Sistemul informational al intreprinderii

SISTEMUL INFORMATIONAL AL INTREPRINDERII

F Puncte cheie

. Termenul de informatie acopera doua realitati diferite: din punct de vedere strict tehnic referindu-se la orice element care poate fi stocat sau transmis. Dar aceasta informatie este utilizata numai in cazul in care are continut semantic, o importanta. O informatie reprezinta acele informatii transformate avand o forma semnificativa pentru persoana care le primeste.

. Analiza sistemica a intreprinderii conduce la analizarea interdependenta intre sub-sisteme, astfel pentru J. Mélèse intreprinderea poate fi analizata ca un ansamblu format din trei sub-sisteme: un sistem operant care este responsabil pentru prelucrarea fluxului de materii prime si de modificarile fizice, un sistem de informatii si un sistem de decizie bazate pe sistemul de informare prin asigurarea unui pilotaj a sistemului global.

F Elementele analitice

A. Caracteristicile informatiilor

Perfectionarea continua a mecanismului de conducere si functionare a intreprinderilor, ca urmare a dezvoltarii fortelor de productie si utilizarii tot mai mult pe scara larga a metodelor si tehnicilor informatice, nu este posibila decat printr-o contributie a sistemului informational (figura 1).

Figura 1. Schema generala a unui sistem informatic

Sistemul informational este ansamblul de elemente implicate in procesul de colectare, transmisie, prelucrare, etc. de informatii. Rolul sistemului informational este de a transmite informatia intre diferite elemente (de exemplu, in cadrul unei intreprinderi, rolul sistemului informational este de a asigura persoanele din conducere cu informatii necesare pentru luarea diferitelor decizii economice sau de alta natura).

Atunci cand discutam despre sistemul informatic trebuie sa amintim de functiile sistemului informational care au misiunea esentiala de constituire, pe urma de pastrare in memorie a unei reprezentatii a activitatii sistemului tehnologic in cadrul mediului ca sa puna la dispozitia sistemului de pilotaj pentru ca apoi sa fie pilotat, coordonand si finalizand conduita sistemului tehnologic.

In viziunea sa, Robert Reix, considera ca exista patru mari functii ale sistemului informational: functia de informare, inregistrarea informatiilor, comunicarea informatiilor, prelucrarea informatiilor. Sistemul informational al societatilor comerciale, potrivit autorilor Ion Verboncu si Ovidiu Nicolescu, este necesar sa indeplineasca cumulativ urmatoarele trei functii: decizionala, operationala sau de actiune si documentare.

Informatia constituie, alaturi de oamenii, echipamentul si capitalul, resursele esentiale pentru dezvoltarea sistemul de decizie din cadrul unei intreprinderi.

Lucrarile de specialitate privind activitatea intreprinderii fac frecvente referiri la informatia economica prezentand-o sub forma a doua conceptii: ca orice informatie care este utilizata in cadrul intreprinderilor este considerata drept economica iar cealalta acceptiune se rezuma la cele folosite nemijlocit in procesul economic. Sistemul de informatii este inainte de toate un instrument managerial, este un "Management Information System" (MIS). De asemenea, informatia reprezinta baza comunicarii intr-o intreprindere. Existenta unei structuri in intreprindere poate fi definita ca "o suma totala de mijloace utilizate de angajati pentru impartirea muncii intre sarcinile distincte si apoi asigurarea coordonarii necesare intre aceste sarcini" si atrage dupa sine necesarul de comunicare, deci schimburile de informatii. Informatia trebuie sa fie apoi adaptata diferitelor niveluri ierarhice (sau de decizie). Astfel, schimbarile informatiilor pot avea loc atat intre nivelurile ierarhice cand este vorba de o coordonare verticala materializandu-se in general o divizare tehnica a muncii cat si la acelasi nivel ierarhic atunci cand este vorba de o coordonare la nivel orizontal.

Informatia ca parte a sistemului informational, constituie pentru orice intreprindere o resursa strategica importanta in vederea realizarii obiectivelor intreprinderii (Figura 2).

Figura 2. Sistemul informational al unei intreprinderi

In vederea realizarii acestor obiective o importanta deosebita o constituie si calitatea informatiilor care circula in cadrul unei intreprinderi astfel incat deficiente ca distorsiunea, filtrajul si redundanta sa nu aduca prejudicii sistemului de decizii iar informatia utilizata sa fie utila si fiabila. Asigurarea unui sistem informational functional si eficient pentru fiecare firma este esentiala intrucat poate conditiona decisiv performantele sale.

Eseu: Texte functionale - structura unei cereri, unei scrisori Referat: Informatii cu privire la intocmirea si depunerea proiectelor

Pentru asigurarea unui comportament competitiv pe o piata, orice intreprindere are nevoie de informatie pentru asigurarea unei segmentari a pietei, consolidarea pozitiei, printr-o politica corecta fata de concurenti, clienti si furnizori. Toate aceste comportamente nu se pot realiza decat printr-un MIS foarte bine pus la punct atat din partea managerului cat si al resurselor umane.

B. Importanta informatizarii activitatilor din cadrul unei organizatii

O lunga perioada de timp sistemele de informatii au fost abordate doar prin prisma informatiei propriu-zise, functionalitatii acestora in contextul abordarii organizatiei ca sistem. Prelucrarea informatiei se facea manual ceea ce a condus la aparitia multor disfunctionalitati la procesul de luarea deciziilor.

Se poate afirma ca sistemul de informatii reprezinta mult mai mult decat un ansamblu de informatii presupune gestiunea acestora "mai poate exista sistemul de informatii automatizat, in timp ce sub-sistemul de informatii functioneaza cu ajutorul unui sistem informatic", atunci cand este vorba de cele care actioneaza asupra informatiilor formalizate sau codificabile.

Gestionarea deciziei prin utilizarea unui calculator pentru realizarea uneia sau mai multor strategii, trebuie luata tinand cont de multiple aspecte:

aspecte economice;

aspecte organizationale;

aspecte tehnice si politice;

aspecte sociale.

Este vorba, de fapt, de intocmirea unui bilant previzional informatic care face referire doar la informatii, insa gestionate si montate de catre un personal de specialitate.

1. Aspecte economice

Deoarece proiectul informatic este unul care presupune investitii, se pune problema evaluarii rentabilitatii acestuia. Ca toate investitiile necesare, informatiile trebuie folosite in vederea atingerii unui scop si anume cresterea beneficiilor intreprinderii.

2. Aspecte organizationale

Modernizarea unui sistem informational poate intalnii dificultati de ordin organizational, care este intai examinat si apoi lansat in proiect. Informatizarea poate fi insotita, ca efect al masurarii de organizare generala privind distributia muncii, procedurile si circuitele informationale.

3. Aspecte tehnice si politice

Pe plan tehnic este necesar, din punct de vedere al firmei, sa se verifice daca regulile de prelucrare sunt cunoscute si sunt relativ stabile pentru a nu fi nevoie de munci continue sau repetate si utilizarea unor programe fiabile.

4. Aspecte sociale

Daca managerul intreprinderii nu are acordul personalului sau, pe care sa il determine sa participe la toate nivelurile, sansele de succes vor fi mici. Este, deci, necesara studierea "incidentului de informatizare". Conditiile de munca pot fi imbunatatite pentru unii, dar deteriorate pentru altii (munci de codificare si sesizare, impartirea lucrului).

Care sunt caracteristicile informatiilor ? (vezi pag. 100-102)

In lumea afacerilor, notiunile de e-business, alaturi de e-economy si e-commerce, sunt termeni familiari, deja consacrati. E-business reprezinta o noua cale de a conduce afacerile, prin interconectarea electronica (Internet), in mod eficient, cu viteza, inovativ si prin crearea unei noi valori intr-o organizatie. E-Defence, prin analogie cu e-business, defineste interconectarea afacerilor militare, noua revolutie a afacerilor militare. Prin afacere militara se intelege orice activitate din cadrul organizatiei militare care sustine un obiectiv specific acesteia.

C. Principiile formale ale comunicarii si ale transmiterii informatiilor

in sistemele unei organizatii

Din punct de vedere al abordarii sistemice, Chester I. Barnard a incercat sa creeze o teorie integrala a organizarii managementului, nefiind multumit cu definitia traditionala a organizatiei ca "grup de persoane, ale caror activitati, in totalitate sau partial, sunt coordonate". Totusi insuficienta acestei definitii, o constituie faptul ca acesta pune accentul pe "apartenenta la grup" si nu pe functionarea unei organizatii. Caracteristica esentiala a grupului, considera Chester I. Barnard, este "sistemul  interactiunilor". In conformitate cu aceasta, organizatia este definita ca "sistem al activitatii constient coordonate a doua sau mai multor persoane". Astfel, putem considera organizatia ca un sistem social care cere de la salariati cooperare, daca acestia doresc sa fie eficienti, oamenii ar comunica permanent unii cu altii. Tot el sublinia dependenta organizatiei de investitori, furnizori si clienti si de alte interese din afara.

Putem formula, astfel, ideea necesitatii ca managerii sa cunoasca  mediul extern al organizatiei si sa treaca la o adaptare a structurii interne a organizatiei in vederea asigurarii unui echilibrul intre aceasta si mediu. Organizatia nu poate exista in afara persoanelor, pentru a intelege mai bine, sa evidentiem, care ar fi principalele sarcini pe care trebuie sa le evidentieze un manager executiv:

1. de a crea un sistem de comunicare intrucat toate activitatile se bazeaza pe comunicare, aceasta inseamna definirea sarcinilor organizationale, clarificarea liniilor de autoritate si responsabilitate, si de a lua in consideratie ambele mijloace de comunicare - formale si informale.

2. de a promova securitatea eforturilor personale ale membrilor organizatiei, de a-i pune in relatii de cooperare, contributia acestora la organizare fiind o sarcina importanta care se refera la reglementarea si selectarea acelor persoane care pot sa contribuie cel mai bine la atingerea obiectivelor si care ar vrea sa lucreze impreuna.

de a formula si defini obiectivele; unde putem include functia de luare a deciziilor si delegarea.

Abordarea organizatiei ca sistem de legatura, si putem afirma ca o importanta deosebita pentru activitatea organizatiei o are "sistemul de adoptare a deciziilor", bazata pe analiza rationala, meditatie si calcule. In afara de planificare orice plan presupune prezenta unei organizari informale ca baza obligatorie pentru orice organizatie stabila.

F COMPLETARI

. Intranet

Intranetul este un spatiu privat care ofera angajatilor dintr-o intreprindere posibilitatea de a organiza si accesa rapid informatii, de a realiza o colaborare eficienta, managementul informatiilor, cunostintelor, proiectelor, intr-un mediu bazat pe protocoluri Internet si browsere web.

In majoritatea intreprinderilor, insa, apar probleme legate de schimbul defectuos de informatii intre membrii companiei si administrarea greoaie a informatiilor si a documentelor deja existente.

In prezent, aplicatiilor intranet li se acorda o atentie deosebita de catre comunitatea dezvoltatorilor, datorita solutiilor, avantajelor ce pot fi aduse organizatiilor.

. Sisteme de informatii inter-organizationale

Informatizarea societatii se concretizeaza in profunde transformari, resimtite atat la nivelul organismelor de stat, intreprinderilor si organizatiilor, cat si la nivelul fiecarui individ. In multe tari, calculatorul a devenit, din lux, o necesitate, fiind o prezenta obisnuita in fiecare birou sau casa. O coordonata majora a societatii informationale o reprezinta dematerializarea.

Extinderea retelelor teleinformatice a dus, firesc, la ipoteza eliminarii progresive a hartiei din viata organizatiilor si indivizilor. Lucrurile se deruleaza clar in aceasta directie, desi etapele si viteza de evolutie au constituit baza a diverse interpretari.

Varful de lance in dematerializarea societatii, sintagma "Schimb Electronic de Date", "Schimb de Documente Normalizate" sau "Schimb de Documente Standardizate" a fost lansata in 1975 in SUA (Electronic Data Interchange) sau Franta (Échange de Données Informatisé) - EDI.

Analizand, schematic, modul "clasic", de derulare a schimbului de documente, luam un exemplu a doua intreprinderi al caror sistem informational este, in mare parte, informatizat. O intreprindere A vinde produse/servicii unei intreprinderi B. Intr-o prima faza, cei doi parteneri pot incheia un contract care stipuleaza conditiile in care vor decurge tranzactiile (conditiile de comanda, livrare, asigurare, plata).

Intreprinderea B trimite o comanda furnizorului A, ale carei principale elemente sunt introduse in sistemul sau informatic. In momentul vanzarii (de obicei, momentul livrarii), A intocmeste o factura. Datele acestei facturi sunt preluate (manual) in sistemul informatic al firmei A. Paralel cu produsele/serviciile ce fac obiectul vanzarii, cu un decalaj oarecare de timp, la beneficiar ajunge si factura. In momentul sosirii, datele facturii sunt preluate (de obicei, tot manual) si in sistemul informatic al firmei B. Iar daca factura circula prin bancile X si Y, ce deservesc cele doua firme, ambele banci preiau datele despre aceasta factura. In plus, in situatia TVA inaintata organelor fiscale, apare si factura respectiva. Daca administratiile financiare au evidenta TVA pe calculator (si asa este normal), factura va fi preluata si in sistemele lor informatice.

Astfel, EDI reprezinta "un mijloc de transmitere, de la calculator la calculator, a datelor normalizate (standardizate) si pre-agregate, prin intermediul unei retele de telecomunicatii".

. Sisteme informatice executive      

Termenul de sisteme informatice executive (EIS - Executive Information System) a fost folosit prima data pentru a descrie tipul de sisteme folosite de o organizatie pentru luarea deciziilor de catre managerii executivi. In literatura termenul sistem suport executiv (ESS - Executive Support System) este folosit simultan cu termenul sistem informatic executiv. Putem definii si utiliza termenul de ESS ca fiind un sistem cu un numar mai mare de facilitati decat EIS-urile. Un EIS este un sistem informatic dedicat managerilor de varf ce permite acces rapid la informatiile necesare.

El ofera acces direct la rapoartele de management, are o interfata prietenoasa cu utilizatorul prin intermediul unei grafici adecvate si permite investigarea si rapoartarea exceptiilor. Pe de alta parte, un ESS este definit ca fiind un sistem informatic suport pentru managerii de varf care are in plus fata de EIS-uri facilitati sporite in ceea ce priveste comunicarea, automatizarea, suportul de analiza si inteligenta afacerilor. ESS-ul ofera suport pentru comunicatii prin posta electronica si teleconferinta, iar pentru analiza datelor, foile de calcul, limbajele de cereri, DSS-uri, precum si alte instrumente organizationale. In legatura cu aceasta diferentiere, putem afirma ca facilitatile sporite ale ESS-urilor maresc cerintele tehnice ale sistemului in aceeasi masura in care furnizeaza un plus de functionalitati.

Ian McNaught Davis, director al companiei Comshare, implicata in dezvoltarea si furnizarea de solutii informatice pentru managementul si performanta in afaceri, a sugerat ca obiectivele unui sistem informatic executiv ar trebui sa fie:

- reducerea cantitatii de informatii cu care se confrunta managerii;

- cresterea relevantei informatiilor care ajung la executivi;

- sporirea intelegerii informatiilor prezentate;

- facilitarea comunicarii cu alte persoane.

In conditiile managementului actual se impune utilizarea unor noi tipuri de sisteme, unor noi tehnologii informatice.

Facilitatile oferite de sistemele informatice executive si suportul informatic pentru aceste tipuri de sisteme, creat de firme de software, impun utilizarea lor pentru a cunoaste mai bine tendintele organizatiei intr-un mediu concurential din ce in ce mai sofisticat si greu de cunoscut.

Iesirile informationale oferite de aceste sisteme ajuta managerii executivi in luarea unor decizii mai bune pentru o evolutie profitabila a intreprinderii.