Documente privind evidenta operativa a stocurilor

DOCUMENTE PRIVIND EVIDENTA OPERATIVA A STOCURILOR

Potrivit reglementarilor contabile romanesti, documentele justificative care stau la baza inregistrari in contabilitate angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, ori inregistrat in contabilitate, dupa caz.

Inrgistrarea in contabilitate a operatiunilor patrimoniale se face in ordine cronologica, prin respectarea succesiunii documentelor justificative dupa data de intocmire sau de intrare in unitate si sistematic in conturi sintetice si analitice, cu ajutorul registrului jurnalsi al cartii mari potrivit planurilor de conturi si normelor emise in conditiile art.4 din Legea contabilitatii nr.82

Activele circulante materiale din cadrul unei intreprinderi ocazioneaza numeroase operatiuni cum ar fi: aprovizionarea, pastrarea, eliberarea din depozit, prelucrarea in procesul de productie, vanzarea, inventarierea ect. Aceste operatiuni trebuie consemnate in diferite documente de evidenta operativa a stocurilor.

Documentele justificative trebuie sa cuprinda:

Denumirea documentului;

Denumirea si sediul unitatii patrimoniale unde se intocmeste documentul;

Numarul si data intocmiri acestuia;

Mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunilor;

Continutul operatiei patrimoniale;

Datele cantitative si valorice;

Semnatura persoanelor care le-au intocmit si vizat;

Alte elemente care se considera necesare.

Realizarea unui control asupra existentei si miscarii stocurilor impune consemnarea riguroasa pe purtatori de informati care pot  fi grupati, in primul rand, tn functie de natura operatiei patrimoniale pe care o reflecta, si anume:

• Documente primare sau centralizatoare de evidenta a intrarilor de stocuri;
• Documente primare sau centralizatoare de evidenta a isirilor de stocuri;
• Documente contabile de evidenta a stocurilor.

Pentru intrarile de stocuri se pot utiliza urmatoare documente:

Nota de receptie si constatare de diferente

Bon de predare-transfer-restituire

Factura fiscala

Avizul de insotire a marfii

Avizul de insotire a marfii, emis la livrarea stocurilor si serveste ca document pentru eliberarea si scaderea din depozit a stocurilor, este documentul de insotire a marfii pe parcursul transportului, document pentru intocmirea facturi si ca document de incarcare a gestiunii primitorului.

Factura fiscala, intocmita la primirea si receptia bunurilor. Factura se intocmeste deasemenea in momentul livrari bunurilor, cu sau fara aviz de insotire a marfii, fiind actul justificativ pentru decontarea livrarilor efectuate, pentru insotirea marfii in timpul transportului, pentru receptionarea marfurilor de la cumparator, fiind inregistrata in gestiunea acestuia la magazie sau in contabilitatea sintetica si analitica si precum descarcarea de gestiunii in magazia vanzatorului si in contabilitatea sintetica si analitica a acestuia.

Factura este si documentul pe baza caruia se determina TVA datorata bugetului de stat, potrivit prevederilor articolului 18 si 19 din Ordonanta nr.3/

Factura se intocmeste in trei exemplare, ultimul exemplar ramanand la compartimentul financiar-contabil, daca nu se poate intocmi in momentul livrari marfii pe formularul de factura se inscriu numarul si data avizului de insotire a marfii.

Bon de predare-transfer-restituire, folosit la consemnarea depozitarii unor bunuri provenite din productia proprie, transferul bunurilor intre magazii sau restituiri la locurile de depozitare initiala.

Nota de receptie si constatare de diferente, se intocmeste in cazul in care exista

diferente la receptie la sosirea si receptia marfii sau cand sunt depozitate in mai multe locuri si cand sunt refuzate la plata, fiind doar in pastrare.

In cazul decalajelor intre etapa de aprovizionare si etapa de receptiea stocurilor se procedeaza astfel:

bunurile sosite fara factura se inregistreaza ca intrari in gestiune, atat la locul de depozitare cat si in contabilitatea pe baza receptiei si a celorlalte documente insotitoare.

Bunurile sosite nereceptionate se inregistreaza distinct in contabilitate ca intrare in gestiune.               

Documentele de evidenta operativa pentru urmarirea realizari contractelor de aprovizionare sunt: registrul de comenzi, fisa de urmarire a contractelor            

In caoditiile urmariri sosirii transportului si plata facturilor documentele de evidenta operativa sunt: registrul de comenzi, fisa de urmarire a executarii contractelor.

Receptia presupune urmatoarele opertiuni:

Receptia transportului, se efectueata de catre delegatul intrprinderi cumparatoare si consta in verificarea starii ambalajelor. Pentru lipsurile constatate se intocmeste proces-verbal de constatare, semnat de ambele parti;

Receptia cantitativa, se efectueaza de catre gestionar si presupune confruntarea datelor de pe documente cu cantitatile de stocuri efectiv primate;

Receptia calitativa, se realizeaza de catre un specialist iar pentru anumite materiale se iau probe pentru analiza chimica, tehnica, etc.

Pentru iesirile de stocuri se pot folosi urmatoarele documente:

Bon de vanzare;

Fisa limita de consum;

Analiza: Programarea strategica a unei afaceri Referat: Grupul Aquila - distributie active, transportul international si intern si a serviciilor logistice

Bon de consum ;

Avizul de insotire a marfii si factura fiscala;

Avizul de insotire a marfii si factura fiscala, pentru iesirile in afara unitatii patrimoniale.Valorile materiale trimise pentru prelucrare la terti se inregistreaza in avizul de insotire a marfii, pe care se face mentiunea "pentru prelucrare la terti

Bon de consum pentru materialele date in consum productiv.

Bonul de consum poate fi:

-bon de consum individual

-bon de consumcolectiv.

Bunul de consum este un document ce serveste ca:document de eliberare din magazine pentru consum, document justificativ de iesire a bunurilor din stoc respectiv descarcarea de gestiune, document justificativ in contabilitatea analitica si sintetica pentru iesirile din stoc.

Fisa limita de consum, utlizata in cazul consumului in frecventa mare a

materiilor prime iesite din magazine si se stabilesc cantitatiile limita dintr-un material.

Este folosit ca document justificativ de scadere din gestiune si ca document justificativ de de inregistrare an evidenta magaziei si in contabilitate.

Fisa limita de consum se intocmeste la inceputul lunii sau lansarii produsului sau lucrarii.

Fisa limita de consum poate fi:

- Fisa limita de consum individuala;

Fisa limita de consum colectiva.

Bon de vanzare, utilizat pentru vanzarea de marfuri prin unitatile cu amanunt.

In cazul in care exista decalaje intre momentul vanzari si momentul livrari bunurilor, acestea se inregistraza astfel

bunurile vandute si nelivrate se inregistreaza distinct in gestiune iar in contabilitate se inregistreaza in conturi extrabilantiere;

bunurile livrate si nefacturate se inregistreza ca iesiri din gestiune atat la locurile de depozitare cat si in contabilitate, pe baza documentelor aferente.        

Documentele contabile de evidenta a stocurilor sunt:

• Fisa de magazie;
• Raportul de gestiune;
• Registrul stocurilor;
• Bonul de primire in cosignatie;
• Borderoul de primire a obiectelor in cosignatie, borderoul de iesire a obiectelor in cosignatie;
• Borderoul de preluare a documentelor;

Fisa de magazie este documentul de evidenta operativa a magaziei care se intocmeste separat pentru fel, calitate sau sortiment de stocuri, operatiile economice se consemneaza  numai cantitativ in fisa de magazie.

Fisa de magazie se intocmeste intr-un singur exemplar pentru fiecare tip de stoc, se complecteaza de compartimentul financiar contabil la deschiderea fisei si de catre gestionar

cu date referitoare la intrari, iesiri si stoc, stocul stabilindu-se obligatoriu in fiecare zi si inregistrarile efectuandu-se document cu document.

Fisele de magazie se tin la fiecare loc de depozitare a stocurilor, pe feluri de materiale ordonate pe conturi, grupe, subgrupe sau in ordine alfabetica iar pentru stocurile primite de la terti spre prelucrare sau primite in ustodie se intocmesc fise distincte care se tin separat fata de cele ale stocurilor proprii.

In cazul aparitiei decalajelor la intrarea sau iesirea bunurilor din entitate, agenti economici au obligatia ca:

- bunurile materiale intrate in patrimoniu se consemneaza in documente adecvate si se opereaza in evidenta locurilor de depozitare;

- bunurile primite in custodie spre prelucrare sau in cosignatie se receptioneaza si se inregistreaza ca intrari in gestiune;

- bunurile sosite fara factura se inregistreaza ca intrari in gestiune pe baza receptiei si a documentelor de insotire;

- bunurile livrate si nefacturate se inregistreaza ca iesiri din gestiune pe baza documentelor care confirma iesirea lor.

Raportul de gestiune, poate fi zilnic sau periodic si se tine evidenta operativa a marfurilor si ambalajelor in unitatiile de desfacere cu amanuntul;

Registrul stocurilor, utilizat ca document de evaluare a stocurilor de valori materiale

si pentru verificarea concordantei inregistrarilor din fesele de magazie cu cele din contabilitate;

Bonul de primire in cosignatie, descrie obiectele primite in cosignatie mentionand si pretul acestora;

Borderoul de primire a obiectelor in cosignatie, borderoul de iesire a obiectelor in cosignatie, cu ajutorul lor se centralizeaza intrarile si miscarile obiectelor primite spre vanzare in cosignatie;

Borderoul de predare a documentelor, este document justificativ care serveste ca:

document de predare la contabilitate, de catre gestionar, a documentelor justificative privind miscarea valorilor materiale;

document de predare a documentelor justificative intre diferite compartimente functionale si/sau productive ale unitati patrimoniale;

document de cntrol al sumelor inregistrate in contabilitate sintetica, prin confruntarea acestora cu totalul borderoului.

Operatiile de inventariere sunt cosemnate in contabilitate prin intermediul listelor de inventar.
             Cap 3.  METODA CONTABILITATI I ANALITICE SI SINTETICE PRIVIND STOCURILE

3.1. Organizarea contabilitatii analitice a stocurilor

Contabilitatea analitica a stocurilor se tine cantitativ si valoric sau numai valoric. Se poate organiza folosind una din urmatoarele metode, in functie de specificul activitati si de necesitatile proprii ale unitatii:

a)  metoda operativ-contabila (pe solduri);

b)  metoda cantitativ-valorica (pe fise de cont analitic);

c)      metoda global-valorica.

a) Metoda operativ-contabila (pe solduri)

Aceasta metoda se bazeaza pe suprimarea fiselor de conturi analitice pentru valori materiale de la compartimentul financiar-contabil si inlocuirea ce fise centralizatoare a miscarilor valorice pe grupe de bunuri. Aceasta metoda ocazioneaza un volum redus de munca datorita simplificarii lucrarilor de evidenta analitica a stocurilor si renunta la fisele contabile analitice cantitativ-valorice deschise pe feluri de valori materiale. Evidenta valorica desfasurata pe gestiuni, iar in cadrul acestora pe grupe sau subgrupe de bunuri, dupa cum se apreciaza ca este necesar este organizata numai de compartimentul de contabilitate. Evidenta cantitativa a stocurilor pe categorii sau feluri de valori materiale se organizeaza numai in cadrul locurilor de depozitare cu ajutorul fisei de magazine.

Controlul exactitatii si concordantei inregistrarilor din evidenta evidenta depozitelor cu cele din contabilitate se realizeaza lunar prin evaluarea stocurilor cantitative stabilite in fisele de magazine si preluate in registrul stocurilor, unde se inscriu valorile parsiale si cele totale privind soldurile finale de la nivelul subgrupelor si grupelor de valori materiale, precum si de la nivelul gestiunii. In cursul luni, compartimentul de contabilitate preia documentele justificative de intrari si iesiri pe categorii operati cat si pe grupe sau subgrupe de valori materiale, precum si pe conturi corespondente creditoare si respective debitoare, efectuin totodata si verificarea corectitudinea si exactitati inregistrarilor din fisele de magazine, complectata de gestionar sau de alta persoana desemnata de acesta. Totalurile lunare care se stabilesc in documentele centralizatoare intocmite (recapitulati, situatii de miscari, centralizatoare s.a.) se inregistreaza in registrul jurnal si fisele valorice (fise de cont pentru operati diverse).

Aceasta metoda presupune evidenta miscarii stocurilor la contabilitatea materialelor numai in expresie valorica pe gestiuni, conturi de stocuri si grupe de bunuri.

Suprimarea fiselor de cont analitice pe feluri de stocuri de la compartimentul

financiar-contabil impune conducerea corecta, cu cea mai mare atentie, a evidentei operative a stocurilor la locurile de depozitare.

Utilizarea metodei operativ-contabile presupune desfasurarea urmatoarelor activitati:

• Evidenta cantitativa a bunurilor la locurile de depozitare, iar in cadrul acestora pe categorii de stocuri, cu ajutorul fiselor de magazine. Fisele de magazine se intocmesc zilnic de catre magazioner, pe baza documentelor de intrare (facturi, avize, note de receptie, bonuri de predare etc) si a documentelor de iesire (bonuri de consum, bonuri de transfer-restituire, dispoziti de livrare etc.);
• Preluarea documentelor de intrare-iesire in contabilitate. La cel mult o saptamana dupa inregistrarea lor in fisele de magazine, documentele de intrare si iesire se preiau de contabilitate, acazie cu care se efectueaza controlul inregistrarilor din fisele de magazine. Preluarea documentelor se face pe baza borderoului de predare a documentelor;
• Intocmirea registrului stocurilor la sfarsitul perioadei, in care se inscriu:

Cantitatile de stocuri preluate din fisele de magazine;

Preturile unitare;

Totalul valorilor determinate;

Intocmirea fisei centralizatoare a miscarilor valorice pe grupe de bunuri, pentru usurarea depistari unor erori.

b)     Metoda cantitativ-valorica (pe fise de cont analitic)

Folosirea metodei cantitativ-valorica presupune parcurgerea urmatoarelor etape:[1]

inregistrarea cantitativa a intrarilor si iesirilor de stocuri  in fisele de magazie;

preluarea documentelor de intrare si iesire de catre contabilitate pe baza borderoului de predare a documentelor;

inregistrarea documentelor in fisele de cont analitice pentru valori materiale;

verificarea concordantei inregistrarilor din fisele de magazie cu cele din fisele de cont analitice, cu ajutorul balantelor de verificare analitice;

verificarea concordantei inregistrarilor din fisele de cont analitice cu situatile din fisele de cont sintetice cu ajutorul balantelor de verificare analitice;

Inregistrarile in "Fisele de analitic pentru valori materiale" se fac, document cu document, pa baza documentelor de intrare-iesire a bunurilor stocabile in si din gestiuni care au stat la baza inregistrarilor in "Fisa de magazie"[2]

Metoda cantitativ valorica este adoptata frecvent de intreprinderile mici si mijloci, asigurand informati suplimentare privind stocurile, insa ocazioneaza un volum mai mare de munca.

Aceasta metoda consta in evidenta cantitativ-valorica cu ajutorul fiselor de cont analitic pentru valori materiale la nivelul compartimentului contabil, care se deschid pe feluri pe feluri de bunuri existente in cadrul gestiunii. Evidenta valorica se tine numai la nivelul gestiuni folosindu-se fise de cont analitic pentru operatiuni diverse.in fisele de cont se inscriu valorile intrarilor si iesirilor in si din gestiune, precum si soldul final corespunzator gestiunii respective.

Aceasta metoda are avantajul ca furnizeaza informati cu privire la existenta si miscarile bunurilor materiale.

La nivelul locurilor de depozitare se organizeaza evidenta analitica cantitativa pe feluri de bunuri, folosindu-se fisele de magazie, care se completeaza de gestionar sau alta persoana cu asemenea atributii de serviciu.

Prin compararea cantitatilor inregistrate in fisele de magazie cu cele inscrise in fisele de cont analitic pentru valori materiale de la compartimentul contabil se realizeaza controlul exactitati inregistrarilor din evidenta cantitativa organizata la locurile de depozitare.

. In cursul luni, compartimentul de contabilitate preia documentele justificative de la locul de depozitare, se inregistreaza document cu document sau pe baza de centralizatoare cantiativ cat si valoric, in fitele de cont analitic deschise pe feluri de valoti materiale, precum si cele pentru operatiunii diverse deschise pe gestiuni.

Verificarea concordantei dintre datele inregistrate in conturile sintetice cat si in cele analitice de valori materiale se face prin intermediul balantei de verificare a conturilor analitice, la sfarsitul fiecarei luni.

c)      Metoda global-valorica

Aceasta metoda presupune tinerea evidentei numai valorice atat la nivelul gestiuni cu ajutorul raportului de gestiune cat si in contabilitate cu ajutorul fiselor de cont pentru operatiuni diverse.

Periodic se face controlul concordantei dintre evidenta operativa cu cea din contabilitate, prin punctajul valoric al documentelor inregistrate in cele doua evidente.

Metoda global-valorica se utilizeaza mai, mai ales, in cazul marfurilor si ambalajelor aflate in unitatile de desfacere a marfurilor cu amanuntul. Aceasta metoda se poate folosi si in cazul rechizitelor de birou, imprimatelor si materialelor pentru ambalat.

Pe masura dotari cu tehnica de calcul corespunzatoare, asa cum prevede regulamentul contabil, unitatile vor trece la utilizarea metodei cantitativ-valorice.

In cadrul compartimentului de contabilitate se deschide, pentru fiecare gestiune, cate o fisa de cont analitic pentru opertii diverse in care se inscriu operatiile de intriri si iesiri, pe baza documentelor justificative individuale sau a centralizatoarelor acestora, dupa caz.

La nivelul fiecarei gestiuni se intocmeste registrul de gestiune in care se inregistraza zilnic si numai valoric fiecare document justificativde intrare sau iesire, stabilindu-se totodata soldul final de la sfarsitul zilei. Controlul concordantei din evidenta gestiuni cu cele din contabilitatese efectueaza confruntandu-se soldurile finale din registrul de gestiune cu cele din fisele de cont analiticpentru operatiuni diverse.

3.2. Organizarea contabilitatii sintetice a stocurilor.

Exista doua metode de evidenta sintetica a stocurilor:

Metoda inventarului permanent;

Metoda inventarului intermitent;

1. In conditiile inventarului permanent, in contabilitate se inregistreaza toate operatiunile de intrare si iesire, ceea ce permite stabilireasi cunoasterea in operatiunile de intrare si iesire, ceea ce permite stabilirea si cunoasterea in fiecare moment a marimii stocurilor, atat cantitativ, cat si valoric.

Odata cu introducerea pe scara tot mai larga a calculatoarelor, a etichetelor si a marcajelor electronice, metoda inventarului permanent a devenit mai simplu de utilizat si mai putin costisitoare.

2.Inventarul intermitent presupune stabilirea iesirilor si inregistrarea lor in contabilitate pe baza inventarieri stocurilor la sfarsitul perioadei.

In acest caz:

• Conturile de stocuri se debiteaza la sfarsitul perioadei cu soldurile determinate la inventariere si se crediteaza la inceputul perioadei urmatoare, cu ocazia includeri in cheltuieli a soldurilor constatate la sfarsitul perioadei precedente.
• Intrarile de stocuri din cursul perioadei se inregistreaza direct in conturile de cheltuieli, conform premisei ca aceste stocuri sunt destinate consumului sau vanzari si nu pastrari acestora in depozit.
• Iesirile de stocuri se determina prin calculul extracontabil, conform relatiei:
  stocuri intiale+intrari-stocuri finale iesiri

Dezavantajul acestei metode consta in lipsa unor informatii detaliate privind stocurile existente in patrimoniu, la un moment dat.