Afaceri Agricultura Comunicare Constructii Contabilitate Contracte Economie Finante Management Marketing Transporturi Management Qdidactic » bani & cariera » management Instrumentele specifice structurii organizatorice Instrumentele specifice structurii organizatorice Instrumentele specifice structurii organizatorice 1 Realizarea grafica a structurii organizatorice a unei agentii Realizarea grafica a unei structuri organizatorice se concretizeaza in organigrama. Organigrama evidentiaza elementele componente ale structurii organizatorice, modul in care sunt grupate precum si relatiile dintre acestea. Ea poate fi apreciata ca un instrument deosebit de important pentru informare si analiza a organizarii conducerii, cat si in activitatea de cercetare si proiectare a acesteia. In elaborarea organigramei se apeleaza la sistemul de coordonate rectangulare, pe abscisa se ordoneaza functiunile unitatii, reprezentate prin birouri, compartimente si / sau posturi, iar pe ordonata ierarhia acestora.2 Putem clasifica organigramele dupa cum urmeaza Organigramele ordonate rectangular au scara ierarhica pe verticala, iar posturile si compartimentele sunt amplasate pe diferite niveluri ierarhice si se numesc "rectangular verticale" sau "piramidale". Aceste organigrame sunt cele mai frecvente datorita usurintei in constructie si expresivitatii lor. Structura organizatorica de conducere mai poate fi prezentata grafic si prin asezarea nivelurilor ierarhice pe verticala, in acest caz, organigrama poarta denumirea de "organigrama rectangular verticala" sau "orlograma". Exista si posibilitatea  alcatuirii unei organigrame cu "axe rabatabile". In acest caz organigramele si posturile de conducere aflate la nivelul unitatii sunt distribuite pe niveluri ierarhice in sens descendent iar compartimentele pe axe rabotate. In practica elaborarii organigramelor se mai utilizeaza, uneori, si organigrame circulare. La acestea scara ierarhica este radiara, elementele structurale sunt distribuite pe cercuri concentrice avand in origine conducatorul fata de care se stabileste scara ierarhica. In elaborarea organigramelor trebuie sa se tina cont de urmatoarele aspecte: Primul aspect se refera la faptul ca o organigrama cu cat este mai completa cu atat va furniza informatii mai multe despre componentele pe care le reprezinta, devine mai utila pentru specialisti. Cel de al doilea aspect evidentiaza dificultati sporite pentru nespecialisti in formarea unei viziuni de ansamblu asupra modului de structurare a activitatilor in unitatea economica. In consecinta se impune o analiza judicioasa a elementelor componente ce urmeaza a fi cuprinse intr-o organigrama de ansamblu astfel incat ea sa-si indeplineasca functiile pentru care a fost elaborata. Principala functie a organigramei este aceea de instrument de informare, de analiza si cercetare. Pentru aceasta trebuie sa respecte urmatoarele regului:      Compartimentele si posturile de conducere se reprezinta grafic prin dreptunghiuri a caror marime si grosime a liniilor trebuie corelata cu importanta obiectivelor, autoritatii si responsabilitatii postului sau compartimentului.      Relatiile organizatorice apar pe suprafata organigramei ca o retea de vectori, fiecare avand originea intr-un post superior iar sageata intr-un post subordonat.      Posturile si compartimentele ce alcatuiesc un nivel ierarhic sunt distribuite pe acelasi nivel indiferent de importanta lor in realizarea obiectivelor generale ale unitatii economice. Elaborarea organigramelor, respectand principalele reguli precizate mai sus va asigura o utilitate sporita a acestora in activitatea de analiza a structurii organizatorice din agentia de turism. Bineinteles fiecare agentie va avea o organigrama pe care o va intocmi in functie de structura organizatorica aleasa. Exemple de organigrame: 1.1 Organigrama unei agentii de turism medii cu peste 9 angajati: a) Organigrama piramidala b) Organigrama circulara 1.2 Organigrama unei agentii de turism mici cu mai putin de 9 angajati: a) Organigrama piramidala b) Organigrama circulara AGA   1.3 Organigrama unei agentii de turism mari: Trafic   accesoriu   Transporturi   Fisa postului Pentru structurarea fisei postului ar trebui facute analize de munca orientate catre fisa postului nu pentru o birocratie inutila ci pentru ca aceasta sa-si atinga scopurile, care sunt: ajuta la definirea postului pentru noii titulari; serveste drept punct de pornire pentru intocmirea anunturilor de recrutare; este un instrument de evaluare a performantelor angajatilor. Proiect: Infiintarea filialelor si sediilor secundare ale societatii comerciale pe actiuni Lucrare: Analiza rentabilitatii Reguli pentru intocmirea fisei de post: stilul de comunicare clar si concis; - se folosesc propozitii scurte, se utilizeaza verbe pentru a exprima actiuni; - descrierea activitatilor: completa, concreta, exacta; - se va evita folosirea specifica pentru genul masculin, feminin; - se selecteaza cele mai importante functiuni ale postului; - se precizeaza standardele de performanta; - se declara clar nivelul de subordonate, dar si cel de reprezentare in relatia cu exteriorul departamentului/organizatiei. Elementele fisei postului (prelucrare dupa: G. Stanciulescu si colectiv, Economia intreprinderii si elemente de legislatie, manual pentru clasa a XI-a profilul Turism si alimentatie publica, editura Oscar Print, Bucuresti 2003) Compartimentul  de munca se va preciza compartimentul, biroul sau serviciul in care titularul postului isi va desfasura activitatea; Numar persoane/post - se va preciza numarul de persoane pe post (1); 3. Rolul - se va preciza rolul titularului postului in realizarea obiectivelor intreprinderii; Formarea profesionala - se va preciza educatia minima necesara: - ca nivel (nivelul minim de studii necesare - medii, superioare); - ca specialitate (care este calificarea sau specializarea obtinuta prin educatie necesara pentru ocuparea postului; 5. Experienta profesionala - se va preciza educatia minima necesara: - in munca (citi ani vechime in munca sunt necesari pentru ocuparea postului); - in specialitate (citi ani vechime in specialitate sunt necesari pentru ocuparea postului); - in management (citi ani vechime in conducerea unei echipe sunt necesari pentru ocuparea postului); - in organizatie (citi ani sunt necesari sa lucreze in organizatie pentru ocuparea postului); 6. Capacitatea profesionala - se vor mentiona calificarile, specializarile, instruirile necesare atingerii standardelor de performanta; 7. Calitati personale - se vor mentiona calitatile personale necesare ocuparii postului (ex.: spirit de echipa, punctualitate, spirit de observatie, inteligenta creatoare, stapanire de sine); 8. Responsabilitati (atributii, lucrari, sarcini) - se prezinta sintetic atributiile necesare atingerii scopului postului (care sunt principalele activitati realizate de persoana care ocupa postul astfel incat sa fie atins scopul pentru care exista postul); 9. Pozitia in organigrama - se vor preciza urmatoarele relatii: Relatii de autoritate ierarhica (pe cine are subordonati) ; Relatii de autoritate functionala (pe cine are subordonati pe o anumita problema/ pe un anumit domeniu) ; Relatii de autoritate de stat major (pe cine poate inlocui) ; Relatii de reprezentare (cu cine poate interactiona din afara organizatiei si pe ce probleme poate reprezenta organizatia) ; Relatii de cooperare (cu cine colaboreaza in mod direct); Relatii de control (pe cine poate controla in mod direct); 10. Limitele decizionale - se vor preciza limitele impuse de nivelul ierarhic pe care se situeaza postul; 11. Conditii de munca - conditiile de munca prevazute in contractul de munca; 12. Perspectiva profesionala - se va preciza care este urmatorul nivel ierarhic la care poate sa ajunga ocupantul postului. Bineinteles ca acesta este doar un model de structurare pentru o fisa a postului, fiecare intreprindere isi poate crea un model propriu. Important este sa cuprinda : Modele de Fise de post pentru diferite categorii de personal al agentiei de turism : Fisa postului Agentului de Turism intren Departament de munca Biroul Turism   Numar persoane pe   post 1   Rolul Asigura prin mijloace specifice vanzarea pachetelor de servicii din cadrul ofertei agentiei de turism

Pozitia in organigrama

-se subordoneaza sefului departamentului turism

-colaboreaza cu agentii de tiketing, specialistii in marketing si contabilul

FISA POSTULUI AGENTULUI DE TIKETING

1. Numele si prenumele: Ioana Georgescu

2. Functia: Agent de tiketing

3. Compartimentul: Tiketing

Cerinte:

a) studii: Medii

b) vechime: 1 an

c) alte cerinte: curs agent tiketing (autorizat IATA),cunoasterea sistemului de rezervari Worldspan sau Amadeus, cunoasterea unei limbi straine, operare P.C.,

5. Relatii:

a) Ierarhice - este subordonat sefului compartimentului Tiketing,

b) Functionale - cu toate compartimentele functionale;

c) De colaborare - cu toate persoanele din cadrul intreprinderii aflate pe acelasi nivel ierarhic;

d) De reprezentare - in limita sarcinilor si atributiilor de serviciu;

6. Atributii, lucrari si sarcini:

a) Generale:

Asigura relatia cu clientii care contacteaza agentia direct, prin telefon sau e-mail - prezinta oferta si realizeaza vanzarea produselor/serviciilor oferite de agentie, (rezervari si emiteri bilete de avion) si emite documente fiscale.

Creeaza produse personalizate in functie de solicitarile clientilor,( propune clientilor variante posibile ale produselor turistice speciale - si stabileste pretul final al pachetului de servicii turistice in conformitate cu oferta agentiei ).

Efectueaza rezervari, emite bilete de avion.

Contacteaza clientii pentru comunicarea termenelor limita pentru ticketare.

Se informeaza permanent legat de notele tarifare si regulile generale de emitere ale biletelor .

Se informeaza referitor la reglementarile internationale si speciale ale IATA si ale companiilor aeriene, referitoare la regimul bagajelor, card-urilor de fidelitate, etc.

Furnizeaza informatiile referitoare la regimul vizelor.

Transmite catre IATA la date precise situatia biletelor emise.

Emite comenzi catre IATA pentru stocuri de bilete.

b) Sarcini specifice:

- executa orice alte sarcini primite de la sefii ierarhici conform pregatirii sale.

DIRECTOR,                                                                    SEF SERVICIU,

Am luat cunostinta,

Salariat,

FISA de POST

aferenta contractului de munca nr. din data de

Denumire post: Ghid Turistic (cod ref. GT)

Locul desfasurarii muncii: sediul companiei si diverse zone turistice

Departament: Servicii

Aprovizionare-Investitii

Subordonare: Directorului de departament

Supervizare: Nu supervizeaza activitatea altor angajati

Relatii functionale: cu angajatii departamentelor financiar-contabil, marketing, administrativ, servicii.

Scopul postului: titularul postului are rolul de a asigura planificarea, organizarea si coordonarea programelor turistice care i-au fost incredintate.

Activitati principale:

onoreaza cu maxim de eficienta contractele pe care le accepta;

se informeaza permanent si in detaliu asupra traseelor si obiectivelor turistice

concepe si prezinta seturi complete si corecte de informatii turistice pentru clienti

cunoaste si aplica prompt masurile de prim-ajutor in caz de accidente;

promoveaza toate programele, ofertele si pachetele turistice ale agentiei catre clienti;

participa la organizarea si coordonarea diferitelor evenimente speciale;

solutioneaza eficient toate solicitarile clientilor.

Sarcini si indatoriri specifice:

stabileste relatii optime cu clientii si cu reprezentantii hotelurilor, pentru rezolvarea in timp util si in bune conditii a tuturor problemelor ocazionale.

prospecteaza piata de profil in vederea optimizarii continue a serviciilor.

Responsabilitati ale postului:

raspunde pentru desfasurarea si finalizarea cu succes a contractelor turistice preluate/asumate.

raspunde pentru siguranta clientilor pe parcursul desfasurarii programului turistic.

Autoritatea postului:

planifica, organizeaza si coordoneaza programele turistice care i-au fost incredintate prin contract.

Specificatiile postului:

studii de calificare in domeniu (atestatul IATA constituie un avantaj); 

experienta de minim 1 an in domeniul turistic si/sau pe un post de ghid

cunostinte avansate de geografie;

excelente cunostinte privind piata de produse turistice si  particularitatile ei

cunostinte avansate de limba engleza, franceza si sau germana, exprimare fluenta

abilitati foarte bune de comunicare si negociere;

calitati organizatorice, dinamism, seriozitate, initiativa

discurs elegant si documentat, rafinament;

prezenta carismatica, atitudine convingatoare, rabdare consistenta

disponibilitate pentru program flexibil si pentru deplasari

permis de conducere categoria B.

Deplasari

Frecventa: foarte dese.

Conditii asigurate: diurna, cazare, transport.

Relatiile cu alte departamente:

descrise in Regulamentul de organizare si functionare si Regulamentul de ordine interioara.

Conditii de munca:

lucrul se desfasoara la sediul companiei si in zonele turistice promovate in care exista contracte aflate in derulare

program de lucru prelungit;

Salarizare: Salariul brut lunar este de lei noi, la care se adauga sporurile negociate.

Facilitati: telefon mobil, masina de serviciu.

Sanctiunile aplicate pentru nerespectarea sarcinilor de serviciu conform          rigorilor prevazute in fisa de post sunt descrise pe larg in Regulamentul intern (ROI).

S.C.  . . . . . . . . . Am luat la cunostinta,

Director General         

. . . . . . . . . . . .

Data:..

FISA de POST

aferenta contractului de munca nr. din data de

Denumire post: Agent Turism Extern (cod ref. ATE)

Locul desfasurarii muncii: sediul companiei si diverse zone turistice

Departament: Servicii

Aprovizionare-Investitii

Subordonare: Directorului de departament

Supervizare: Supervizeaza activitatea ghizilor si a agentilor de rezervari pentru turismul extern

Relatii functionale: cu angajatii departamentelor financiar-contabil, marketing, administrativ, servicii.

Scopul postului: titularul postului are rolul de a asigura aplicarea corecta si coerenta a strategiilor de dezvoltare a programelor operationale privind serviciile de turism extern.

Activitati principale:

planificarea, organizarea si coordonarea programelor turistice externe (excursii, circuite, croaziere, vacante exotice, programe de week-end pentru grupuri sau turisti individuali)

organizarea de misiuni economice in strainatate, pentru participarea la targuri si expozitii;

organizarea de conferinte, congrese, simpozioane in Romania si in strainatate;

conceperea si realizarea de oferte promotionale;

vanzarea de pachete turistice in tara si strainatate (rezervari si emiteri bilete de avion sau tren pe rute interne si internationale, rezervari in hoteluri din intreaga lume, cazari la preturi preferentiale, rezervari si emiteri de bilete de odihna si tratament pe litoralul romanesc si in statiunile montane pentru turistii straini, incasarea si urmarirea platilor);

verificarea activitatilor de emitere de asigurari medicale si carti verzi, inchirieri masini, asigurari obligatorii auto, CASCO s.a.;

participarea la organizarea si coordonarea diferitelor evenimente speciale;

revanzarea programelor altor agentii;

optimizarea relatiilor cu clientii si cu agentiile din domeniu.

Sarcini si indatoriri specifice:

consolidarea unor relatii agreabile si stabile cu clientii si cu reprezentantii hotelurilor, pentru rezolvarea in timp util si in bune conditii a tuturor problemelor ocazionale.

prospectarea pietei de profil in vederea optimizarii continue a serviciilor, avand ca scop final realizarea de profituri.

Responsabilitati ale postului:

raspunde pentru desfasurarea si finalizarea cu succes a contractelor turistice externe angajate.

raspunde pentru calitatea negocierii contractelor / actelor aditionale cu clientii si cu reprezentantii hotelurilor sau pensiunilor, asumandu-si responsabilitatea pentru propunerile de noi unitati de cazare, dupa ce a verificat pozitia in piata si standardele serviciilor oferite de catre acestea.

Autoritatea postului:

asigura prin mijloace specifice aplicarea corecta si coerenta a strategiilor de dezvoltare a programelor operationale privind serviciile de turism extern.

Specificatiile postului:

studii universitare de specialitate si calificari in turism; 

experienta de minim 1 an in cadrul unei agentii, pe post de agent turism extern

cunoasterea pietei externe de produse turistice si a particularitatilor ei

cunoasterea avansata a limbilor engleza, franceza si sau germana, exprimare fluenta

abilitati foarte bune de comunicare si negociere;

capacitati excelente de exprimare (in vederea sustinerii de prezentari);

abilitati organizatorice, dinamism, seriozitate, initiativa

disponibilitate pentru program flexibil si pentru deplasari externe

permis de conducere categoria B.

Deplasari

Frecventa: foarte des.

Conditii asigurate: diurna, cazare, transport.

Relatiile cu alte departamente:

descrise in Regulamentul de organizare si functionare si Regulamentul de ordine interioara.

Conditii de munca:

foarte bune (atat in sediul companiei, cat si in zonele turistice promovate)

program de lucru prelungit.

Salarizare: Salariul brut lunar este de lei noi, la care se adauga sporurile negociate.

Facilitati: telefon mobil, masina de serviciu, laptop.

Sanctiunile aplicate pentru nerespectarea sarcinilor de serviciu conform          rigorilor prevazute in fisa de post sunt descrise pe larg in Regulamentul intern (ROI).

S.C.  . . . . . . . . . Am luat la cunostinta,

Director General         

. . . . . . . . . . . .

Data:..

Intocmirea Regulamentului de Organizare si Functionare (ROF)

Elaborarea regulamentului de organizare si functionare se bazeaza pe tehnica definirii functiilor, adica detalierea elementelor care formeaza continutul functiei : rolul, pozitia, atributiile sau sarcinile, responsabilitatea, autoritatea, legaturile.

Nu exista un model standard pentru regulamentul de organizare si functionare, dar in general el trebuie sa cuprinda urmatoarele parti :

Parte de introducere, care sa cuprinda dispozitiile generale in care sa fie precizat actul de infintare, inregistrarea la Registrul Comertului, etc.

Structura agentiei de turism de turism, care sa reflecte toate compartimentele si relatiile ;

Functiile cu atributii, sarcini, legaturi ;

Alte dispozitii.

Teste, aplicatii, studii de caz

Incercuiti litera corespunzatoare raspunsului corect:

1. Reprezinta elementele componente ale structurii distribuite pe nivele si linii ierarhice existente,

redate prin semne distincte:

a) Fisa postului

b) Analiza sintetica

c) Organigrama

d) Regulamentul de organizare si functionare

2. Dupa caracteristicile lor constructive, organigramele pot fi:

a) organigrame previzionale

b) organigrame reale

c) organigrame ordonate rectangular

d) organigrame statutare

3. Dupa situatia pe care o reprezinta organigramele pot fi:

a)     organigrame statutare

b)     organigrame ordonate rectangular

c)      organigrame de structura

d)     organigrame pe functii

4. Dupa continutul lor organigramele pot fi:

a) organigrame de structura

b) organigrame reale

c) organigrame ordonate rectangular

d) organigrame statutare

5. In elaborarea organigramelor trebuie sa se tina cont de urmatoarele aspecte:

a)     precizeaza functiile ocupate de personalul unitatii

b)     o organigrama cu cat este mai completa cu atat va furniza informatii mai multe despre componentele pe care le reprezinta, devine mai utila pentru specialisti

c)      posturile si compartimentele ce alcatuiesc un nivel ierarhic sunt distribuite pe acelasi nivel indiferent de importanta lor in realizarea obiectivelor generale ale unitatii economice

d)     structura organizatorica conceputa pentru o perioada viitoare si va intra in functiune la un anumit moment dat

6. Documentul sintetic intern elaborat cu aportul tuturor compartimentelor, aprobat de conducere,         care detaliaza conceptia structurii de organizare a unitatii : configuratia, atributiile si competentele compartimentelor, componenta colectiva si numerica a personalului necesar :

a) Fisa postului

b) Analiza sintetica

c) Organigrama

d) Regulamentul de organizare si functionare

7. Descrierea sarcinilor generale de munca, pe care trebuie sa le indeplineasca persoana care ocupa un post, standardelor de performanta, limitei de autoritate si relatiilor dintre compartimente:

a) Fisa postului

b) Analiza sintetica

c) Organigrama

d) Regulamentul de organizare si functionare

Determinati valoarea de adevar a urmatoarelor afirmatii si notati cu A sau F:

a) Organigrama poate fi apreciata ca un instrument deosebit de important pentru informare si analiza a organizarii conducerii, cat si in activitatea de cercetare si proiectare a acesteia.

b) Organigramele previzionale sunt cele care reprezinta cadrul organizatoric general ce rezulta din actele normative ce reglementeaza constituirea si functionarea agentiilor.

c) Principala functie a organigramei este aceea de instrument de informare, de analiza si cercetare.

d)  Rolul fisei postului consta in informarea salariatului cu sarcinile pe care trebuie sa le execute pentru a contribui la realizarea obiectivelor agentiei.

e) Elaborarea regulamentului de organizare si functionare nu se bazeaza pe tehnica definirii functiilor, adica detalierea elementelor care formeaza continutul functiei : rolul, pozitia, atributiile sau sarcinile, responsabilitatea, autoritatea, legaturile.

Completati spatiile goale ale schemelor care urmaeaza:

Contact |- ia legatura cu noi -|
Adauga document |- pune-ti documente online -|
Termeni & conditii de utilizare |- politica de cookies si de confidentialitate -|
Copyright © |- 2024 - Toate drepturile rezervate -|

Management

Administratie Asistenta sociala Resurse umane

Analize pe aceeasi tema Management intercultural Omul din perspectiva organizational manageriala Plan de afaceri - s.c. kiu s.a. Documentarea si previziunea calitativa - metoda interpretarii sistemice Demersuri in analiza strategica a competentelor organizationale - evaluarea performantelor curente ale firmei Optimizarea Performantei Sistemul decizional Management bancar - impactul marimilor capitalului - posibilitatile bancilor de crestere a capitalului Manipulati si evitati sa fiti manipulati - legea Contrastului Indicatorii de caracterizare a nivelului calitatii

Ramai informat Informatia de care ai nevoie Acces nelimitat la mii de documente. Online e mai simplu. Contribuie si tu! Adauga online documentul tau.