Documentarea operatiunilor economice

Documentarea ca procedeu al metodei contabilitatii este actiunea de culegere si consemnare in documentele economice a datelor privitoare la operatiile economice dintr-o unitate patrimoniala in momentul si la locul efectuarii lor.

Documentele economice sunt acte scrise in care se consemneaza operatii in momentul si de regula la locul efectuarii lor si ca baza a inregistrarii lor in contabilitate.

Documentele constituie suportul material principal al datelor privitoare la operatii economice cu ajutorul carora se realizeaza:

consemnarea informatiilor

culegerea datelor

prelucrarea datelor sau a informatiilor

circulatia datelor

sintetizarea informatiilor contabile

pastrarea (arhivarea) datelor

Continutul documentelor se concretizeaza in elemente obligatorii care trebuie sa

asigure reflectarea clara si completa a operatiilor economice pentru care se intocmesc. Distingem urmatoarele elemente comune tuturor categoriilor de documente:

1. denumirea documentelor (factura,chitanta, aviz de expediere)

2. denumirea unitatii emitente, adresa sau compartimentul si sectorul care a intocmit documentul,codul fiscal, numarul de inregistrare la Registrul comertului

numarul si data documentului

partile participante la efectuarea operatiei economice

continutul operatiei si justificarea efectuarii ei

datele cantitative si/sau valorice aferente operatiei economice efectuate

semnaturile persoanelor participante la efectuarea operatiilor economice consemnate, a celor care au intocmit documentele si a persoanelor care raspund pentru executarea, continutul, legalitatea, oportunitatea, necesitatea si realitatea operatiilor.

Alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiei in documente sunt

elemente care difera de la o categorie de documente la alta si asigura detalierea operatiilor consemnate avand un rol completativ.

Functiile documentelor

a)      de consemnare letrica si cifrica ,cantitativa si valorica a operatiilor economice

b)      de acte justificative care stau la baza inregistrarii in contabilitatea curenta a operatiilor economice

c)      verificarea activitatilor desfasurate ,urmarind activitatea economica si financiara in cele mai mici detalii

d)      asigurarea integritatii patrimoniului ,pe baza lor stabilindu-se si angajandu-se raspunderi ,drepturi si obligatii cu privire la miscarile de valori

e)      de calculare corecta a costului productiei obtinute

f)       cu ajutorul lor stabilindu-se drepturile si obligatiile banesti ale unitatilor patrimoniale servind ca baza in cercetarea organelor judiciare

Intocmirea documentelor economice

Pe formulare tip in care sunt tiparite datele referitoare la elementele invariabile ,iar

Pentru datele variabile se lasa locuri libere

Marimea , continutul si formatul documentelor variaza in functie de:

natura operatiilor economice

modul de intocmire

mijloacele de prelucrare

Intocmirea documentelor se face manual sau cu mijloace tehnice

-Intocmirea manuala a documentelor se realizeaza cu cerneala ,pasta sau creion

chimic

-Intocmirea cu mijloace tehnice a documentelor - cu masini de scris,cu masini de facturat sau contabilizat , cu calculatoare electronice

Reguli de intocmire a documentelor

Eseu: Modul de constituire si functionare a entitatii economice; etapele constituirii, modul de functionare si dizolvare/lichidare Referat: Evaluarea unui proiect de investitii SC Vel S.A.

In cazul documentelor intocmite in mai multe exemplare, toate exemplarele poarta acelasi numar

In documentele de casa si de banca - datele cifrice trebuie repetate si in litere

Nu se admit corecturi , in caz contrar acele documente se anuleaza, pastrandu-se in carnetele respective fara a se detasa ,intocmindu-se alte documente corecte (CEC-uri,ordine de plata, chitante).greselile facute cu ocazia intocmirii documentelor pot fi corectate cu respectarea anumitor reguli .Greselile din documente se corecteaza prin taierea textelor sau a sumelor scrise cu o linie in asa fel incat sa se poata citi ceea ce a fost scris, se scrie apoi deasupra textul sau suma corecta ,facandu-se mentiune , pe documuntul rectificat , asupra acestui fapt si confirmata prin semnaturile acelorasi persoane care au semnat initial documentul .Erorile descoperite in documente cu ocazia verificarilor ulterioare de catre serviciul contabilitate se aduc la cunostinta celor care le-a intocmit ,precum si a partilor interesate cu privire la operatia consemnata

Calitatea si exactitatea informatiilor contabile este conditionata de :

- intocmirea clara si concreta a documentelor

-respectarea tuturor regulilor referotoare la continutul si forma documentelor

-intocmirea la timp a documentelor

Clasificarea documentelor

Criterii de clasificare

a)Dupa natura operatiilor documentele pot fi:

documente privind activitatea financiar contabila (in care se consemneaza activele imobilizate,activele circulante,salariile,pasivele,rezultatele financiare)

documente pentru alte activitati care nu constituie acte justificative pentru inregistrarile contabile

b)Dupa functia pe care o indeplinesc documentele pot fi:

de dispozitie -prin care se ordona a se executa o operatie economica; dispozitii de plata,dispozitii de livrare ,ordinul de plata ,comanda .Aceste documente nu fac dovada executarii efective a operatiei respective

de executie(justificative) cuprind date cu privire la executarea operatiilor economice. Ele servesc ca baza pentru inregistrarea operatiilor economice

mixte sau combinate -reunesc trasaturile documentelor de dispozitie si a celor justificative .Aceste documente sunt initial documente de dispozitie, iar prin completarea lor cu date referitoare la execuatrea operatiilor respective ele devin documente justificative

c)Dupa numarul operatiilor economice documentele pot fi :

documente singulare - contin date privitoare la o singura operatie ;chitanta bon de consum, factura

documente cumulative sau centralizatoare contin date privind mai multe operatii economice de acelasi fel

d)Dupa momentul intocmirii si rolul in cadrul procesului informational

documente primare intocmite de regula in momentul si la locul efectuarii operatiilor (indeplinesc rolul de documente justificative)

documente secundare intocmite pe baza documentelor primare sau concomitent, asigurand pregatirea datelor in vederea prelucrarii lor

e)Dupa sfera de aplicare pot fi:

documente generale sau comune , utilizate in toate unitatile patrimoniale

documente specifice utilizate in anumite ramuri ale economiei

f)Dupa forma de prezentarepot fi:

documente tipizate intocmite pe formulare tip strict determinate a caror folosire este obligatorie

documente netipizate intocmite pe formulare specifice , pe hartie simpla

g)Dupa locul unde se intocmesc si circula pot fi:

documente interne intocmite in cadrul unitatii

documente externe intocmite in afara unitatii facturi, furnizori

h)Dupa regimul de tiparire si folosire

documente intocmite pe formulare cu regim special ,cu un regim special de tiparire, numerotare,gestionare, evidenta,folosire si pastrare :chitante si chitante fiscale, CEC-uri, avize de insotire a marfii, facturile, foile de parcurs ,buletinele de cantarire -analiza pentru valori materiale, cartele si bonuri de masa ,borderouri de achizitii

documente intocmite pe formulare cu reglementari exprese de tiparire, gestionare,folosire si justificare (marci postale ,timbre fiscale, bilete de calatorie ,certificate medicale, carnete de munca, autorizatiile de functionare , certificate de inmatriculare ,permise de calatorie )

documente intocmite pe formulare cu regim uzual , nu sunt supuse anumitor restrictii privind tiparirea,numerotarea si justificarea lor

Tipizarea documentelor

Consta in elaborarea unor formulare de documente unitare (ca marime ,continut si

destinatie) de un format strict determinat care simplifica intocmirea documentelor

Scopurile urmarite :    - reducerea cheltuielilor de imprimare

eliminarea paralelismelor in intocmirea si circulatia documentelor

cuprinderea in continutul lor a indicatorilor strict necesari procesului informational

proiectarea unor tipuri de documente care sa corespunda necesitatilor de prelucrare cu echipamente tehnice

satisfacerea cerintelor de informare a tuturor formelor evidentei economice

Verificarea documentelor economice

Inainte de a se inregistra in contabilitate documentele economice trebuiesc supuse unei

verificari minutioase cu scopul descoperirii eventualelor erori, asigurandu-se exactitatea datelor contabile

Verificarea formei consta in controlul intocmirii documentelor pe formulare

corespunzatoare naturii operatiilor economice, completarea tuturor rubricilor ,existenta tuturor semnaturilor persoanelor imputernicite sa vizeze ,verificarea unor stersaturi sau corecturi fara a fi certificate

Verificarea aritmetica consta in controlul preluarii corecte in documente a datelor , stabilirea sau efectuarea corecta a calculelor aritmetice.

Verificarea de fond consta in controlul realitatii ,necesitatii, oportunitatii si legalitatii operatiilor economice consemnate in documentul respectiv.

a)      verificarea realitatii operatiei economice are ca scop sa descopere daca operatia economica s-a efectuat la data,locul si-n conditiile prevazute in document

b)      necesitatea operatiei consta in aprecierea daca operatia inscrisa in document este utila activitatii unitatii si are o justificare economica

c)      verificarea oportunitatii urmareste daca momentul ales si locul stabilit pentru executarea unei operatii economice sunt eficiente pentru unitate

d)      legalitatea operatiei se aprecieaza prin raportarea ei la actele normative care reglementeaza genul respectiv de operatii economice (operatiile economice nu trebuie sa contravina legislatiei in vigoare)      

Circulatia documentelor

Prin circulatia documentelor se intelege miscarea succesiva a acestora prin diferitele verigi ale unitatilor patrimoniale, din momentul intocmirii lor sau intrarii in unitate si pana la predarea lor la arhiva.

Circulatia documentelor trebuie sa se faca intr-o ordine dinainte stabilita, nefiind permisa retinerea documentelor in mod nejustificat de catre un compartiment sau altul.

Necesitatea circulatiei documentelor deriva din faptul ca datele din acelasi document sunt necesare mai multor compartiment si personale din unitate si nu se poate asigura cate un exemplar pentru fiecare utilizator

Conditiile impuse de circulatia documentelor :

-miscarea documentelor sa se faca pe caile cele mai scurte ,printr-un numar redus de verigi organizatorice (asigura operativitatea utilizarii informatiilor )

-in miscarea documentelor trebuie sa existe continuitate

-rezolvarea problemelor de prelucrare a datelor din documente trebuie sa se faca complet si in termenul prevazut

Organizarea circulatiei se face pe baza graficelor de circulatie.Graficul trebuie sa cuprinda :

-documentele care se intocmesc

-lucrarile de prelucrare in fiecare etapa a circulatiei

-termenele de executare

-persoanele care raspund

-compartimentele la care se transmit

Cerintele graficului de circulatie : -sa cuprinda toate lucrarile de evidenta, incepand cu intocmirea documentelor primare, inregistrarea lor in contabilitatea analitica si sintetica

-sa stabileasca toti lucratorii care participa la intocmirea si prelucrarea documentelor

-sa respecte normele cu privire la intocmirea documentelor.     

Intocmirea graficelor de circulatie a documentelor se face prin:

-descrierea si analiza drumului parcurs de acestea

-folosirea textului sau folosirea diferitelor tehnici de reprezentare grafica

Graficele de circulatie pot fi :

-grafice individuale ce cuprind operatiile si lucrarile contabile pe care le executa fiecare salariat,termenele de executare a acestora si compartimentele sau persoanele carora li se transmit.

-graficul pe compartimente sau de structura cuprinde toate lucrarile de evidenta ale unui anumit sector sau compartiment de activitate ,documentele care se intocmesc,termenele si executanti, compartimentele carora li se transmit.

-graficele generale sau sintetice cuprind toate operatiile necesare unei anumite lucrari cu ungrad mai ridicat de complexitate   

Clasarea si pastrarea documentelor

Faza finala a circulatiei documentelor constituie clasarea lor la dosar dupa rezolvarea completa si definitorie a acestora

Prin clasare se intelege aranjarea documentelor intr-o anumita ordine strict determinata in scopul asigurarii, pastrarii lor in bune conditii si pentru a fi usor gasite in vederea obtinerii informatiilor necesare

O clasare rationala si eficienta trebuie sa asigure posibilitatea gasirii cu usurinta a oricarui document, sa fie simpla, precisa, elastica (sa se poata utiliza la un numar mai mare de documente) sa fie potrivita specificului documentelor

Criterii de clasare

1.Criteriul cronologic - consta in gruparea documentelor in ordinea intocmirii lor (calendaristic)

2.Criteriul alfabetic - impune clasarea in acelasi dosar a documentelor tinand seama de denumirea unitatii la care se refera documentelor

3.Criteriul geografic - asigura gruparea documentelor dupa judetul,municipiul sau orasul unde isi au sediul unitatile corespondente

4.Criteriul dupa obiect sau pe grupe de operatii economice - consta in aranjarea documentelor pe categorii de probleme (mijloace fixe, active circulante banesti, livrarea marfii)

Cel mai frecvent se foloseste o combinatie intre criteriul cronologic si criteriul pe grupe de operatii economice.

Pastrarea documentelor trebuie sa asigure integritatea acestora si se poate face in doua moduri:

-pentru anul curent, organizata in arhiva curenta a fiecarui sector sau compartiment

-pentru anii precedenti, organizata in arhiva generala a unitatii

Consultarea, folosirea si eliberarea de copii si extrase de pe documentele din arhiva se pot face numai in conditiile stabilirii prin acte normative in vigoare .In locul documentului eliberat se introduce copia certificata de pe documentul original , procesul verbal incheiat, aprobarea de eliberare a documentului si semnatura persoanei care a ridicat originalul

Termenele de pastrare a documentelor sunt stabilite prin acte normative :

-10ani de la data incheierii exercitiului :registrele de contabilitate si documentele justificative care stau la baza inregistrarii

-50ani de la data incheierii exercitiului :state de salarii si bilantul contabil

Dupa expirarea termenului de pastrare documentele se scot din arhiva generala si se predau la arhivele statului daca mai prezinta importanta sau interes sau se dau la topit daca numai prezinta utilitate practica.

Reconstituirea documentelor pierdute, sustrase sau distruse se face in termen de 30 zile de la constatare.In afara clasarii si arhivarii documentelor si registrelor contabile se organizeaza si clasarea si pastrarea altor purtatori de informatii :microfilme, benzi magnetice, dischete,discuri