Modalitati de training al angajatilor si utilizarii eficiente a comunicarii interne

Modalitati de training al angajatilor si utilizarii eficiente a comunicarii interne   

Coordonarea este unirea eforturilor in toate directiile necesare . Pentru coordonare sunt necesare obiective clare si cuantificabile pentru a aloca resursele necesare . Coordonarea specialistilor in cadrul organizatiei presupune realizarea unui training adecvat si a unei comunicari interne eficiente . Comunicarea inseamna informatie iar informatia inseamna fortǎ . Angajatii se asteapta ca managerul sa cunoasca si sa comunice obiectivele echipei, oferindu-le cat mai multe informatii despre evenimentele care au loc in structura organizatiei . Acestia trebuiesc a fi pregatiti in primul rand la locul de munca asupra modului de abordare al clientului, asupra mijloacelor de comunicare in cadrul unei vizite efectuate la clientii firmei, etc .

Un personal calificat si instruit poate face diferenta dintre succes si rutina intro organizatie . Cei care vor succesul apeleaza intotdeauna la training .

Destul de multe firme comerciale, indeosebi cele slab capitalizate sau axate numai pe anumite segmente ale activitatii au obtinut profituri scazute din cauza lipsei de eficienta in randul angajatilor sau a experientei insuficiente a managerilor . Dimpotriva, firmele comerciale puternic capitalizate si care dispun de fonduri suficient de mari pentru pregatirea personalului si-au crescut considerabil profitul si au inregistrat o mai buna organizare a angajatilor numai in urma unui proces riguros de evaluare a managerilor existenti si aplicarea unei politici de promovare a personalului pe criterii de competente in pozitii manageriale, care aveau cunostintele si abilitatile necesare coordonarii activitatii din domeniul specific firmei .

In Romania importanta trainingului a fost inteleasa mai greu si s-au pierdut niste ani numerosi . Acum se recupereaza decalajul fata de firmele comerciale din Europa . Dar costurile sunt pe masura . Dupa ce au pierdut timp pretios datorita in principal costurilor aferente unui training de calitate atat la locul de munca, in centre de perfectionare proprii sau apartinand altor institutii specializate din tara si din strainatate, firmele din Romania au descoperit in training o modalitate de a imbunatati substantial cunostintele angajatilor in atingerea tintelor si de avea si cresteri puternice de productivitate si implicit de profitabilitate .    

In prezent marimea pietei este greu de determinat datorita criteriilor diferite dupa care s-au facut evaluarile, dar si faptul ca multe companii nu si-au evidentiat foarte clar activitatile de training . Intrarea pe piata a unor companii de nivel international are efecte in momentul de fata asupra disparitiei multora din actualii jucatori, incapabili sa ofere programele  de instruire bune si traineri bine pregatiti .

Firmele comerciale romanesti constientizeaza tot mai mult importanta unor astfel de programe de instruire, cererea este tot mai mare, dar si asteptarile . Managerii vor ca in schimbul unor preturi destul de ridicate sa primeasca cursuri de pregatire eficiente, care sa aduca apoi un plus de valoare pentru firma .         

In ultimii ani s-a observat o sporire a presiunii pentru atragerea candidatilor cu specializari si competente compatibile cu cerintele Uniunii Europene . Este evidenta necesitatea dezvoltarii competentelor la nivelul fortei de munca pentru a imbina mai multe specializari sau pentru a acoperi zona de suprapunere a unor departamente . Intrarea pe piata a tot mai multe firme straine a crescut numarul solicitarilor pentru posturile aferente managementului la nivel inalt .

Departamentele de resurse umane au reusit in scurt timp sa evolueze de la simpla administrare de personal la stabilirea unor politici riguroase de recrutare a personalului in functie de criterii bine stabilite situate la nivel european . Sunt firme cu capital strain in Romania care practicǎ recrutarea de personal in anumite spatii care nu au nimic in comun cu activitatea firmei . Spre exemplu se inchiriaza o sala de dimensiuni reduse in cadrul unui hotel renumit care dispune de sali de conferinta si primul contact cu potentialul angajat are loc in cadrul unui asemenea loc de o calitate deosebita din punct de vedere al conditiilor ambientale . Abordarea are un impact pshihologic deosebit similar cu conditiile de stres in care viitorul angajat isi va desfasura activitatea . Nu multe persoane sunt obisnuite cu ambientul marilor companii care dispun de sali de conferinta unde au loc prezentari efectuate chiar de catre sefi de guverne de state .

A te concentra la dialogul organizat de departamentul de resurse umane al unei firme comerciale de prestigiu in aceste conditii reprezinta si un test care poate fi ratat daca efortul emotional il depaseste pe cel al prezentarii activitatii tale profesionale, al aportului adus de propria persoana in anii anteriori la imbunatatirea muncii si a modului in care esti pregatit sa lucrezi in echipa pentru a obtine performantele dorite de firmǎ .

Acesta reprezinta un simplu exercitiu de comunicare interna cu potentialii colegi . Toate firmele comerciale isi propun, sa atraga personal bine pregatit din cel existent la alte firme comerciale dar acestea nu se limiteaza numai la astfel de actiuni Trainingul continua in cadrul noii organizatii si imbraca diveresele forme ale acestuia, incluzand perfectionari pe anumite segmente ale activitatii, modalitati de crestere a vanzarilor, standardizari ale produselor si serviciilor oferite clientilor, in final obtinerea de performanta . In aceste conditii trainingul, desi costisitor este o alternativa sigura pentru implementarea celor mai noi tehnici de vanzari in cadrul firmei, utilizarii cu succes al canalelor alternative de distributie a produselor si realizarii unei activitati profitabile . Chiar daca trainingul este adresat tuturor activitatilor unei firme comerciale, exista insa unele domenii vizate cu prioritate atat pentru manageri cat si pentru angajati . Acestea se refera indeosebi la activitatile operationale, managementul performantei, managementul vanzarilor, managementul timpului, orientarea spre obtinerea de performantta . modalitati de abordare si atigere a tintelor pe segmente de clienti, etc .

La nivelul managerilor orientarea trainingului in momentul actual este spre  abilitatile de project manager si leadership .

Multe firme comerciale apeleaza la training care este implementat numai de catre o anumita firma sau de catre un grup restrans de firme dar care ofera intreaga gama de solutii pentru diferitele activitati . De cele mai multe ori dispun de un personal bine specializat insa comunicarea lasa foarte mult de dorit . Nu putine sunt cazurile in care caracterul interactiv lipseste iar cursurile capata un caracter stereotip cu solutii standard, precise si cu un pronuntat suport teoretic de cele mai multe ori solutiile aduse din occident neavand posibilitatea de a fi adaptate specificitǎtilor locale . Desigur ele constituie un cȃstig in dezvoltarea cunostintelor angajatilor dar nu au aplicabilitate, cel putin in etapa actuala in practica de zi cu zi .

In cazul marilor firme comerciale cu numar mare de angajati sau cu retea de sucursale puternic dezvoltata, e-learning-ul este solutia de training cea mai potrivita . Firmele comerciale doresc sa implementeze aceleasi standarde la nivel national, in conditiile optimizarii costurilor de formare profesionala .

Instruirea angajatilor se face, de regula, fara a fi nevoie ca acestia sa fie scosi  din activitatile curente . Multe din traininguri se organizeaza la sediul companiei-client, dupa orele de program .

Proiect: Infiintarea filialelor si sediilor secundare ale societatii comerciale pe actiuni Lucrare: Analiza rentabilitatii

In alte cazuri trainingul se organizeaza in activitatile de team building, ocazie pentru angajati de a se cunoaste mai bine intre ei si a-si exprima mai relaxat opiniile decat in mediul de lucru de zi cu zi .

Un program de training, chiar si atunci cand nu este vorba de un MBA, este mare . Stabilirea unei valori depinde de multi factori: tipul trainingului, locatie, numar de participanti, durata, reputatia companiei, numarul si experienta trainerilor, calitatea tehnologiei si a metodologiei folosite in implementarea proiectului, ctc .             

Cererea tot mai mare de programe si costurile de pregatire a personalului ce vor fi puse la dispozitie de catre Uniunea Europeana in urmatorii 2-3 ani pana la un nivel de peste 3 miliarde de euro, au ca principala destinatie cunoasterea si aplicarea programelor de dezvoltare a resurselor umane dar si al altor activitati esentiale pentru firmele comerciale precum managementul riscurilor, managementelor vanzarilor, managementul stabilirii clientilor tinta,etc .

Beneficiile generate de parcurgerea programelor de training se pot concretiza in:

Practici manageriale imbunatatite          

Reducerea erorilor operationale

Scaderea numarului de reclamatii din partea clientilor  

Cresterea productivitatii muncii angajatilor si imunatatirea performantelor organizatiei  

Atingerea tintelor de vanzari pentru fiecare produs sau serviciu bancar sau produse apartinand societatilor din cadrul grupului

Cresterea satisfactiei pentru munca depusa                 

Comunicarea interna reprezinta in cadrul unei firme comerciale procesul prin care are loc schimbul de informatii intre membrii organizatiei astfel incat sa fie protejate procesele care se desfasoara in firmǎ dar si ca acestea sa fie standardizate si universal aplicabile, indeosebi in cadrul firmelor care dispun de o retea de sucursale bine dezvoltate . Comunicarea interna devine o componenta din ce in ce mai necesara avand in vedere ca in prezent clientul poate fi servit on line de catre orice sucursala a firmei . Clientul cunoaste de cele mai multe ori modul de rezolvare al solicitarii sale iar o schimbare in fluxul cunoscut al procesului operational nu poate aduce beneficii de imagine firmei . In plus se pierd resurse importante de timp si de personal cu explicatii ce pot fi usor inlaturate printr-o buna comunicare interna . De multe  ori un caz deja inregistrat in care se actioneaza diferit fata de standardul stabilit este bine sa fie popularizat prin e-mail catre toate unitatile firmei, fara exemplificarea sucursalelor la care s-a produs evenimentul . Este o modalitate de comunicare interna deosebit de eficienta si cu rezultate imediate .

Comunicarea interna urmareste realizarea unei bune receptii a solicitarii clientului, o intelegere corecta, promptitudine in rezolvarea unei probleme reale, reactie rapida, etc . prin care firma urmareste sa-si consolideze brandul si sa-si dovedeasca capabilitatea de adaptare la diversitatea de actiuni intreprinse in scopul satisfacerii cerintelor clientilor si obtinerii performantei scontate .   

Raportarile manageriale reprezinta o alta componenta a comunicarii interne iar termenele de raportare sunt stabilite de echipa manageriala (zilnic, saptamanal, lunar, trimestrial, anual) . Rolul specialistilor in management financiar este de a dezvolta acest sistem de raportari financiare necesare managementului general al afacerii . Managementul general si managementul financiar al afacerii au ca scop principal obtinerea de profit si de aceea trebuie cunoscute si intelese toate coordonatele generale ale managementului de performanta .

Sistemul de raportari manageriale cuprinde doua mari componente: analize economice si diagnosticul financiar al activitatilor firmei, planificarea financiarǎ si bugetele organizatiei . Analizele economice si diagnosticul financiar al firmei comerciale realizat cu ajutorul rapoartelor se realizeza prin prisma relatiei dintre rezultatele obtinute si resursele consumate intro perioada anterioara predeterminata .               

Pe baza analizelor se determinǎ punctele tari si punctele slabe din activitatea organizatiei . De exemplu, pentru analiza vanzarilor firmei se pot elabora rapoarte periodice privind evolutia si structura vanzarilor pe categorii de produse si servicii, pe canale de distributie, pe puncte de desfacere, pe categorii de clienti etc .

Suplimentar, pentru analiza eficientei vanzarilor vor fi evaluate politicile manageriale care au determinat aceste performante si anume: preturile si tarifele practicate, discount-urile acordate, termenele de incasare stabilite, etc .                                                                             

In concluzie comunicarea interna are un rol deosebit de complex in activitatea unei firme comerciale, astfel incat imbunatatirea managementului performantei sa se realizeze pe baza analizei diagnostic a indicatorilor economico-financiari, ca sinteza a rezultatelor obtinute . Premisele de baza pentru dezvoltarea cu succes a sistemului de raportari sunt de natura unui management performant prin precizarea tipurilor de rapoarte, de natura tehnica - programe informatice si de naturǎ relationala prin comunicare interdepartamentala .

Analiza responsabilitatii in munca

Este in interdependentǎ directǎ cu celelalte categorii de management al performantei tratate pana in prezent .

Trainingul este cel care asigura in principal suportul obtinerii unor rezultate bune de catre fiecare angajat si, in final de catre firmǎ .

De altfel, angajatul de vȃnzǎri este cel care datorita cunostintelor acumulate poate genera atingerea tintelor planificate . De aceea, pe langa abilitatile proprii si rapiditatea in gasirea celei mai eficiente solutii la problemele atat de diversificate ale clientilor, acesta trebuie sa fie in primul rand un foarte bun consilier in vanzarea produselor si serviciilor firmei .

Scopul consultantei este de reprezentare a intereselor clientului, in acest mod

angajatul contribuind la succesul proiectului de implementare a managementului organizatiei, inclusiv la reducerea riscurilor potentiale in activitatea desfasurata . Sarcinile angajatului in noua viziune a calitatii acestuia de responsabil in atingerea tintelor de vanzari constau, in principal in:

. Respectarea noului concept de vanzari in procesul de implementare al acestuia, conform exigentelor concrete ale afacerii, caracteristicilor actuale si resurselor disponibile

. Selectia clientelei in functie de tintele stabilite astfel incat actualul client sau potentialul client, dupa caz, sa fie pregatit in a concluziona ca decizia de cumparare a serviciului este cea buna si in beneficiul sau . Arta de a vinde nu trebuie privita in mod unilateral, respectiv ca angajatul sa-si atinga tintele de vanzari . Clientul trebuie sa fie cel multumit in obtinerea de informatii care sa faca posibila fructificarea maximǎ a resurselor sale economisite cu multa truda sau, in situatia solicitarii unui serviciu acesta sa fie cel mai avantajos atat din punct de vedere al costurilor dar si de diminuare al riscurilor pentru firmǎ .

Angajatul firmei este cel care in cadrul procesului de consiliere al    clientului trebuie sa fie primul constient de riscul asumat pentru ca in egala masura cu clientul riscul va atinge si firma in care lucreaza intrucat neplata produselor aferente va avea cu siguranta efect si asupra performantelor sale individuale si a firmei in general .

. Respectarea principiilor managementului de proiect ofera angajatului posibilitatea de monitorizare continua a implementarii, de identificare a motivelor de abatere de la planurile initiale (in utilizarea resurselor, in realizarea tintelor de vanzari structurate pe fiecare categorie de produs si serviciu , etc . ) si eliminarea acestora .

. Respectarea de catre angajat a procedurilor comerciale specifice activitatii firmei se poate realiza inclusiv prin efectuarea de propuneri de replanificare a unor indicatori si optimizare a unor procese din cadrul organizatiei .

. Aplicarea principiilor managementului schimbarii din punct de: vedere al factorului uman reprezinta de asemenea o competenta a realizarii performantei . Sunt firme comerciale care sunt nevoite de a gestiona o anumita rezistenta din partea angajatilor privind transformarile proceselor comportamentale necesare ale acestora care uneori se adapteaza mai greoi la noile cerinte .

Rolul managerului in noile conditii ale analizei diagnostic a managementului firmei devine din ce in ce mai complex daca luam in considerare necesarul abilitǎtilor sale profesionale, al cunostintelor acumulate si al necesarului de cunostinte pe termen scurt, mediu si lung, al informatiilor si indeosebi al capacitatii de a filtra multitudinea de informatii ce vin din diferite domenii de activitate dar necesare in procesul decizional, abilitatea de a obtine un bun feedback privind actiunile intreprinse, modul de perceptie al acestora de catre clienti si angajati si nu in ultimul rand stiinta de a avalua corect situatiile ivite neplanificat si monitorizarea activitatii propriilor angajati .

Noul rol al managerului unui department din centrala firmei sau al unei sucursale, indiferent de marimea acesteia consta in calitatea actului de conducere ca rezultat al totalitatii functiilor managementului financiar .

A fi proactiv ca manager inseamna a stabili si a aplica un ansamblu de actiuni strategice si tactice ale firmei si a evalua corect necesarul de resurse pentru atingerea obiectivelor si tintelor stabilite sau de atins . Fara indoiala, pentru dezvoltarea si atingerea parametrilor de profitabilitate sunt necesare obiective indraznete, dar, in acelasi timp, acestea trebuie sa fie si realiste .

Oricat de tentante ar fi unele tinte propuse de mangementul superior sau cel al sucursalelor, daca nu sunt sustinute prin resursele cele mai adecvate si o  reclama agresiva, acestea devin hazardante iar impactul asupra angajatilor si in general asupra organizatiei poate fi unul deosebit de negativ . Nimeni nu doreste un manager care sa nu fie proactiv dar nici unul care sa constituie o piedica in atingerea performantei stabilite prin simplul fapt ca managerul respectiv lanseaza noi teorii si oportunitati de crestere rapida a profitabilitatii fara a lua in considerare resursele avute la dispozitie si, indeosebi mediul concurential .

Este rolul functiei de organizare de a stabili acele activitati necesare realizarii tintelor cantitative de vanzare a produselor si serviciilor firmei dar si indeplinirii obiectivelor financiare, delegararea de sarcini pina la nivel de simplu angajat cu cele mai putine atributii conform fisei postului precum si statuarea tuturor acestora intrun cadru riguros controlat si permanent monitorizat .

In fiecare componenta a sistemului este necesara asigurarea bazei adecvate de informatii cu caracter financiar sau de alta natura care sa permita managerilor ca, prin utilizarea indicatorilor economico-fmanciari de performanta, sa-si poata organiza activitatea, astfel incat raportul efort-efect sa fie cel optim din punct de vedere al performantei, satisfactiei clientului si motivarii personalului . Fara a realiza acest echilibru, actul managerial ramane la nivelul unui deziderat, nedefinit si plin de riscuri .