CUNOASTEREA CLIENTILOR - prevenirea spalarii banilor si combaterea utilizarii bancii in scopul finantarii actelor de terorism

1. Obiect, Scop, Definitii

1.1. Obiectul

Prezenta Directiva reprezinta Programul BRD de cunoastere a clientelei, prevenirea spalarii banilor si combaterea utilizarii bancii in scopul finantarii actelor de terorism adoptat de BRD conform cadrului legislativ si normativ in vigoare.

1.2. Scopul

Banca in activitatea pe care o desfasoara, stabileste mecanisme si masuri ce trebuie implementate pentru respectarea Legii nr. 656/2002, cu modificarile si completarile ulterioare, a Hotararii Guvernului nr. 594/2008 si a Regulamentului BNR nr.9/2008, astfel incat sa poata administra in mod eficient riscul de spalare a banilor si de finantare a terorismului

Programul BRD de cunoastere a clientelei, prevenirea spalarii banilor si combaterea utilizarii bancii in scopul finantarii actelor de terorism, se aplica la nivelul Centralei si unitatilor teritoriale pentru toate operatiunile care implica primirea sau distribuirea de fonduri ale clientilor si in cazul tranzactiilor in care BRD si unitatile sale sunt angajate si care pot genera expuneri la riscul operational, reputational sau de alta natura, decurgand din calitatea partenerului contractual al Bancii si unitatilor sale sau a oricarei alte persoane fizice sau entitati care are legatura cu tranzactia respectiva.

Programului BRD de cunoastere a clientelei, prevenirea spalarii banilor si combaterea utilizarii Bancii in scopul finantarii actelor de terorism, contine in principal urmatoarele elemente :

politica de acceptare a clientilor, prin care sa se stabileasca cel putin categoriile de clientela pe care institutia isi propune sa le atraga, procedurile graduale de acceptare si nivelul ierarhic de aprobare a acceptarii clientilor in functie de gradul de risc asociat categoriei in care sunt incadrati, tipurile de produse si servicii care pot fi furnizate fiecarei categorii de clientela;

proceduri de identificare si de monitorizare permanenta a clientilor pentru incadrarea acestora in categoria de clientela corespunzatoare, respectiv pentru trecerea dintr-o categorie de clientela in alta;

continutul masurilor-standard, masurilor simplificate si masurilor suplimentare de cunoastere a clientelei pentru fiecare dintre categoriile de clientela si de produse ori tranzactii supuse acestor masuri;

proceduri de monitorizare permanenta a operatiunilor derulate de clienti in scopul detectarii tranzactiilor neobisnuite si tranzactiilor suspecte;

modalitati de abordare a tranzactiilor si a clientilor in si/sau din jurisdictiile care nu impun aplicarea de proceduri de cunoastere a clientelei si de pastrare a evidentelor referitoare la aceasta, echivalente cu cele prevazute in Legea nr. 656/2002, cu modificarile si completarile ulterioare, si in Hotararea Guvernului nr. 594/2008, si in care aplicarea acestora nu este supravegheata de o maniera echivalenta celei reglementate prin legislatia precizata;

modalitati de intocmire si pastrare a evidentelor corespunzatoare, precum si stabilirea accesului la acestea;

proceduri si masuri de verificare a modului de implementare a normelor elaborate si de evaluare a eficientei acestora, inclusiv prin intermediul auditului extern;

standardele pentru angajare si programe de pregatire a personalului in domeniul cunoasterii clientelei;

procedurile de raportare interna si catre autoritatile competente .

1.3. Definitii

Pentru aplicarea si intelegerea corecta a Programului BRD de cunoastere a clientelei, prevenirea spalarii banilor si combaterea utilizarii Bancii in scopul finantarii actelor de terorism, termenii si expresiile utilizate au semnificatia prevazuta in normele si procedurile de lucru ale BRD - GSG, Legea 656/2002 cu modificarile si completarile ulterioare, si Regulamentul de aplicare a prevederilor Legii nr. 656/2002 si in Regulamentul de aplicare al acestei, aprobat prin Hotararea Guvernului nr. 594/2008, respectiv :            

a) prin termenul de client se intelege in sensul cel mai larg, astfel incit sa includa, fara a fi limitativ:

orice beneficiar direct sau indirect al unui cont curent, de disponibilitati, de depozit, de capitaluri sociale, atasat unui depozit, de credit, de linie de credit, de scrisoare de garantie bancara, de acreditiv, de garantii, sau al oricarui alt cont prin care sunt derulate operatiuni care implica primirea sau distribuirea de fonduri ;

orice persoana sau entitate care este :

beneficiarul real al tranzactiilor efectuate de intermediarii de profesie, cum ar fi : organisme de plasament colectiv in valori mobiliare, fondurile de pensii, ori alte entitati ale caror active sunt administrate de societati de administrare ;

beneficiarul real al tranzactiilor efectuate prin conturile administrate de avocati, societati de valori mobiliare, agenti de bursa pentru clientii acestora ;

beneficiarul real al tranzactiilor efectuate prin conturi deschise pe numele unei persoane interpuse ;

banci corespondente ;

orice persoana fizica sau juridica imputernicita sa opereze in conturile unui client al bancii ;

orice persoana sau entitate care utilizeaza ori beneficiaza de un serviciu sau de un produs oferit de banca si filialele sale, fie ca operatiunea implica ori nu deschiderea unui cont.

b) prin termenul client ocazional, se intelege o persoana fizica sau juridica care nu poseda un cont deschis la BRD - GSG si care solicita acesteia efectuarea unei operatiuni punctuale, dar care nu intentioneaza sa mentina o legatura, de orice natura ar fi aceasta, cu BRD - GSG

c) prin notiunea de beneficiar real, se intelege orice persoana fizica ce detine sau controleaza in cele din urma clientul si/sau persoana fizica in numele ori in interesul caruia/careia se realizeaza, direct sau indirect, o tranzactie sau o operatiune.

Notiunea de 'beneficiar real' va include cel putin:

in cazul societatilor comerciale:

persoana sau persoanele fizice care detin ori controleaza in cele din urma o persoana juridica prin detinerea, in mod direct sau indirect, a pachetului integral de actiuni ori a unui numar de actiuni sau de drepturi de vot suficient de mare pentru a-i asigura controlul, inclusiv actiuni la purtator, persoana juridica detinuta sau controlata nefiind o societate comerciala ale carei actiuni sunt tranzactionate pe o piata reglementata si care este supusa unor cerinte de publicitate in acord cu cele reglementate de legislatia comunitara ori cu standarde fixate la nivel international. Acest criteriu este considerat a fi indeplinit in cazul detinerii a cel putin 25% din actiuni plus o actiune;

persoana sau persoanele fizice care exercita in alt mod controlul asupra organelor de administrare sau de conducere ale unei persoane juridice;

in cazul persoanelor juridice, altele decat cele prevazute mai sus, sau al altor entitati ori constructii juridice care administreaza si distribuie fonduri:

persoana fizica care este beneficiara a cel putin 25% din bunurile unei persoane juridice sau ale unei entitati ori constructii juridice, in cazul in care viitorii beneficiari au fost deja identificati;

grupul de persoane in al caror interes principal se constituie ori functioneaza o persoana juridica sau o entitate ori constructie juridica, in cazul in care persoanele fizice care beneficiaza de persoana juridica sau de entitatea juridica nu au fost inca identificate;

persoana sau persoanele fizice care exercita controlul asupra a cel putin 25% din bunurile unei persoane juridice sau ale unei entitati ori constructii juridice;

d) prin produse si servicii bancare se intelege ansamblul operatiunilor Bancii care implica primirea sau distribuirea de fonduri, acestea cuprinzand, fara a fi limitative :

deschiderea si functionarea de conturi curente, de disponibilitati la care pot fi atasate si carduri bancare;

deschiderea si functionarea de conturi de depozite si a celor atasate unui depozit ;

deschiderea si functionarea de conturi de credite si orice alte angajamente bancare ;

deschiderea si functionarea de conturi de capitaluri sociale si asimilate ;

deschiderea si functionarea de conturi de evidenta a valorilor mobiliare ;

inchirierea de casete de valori ;

efectuarea tranzactiilor cu valori mobiliare ori alte instrumente financiare, valuta, metale, pietre pretioase si/sau depozitarea acestora ;

operatiuni cu numerar ;

transferuri externe primite si emise in si din conturi;

credite si orice alte angajamente bancare.

e) prin tranzactie suspecta se intelege o operatiunea care aparent nu are un scop economic sau legal ori care, prin natura ei si/sau caracterul neobisnuit in raport cu activitatile clientului, trezeste suspiciunea de spalare a banilor sau de finantare a actelor de terorism;

f) prin relatie de afaceri se intelege relatia profesionala sau comerciala legata de activitatile profesionale ale Bancii si despre care, la momentul initierii, se considera a fi de o anumita durata ;

g prin transferuri externe in si din conturi se intelege transferurile transfrontaliere, astfel cum sunt acestea definite potrivit reglementarilor nationale in materie, precum si operatiunile de plati si incasari efectuate intre rezidenti si nerezidenti pe teritoriul Romaniei;

h prin operatiuni ce par a avea o legatura intre ele se intelege operatiunile aferente unei singure tranzactii decurgand dintr-un singur contract comercial sau intelegere de orice natura intre aceleasi parti si a caror valoare este fragmentata in transe mai mici de 15.000 euro ori echivalentul in lei, atunci cand acestea sunt efectuate in cursul aceleiasi zile bancare, in scopul evitarii cerintelor legale ;

i) prin banca fictiva se intelege o institutie de credit ori o institutie care desfasoara activitate echivalenta, inregistrata intr-o jurisdictie in care aceasta nu are o prezenta fizica, respectiv conducerea si administrarea activitatii si evidentele institutiei nu sunt situate in acea jurisdictie, si care nu este afiliata la un grup financiar reglementat;

j) Persoane expuse politic sunt persoanele fizice care exercita sau au exercitat functii publice importante, membrii directi ai familiilor acestora, precum si persoanele cunoscute public ca asociati apropiati ai persoanelor fizice care exercita functii publice importante.

Persoanele fizice care exercita, in sensul prezentei legi, functii publice importante sunt:

sefii de stat, sefii de guverne, membrii parlamentelor, comisarii europeni, membrii guvernelor, consilierii prezidentiali, consilierii de stat, secretarii de stat;

membrii curtilor constitutionale, membrii curtilor supreme sau ai altor inalte instante judecatoresti ale caror hotarari nu pot fi atacate decat prin intermediul unor cai extraordinare de atac;

membrii curtilor de conturi sau asimilate acestora, membrii consiliilor de administratie ale bancilor centrale;

ambasadorii, insarcinatii cu afaceri, ofiterii de rang inalt din cadrul fortelor armate;

conducatorii institutiilor si autoritatilor publice;

membrii consiliilor de administratie si ai consiliilor de supraveghere si persoanele care detin functii de conducere ale regiilor autonome, ale societatilor comerciale cu capital majoritar de stat si ale companiilor nationale.

Niciuna dintre categoriile prevazute mai sus nu include persoane care ocupa functii intermediare sau inferioare. Categoriile respective cuprind, dupa caz, functiile exercitate la nivel comunitar sau international.

Membrii directi ai familiilor persoanelor expuse politic sunt: sotul/sotia, copiii si sotii/sotiile acestora si parintii.

Persoanele cunoscute public ca asociati apropiati persoanelor fizice care exercita functii publice importante sunt persoanele fizice despre care este de notorietate ca:

impreuna cu una dintre persoanele cu fuctii publice detin ori au o influenta semnificativa asupra unei persoane juridice ori entitati sau constructii juridice ori au o relatie de afaceri stransa cu aceste persoane;

detin sau au o influenta semnificativa asupra unei persoane juridice ori entitati sau constructii juridice infiintate in beneficiul uneia dintre persoanele cu functii publice

Fara a aduce atingere aplicarii, pe baza unei evaluari a riscului, a masurilor suplimentare de cunoastere a clientelei, dupa implinirea unui termen de un an de la data la care persoana a incetat sa mai ocupe o functie publica importanta in sensul prezentat mai sus, banca nu mai considera persoana respectiva ca fiind expusa politic;

k) operatiunile cu numerar sunt considerate operatiunile efectuate la ghiseele Banci, depunere/retragere de fonduri in numerar in/din conturi curente si/sau de depozit, sub forma schimbului valutar, subscriere de obligatiuni sau cumparare de titluri, vanzare-cumparare de cecuri de calatorie, vanzare-cumparare de certificate de depozit, si distribuirea de titluri de participare la fonduri deschise de investitii.

l) bunurile sunt definite ca bunurile corporale sau necorporale, mobile ori imobile, precum si actele juridice sau documentele care atesta un titlu ori un drept cu privire la acestea.

2. Politica de acceptare a clientilor

Politica de acceptare a clientilor are in vedere ca banca sa stabileasca categoriile de clienti, care urmeaza sa le atraga, care sa nu o expuna la riscuri de orice natura si in special la riscurile de spalare a banilor si finantare terorism, procedurile graduale de acceptarea acestora, precum si nivelele de aprobare a acceptarii in functie de gradul de risc asociat.  

2.1. Proceduri graduale de acceptare a clientului

O strategie bancara performanta trebuie sa cuprinda atit programe cit si proceduri de acceptare si gestionare a riscurilor bancare, care sa vizeze minimalizarea probabilitatii producerii acestora si a expunerii potentiale a Bancii. Obiectivul principal al acestor proceduri este acela de a reduce eventualele pierderi si cheltuieli suplimentare ce ar fi suportate de Banca, in urma activitatilor desfasurate, al ofertei de produse si servicii oferite clientilor si al efectelor negative asupra Bancii rezultate din activitatile anumitor clienti. Pe aceasta baza, Banca elaboreaza proceduri concrete.

2.2. Aprobarea acceptarii clientilor

Nivelul de aprobare a acceptarii graduale a clientului se regaseste in Anexa nr. 4

2.3 Principii generale

Toate entitatile bancii sunt obligate sa aplice Programul BRD privind cunoasterea clientelei, prevenirea spalarii banilor si combaterea utilizarii Bancii in scopul finantarii actelor de terorism, care are la baza principiul "Cunoaste-ti clientul". Acest lucru necesita aplicarea procedurilor care sa permita unitatii identificarea in mod clar a clientului titular de cont.

Aplicarea acestui principiu incepe de la intrarea clientului in relatie cu banca prin preluarea si inregistrarea tuturor informatiilor necesare identificarii acestuia, continua apoi cu deschiderea contului, cind sunt culese si alte informatii suplimentare si se desfasoara permanent prin monitorizarea de catre salariatii BRD a operatiunilor derulate prin conturile clientilor. Se creaza astfel posibilitatea identificarii operatiunilor care nu corespund cu profilul tranzactional al clientului sau se incadreaza in sfera tranzactiilor suspecte. Acest parcurs conduce la intocmirea evidentelor corespunzatoare privind cunoasterea clientelei si la consolidarea atitudinii ce trebuie adoptata in cazul unor tranzactii sensibile sau suspecte.

Acceptarea unui client se va face numai cu aplicarea prevederilor referitoare la identificarea clientilor cuprinse in legislatia in domeniu si documentele normative ale Bancii.

Banca este obligata sa solicite clientului, inca de la intrarea in relatia de afacere cu acesta (prin formularele pe care i le pune la dispozitie), sa mentioneze expres, beneficiarul real si daca acesta face parte din categoria persoanelor expuse politic (conform definitiilor date de legislatia in vigoare).

Banca are obligatia de a verifica identitatea clientului si a beneficiarului real inainte de stabilirea relatiei de afaceri sau de efectuarea unor tranzactii ocazionale

Atunci cind clientul nu accepta sa ofere toate elementele si informatiile de mai sus, Banca trebuie sa refuze intrarea in relatia cu acesta si implicit deschiderea conturilor.

In situatia in care dupa deschiderea unui cont (pentru toate categoriile de clienti) apar probleme legate de verificarea identitatii beneficiarului real si/sau de provenienta fondurilor, care nu pot fi solutionate, banca trebuie sa inchida contul si sa restituie banii sursei de la care i-a primit, cu respectarea tuturor obligatiilor instituite prin legislatia privind combaterea si sanctionarea spalarii banilor si finantarea actelor de terorism.

BRD nu va intra in relatii cu intermediarii care nu pot furniza Bancii informatiile necesare despre titularii conturilor pe care le administreaza, sau care nu aplica proceduri satisfacatoare privind cunoasterea clientelei.

BRD va intra in relatii de corespondenta bancara sau va continua astfel de relatii doar cu acele banci care au implementat politici si practici de cunoasterea clientelei si prevenirea spalarii banilor adecvate conform legislatiei nationale si comunitare

BRD nu va deschide si opera conturi anonime, pentru care identitatea titularului nu este cunoscuta si evidentiata in mod corespunzator si nici conturi sub nume fictive.

2.4. Clasificarea generala a clientilor

In activitatea pe care o desfasoara, Banca intra in relatii de afacere cu urmatoarele categorii de clienti:

Eseu: Globarizarea si vectorii globarizarii Document online: Procesul politico-juridic in Uniunea Europeana

persoane fizice ;

persoane juridice ;

entitati a caror infiintare si functionare sunt reglementate prin dispozitii legale speciale (cabinete de avocati, notari, executori judecatoresti, etc.);

persoane fizice autorizate ;

institutii de credit corespondente;

institutii financiare nebancare ;

alte institutii financiare ;

entitati fara personalitate juridica ;

• orice persoana sau entitate care utilizeaza ori beneficiaza de un serviciu sau de un produs oferit de banca, fie ca operatiunea implica ori nu deschiderea unui cont.

Criteriile de clasificare si tipurile de clientela detaliat pe Banca se regasesc in Anexa nr. 1

2.5. Tipuri de produse si servicii

Banca stabileste prin politica sa comerciala, tipurile de produse si servicii care vor fi puse la dispozitia clientului in functie de categoria de risc asociat in care acesta se situeaza.

Produsele si serviciile oferite de Banca pe categorii de clienti se regasesc in Anexa nr. 2 (clienti persoane juridice - CliCom) si Anexa nr. 3 (clienti persoane fizice - CliPri).

2.6. Riscul de spalare a banilor si finantarea actelor de terorism, este un risc major si este determinat de relatiile pe care Banca le desfasoara cu clientii care folosesc produsele si serviciile oferite de aceasta in efectuarea de tranzactii suspecte, cu fonduri rezultate din activitati ilicite, fapte incriminate de legislatia in vigoare.

Riscul de spalare a banilor si finantarea actelor de terorism poate avea un impact considerabil asupra valorii Bancii atit ca impact in sine, sub forma pierderilor directe, cit si unul indus, cauzat de efectele determinate de client asupra Bancii, personalului acestuia, partenerilor de afaceri si nu in ultimul rind asupra imaginii si autoritatii Bancii pe piata financiara.

Riscul de imagine, riscul legal, riscul financiar, sau orice alt risc definit in normele si procedurile de lucru ale BRD, pot determina in anumite situatii, prin lipsa de supraveghere sau monitorizare neadecvata a acestora, aparitia riscului de spalare a banilor si finantarea actelor de terorism.

2.7. Grade de risc bancar

In functie de rezultatele analizei efectuate de salariatul Bancii la intrarea in relatia cu Banca a clientului, pe baza masurii adecvate de cunoastere a clientelei, riscurile pot fi catalogate in urmatoarele grade :   

• risc scazut (RSC);
• risc standard (RST)
• risc standard in observatie (RSO) ;
• risc ridicat (RR);

In mod curent la incadrarea pe categoria de risc corespunzatoare, se va avea in vedere ca pentru orice client (in afara conditiilor specifice pravazute de lege) se va aplica masura standard de cunoastere a clientelei, iar gradul de risc asociat in acest caz (in conditiile in care sunt indeplinite cerintele acestei masuri), este cel de risc standard. Pe masura ce sunt identificate elemente care necesita o cunoastere suplimentara a clientului, creste si gradul de risc.

Incadrarea efectiva pe grade de risc, conditiile necesare si modalitatile respective se regasesc in Anexa nr. 4.  

3. Proceduri de identificare si monitorizare permanenta a clientilor

Banca are obligatia de a stabili proceduri specifice de identificare si monitorizare a clientilor. Aceste proceduri vor fi intocmite in paralel cu aplicarea masurilor standard de cunoastere a clientelei prevazute de Legea 656 2002 cu modificarile si completarile ulterioare si Regulamentul BNR nr. 9/2008, tuturor clientilor existenti in portofoliu, dar nu mai tirziu de un an da la data aprobarii prezentei Directive de catre conducerea Bancii.

4. Categorii de masuri de cunoastere a clientilor

Banca are obligatia ca in desfasurarea activitatii sale sa adopte masuri adecvate de prevenire a spalarii banilor si a finantarii actelor de terorism si, in acest scop, pe baza de risc, aplica masuri-standard, simplificate sau suplimentare de cunoastere a clientelei, care sa le permita identificarea, dupa caz, si a beneficiarului real

Banca nu va intra in relatii de corespondenta bancara cu o banca fictiva sau cu o institutie de credit despre care se stie ca permite unei banci fictive sa ii utilizeze conturile si daca au astfel de relatii le vor termina.

4.1. Masuri standard de cunoastere a clientelei

Banca are obligatia de a aplica masurile-standard de cunoastere a clientelei in urmatoarele situatii:

la stabilirea unei relatii de afaceri;

la efectuarea tranzactiilor ocazionale in valoare de cel putin 15.000 euro ori echivalent, indiferent daca tranzactia se realizeaza printr-o singura operatiune sau mai multe operatiuni ce par a avea o legatura intre ele;

cand exista suspiciuni ca operatiunea in cauza are drept scop spalarea banilor sau finantarea actelor de terorism, indiferent de incidenta prevederilor derogatorii de la obligatia de a aplica masurile-standard de cunoastere a clientelei stabilite in prezenta lege si de valoarea operatiunii;

• daca exista indoieli privind veridicitatea sau pertinenta informatiilor de identificare deja detinute despre client
• cand suma nu este cunoscuta in momentul acceptarii tranzactiei, persoana obligata sa stabileasca identitatea clientilor va proceda la identificarea de indata a acestora, atunci cand este informata despre valoarea tranzactiei si cand a stabilit ca a fost atinsa limita minima de 15.000 Eur .

Banca trebuie sa aplice masurile standard de cunoastere a clientelei tuturor clientilor noi, precum si, cit mai curand posibil, in functie de risc, in cazul clientilor existenti .

Pentru clientii existenti in portofoliu, Banca va aplica masurile de cunoastere a clientelei, nu mai tirziu de un an da la data aprobarii prezentei Directive de catre conducerea Bancii.

Atunci cand Banca nu pot aplica masurile standard de cunoastere a clientelei, acestea are obligatia, dupa caz, de a nu efectua tranzactia, de a nu incepe relatia de afaceri sau de a termina relatia de afaceri si de a semnala de indata acest aspect Oficiului

Masurile standard de cunoastere a clientelei cuprind :

identificarea clientului si verificarea identitatii acestuia pe baza de documente si, dupa caz, de informatii obtinute din surse de incredere independente;

identificarea, daca este cazul, a beneficiarului real si verificarea pe baza de risc a identitatii acestuia, astfel incat informatiile detinute sa fie satisfacatoare pentru persoana prevazuta la art. 8 din Legea nr. 656/2002 si sa permita, inclusiv, intelegerea structurii de proprietate si de control a clientului entitate juridica;

obtinerea de informatii despre scopul si natura relatiei de afaceri;

monitorizarea continua a relatiei de afaceri, inclusiv prin analizarea tranzactiilor incheiate pe parcursul acesteia, pentru a se asigura ca aceste tranzactii corespund informatiilor detinute despre client, profilul sau de risc si profilul activitatii, inclusiv, dupa caz, despre sursa fondurilor, si prin asigurarea actualizarii documentelor, datelor si informatiilor detinute

4.1.1. Identificarea clientilor persoane fizice are in vedere obtinerea cel putin a urmatoarelor informatii:

numele si prenumele si, dupa caz, pseudonimul;

data si locul nasterii;

codul numeric personal sau, daca este cazul, un alt element unic de identificare similar;

domiciliul si, daca este cazul, resedinta;

numarul de telefon, fax, adresa de posta electronica, dupa caz;

nationalitatea;

ocupatia si, dupa caz, numele angajatorului ori natura activitatii proprii;

functia publica importanta detinuta, daca este cazul;

numele beneficiarului real.

Informatiile suplimentare pentru identificarea clientilor persoane fizice trebuie sa se refere la:

Tara de origine/rezidenta 

Tipul clientului

Nivelul studiilor

Activitatea solicitantului

Starea civila (necasatorit, casatorit, divortat) 

Pozitia publica sau politica.

Verificarea identitatii clientului se realizeaza pe baza documentelor din categoria celor mai greu de falsificat sau de obtinut pe cale ilicita sub un nume fals, cum sunt documentele de identitate, emise de o autoritate oficiala, care sa includa o fotografie a titularului.

In categoria documentelor de identitate se incadreaza urmatoarele :

a.      cartea de identitate ;

b.     cartea de identitate provizorie ;

c.      buletinul de identitate (a - c, cf. Art 11, Al. 2 din OUG nr. 97/2005)

d.     certificatul de inregistrare emis de Oficiul Roman pentru Imigrari insotit de pasaport sau document de identitate emis de statul membru de origine

e.      permis de sedere temporara emis de Oficiul Roman pentru Imigrari;

f.      permis de sedere permanenta emis de Oficiul Roman pentru Imigrari (d - f, cf. 102/2005 privind libera circulatie pe teritoriul Romaniei a cetatenilor statelor membre UE si Spatiului Economic European si pentru stabilirea formei si continutului documentelor care se elibereaza cetatenilor Uniunii Europene si membrii lor de familie) ;

g.     documentele de identitate elaborate de autoritatile competente din statele membreUE pentru cetatenii acestora.

In toate cazurile salariatul unitatii trebuie sa solicite un document original, care  sa fie valid, numerotat, lizibil, sa contina o fotografie care sa prezinte o neta asemanare cu persoana respectiva, sa prezinte insemnele autoritatii emitente. Copia documentului de identitate apartinind clientului/imputernicitului, certificata ''conform cu originalul'' sub semnatura salariatului care a realizat operatiunea, trebuie pastrata in dosarul  clientului.

Verificarea informatiilor privind identitatea clientilor persoane fizice, care nu se pot proba cu documentele de identitate mentionate , se va realiza prin orice metoda corespunzatoare, ca de exemplu:

prin observarea directa a locatiei la adresa indicata (daca este posibil)

prin schimb de corespondenta ;

prin accesarea numarului de telefon furnizat de client sau obtinut din alte surse;

prin verificarea informatiilor furnizate de client cu cele inscrise pe diverse facturi remise la plata clientului ;

din fise fiscale ori extrase de cont;

prin accesarea informatiilor publice.

In situatia in care un client este reprezentat in relatia cu banca de o alta persoana, care actioneaza ca imputernicit, curator, tutore sau in orice alta calitate, Banca trebuie sa obtina si sa verifice si informatiile si documentele corespunzatoare cu privire la identitatea reprezentantului, precum si, dupa caz, cele referitoare la natura si limitele imputernicirii.

Procedurile de identificare a clientului si verificarea identitatii acestuia, se aplica in mod corespunzator, in scopul identificarii beneficiarului real si pentru verificarea pe baza de risc a identitatii acestuia.

4.1.2. Identificarea clientilor entitati persoane juridice sau fara personalitate juridica are in vedere obtinerea cel putin a urmatoarelor informatii:

denumirea;

forma juridica;

sediul social si, daca este cazul, sediul unde se situeaza centrul de conducere si de gestiune a activitatii statutare;

numarul de telefon, fax, adresa de posta electronica, dupa caz;

tipul si natura activitatii desfasurate;

identitatea persoanelor care, potrivit actelor constitutive si/sau hotararii organelor statutare, sunt investite cu competenta de a conduce si reprezenta entitatea, precum si puterile acestora de angajare a entitatii;

numele beneficiarului real sau informatii despre grupul de persoane care constituie beneficiarul real;

identitatea persoanei care actioneaza in numele clientului, precum si informatii pentru a se stabili ca aceasta este autorizata/imputernicita in acest sens;

Extras la zi de la registrul public la care s-a inmatriculat sau inregistrat societatea cu privire la orice modificari intervenite dupa autorizarea initiala pana la zi

Cod inregistrare fiscala / Cod unic de inregistrare 

Forma de proprietate (publica, privata sau mixta)

Specimenele de semnatura ale persoanelor autorizate sa angajeze entitatea juridica si documentele justificative in acest sens

Declaratia privind conturi deschise la alte banci

Adresa societatii / telefon / fax 

Identificarea persoanelor juridice care fac parte din grup

Identitatea persoanelor care actioneaza in numele clientului si documentul prin care acestea au fost imputernicite 

Persoane aflata in relatii speciale cu banca, conform reglementarilor BNR

Informatiile suplimentare pentru identificarea clientilor persoane juridice trebuie sa se refere la:

Tara de origine/rezidenta ;

Tipul clientului ;

Sectorul economic de activitate ;

Situatia juridica ;

Apartenenta la un grup de firme.

In situatia deschiderii de conturi in numele unei alte persoane care actioneaza ca intermediar, imputernicit, persoana interpusa, administrator al fondului, custode, se solicita informatii si documente atat pentru verificarea intermediarului cat si a persoanelor in numele carora actioneaza.

Banca are obligatia de a verifica

• existenta legala a entitatii, respectiv daca aceasta este inregistrata in registrul comertului sau, dupa caz, intr-un alt registru public ;
• informatiile si documentele corespunzatoare cu privire la identitatea persoanei care actioneaza in numele clientului si cele referitoare la natura si limitele imputernicirii.

unitatea teritoriala a Bancii trebuie sa verifice adresa sediului persoanei juridice si/sau a punctelor de lucru. Aceasta adresa trebuie sa fie exacta pentru a permite localizarea sediului ;

unitatea Bancii trebuie sa obtina si precizari cu privire la structura actionarilor/asociatilor, persoane fizice si/sau persoane juridice 

in situatia in care exista suspiciuni asupra faptului ca un client nu este si beneficiarul real al contului si al operatiunii derulate prin acesta, se solicita clientului sa completeze o declaratie pe propria raspundere prin care sa declare identitatea beneficiarului real, conform formularului prevazut in Anexa nr. 6 ;

• in situatia in care clientul declara apartenenta la un grup de firme, se verifica care este expunerea Bancii fata de grupul din care face parte ;
• pentru persoanele juridice straine, la deschiderea de conturi bancare vor fi solicitate acele documente din care sa rezulte identitatea firmei, sediul, tipul de societate, locul inmatricularii, imputernicirea speciala a celui care o reprezinta in tranzactie, precum si o traducere in limba romana a documentelor autentificate de un birou notarial autorizat ;
• in cazul in care se prezinta documente oficiale (ex. documente ce emana de la o autoritate sau functionar, acte notariale, etc.) emise de o autoritate a statului de rezidenta, aceste documente trebuie sa contina mentiunea supralegalizarii de catre misiunile diplomatice sau consulare ale Romaniei din statul respectiv pentru a se garanta autenticitatea semnaturii si sigiliului. Nu se va cere supralegalizarea documentelor daca acestea au aplicata apostila Conventiei de la Haga privind scutirea de supralegalizare. Aceasta apostila se prezinta sub forma unei stampile de forma dreptunghiulara cu titlul "Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)" redactat in limba franceza, indiferent de limba in care este redactat actul respectiv.

Verificarea informatiilor furnizate de client se va realiza prin orice metoda corespunzatoare, astfel incat institutia sa se asigure de veridicitatea acestor informatii, ca de exemplu :

prin obtinerea, de la client sau de la un registru public ori din ambele surse, a documentelor care au stat la baza inmatricularii ori inregistrarii acestora si a unui extras la zi din acel registru;

prin obtinerea unei copii a ultimei situatii financiare auditate ;

prin consultarea unor surse publice specializate sau cabinete de avocatura ori societati de audit,

prin observarea directa a locatiei la adresa de sediu indicata ;

prin schimb de corespondenta si/sau accesarea numarului de telefon furnizat de client sau obtinut din alte surse;

prin obtinerea de referinte de la o alta institutie.

In cazul absentei unei cerinte de inregistrare, verificarea informatiilor prevazute mai sus, se va realiza pe baza documentelor de constituire si, dupa caz, a autorizatiilor de functionare si/sau a rapoartelor de audit, precum si prin alte metode de tipul celor anterioare.

Banca poate utiliza, in scopul aplicarii masurilor standard de cunoastere a clientelei, informatiile referitoare la client obtinute de la terte parti, chiar daca respectivele informatii se obtin pe baza unor documente a caror forma difera de cea folosita pe plan national. In aceasta situatie, responsabilitatea pentru indeplinirea tuturor masurilor standard de cunoastere a clientelei apartine Bancii.

4.1.3. Identificarea entitatilor a caror infiintare si functionare sunt reglementate prin dispozitii legale speciale (profesiuni liberale - cabinete de avocati, birouri notariale, executori judecatoresti, etc.), persoane fizice autorizate 

Identificarea acestor persoane se realizeaza prin obtinerea de la client a documentelor care au stat la baza inmatricularii ori inregistrarii acestora in registrele de evidenta prevazute prin legile de organizare si functionare specifice.

4.1.4. Identificarea institutiilor de credit corespondente are in vedere :

Stabilirea sau mentinerea relatiilor de corespondent cu institutiilor de credit, precum si deschiderea conturilor de corespondent de catre entitatea de resort, se fac cu acordul SG Paris, si avizul favorabil al Directiei Control Central de Risc/AMLO/Deontologie, indiferent de tara in care banca isi are sediul ;

Banca trebuie sa stabileasca relatii de corespondent numai cu institutii de credit din strainatate care sunt supravegheate in mod eficient de catre autoritatile competente si care dispun de programe eficiente de cunoastere a clientelei ;

• Banca trebuie sa refuze sa intre in relatii de corespondent sau sa continue asemenea relatii cu o institutie de credit care este inregistrata intr-o jurisdictie in care aceasta nu are o prezenta fizica, respectiv conducerea activitatii si documentele oficiale ale institutiei nu sunt situate in acea jurisdictie ;

Banca trebuie sa acorde o atentie speciala atunci cand continua relatii de corespondent cu o institutie de credit situata intr-o jurisdictie in care nu exista reglementate cerinte privind cunoasterea clientelei ;

Banca trebuie sa acorde o atentie deosebita in cazul in care intra in relatii de corespondent sau continua asemenea relatii cu o banca inregistrata intr-o jurisdictie identificata ca fiind necooperanta in domeniul prevenirii spalarii banilor .

Identificarea institutiilor de credit corespondente se face de catre directia cu atributiuni in acest sens, stabilita prin actele normative ale Bancii pe baza urmatoarelor documente :

statutul legal 

structura actionariatului 

autorizatia de functionare 

• semnaturi autorizate pentru cont
• rapoarte anuale 

De asemenea, se pot solicita si alte informatii dupa cum urmeaza :

rapoarte de informatii despre institutia de credit 

o scrisoare de recomandare de la o institutie de credit care are deja relatii de corespondent cu aceasta si cu BRD.

Entitatea de resort trebuie sa obtina suficiente informatii despre institutiile de credit cu care au relatii de corespondent pentru a intelege in intregime natura activitatii acestora. La stabilirea relatiilor de corespondent Banca trebuie sa aiba in vedere anumiti factori, care includ:

informatii despre managementul institutiei de credit corespondente, despre activitatea de baza, unde este localizata si eforturile acesteia in prevenirea si detectarea faptelor de spalare a banilor si si combaterii folosirii Bancii pentru finantarea actelor de terorism

scopul pentru care este deschis contul de corespondent ;

identitatea oricarei terte parti care va utiliza serviciile bancare de corespondent ;

conditiile reglementarilor si supravegherii in tara de origine a institutiei de credit corespondente.

4.1.5. Identificarea institutiilor financiare nebancare

a)     Pentru institutiile financiare nebancare cu sediul social aflat in Romania, identificarea se va face pe baza urmatoarelor documente :

actul constitutiv

certificatul de inregistrare la Oficiul Registrului Comertului

lista cu actionarii majoritari si semnificativi

documentele care atesta inscrierea in Registrul Special, Registrul de Evidenta si Registrul General de la Banca Nationala a Romaniei

hotarirea Adunarii Generale privind persoanele autorizate in relatia cu banca si sau a celor cu semnaturi autorizate pe cont

b)     Pentru sucursalele deschise in Romania ale institutiile financiare nebancare cu sediul social central aflat in afara Romaniei, in vederea identificarii se vor solicita in plus urmatoarele documente :

actul constitutiv al institutiei financiare nebancare centrale (straine)

extras din registrul comertului din tara de origine al institutiei financiare nebancare centrale (straine)

lista cu sucursalele (subunitati, puncte de lucru, etc.) pe care institutia financiara nebancara centrala (straina) le are deschise in afara teritoriului Romaniei

hotarirea organului statutar al institutiei financiare nebancare centrale (straine) care sa ateste deschiderea sucursalei in Romania

Documentele solicitate vor fi redactate in limba romana. Pentru documentele redactate intr-o limba straina, se va prezenta si o traducere legalizata a acestora.

4.1.6. Identificarea altor institutii financiare

Pentru institutiile financiare de tipul : organismelor de plasament colectiv in valori mobiliare, fonduri de pensii si alte entitati ale caror active sunt administrate de societati de administrare, vor fi respectate urmatoarele cerinte de identificare :

La deschiderea de conturi administrate de intermediarii de profesie - de societati de administrare - in numele unor entitati, cum ar fi : fonduri mutuale, fonduri de pensii sau alte asemenea entitati precum si de conturi administrate de avocati sau agenti de bursa, pentru o categorie de clienti, se vor avea in vedere urmatoarele :

in cazul conturilor deschise pe numele unor organisme de plasament colectiv in valori mobiliare, care au mai mult de 50 de investitori, informatiile privind identitatea beneficiarilor trebuie obtinute numai in cazul investitorilor care detin direct sau indirect cel putin 5% din activele respectivului organism;

in cazul conturilor deschise pe numele unui organism de plasament colectiv, la care numarul investitorilor este mai mic de 50, se vor solicita informatii cu privire la identitatea tuturor beneficiarilor;

in cazul conturilor deschise pe numele unui intermediar, pentru care exista subconturi care pot fi atribuite fiecarui client al acestuia, Banca trebuie sa aplice procedurile de identificare prevazute de prezentele norme pentru fiecare beneficiar al contului detinut de intermediar.

Banca trebuie sa accepte deschiderea unor asemenea conturi numai cu conditia ca ele sa fie in masura sa stabileasca daca intermediarul a aplicat proceduri corespunzatoare de identificare si daca acesta dispune de sisteme adecvate de alocare a activelor din cont pe fiecare beneficiar. La evaluarea procedurilor intermediarului banca trebuie sa aplice urmatoarele criterii :

asigurarea ca procedurile intermediarului sunt conforme cu standardele minime referitoare la cunoasterea clientelei si cel putin la fel de riguroase ca cele implementate de Banca;

incheierea unei intelegeri cu intermediarul, prin care bancii sa i se permita sa verifice procedurile urmate de intermediar pentru cunoasterea clientelei;

obligativitatea transmiterii catre banca a tuturor informatiilor si a altor documente de identificare obtinute de intermediar in cadrul procedurilor proprii de identificare.

4.1.7. Identificarea clientilor recomandati de alte banci sau de o terta parte

In situatia acceptarii unui nou client pe baza datelor de identificare furnizate de alte banci sau o terta parte care intermediaza contactul clientului cu BRD, se va proceda conform alineatului b de la pct. 4.1.5.

4.2. Masuri suplimentare de cunoastere a clientelei

Banca aplica, in plus fata de masurile-standard de cunoastere a clientelei, masurile suplimentare de cunoastere a clientelei in situatii care, prin natura lor, pot prezenta un risc sporit de spalare a banilor sau de finantare a actelor de terorism.

Aplicarea masurilor suplimentare de cunoastere a clientelei este obligatorie cel putin in urmatoarele situatii:

in cazul persoanelor care nu sunt prezente fizic la efectuarea operatiunilor. In aceasta categorie a persoanelor care nu sunt prezente fizic la efectuarea operatiunilor sunt incluse relatiile incepute prin corespondenta sau prin intermediul mijloacelor de telecomunicatii - telefon, posta electronica, internet, precum si orice alte relatii initiate prin intermediul tehnologiilor ce permit accesarea serviciilor in afara sediilor institutiilor;

in cazul relatiilor de corespondent cu institutii de credit din state care nu sunt membre ale Uniunii Europene sau nu apartin Spatiului Economic European;

in cazul tranzactiile ocazionale sau relatiile de afaceri cu persoanele expuse politic, care sunt rezidente intr-un alt stat membru al Uniunii Europene sau al Spatiului Economic European ori intr-un stat strain

Pentru clientii si tranzactiile cu un risc potential mai ridicat, in plus fata de masurile standard de cunoastere a clientelei, Banca va stabili masuri suplimentare de cunoastere a clientelei, care pot include :

aprobarea la un nivel ierarhic superior a inceperii sau continuarii relatiei de afaceri cu astfel de clienti si/sau pentru realizarea acestor tranzactii;

solicitarea ca prima tranzactie sa se realizeze prin intermediul unui cont deschis la o institutie de credit supusa unor cerinte de prevenire si combatere a spalarii banilor si finantarii terorismului, echivalente standardelor prevazute in Legea nr. 656/2002, cu modificarile si completarile ulterioare, si in Hotararea Guvernului nr. 594/2008

supravegherea sporita, permanenta a relatiei de afaceri;

adoptarea de masuri corespunzatoare pentru a stabili/verifica sursa fondurilor;

implementarea de sisteme informatice adecvate de gestiune a informatiei, care sa permita furnizarea in timp util de informatii necesare pentru identificarea, analizarea si monitorizarea efectiva a acestor tranzactii. Sistemele informatice implementate trebuie sa evidentieze cel putin lipsa sau insuficienta documentatiei corespunzatoare la inceperea relatiei de afaceri, tranzactiile neobisnuite derulate prin contul clientului si situatia agregata a tuturor operatiunilor clientului cu institutia;

necesitatea ca persoanele insarcinate cu coordonarea activitatii de vanzare si administrare a serviciilor pentru clientii respectivi sa aiba cunostinta de circumstantele personale ale acestora si sa acorde atentie sporita informatiilor provenite de la terte parti in legatura cu aceste persoane;

• aprobarea la un nivel ierarhic superior a tranzactiilor ce depasesc un anumit nivel valoric prestabilit

Banca aplica masurile suplimentare de cunoastere a clientelei si in alte cazuri, decat cele prevazute mai sus, pe baza de indicatori de risc, care, prin natura lor, prezinta un risc sporit de spalare a banilor sau de finantare a actelor de terorism.

Masuri suplimentare de cunoastere a clientelei cuprind una sau mai multe dintre urmatoarele masuri, fara ca aceasta enumerare sa fie limitativa:

• solicita documente si informatii suplimentare pentru a stabili identitatea clientului;
• intreprind masuri suplimentare pentru verificarea ori certificarea documentelor furnizate, sau vor solicita o certificare din partea unei institutii de credit sau financiare supusa unor cerinte de prevenire si combatere a spalarii banilor si finantarii terorismului echivalente standardelor prevazute in Legea nr. 656/2002 si Regulament de aplicare al acesteia;

4.2.1. Identificarea clientilor si tranzactiilor cu un risc potential mai ridicat

Pentru clientii si tranzactiile cu un risc potential mai ridicat Banca va acorda atentie sporita, in urmatoarele situatii :

in cazul clientilor si tranzactiilor in si/sau din jurisdictiile care nu impun aplicarea de proceduri de cunoastere a clientelei si de pastrare a evidentelor referitoare la aceasta, echivalente cu cele prevazute in Legea nr. 656/2002, cu modificarile si completarile ulterioare, in Hotararea Guvernului nr. 594/2008 si in Regulamentul BNR nr. 9/2008 , si in care aplicarea acestora nu este supravegheata de o maniera echivalenta celei reglementate prin legislatia precizata ;

in cazul tranzactiilor si produselor care, prin natura lor, pot favoriza anonimatul sau pot avea legatura cu spalarea banilor ori cu finantarea terorismului;

pentru servicii bancare personalizate, denumite in practica internationala private banking, pentru categoria de clientela careia ii sunt oferite astfel de servicii

in cazul conturilor nenominative pentru care, in vederea asigurarii unui grad sporit de confidentialitate, identitatea clientului, cunoscuta de Banca, este inlocuita in documentatia subsecventa printr-un cod numeric sau de alta natura, documentatia referitoare la identitatea clientului trebuie sa fie disponibila ofiterului de conformitate si persoanelor desemnate in conformitate cu prevederile art. 14 din Legea nr. 656/2002, cu modificarile si completarile ulterioare, precum si autoritatii de supraveghere.

In cazul relatiilor de corespondent, cu institutii de credit din state terte, Banca va aplica urmatoarele masuri:

• obtine suficiente informatii despre institutia de credit din stat tert pentru a intelege pe deplin natura activitatii acesteia si pentru a determina, pe baza informatiilor disponibile in mod public reputatia acesteia si calitatea supravegherii la care este supusa;
• evalueaza mecanismele de control  implementate de institutia de credit din stat tert in scopul prevenirii si combaterii spalarii banilor si finantarii actelor de terorism;
• obtin aprobarea conducerii executive inainte de stabilirea fiecarei noi relatii de corespondent;
• stabilesc pe baza de documente raspunderea fiecareia dintre cele doua institutii de credit;
• in cazul conturilor de corespondent accesibile direct clientilor institutiei de credit din stat tert, se asigura ca aceasta a aplicat masuri standard de cunoastere a clientelei tuturor clientilor ce au acces la aceste conturi si este in masura sa ofere, la cerere, informatii despre clienti obtinute prin aplicarea respectivelor masuri

4.2.2. Identificarea clientilor cu pozitii publice sau politice importante (PPE)

Exista intotdeauna un risc ridicat ca astfel de persoane sa abuzeze de puterea sau de statutul lor pentru imbogatirea personala prin luare de mita, deturnare de fonduri, etc.

Faptul de a accepta administrarea de fonduri in contul unor PPE corupte este susceptibil de a aduce un prejudiciu important reputatiei bancii.

Unitatile Bancii trebuie sa se asigure ca :      

au fost adunate suficiente informatii pentru a putea stabili daca un client potential este PPE ;

inainte de a accepta  PPE drept client, unitatea trebuie sa cunoasca originea fondurilor ;

autorizatia de deschidere de cont pentru  PPE trebuie sa provina de la conducatorul unitatii, cu avizul Directorului de Grup si AMLO - Centrala - conform Anexei nr.4.

4.3. Masuri simplificate de cunoastere a clientelei

Masurile simplificate de cunoastere a clientelei trebuie sa includa obtinerea de suficiente informatii despre clienti, care sa asigure Bancii legitimitatea incadrarii clientilor in categoria de clientela cu grad scazut de risc de spalare a banilor si finantare a terorismului conform legislatiei, monitorizarea operatiunilor acestora pentru detectarea tranzactiilor suspecte si stabilirea unei proceduri care sa permita actualizarea si adecvarea informatiilor detinute despre clienti astfel incat Banca sa se asigure ca acestia se mentin in respectiva categorie de clientela.

Banca poate aplica masuri simplificate de cunoastere a clientelei in urmatoarele situatii

in cazul actelor de aderare la fondurile de pensii;

in cazul monedei electronice definite potrivit legii, in situatiile si in conditiile prevazute de Regulamentul de aplicare a Legii nr. 656/2002 cu modificarile si completarile ulterioare aprobat prin HG 594/2008)

in cazul in care clientul este o institutie de credit sau financiara, dintr-un stat membru al Uniunii Europene sau al Spatiului Economic European ori, dupa caz, o institutie de credit ori financiara dintr-un stat tert, care impune cerinte similare cu cele prevazute de prezenta legislatia romana si le supravegheaza referitor la aplicarea acestora;

in alte cazuri si conditii, referitoare la clienti, operatiuni sau produse, care prezinta risc scazut in privinta spalarii banilor si a finantarii actelor de terorism, prevazute de regulamentul de aplicare a legii L565/2002.

Categorii de clienti pentru care se pot aplica masurile simplificate de cunoastere a clientelei

• societatile ale caror valori mobiliare sunt admise la tranzactionare pe o piata de capital reglementata, intr-unul sau mai multe state membre si societatile listate pe o piata din state terte si care sunt supuse unor cerinte de raportare si transparenta echivalente cu legislatia comunitara;
• beneficiarii efectivi ai tranzactiilor derulate prin conturile colective administrate de notari si alte persoane care exercita profesii juridice liberale din state membre sau din state terte care impun cerinte de prevenire si combatere a spalarii banilor si finantarii terorismului echivalente standardelor in legislatia in domeniu, cu conditia ca, la cerere, administratorii respectivelor conturi colective sa furnizeze depozitarilor conturilor informatii privind identitatea beneficiarilor reali;
• autoritatile publice nationale;
• clientii care prezinta un risc scazut din perspectiva spalarii banilor sau finantarii terorismului si care indeplinesc cumulativ urmatoarele criterii:

sunt autoritati sau organisme publice investite cu respectivele competente in baza legislatiei comunitare;

identitatea acestora este disponibila public, transparenta si certa;

activitatea si evidentele contabile ale acestora sunt transparente;

respectivul client este raspunzator in fata unei institutii comunitare sau a unei autoritati a unui stat membru ori activitatea clientului este supusa controlului prin proceduri de verificare adecvate.

Masurile simplificate de cunoastere a clientelei se pot aplica in cazul produselor si a operatiunilor aferente acestora care indeplinesc cumulativ urmatoarele criterii:

• produsul este oferit pe baza unui contract scris;
• operatiunea aferenta produsului este desfasurata prin intermediul unui cont al clientului deschis la o institutie de credit din state membre sau din state terte care impun cerinte similare cu cele prevazute in legislatia in domeniu;
• produsul sau operatiunea aferenta sunt nominative si prin natura lor permit aplicarea corespunzatoare a masurilor standard de cunoastere a clientelei;
• valoarea produsului nu depaseste limita de 1.000 euro ori echivalent, in cazul politelor de asigurare si al produselor de economisire similare, sau limita de 15.000 euro ori echivalent, in cazul celorlalte produse;
• beneficiarul produselor sau al operatiunilor aferente acestora nu poate fi o terta persoana, cu exceptia cazurilor de deces, invaliditate, varsta predeterminata sau a altor situatii similare;
• in cazul in care produsele sau operatiunile aferente acestuia permit investitii in active financiare sau creante, inclusiv asigurari de orice tip sau alte creante contingente daca se indeplinesc urmatoarele criterii cumulative:

beneficiile produsului sau ale operatiunilor aferente acestuia se materializeaza doar pe termen lung;

produsul sau operatiunea aferenta acestuia nu pot fi utilizate ca garantie;

pe parcursul relatiei contractuale nu pot fi facute plati anticipate, nu exista clauze de reziliere anticipata si nu se pot stinge obligatii contractuale anticipat .

5. Trecerea clientilor dintr-o categorie de risc in alta

Conditiile, competentele de aprobare si sistemul informational care stau la baza incadrarii-trecerii in categoriile de risc aferente, fac obiectul unei proceduri distincte, care completeaza prezenta reglementare.

Proceduri de supraveghere si de monitorizare permanenta a operatiunilor

6.1. Utilizarea sistemului de filtrare LABO

In scopul prevenirii utilizarii Bancii pentru derularea operatiunilor ce au drept scop finantarea terorismului, Banca utilizeaza un sistem informatic de filtrare a tranzactiilor si a portofoliului de clienti denumit  LABO.

Acest program de filtrare, functioneaza in baza unor liste oficiale, care contin numele persoanelor sau al organizatiilor internationale suspectate de terorism. In situatia identificarii de persoane sau organizatii suspecte de terorism, sistemul genereaza o alerta.

Sistemul LABO are doua componente :

a)     filtrarea zilnica a tranzactiilor externe derulate prin SWIFT. In functie de rezultatele filtrarii, alertele generate, sunt transmise la RCD desemnat la nivelul Centralei (responsabilul decizional al BRD) si AMLO. Alertele se trimit si se verifica la unitatile teritoriale. Pe baza analizei efectuate la nivelul unitatilor teritoriale, RCD comunica la Paris decizia de blocare sau efectuare a tranzactiilor.

b)     filtrarea trimestriala a portofoliului de clienti BRD. In acest sens DSI transmite trimestrial la SG Paris portofoliul de clienti (persoane fizice, persoane juridice, persoane fizice autorizate) in vederea filtrarii. Rezultatele filtrarii sunt comunicate DCO care procedeaza la verificarea alertelor generate la unitatile unde clientul suspectat figureaza cu conturi deschise . In functie de rezultatele verificarilor, DCO dispune asupra aplicarii masurilor corespunzatoare in domeniul luptei impotriva terorismului

Utilizarea sistemului de supraveghere automatizata a tranzactiilor SIRON

SIRON este un sistem de supraveghere automatizata a tranzactiilor, care analizeaza comportamentul atipic al unor clienti sau conturi pe baza unor scenarii prestabilite. Sistemul este destinat eficientizarii luptei impotriva spalarii banilor si a finantarii actelor de terorism.

Acest sistem permite analiza ulterioara a tranzactiilor, generand pe baza scenariilor prestabilite, alerte automate, cu privire la :

functionarea anormala a conturilor clientilor in raport cu istoricul lor;

monitorizarea tranzactiilor efectuate prin conturilor unor clienti sau grupuri de clienti.

7. Modalitati de intocmire si pastrare a evidentelor corespunzatoare :

• Banca are obligatia de a pastra cel putin copii ale documentelor de identitate ale clientilor persoane fizice si copii ale documentelor de constituire in cazul clientilor persoane juridice ori entitati fara personalitate juridica, ca de exemplu actul constitutiv si certificatul de inmatriculare ori inregistrare;
• la solicitarea expresa a Bancii Nationale a Romaniei sau a altor autoritati conform legii, Banca trebuie sa pastreze, intr-o forma corespunzatoare pentru a putea fi folosite ca mijloace de proba in justitie, datele de identificare a clientului, evidentele secundare sau operative si inregistrarile tuturor operatiunilor financiare ce decurg din derularea unei relatii de afaceri, pentru o perioada mai mare de 5 ani de la incheierea relatiei de afaceri cu clientul. Solicitarea autoritatii va indica in mod clar tranzactiile si/sau clientii, precum si perioada suplimentara pentru care Banca are obligatia de a pastra informatiile si documentele necesare;

8. Standardele pentru angajare si programe de pregatire a personalului

Banca trebuie sa impuna standarde ridicate la angajarea personalului, inclusiv referitoare la reputatie si onorabilitate, si sa verifice informatiile puse la dispozitie de candidati (Art. 24, Al. 1 din Regulamentul BNR. Nr. 9/2008) in limitele prevederilor legale stipulate de art.29 alin (4) si art.40 alin(2) lit.i) din Codul Muncii, referitoare la posibilitatea angajatorului de a solicita de la angajatorii anteriori, informatii cu privire numai la functiile indeplinite, durata angajarii si numai cu incunostintarea prealabila a salariatului, precum si la asigurarea confidentialitatii datelor cu caracter personal ale salariatilor.

Banca trebuie sa asigure pregatirea continua a personalului, astfel incat persoanele cu responsabilitati in domeniul cunoasterii clientelei in scopul prevenirii spalarii banilor si finantarii terorismului sa fie pregatite in mod adecvat. Programul de pregatire va cuprinde informatii legate de cerintele legislatiei in acest domeniu, precum si de aspectele practice distinctive, in special pentru a permite personalului recunoasterea tranzactiilor suspecte de a fi in legatura cu operatiuni de spalare a banilor si finantare a terorismului, precum si intreprinderea de masuri adecvate. Personalul va fi instruit si verificat periodic pentru a se asigura faptul ca acesta cunoaste responsabilitatile care ii revin si pentru a fi informat in legatura cu noutatile in domeniu (Art. 24, Al. 2 din Regulamentul BNR. Nr. 9/2008)

Pregatirea profesionala a personalului bancar se realizeaza potrivit programului de pregatire si formare elaborat de DRU in colaborare cu DCO.

Actiunile de pregatire si formare profesionala a personalului, vizeaza in principal :

informarea personalului Bancii cu privire la cerintele Programului BRD de cunoastere a clientelei, de prevenire a spalarii banilor si combatere utilizarii Bancii in scopul finantarii actelor de terorism;

prevederi legale si reglementari in vigoare care abordeaza probleme legate de cunoasterea clientelei, de prevenire a spalarii banilor si combatere utilizarii Bancii in scopul finantarii actelor de terorism

formarea deprinderilor necesare personalului pentru recunoasterea tranzactiilor care prezinta un risc semnificativ pentru banca, ori care pot fi legate de spalarea banilor sau finantarea actelor de terorism;

modalitatea de abordare si masurile imediate ce trebuiesc luate in cazul identificarii unor elemente de suspiciune in ceea ce priveste identitatea clientilor, provenienta fondurilor sau caracterul legitim al operatiunilor ;