Documentatia utilizata in contabilitate

Evidentele contabile si fiscale se pastreaza, dupa caz, la domiciliul fiscal, la sediile secundare, inclusiv pe suport electronic, sau se incredinteaza spre pastrare unei societati autorizate, sa pastreze servicii de arhivare.

Prin exceptie de la aceste prevederi evidentele contabile si fiscale ale exercitiului financiar in curs se pot pastra, dupa caz, la domiciliul fiscal, la sediile secundare sau, in perioada 1-25 a lunii urmatoare, la sediul persoanei fizice ori juridice autorizate pentru preluarea lor in vederea intocmirii declaratiilor fiscale.

Intrucat evidentele contabile si fiscale sunt tinute cu ajutorul sistemelor electronice de gestiune, pe langa datele arhivate in format electronic se pastreaza si se prezinta aplicatiile informatice cu ajutorul carora s-au generat.

Totodata, entitatea va evidentia veniturile realizate si cheltuielile efectuate din activitatile desfasurate, prin intocmirea registrelor sau a oricaror alte documente prevazute de lege si va utiliza pentru activitatea desfasurata documente primare si de evidenta contabila stabilite prin lege, achizitionate numai de la unitatile stabilite prin normele legale in vigoare, si va completa integral rubricile formularelor, corespunzator operatiunilor inregistrate.

Potrivit prevederilor contabilitatii (legea nr. 82/1991, republicata) , registrele de contabilitate obligatorii sunt:

1. Registrul-jurnal

2. Registrul-inventar si

3. Cartea mare

Registrele de contabilitate se utilizeaza in stricta concordanta cu destinatia acestora si se prezinta in mod ordonat si astfel completate incat sa permita in orice moment identificarea si controlul operatiunilor contabile efectuate.

Registrele de contabilitate se pot prezenta sub forma de registru, foi volante sau listari informatice, dupa caz. Marea majoritate a programelor de contabilitate permit listarea acestora direct din program.

Numerotarea paginilor registrelor se va face in ordine crescatoare, iar volumele se vor numerota in ordinea completarii lor.

1.Registrul-jurnal - este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza cronologic toate operatiunile economico-financiare.

Operatiunile de aceeasi natura, realizate in acelasi loc de activitate (atelier, sectie etc.), pot fi recapitulate intr-un document centralizator, denumit jurnal auxiliar, care sta la baza inregistrarii in Registrul-jurnal.

Societatea pot utiliza jurnale auxiliare pentru: operatiunile de casa si banca, decontarile cu furnizorii, situatia incasarii-achitarii facturilor etc.

Orice inregistrare in Registrul-jurnal trebuie sa cuprinda elemente cu privire la: felul, numarul si data documentului justificativ, explicatii privind operatiunile respective si conturile sintetice debitoare si creditoare in care s-au inregistrat sumele corespunzatoare operatiunilor efectuate.

Editarea Registrului-jurnal se efectueaza la cererea organelor de control sau in functie de necesitatile proprii..

Eseu: Comunicare de baza cu bazele de date externe prin intermediul importului si al combinarilor Document online: UCM RESITA - piata tinta - strategii de intrare pe piata

Registrul-inventar este un document contabil obligatoriu in care se inregistreaza toate elementele de activ si de pasiv, grupate in functie de natura lor, inventariate de unitate, potrivit legii.

Registrul-inventar se intocmeste la infiintarea unitatii, cel putin o data pe an pe parcursul functionarii unitatii, cu ocazia fuziunii, divizarii sau incetarii activitatii, precum si in alte situatii prevazute de lege, pe baza de inventar faptic.

In acest registru se inscriu, intr-o forma recapitulativa, elementele inventariate dupa natura lor, suficient de detaliate pentru a putea justifica continutul fiecarui post al bilantului.

Registrul-inventar se completeaza pe baza inventarierii faptice a fiecarui cont de activ si de pasiv. Elementele de activ si de pasiv inscrise in Registrul-inventar au la baza listele de inventariere sau alte documente care justifica continutul acestora la sfarsitul exercitiului financiar.

In cazul in care inventarierea are loc pe parcursul anului, in Registrul-inventar se inregistreaza soldurile existente la data inventarierii, la care se adauga rulajele intrarilor si se scad rulajele iesirilor de la data inventarierii pana la data incheierii exercitiului financiar.

Pe baza Registrului-inventar si a balantei de verificare de la 31 decembrie se intocmeste bilantul care face parte din situatiile financiare anuale, ale carui posturi, in conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991, republicata, si ale reglementarilor contabile aplicabile, trebuie sa corespunda cu datele inscrise in contabilitate, puse de acord cu situatia reala a elementelor de activ si de pasiv stabilita pe baza inventarului.

3.Cartea mare este un registru contabil obligatoriu in care se inregistreaza lunar si sistematic, prin regruparea conturilor, miscarea si existenta tuturor elementelor de activ si de pasiv, la un moment dat. Acesta este un document contabil de sinteza si sistematizare si contine simbolul contului debitor si al conturilor creditoare corespondente, rulajul debitor si creditor, precum si soldul contului. Registrul Cartea mare poate contine cate o fila pentru fiecare cont sintetic utilizat de unitate. Cartea mare sta la baza intocmirii balantei de verificare.

Registrul Cartea mare poate fi inlocuit cu Fisa de cont pentru operatiuni diverse.

Editarea Cartii mari se efectueaza la cererea organelor de control sau in functie de necesitatile proprii.

1. Externalizarea serviciului de arhivare

Registrele si documentele justificative si contabile se pot arhiva, in baza unor contracte de prestari de servicii, cu titlu oneros, de catre alte persoane juridice romane care dispun de conditii corespunzatoare. Si in acest caz, raspunderea privind arhivarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii unitatii beneficiare.

Unitatea care a incredintat documentele spre arhivare, respectiv unitatea beneficiara, va instiinta organul fiscal teritorial de care apartine despre aceasta situatie.

Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, persoanele juridice sunt obligate, la cerere, sa prezinte la domiciliul fiscal documentele solicitate.

Organele de control ale Ministerului Economiei si Finantelor pot interzice arhivarea registrelor, a documentelor justificative si contabile si in alte locatii decat la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, daca considera ca acestea nu sunt pastrate corespunzator.

2. Termene de pastrare

. statele de salarii : 50 de ani;

. registrelor si a documentelor justificative si contabile : 10 ani cu incepere de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptia:

a) facturilor aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la baza determinarii taxei pe valoarea adaugata deductibile pentru persoanele impozabile cu regim mixt si persoanele partial impozabile in conformitate cu prevederile Codului fiscal, se vor pastra conform termenului prevazut la art. 149 alin. (6) din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare.

Conform acestui articol persoana impozabila trebuie sa pastreze o situatie a bunurilor de capital care fac obiectul ajustarii taxei deductibile, care sa permita controlul taxei deductibile si al ajustarilor efectuate. Aceasta situatie trebuie pastrata pe o perioada care incepe in momentul la care taxa aferenta achizitiei bunului de capital devine exigibila si se incheie la 5 ani dupa expirarea perioadei in care se poate solicita ajustarea deducerii. Orice alte inregistrari, documente si jurnale privind bunurile de capital trebuie pastrate pentru aceeasi perioada.

b)documentelor prevazute mai jos care se pot pastra pe o perioada de numai 5 ani daca necesitatile proprii ale unitatii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare: nota de receptie si constatare de diferente, bon de primire in consignatie, bon de predare, transfer, restituire, bon de consum, bon de consum (colectiv), fisa limita de consum, dispozitie de livrare, fisa de magazie, fisa de magazie (cu doua unitati de masura), lista de inventariere, lista de inventariere, lista de inventariere (pentru gestiuni global-valorice), chitanta, chitanta pentru operatiuni in valuta, dispozitie de plata/incasare catre casierie, decont pentru operatiuni in participatie, ordin de deplasare (delegatie), ordin de deplasare (delegatie) in strainatate (transporturi internationale),decont de cheltuieli (pentru deplasari externe),decont de cheltuieli valutare (transporturi internationale), nota de debitare-creditare, extras de cont, borderou de primire a obiectelor in consignatie, borderou de iesire a obiectelor in consignatie, jurnal privind operatiuni diverse (pentru conturi sintetice), fisa de cont pentru operatiuni diverse, fisa de cont pentru operatiuni diverse (in valuta si in lei) decizie de imputare, angajament de plata.

c) documentelor financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 10 ani - se pastreaza, de regula, pe o perioada de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor.

3. Reguli generale de arhivare

Arhivarea documentelor justificative si contabile se face in conformitate cu prevederile legale si cu urmatoarele reguli generale:

documentele se grupeaza in dosare, numerotate, snuruite si parafate;

gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera acestea. In cazul fuziunii sau al lichidarii societatii, documentele aferente acestei perioade se arhiveaza separat;

dosarele continand documente justificative si contabile se pastreaza in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;

evidenta documentelor la arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit legii, in care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul timpului.

4. Eliminarea din arhiva

Eliminarea din arhiva a documentelor al caror termen legal de pastrare a expirat se face de catre o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite, dupa caz. In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei.