Organizarea evidentei operative si contabilitatii analitice a imobilizarilor

ORGANIZAREA EVIDENTEI OPERATIVE SI CONTABILITATII ANALITICE A IMOBILIZARILOR

1 Organizarea evidentei operative

Organizarea rationala a evidentei operative si a contabilitatii activelor imobilizate cere ca in cadrul fiecarei unitati patrimoniale nomenclatorul si circuitul documentelor primare sa fie astfel conceput incat sa permita consemnarea completa si la timp a tuturor operatiunilor privind miscarea activelor imobilizate: intrari, deprecieri, iesiri, inchirieri, etc.

In functie de operatiile ecomomice care intervin in activitatea agentilor economici, de caile de intrare si destinatie a iesirilor se intocmesc documentele specifice.

Intrarea imobilizarilor corporale si necorporale in gestiune poat avea loc prin achizitionarea cu titlu oneros, aport in natura de la asociati la constituirea capitalului social, din productie proprie, donatii sau plusuri la inventar, iar in folosinta temporara prin concesiune, locatie de gestiune si inchiriere.

Indiferent de modul de intrare in gestiune, pe baza documentelor justificative ce evidentiaza caile de intrare a imobilizarilor, se face receptia activului, consemnata in Procesul-verbal de receptie, care cuprinde date privind: denumirea activului, categoria in care se incadreaza, valoarea de intrare, durata de functionare in ani etc.

Procesul-verbal de receptie se emite, pe baza documentelor justificative, care difera in functie de caile de intrare in gestiune, si anume:

Intrare prin cumparare cu titlu oneros este consemnata in Factura intocmita de furnizor, Avizul de insotire a marfii si Contractul de vanzare-cumparare;

Aportul in natura de la asociati la constituirea capitalului social este reliefat in Contractul de societate si documentele de expertiza tehnica ce evidentiaza caracteristicile imobilizarilor, valoarea estimata, gradul de uzura etc. si declaratia de subscriere;

Valoarea si caracteristicile imobilizarilor din productie proprie sunt reflectate in Proiectele si devizele lucrarilor, Fisa de cont analitic pentru costuri efective etc.

Intrarea imobilizarilor prin concesionare, locatie de gestiune, inchiriere se oglindeste in Procesul-verbal de predare-primire, ce are la baza Contractul de concesiune, locatie de gestiune sau inchiriere, in care se evidentiaza partile contractante, obiectul contractului, termenul, obligatiile reciproce ale partilor, alte clauze.

Miscarea activelor de la o sectie la alta, de la un serviciu la altul, in cadru aceleiasi unitati, se consemneaza in Bonul de miscare a activelor. Acesta serveste la justificarea predarii-primirii activelor intre doua locuri de utilizare, insotindu-l in timpul transportului si la inregistrarea lui in evidenta operativa si in contabilitatea analitica.

Activele imobilizate pot iesi definitiv din gestiune prin: casare, vanzare, donatie si temporar prin: concesionare, locatie de gestiune si inchiriere.

Casarea, adica scoaterea definitiva din functiune a activelor prin dezmembrare, daramare etc. este consemnata in urmatoarele documente:

Specificatia privind activele imobilizate propuse pentru scoaterea din functiune (casare) intocmita de sectiile, laboratoarele sau serviciile care propun casarea, prin care aceasta se motiveaza.

Procesul-verbal de scoatere din functiune a activelor, de declansare a unor bunuri materiale elaborate de catre comisia de casare, reprezinta documentul prin care se constata indeplinirea conditiilor de casare si ca document de inregistrare in evidenta operativa si in contabilitate.

Pentru a se stabili existenta efectiva a activelor pe locuri de folosinta si pe responsabili, folosirea judicioasa si integritatea acestora, se utilizeaza Lista de inventariere si de evidenta a activelor. Ea serveste si la inventarierea activelor si a consemnarii rezultatelor inventarierii, fara a fi necesara intocmirea altor documente.

Formularul se completeaza, la inceputul anului de catre compartimentul financiar, pe categorii de active, pe baza datelor din contabilitatea analitica a imobilizarilor corporale si necorporale si se preda responsabililor pe locuri de folosinta. Acestia vor opera in lista, in cursul anului, toate miscarile intervenite (intrari, iesiri), pe baza documentelor primare: bon de miscare, Proces -verbal de receptie, de casare etc. La finele anului, formularul este predat comisiei de inventariere, care va inscrie datele privind inventarierea si rezultatele ei. Dupa inventariere, formularul se retine la contabilitate, pe baza lui intocmindu-se un nou formular pentru anul urmator.

2 Organizarea contabilitatii analitice

Contabilitatea analitica a activelor imobilizate, in special a imobilizarilor corporale, trebuie astfel organizata sa asigure individualizarea fiecarei imobilizari, cunoasterea existentei si miscarii lor pe locuri de folosinta si a gradului de depreciere pe structura categoriilor de imobilizari corporale. De aceea, evidenta se organizeaza pe locuri de folosinta (sectii, subunitati, laboratoare, servicii etc.) pe categorii de imobilizari si in cadrul acestora pe obiecte de evidenta.

Contabilitatea analitica a imobilizarilor se poate tine fie folosind Registrul numerelor de inventar si Fisa mijlocului fix, fie utilizand Registrul pentru evidenta imobilizarilor corporale.

Unitatile patrimoniale dispun de imobilizari corporale numeroase care se deosebesc intre ele din punct de vedere al constructiei, insusirilor tehnice, destinatiei, gradului de depreciere etc.De aceea, pentru identificarea cu usurinta a fiecarei imobilizari corporale si pentru a se asigura controlul lor, indiferent de locul de folosinta, se atribuie fiecarui obiect ce trebuie evidentiat un numar de inventar (simbol cifric), care se inscrie pe el si in toate documentele ce privesc activul respectiv. Aceasta evidenta se realizeaza cu ajutorul Registrului numerelor de inventar, in care se inscrie denumirea fiecarui activ imobilizat corporal intrat, caracteristicele de identificare si numarul de inventar ce i se atribuie, in ordinea succesiva a numerelor.

Numarul de inventar atribuit se imprima direct pe obiect (cu vopsea sau prin poansonare) sau se graveaza pe o placuta ce se fixeaza pe mijlocul fix respectiv sau prin alte mijloace care sa asigure identificarea mijlocului fix respectiv.[1]

Pentru fiecare categorie de imobilizari corporale se rezerva o anumita serie de numere, in vederea intercalarii ulterioare a unui activ imobilizat corporal intrat. Numerele de inventar ale imobilizarilor corporale scoase din functiune sau vandute nu pot fi atribuite altor active imobilizate corporale intrate ulterior, ci ele raman libere pana la o noua renumerotare.

Dupa inscrierea activului imobilizat corporal in "Registrul numerelor de inventar", se completeaza "Fisa mijlocului fix" care cuprinde datele privind, denumirea, numarul de inventar, codul de clasificare, valoarea de intrare, durata de viata utila, norma de amortizare, data punerii in functiune, amortizarea calculata etc. Fisele mijloacelor fixe se pastreaza in cartoteci, pe categorii de active imobilizate corporale, in ordinea codurilor si pe locuri de folosinta.

Fisele mijloacelor fixe scoase din functiune sau transferate se scot din cartoteca si se pastreaza separat. Se completeaza pe baza documentelor justificative privind miscarea mijloacelor fixe sau modificarea valorii de inventar a acestora, ca urmare a completarii, imbunatatirii, modernizarii sau reevaluarii lor (bon de miscare a mijloacelor fixe, proces-verbal de scoatere din functiune etc.).[2]

Registrul pentru contabilitatea analitica a activelor imobilizate corporale, se completeaza de catre contabilitate si cuprinde aceleasi date ca si Fisa mijlocului fix, servind si la stabilirea numerelor de inventar in scopul identificarii activelor imobilizate corporale.

Datele caracteristice ale utilajelor sunt prevazute in Livretul utilajului sau Cartile tehnice care se pastreaza la compartimentul tehnic.