatia dispune de libertatea de alegere a mijloacelor si cailor de actiune ca si de modalitatea de formulare a scopurilor viitoare, adica are flexibilitate; activitatea variabila a oamenilor care este strans legata de motivatie si convingere, de satisfactie si stari morale, de comportamentul complex, de sistemele de comunicare si informare, de modelele adoptate in procesul de decizie si de performantele acestora. Autoorganizarea exprima capacitatea organizatiei de a reface echilibrul comportamentelor sale in raport cu perturbatiile ivite, iar autoinstruirea reflecta capacitatea pe care o are de a folosi experientele anterioare pentru optimizarea propriei activitati.

Organizatia este un sistem ierarhizat in care functioneaza o diviziune a muncii precisa, iar indivizii au status-uri si roluri clar diferite. Una din caracteristicile de baza ale organizatiilor este existenta unei structuri ierarhice a conducerii, respectiv a unui colectiv sau a unor "echipe" care functioneaza avand in frunte conducatori de diverse ranguri.

Dar, pentru a avea o imagine mai completa a organizatiei este necesar sa subliniem ca ea trebuie privita, atat ca sistem, cat si ca "suprasistem". Ca sistem, este inclusa in societatea globala, iar ca suprasistem inglobeaza alte sisteme. In acelasi timp, organizatia cuprinde mai multe subsisteme, fiecare avand o functie specifica. O clasificare operationala a sistemelor (subsistemelor) participante la "viata" interna a organizatiei o furnizeaza D. Katz si R. Kahn, care indica cinci tipuri generice esentiale:

a. Subsistemul de productie (production subsystem, in limba engleza) care este cel mai important, deoarece in cadrul lui se desfasoara transformarile pe baza prelucrarii "intrarilor" in sistem.

b. Subsistemul de sustinere (supportive subsystem) procura "intrarile" din mediu (oameni, materiale, energii), plaseaza "iesirile" si realizeaza legaturile institutionale ale organizatiei cu mediul exterior.

c. Subsistemul de mentinere (maintenance subsystem) care echipeaza interiorul organizatiei cu ceea ce este necesar realizarii in cele mai bune conditii a activitatii. Sunt cuprinse aici mecanisme de recrutare si instruire a fortei de munca, de solicitare si motivare conform normelor organizatiei, de aplicare a sanctiunilor pozitive si negative pentru atingerea scopurilor organizatiei.

d. Subsistemul adaptiv (adaptive subsystem), care elaboreaza masuri de corectie, de adaptare a sistemului in urma receptarii influentelor din mediul inconjurator.

e. Subsistemul de conducere (managerial subsystem), care cuprinde activitatile organizate in vederea controlarii, coordonarii si dirijarii numeroaselor subsisteme ale structurii organizatiei. Acest subsistem dispune de mecanisme de reglementare si este investit cu autoritate structurala pe mai multe nivele. El este cel care produce deciziile necesare coordonarii si dirijarii tuturor celorlalte subsisteme.

Cateva concluzii se impun:

a.  Organizatiile, ca sisteme sociale complexe, sunt constituite din elemente ce trebuie sa actioneze in mod concentrat pentru a obtine eficienta organizationala. Aceasta presupune ca organizatiile sa fie analizate atat din perspectiva capacitatilor de a integra variabilele organizationale cu factorii umani, cat si din aceea de a reactiona in mod adecvat la influenta mediului extern.

b. Analiza sistemica a organizatiilor, ca expresie a aplicarii la nivelul socialului a teoriei generale a sistemelor, ofera o noua perspectiva asupra relatiilor interumane, precum si asupra relatiilor dintre om si mediu. Teoria organizatiilor nu este, dupa cum spunea L. von Bertalanffy "un manual pentru dictatorii de toate felurile, eficace pentru a domina fiintele umane, aplicand stiintific legile de fier, ci dimpotriva, ea este un avertisment: Leviathanul organizatiei nu poate inghite individul fara a pecetlui pieirea sa inevitabila".