Managementul timpului

1. Necesitatea managementului timpului

Mediul managementului proiectelor este foarte turbulem, fiind alcatuit din numeroase intalniri, intocmiri de rapoarte, rezolvarea conflictelor, planificari si replanificari, comunicari cu clientii, furnizorii, antreprenorii si angajarea in managementul crizei. Managerului de proiect ii este greu sa gaseasca timp sa indeplineasca toate aceste cereri si in acelasi timp, sa supravegheze personalul care lucreaza la proiect, sa le ofere training in ceea ce priveste conditiile speciale ale proiectului si sa finalizeze totul intr-o saptamana normala de lucru. Atunci cand se termina ziua de lucru vinerea, majoritatea managerilor de proiect isi spun: "Ei bine, au mai ramas doar doua zile in aceasta saptamana ca sa-mi ating obiectivul pe care mi l-am fixat lunea trecuta".

Este foarte dificil sa tii pasul cu multiplele cerinte ale oricarui post managerial. Cu atat mai mult este dificil pentru managerul de proiect. Noi recomandam tuturor celor care au de realizat in fiecare saptamana cateva activitati sa aiba mereu un calendar de buzunar cu ei pentru a nota in el fiecare cerinta care se iveste si astfel sa se asigure ca nu uita un eveniment important si ca nu vor programa doua evenimente in acelasi, timp dar in locuri diferite.

Pentru multi oameni timpul este circular. Daca nu realizeaza ceva intr-o zi, cred ca vor mai avea o alta sansa sa realizeze acel lucru in ziua urmatoare sau intr-o alta perioada mai indepartata. Acest lux nu-i este admis si managerului de proiect. Pentru el timpul este liniar. Daca un anumit lucru nu este realizat la timp, multe alte activitati vor fi afectate si intregul program al proiectului va fi compromis. In managementul proiectelor, timpul este o resursa, care o data pierduta, nu va mai fi niciodata recuperata.

2. Pierderi de timp

Este foarte important ca managerii de proiect sa-si foloseasca timpul in mod eficient. Exista multe activitati care nu sunt productive care sunt in general desemnate ca fiind "rapitoare de timp". Harold Kerzner a alcatuit o lista cu 114 activitati rapitoare de timp. O problema foarte dificila pentru managerul de proiect este sa invete sa spuna "nu" activitatilor neproductive care il deviaza de la activitati care il impiedica sa realizeze activitatile care sunt cele mai importante. O modalitate de a face acest lucru delegarea unor cerinte catre personalul care participa la realizarea proiectului. Acest lucru este de multe ori dificil de facut pentru ca toata lumea vrea sa interactioneze cu managerul de proiect si nu cu unul dintre subordonatii lui. Un alt pericol este acela ca delegand o activitate catre un membru al biroului de proiecte, acea persoana va deveni suprasolicitata si nu va fi capabila sa indeplineasca toate activitatile care i s-au cerut.

O parte din lista lui Kerzner[1] este aratata mai jos:

Activitati care rapesc timpul

Activitati neterminate;

O activitate care nu a fost indeplinita cum trebuie si care trebuie revizuita

Decizii intarziate;

Comunicare proasta;

Apeluri telefonice necontrolate;

Vizitatori neanuntati;

Referat: CALIVITA INTENATIONAL - obiectivele firmei Calivita International Eseu: Functiunile intreprinderii

Asteptarea unor oameni;

Nedelegarea sau delegarea nepotrivita;

Sistem slab de corectare a unor erori;

Lipsa unei planificari pe termen lung;

Sedinte interminabile sau care nu sunt bine focalizate;

Schimbari fara anunt in prealabil care conduc la oprirea tuturor activitatilor pentru replanificare;

Prea multe niveluri de revizuire;

Dorinta de perfectiune.

Aceste paisprezece recomandari plus alte o suta de pe lista lui Kerzner care sunt la fel de probabile ca cele mentionate mai sus indica faptul ca exista o veritabila jungla a actiunilor care il tin pe managerul de proiect la distanta de activitatile sale de dorit. Inca o data, este nevoie ca managerul de proiect sa reziste foarte mult cat mai multor activitati mancatoare de timp si sa se straduiasca sa evite actiuni care cauzeaza timp pierdut subordonatilor lui. Un manager de proiect slab poate fi vinovat pentru ca a comis cateva dintre aceste activitati hazlii pe care oricine care a lucrat intr-o companie publica sau privata le-a experimentat.

Reguli pentru managementul timpului

Unii manageri de proiect au stabilit reguli pentru o eficienta utilizare a timpului. Altii au un instinct natural in utilizarea eficienta si eficace a timpului. Fie ca provine din studierea comportamentului altora, fie ca provine din lecturi, o astfel de lista, ca cea urmatoare ar parea necunoscuta, dar multi dintre noi accepta faptul ca un set de reguli prestabilit va evita pierderea de timp fara folos. Astfel de reguli sunt:

Stabiliti o analiza a timpului alocat proiectului;

Planificati perioade semnificative de timp pentru activitati impor­tante;

Clasificati-va activitatile: A - trebuie realizata azi, B - ar fi bine sa fie realizata azi, C - poate fi amanata;

Stabiliti prioritati: X - anuleaza tot pana cand actiunea aceasta va fi finalizata;

Stabiliti costuri de oportunitate pe activitati;

Instruiti sistemul dumneavoastra (sef, subordonati, parteneri);

Practicati delegarea;

Evitati neglijarea calculata (Management sudic sau Principiul studentesc);

Practicati managementul prin exceptii, lasati expertii sa se ocupe de activitati fara supraveghere;

Focalizati-va pe oportunitati, nu pe probleme;

Delegati autoritatea subordonatilor;

Urmati programul;

Decideti rapid;

Invatati sa spuneti nu;

Incepeti acum;

Faceti partea cea mai grea la inceput;

Evitati memo-uri inutile;

Refuzati sa faceti lucruri neimportante;

Controlati durata apelurilor telefonice;

Preveniti amanarile.

4. Ciclul energiei umane

Cantitatea de munca utila produsa de personalul de proiect este direct corelata cu cantitatea de energie pe care sunt capabili sa o aloce job-ului respectiv. Aceasta energie este de obicei o functie de oboseala, interesul in munca, concentrare, cantitatea de munca si rapiditatea. Li s-a cerut managerilor de proiect sa isi evalueze propriul nivel de energie pe ora in decursul unei zile. Majoritatea au relatat ca nivelul maxim de energie s-a inregistrat intre orele 9.00-11.00, cu trend descrescator spre pranz si cu un al doilea maxim de energie intre orele 100-16.00. Majoritatea au declarat ca au desfasurat activitati care implica scrisul la modul cel mai eficient in timpul diminetii, rezervandu-si activitatile legate de citit pentru dupa-amiaza.

Ciclul energiei saptamanale arata energie scazuta lunea si vinerea si niveluri mai ridicate martea, miercurea si joia. Daca este nevoie sa se lucreze sambata sau duminica, nivelurile de energie sunt mai scazute decat in oricare dintre celelalte zile ale saptamanii. Din aceste date putem trage concluzia, asa cum s-a demonstrat in cadrul multor organizatii, ca diminetile de luni sunt cele mai bune perioade pentru a avea sedinte de planificare, lasand alte perioade din saptamana pentru a "face efectiv ceva". Vinerile sunt zile pentru a analiza sedintele precedente pentru ca muncitorii sunt foarte familiarizati cu ceea ce au facut in acea saptamana si pot furniza informatii despre activitatile lor intr-un mod mai eficient.