Contabilitatea activitatii de cazare, de turism si de alimentatie publica - documentele si evidenta

Caracteristici ale activitatii de cazare

Activitatea de cazare se desfasoara in cadrul unor unitati operative specifice, reprezentand o forma a prestarilor de servicii datorita caracterului nematerial al activitatilor pe care le presupune.

Dotarea unitatilor de cazare si calitatea diferentiata a serviciilor determina incadrarea lor in categorii diferite si pe aceasta baza a tarifelor pentru prestatiile efectuate.

Clasificarea unitatilor de cazare se realizeaza dupa urmatoarele criterii:

a) dupa importanta

unitati principale: hoteluri, hanuri turistice, moteluri, cabane.

unitati complementare: popasuri turistice, sate de vacanta, turism rural prin inchirieri de camere de la persoane fizice.

b) dupa conditiile materiale si gradul de confort unitatile de cazare sunt incadrate pe baza unei licente in categorii carora li se atribuie de la 1 la 5 stele. Pornind de la acest criteu, se determina sistemul de tarifare pentru cazare in fiecare unitate.

Tarifele de cazare exprima valoarea serviciilor prestate si trebuie astfel dimensionate incat sa asigure acoperirea cheltuielilor si o marja pentru obtinerea unui profit rezonabil. Tarifele de cazare sunt diferentiate atat in functie de categoria unitatii cat si de perioada de cazare (sezon si extrasezon).

Concomitent cu cazarea, unitatile de cazare pot pune la dispozitia turistilor o serie de servicii cum sunt: servicii de tratament, frizerie, coafura, cosmetica, inchirieri de obiecte, spalarea lenjeriei, servicii de agrement, servicii telefonice, schimb valutar.

Documentele si evidenta operativa a activitatii

de cazare hoteliera

Activitatea de cazare presupune doua categorii de operatiuni:

operatiuni de rezervare si inchiriere spatiilor de cazare;

operatiuni de urmarire si incasare a tarifelor pentru serviciile prestate.

Rezervarea spatiilor de cazare se face pe baza comenzii fiecarui turist sau a comenzii de rezervare intocmita de agentiile de turism, comenzi in care se inscriu: date de identificare a unitatii solicitante, numele si numarul solicitantilor, durata cazarii.

Comenzile se inscriu in Registrul de evidenta al comenzilor. In momentul cazarii, receptionerul completeaza datele de identificare a turistilor in cartea de imobil si intocmeste diagrama grupului cu scopul de a repartiza locurile de cazare. Pe aceasta baza se intocmeste situatia prestatiilor si a decontarilor care cuprinde: tariful, numarul de zile. suma de incasat, numarul de persoane.

Pentru celelalte categorii de servicii sectiile prestatoare transmit receptiei bonuri de servicii care se inscriu in situatia prestatiilor si decontarilor. Pe baza situatiei intocmite se emite nota de plata si apoi factura.

Evidenta operativa a activitatii de cazare se realizeaza cu ajutorul urmatoarelor documente:

v     diagrama locurilor libere si ocupate care urmareste situatia spatiilor de cazare;

v     situatia prestatiilor si decontarilor care reflecta in orice moment sumele datorate de turisti si incasarea lor pe tipuri de servicii;

v     raportul de gestiune care stabileste zilnic situatia incasarilor distinct pe servicii prestate si modalitatile de incasare.

Pe langa documentele specifice, unitatile de cazare intocmesc si alte documente comune si altor activitati cum sunt: factura, nota de receptie, chitanta, bon de consum, stat de salarii, fisa mijlocului fix, situatia de calcul a amortizarii, ordine de plata etc.

1.3. Contabilitatea operatiilor privind activitatea de cazare

1. Operatiile de cazare sunt considerate servicii prestate de unitatile specializate, ceea ce determina inregistrarea in contabilitate a creantelor fata de clienti conform facturii emise pe baza notelor de plata pentru cazarea turistilor, document care cuprinde tariful prestatiilor si TVA aferenta

= %

704

4427

incasare:         5xx = 411

2. Pe baza notelor privind prestarile de servicii, respectiv a bonurilor emise de sectiile de frizerie, coafura, cosmetica, curatatorie si a chitantei se incaseaza contravaloarea prestatiilor

5311 = %

704

4427

3. Pe langa aceste operatii specifice, unitatea de cazare inregistreaza in cursul lunii colectarea tuturor cheltuielilor generate de activitatea acesteia

amortizare            6811 = 281

consum de materiale consumabile       602 = 302

cheltuieli cu telefon, servicii postale % = 401

cheltuieli cu salarii                       641 = 421

cheltuieli cu colaboratorii                        621 = 401

cheltuieli cu energia si apa          % = 401

cheltuieli cu servicii executate de terti % = 401

62x

61x

4426

contributia unitatii la asigurari sociale 6451 = 4311

contributia unitatii la somaj                     6452 = 4371

contributia unitatii la sanatate                 6453 = 4313

contributia la fond solidaritate                 635 = 447

comision Camera de munca                     635 = 447

4. Inchidere conturi de venituri si cheltuieli

121 = %

Proiect: Cum sa treci de capcanele proiectelor SAPARD - un proiect de valoare mica Proiect: Compania Aplast - produsele companiei Aplast

6xx

Caracterizarea activitatii de turism

Turismul este o forma a comertului invizibil, care are ca obiect organizarea si desfasurarea unor calatorii in afara localitatii de resedinta sau pentru utilizarea timpului liber al populatiei.

Actiunile turistice se pot grupa in functie de scopul lor in: calatorii de agrement, odihna si recreere, tratament; cure balneo-climaterice; calatorii sportive, stiintifice, istorice, de afaceri, congrese etc. In afara actului propriu-zis de deplasare a turistilor in timpul lor liber, turismul mai cuprinde activitatea intreprinderilor hoteliere si de alimentatie publica si activitatea de transport a turistilor.

Turismul poate fi grupat dupa mai multe criterii:

a) dupa tara de provenienta a turistilor

R       turism intern practicat in limita granitelor tarii de resedinta (decontarea se face in lei)

R       turism international practicat in afara granitelor tarii de resedinta (decontarea se face in valuta sau in lei si valuta)

b) dupa sensul circulatiei turistice

R       turism de primire sau import turistic (sosiri de turisti straini intr-o tara in vederea consumului de bunuri sau servicii)

R       turism de trimitere sau export turistic (plecari de turisti in alta tara)

c) dupa modul de angajare a prestatiilor turistice

R       turism organizat: consta in prestatii turistice programate pe baza de contract, decontarea realizandu-se intre unitatile contractante;

R       turism neorganizat: consta in prestatii angajate in prealabil si incasarea anticipata a serviciilor de la turisti, iar in cazul in care nu se presteaza toate serviciile se restituie contravaloarea lor;

R       turism semiorganizat: consta in imbinarea celor doua tipuri.

Turismul prezinta o serie de trasaturi specifice care influenteaza modul de organizare a contabilitatii:

Diversitatea serviciilor: cazare, masa, transport, vizite. Totalitatea serviciilor prestate alcatuiesc in ansamblu produsul turistic. Daca serviciile se cuprind in cadrul unui program delimitat in timp si spatiu ele formeaza actiunea turistica (poate fi: interna, externa, contractuala, ocazionala).

Pentru a stabili eficienta actiunilor si prestatiilor turistice se impune evidentierea cheltuielilor si veniturilor pe activitati, tipuri de actiuni si prestatii turistice.

Incredintarea fiecarei actiuni turistice unui agent de turism care este mandatat sa efectueze cheltuielile necesare realizarii ei si care devine prin avansul primit debitorul agentiei de turism pana in momentul in care justifica valorile primite care coincide cu incheierea actiunii.

Aceasta caracteristica face ca inregistrarea cheltuielilor in contabilitate sa se faca doar dupa incheierea actiunilor turistice intrucat agentul de turism retine documentele de cheltuieli asupra lui pe parcursul calatoriei.

3. Actiunile turistice au o durata limitata, aceasta caracteristica dand posibilitatea stabilirii eficientei economice a fiecarei actiuni in cadrul unei perioade de gestiune data.

4. Prestatiile turistice se incaseaza de regula anticipat in scopul utilizarii integrale a bazei tehnico-materiale. Din aceste motive, se utilizeaza uneori instrumente de plata cu caracter international care garanteaza incasarea serviciilor prestate: carti de credit, efecte de comert etc.

Conditiile diferite de angajare a prestatiilor turistice determina diferentieri in modul de decontare a serviciilor si de evidenta a veniturilor si cheltuielilor.

In turismul organizat decontarile se fac de regula prin intermediul bancilor, iar cheltuielile si veniturile se evidentiaza numai la unitatea contractanta chiar daca participa si alte unitati prestatoare.

In turismul neorganizat are loc incasarea anticipata, urmand sa se regularizeze sumele incasate sau sa se restituie serviciile neefectuate. Cheltuielile si veniturile se reflecta in contabilitatea unitatii care organizeaza si incaseaza serviciile turistice.

Participarea mai multor unitati de turism la realizarea unei actiuni turistice face ca una dintre unitati sa indeplineasca rolul de unitate organizatoare, iar celelalte de unitati prestatoare. Cheltuielile efectuate de unitatile prestatoare se evidentiaza ca si cheltuieli ale activitatii din prestatii turistice urmand sa se recupereze de la unitatea solicitanta. De asemenea veniturile se constituie ca venituri ale activitatii de prestatii turistice urmand a se recupera de la unitatea solicitanta.

Astfel, veniturile si cheltuielile activitatii de turism se evidentiaza numai in contabilitatea unitatii organizatoare iar pretul serviciilor turistice este recuperat de catre unitatea prestatoare de la cea organizatoare (de regula agentii turistice). Unitatile prestatoare primesc pentru unele prestatii un comision din care isi acopera cheltuielile proprii si isi asigura un profit.

Documentele si evidenta operativa a activitatii de turism

Principalele documente utilizate in turismul intem sunt:

S         biletele de tratament si odihna;

S         programul excursiei;

S         dosarul actiunii turistice;

S         analiza de pret;

S         acte care dovedesc efectuarea platilor: factura, ordin de plata, dispozitia de plata sau incasare etc.

In cazul turismului international apar in plus: graficele excursiilor externe, pasapoartele turistilor, decontul excursiei.

Biletele de tratament si odihna prevad suma incasata de la client rezultata prin insumarea serviciilor oferite (cazare, masa, transport, tratament) plus comisionul unitatii de turism calculat prin aplicarea unei cote procentuale la serviciile oferite. in situatia in care din motive intemeiate clientii emit cereri de restituire, unitatea de turism le restituie sumele incasate diminuate cu comisionul si eventual serviciile care nu se pot decomanda. Daca renuntarea la biletul de tratament apare din cauze de forta majora, unitatea de turism restituie sumele incasate integral.

Pentru locurile valorificate se intocmeste zilnic borderoul de incasari si restituiri, iar periodic deconturi de regularizare daca locurile efectiv ocupate nu coincid cu cele din contract.

Pregatirea actiunilor turistice constand in excursii necesita:

Y        elaborarea programului excursiei;

Y        lansarea comenzilor catre prestatorii de servicii;

Y        intocmirea dosarului turistic;

Y        desemnarea ghidului.

Programul excursiei se elaboreaza de catre agentia de turism pe baza planului actiunii turistice si cuprinde: perioada excursiei, itinerariul, pretul excursiei. Pretul excursiei cuprinde:

cheltuielile ocazionate de actiunea respectiva (cheltuieli de cazare si masa, cheltuieli privind personalul insotitor, cheltuieli de transport si asigurare);

profitul cuvenit unitatii de turism.

Dupa stabilirea pretului excursiei, acesta se insereaza in documentul intitulat analiza de pret. Urmeaza valorificarea excursiei care presupune incasarea anticipata de catre agentia de turism a pretului excursiei in schimbul caruia se elibereaza biletul individual sau colectiv. Pe baza biletelor de excursie se intocmeste lista turistilor si borderoul de fncasari-restituiri, document care se centralizeaza in recapitulatia de fncasari-restituiri excursii interne.

Dupa valorificarea excursiei, agentia de turism lanseaza comenzi pentru prestatorii de servicii, urmand ca ulterior sa se intocmeasca dosarul actiunii si sa se desemneze ghidul insotitor.

Dosarul excursiei contine:

programul excursiei;

delegatia de insotire a grupului;

decontul de cheltuieli;

confirmarile din partea prestatorilor de servicii si comenzile.

Efectuarea excursiei cade in sarcina ghidului insotitor care preia dosarul actiunii, primeste un avans spre decontare si cecuri de numerar si asigura efectuarea tuturor cheltuielilor.

La sfarsitul actiunii se efectueaza decontarea actiunii turistice care va completa dosarul actiunii cu urmatoarele documente:

decontul actiunii;

note de plata;

actele de cheltuieli efective;

raport de desfasurare a actiunii.

Agentia de turism verifica decontul de cheltuieli si stabileste diferenta dintre cheltuielile efective si cele antecalculate, solutionandu-le astfel:

z       depasirile datorate unor cauze obiective se suporta de unitatea de turism organizatoare;

z       depasirile datorate unor cauze subiective se suporta de persoana care a comandat sau decontat servicii de valori mai mari;

z       economiile reprezinta servicii neprestate si se restituie turistilor;

z       economiile realizate la serviciile prestate majoreaza profitul unitatii organizatoare.

Contabilitatea activitatii de turism

Operatiile privind realizarea actiunilor de odihna si tratament necesita evidentierea valorificarii lor, constituirii veniturilor, efectuarii si decontarii cheltuielilor si reezultatului financiar obtinut.

Principalele conturi utilizate sunt:

"Venituri inregistrate in avans' pentru trimiteri la tratament si odihna care inregistreaza pretul serviciilor de tratament si odihna incasat anticipat. incasarile anticipate se constituie ca venituri in acelasi exercitiu financiar, la inceputul perioadelor de sejur, conform locurilor efectiv valorificate;

"Venituri din lucrari executate si servicii prestate' care reflecta veniturile constituite la inceputul sejurului;

conturi de cheltuieli utilizate pentru colectarea cheltuielilor unitatii organizatoare;

conturi de trezorerie pentru efectuarea decontarilor.

Operatiile privind trimiterile la odihna se inregistreaza astfel:

1. incasarea biletelor de odihna si a comisionului aferent

4111 = %

472

704

4427

= 4111

2. Constituirea la inceputul sejurului a veniturilor

472 = 704

3. inregistrarea pretului serviciilor prestate pe baza facturii primite de la unitatea prestatoare.

% = 401

4. inregistrarea cheltuielilor agentiei.

salarii: 641 = 421

consum de materiale: 602 = 302

amortizarea miji. fixe: 681 = 281

servicii prestate de terti:      % = 401

sau 62

4426

5. inchiderea conturilor de venituri si cheltuieli.

704 = 121

121 = %

628

641,6451,6452,6453

602

681,.

3. Contabilitatea laboratoarelor de patiserie si cofetarie

3.1. Structuri de preturi si documente specifice productiei laboratoarelor

Spre deosebire de celelalte unitati din sfera comertului care au ca obiect de activitate circulatia marfurilor, laboratoarelor de patiserie si cofetarie le este specifica productia.

Pot exista laboratoare centrale care vand produsele finite obtinute unor terti sau laboratoare care care functioneaza pe langa cofetarii si patiserii, dar care au gestiune separata si le transfera produsele finite in vederea vanzarii catre consumatorii finali.

Structurile specifice create in cadrul acestor laboratoare, genereaza si structuri diferite de preturi:

a) pretul de cumparare al materiilor prime cuprinse in produsul fabricat denumit si pret de materie prima.

Este considerat un pret antecalculat pe fiecare fel de produs finit (ex: sortiment de prajitura) pe baza de norme de consum a materiilor prime prevazute in retetele de fabricatie. Calculul acestui pret se face de regula pentru 100 de bucati. Pretul de materie prima se recalculeaza cand au loc modificari in structura sortimentelor de materie prima in normele de consum sau in pretul de cumparare al acestora.

b) pretul de vanzare al laboratorului calculat prin adaugarea la pretul de materie prima a marjei comerciale proprie laboratorului;

c) pretul de vanzare al produsului finit prin unitati de desfacere (cofetarii, patiserii) sau prin unitati mixte (restaurante) sau alte unitati (bufete); acestea se calculeaza adaugand la pretul de vanzare al laboratorului a unei marje specifice unitatii vanzatoare.

Documentele specifice laboratoarelor se diferentiaza pe faze ale acestor activitati:

1. In faza de apovizionare se utilizeaza: factura; nota de receptie si constatare de diferente, bon de predare transfer restituire in cazul restituirii la depozite a materialelor nefolosite; borderoul de achizitii si nota de receptie in cazul achizitiilor de pe piata agro-alimentara.

Materiile prime pot intra direct in laboratoare sau prin intermediul magaziilor de materii prime intocmindu-se bonul de consum in momentul eliberarii.

2. In faza de productie se inregistreaza cheltuielile de fabricatie ale laboratoarelor.

Cheltuielile cu materii prime se inregistreaza pe baza normelor de consum din retetele de fabricatie si tinand seama de cantitatea de produse realizata. Se pondereaza cantitatea de produse finite obtinute si consemnata in bonul de predare transfer estituire cu pretul de materie prima antecalculat pentru fiecare sortiment de produs.

Dat fiind caracterul perisabil al productiei, in cazul laboratoarelor nu se constata productie in curs de executie.

3. in faza de desfacere documentele sunt specifice in functie de destinatie:

nota de predare transfer restituire pentru transferarea produselor catre unitatile proprii

factura pentru vanzare in cazul livrarii produselor catre terti

aviz de insotire pentru predarea unor produse catre sectorul adminstrativ.

In cadrul fiecarui laborator evidenta operativa se realizeaza pentru materii prime si pentru produsele finite obtinute. Consumurile de materii prime se urmaresc operativ cu centralizatorul de produse finite realizate si livrate.

3.2. Organizarea contabilitatii laboratoarelor de cofetarie si patiserie

Contabilitatea laboratoarelor se organizeaza distinct in functie de statutul juridic al acestora. Astfel, pentru laboratoarele centrale cu personalitate juridica, urmarirea gestiunii se poate realiza cu ajutorul contabilitatii financiare. Daca se doreste cunoasterea costului efectiv pe sortimente, grupe, categorii de produse se poate organiza contabilitatea de gestiune. Gestiunea laboratoarelor organizate pe langa cofetarii si patiserii se urmareste numai cu ajutorul contabilitatii analitice.

In acest sens, este necesara utilizarea contului 301 "Materii prime" indiferent daca laboratorul dispune sau nu de magazii pentru materii prime. Pentru a reflecta stocul si miscarea materiilor prime din gestiunea laboratoarelor, este necesara dezvoltarea analitica a acestui cont folosind metoda cantitativ-valorica. Alegerea pretului de cumparare in inrgistrarea materiilor prime se justifica prin necesitatea inregistrarii cheltuielilor cu materiile prime pe baza normelor de consum, prin ponderarea cantitatii de produse finite obtinute cu pretul de materii prime antecalculat.

Deoarece utilizarea unor conturi are caracter formal, se poate renunta la folosirea lor. Astfel, contul 345 "Produse finite" nu reflecta de regula nivelul real al gestiunii, produsele de cofetarie si patiserie fiind livrate direct din laborator in stare proaspata, avand in vedere gradul mare de perisabilitate. Nici contul 711 "Variatia stocurilor" nu isi gaseste justificarea.

Inregistrarile in contabilitate sunt similare celor din contabilitatea financiara:

achizitii de materii prime

% = 401

consum de materii prime

601 = 301

consum = cantitate produse fabricate x norma de consum din reteta x pret unitar antecalculat

amortizare utilaje

servicii efectuate de terti

62x = 401

vanzare produse conform facturii

411 = %

inchidere conturi de cheltuieli si venituri

121 = 6xx

7xx = 121