Balanta de verificare - procedeu de centralizare si verificare a inregistrarilor efectuate cu ajutorul conturilor

BALANTA DE VERIFICARE - PROCEDEU DE CENTRALIZARE SI VERIFICARE A INREGISTRARILOR EFECTUATE CU AJUTORUL CONTURILOR

1. Definire, importanta si functiile balantei de verificare a conturilor

In conformitate cu Legea contabilitatii nr. 82/1991 republicata in anul 2007[1], agentii economici sunt obligati sa intocmeasca cel putin anual la incheierea exercitiului financiar sau la termenele de intocmire a situatiilor financiare periodice balanta de verificare a conturilor.

Aceasta este reprezentata de un document cu o structura specifica, prin care se realizeaza centralizarea si verificarea corectitudinii inregistrarilor efectuate cu ajutorul conturilor.

Necesitatea balantei de verificare rezulta din rolul acesteia, respectiv de a generaliza, centraliza si prezenta intr-o forma grupata elementele patrimoniale.

Balanta de verificare se prezinta sub forma unei liste (tablou) ce cuprinde conturile din registrul Cartea mare, care furnizeaza informatii in legatura cu soldurile initiale, miscarile (sau rulajele) intervenite intr-o anumita perioada de gestiune (luna, trimestru, semestru, an) si soldurile finale la data intocmirii ei.

Putem spune deci ca balanta de verificare este procedeul de centralizare si verificare a egalitatilor generate de dubla inregistrare, (atat structural cat si global).

Ca procedeu specific metodei contabilitatii balanta de verificare indeplineste urmatoarele functii:

Functia de verificare presupune un control al exactitatii inregistrarilor consemnate in conturi. Se realizeaza pe baza respectarii principiului dublei inregistrari, atat in cadrul conturilor sintetice cat si a celor analitice. Prin aceasta functie, balanta de verificare asigura corelatia

dintre egalitatile generate de dubla inregistrare si totalul rulajelor debitoare si creditoare din registrul jurnal. De asemenea, se asigura concordanta dintre totalul sumelor finale debitoare si totalul sumelor finale creditoare din registrul Cartea Mare si dintre totalul sumelor finale debitoare si totalul sumelor finale creditoare din balanta de verificare, prin faptul ca la inceputul perioadei de gestiune, soldurile initiale ale conturilor se preiau din bilantul precedent, iar acestea devin pozitii distincte in cadrul primei coloane (solduri initiale) ale balantei de verificare.

Functia de grupare si centralizare a datelor inregistrate in conturi. Se realizeaza prin insumarea tuturor existentelor si miscarilor intervenite intr-o anumita perioada de timp, atat in cadrul fiecarui element patrimonial cat si pe ansamblul activitatii intreprinderii. Centralizarea informatiilor obtinute din conturi se realizeaza atat pentru perioada curenta cat si cumulat de la inceputul exercitiului. Prin gruparea si centralizarea datelor se realizeaza o legatura de interconditionare intre cont si bilantul contabil. Astfel, soldurile finale sunt preluate din fisele de cont in balanta de verificare si de aici in bilantul contabil.

Functia de legatura dintre conturile sintetice si bilant. Asa cum s-a prezentat in capitolele precedente, contul furnizeaza informatii detaliate, permanente asupra fiecarui mijloc economic, sursa sau proces economic iar bilantul realizeaza o prezentare de ansamblu a activitatii intreprinderii la un moment dat. Legatura dintre cont si bilant se realizeaza prin centralizarea si verificarea exactitatii datelor inregistrate in conturi cu ajutorul balantei de verificare. Aceasta legatura se concretizeaza in faptul ca datele din bilant reprezinta soldurile finale ale conturilor de activ si de pasiv preluate din balanta de verificare si apoi prelucrate si grupate conform necesitatilor de intocmire a bilantului.

Functia de legatura dintre conturile sintetice si conturile analitice. Se realizeaza prin centralizarea care are loc la sfarsitul perioadei (lunii), prin insumarea datelor din conturile analitice care trebuie sa concorde cu totalul fiecarui cont sintetic. Aceasta se intampla atunci cand un cont sintetic cuprinde mai multe conturi analitice, totalul debitului si totalul creditului contului sintetic obtinandu-se prin insumarea conturilor analitice in care a fost dezvoltat contul sintetic. Realizarea acestei functii este posibila prin intocmirea balantei de verificare analitice pentru fiecare cont sintetic care se desfasoara pe conturi analitice.

Functia de grupare, analiza si control a datelor contabile

Prin gruparea datelor obtinute din conturi, balanta de verificare devine un instrument de analiza si control a activitatii intreprinderii. Aceasta se realizeaza pe fiecare cont in parte, pe grupe de conturi si pe clase de conturi.

Balanta de verificare constituie un instrument indispensabil analizei curente a activitatii economico – financiare, de realizare a unui control asupra modului de gestionare a patrimoniului in cadrul perioadei de gestiune efective.

In concluzie, putem spune ca balanta de verificare reprezinta un procedeu de baza al metodei contabilitatii, prin care se asigura:

- gruparea, centralizarea si verificarea exactitatii datelor furnizate de conturi;

- legatura dintre conturile sintetice si conturile analitice;

- legatura dintre bilantul initial si cont precum si dintre cont si bilantul final;

- controlul periodic (lunar) al egalitatii dintre totalul rulajelor, respectiv al soldurilor, asigurand astfel premizele egalitatii bilantiere dintre utilitati (active) si resurse (datorii si capitaluri proprii).

2. Clasificarea balantelor de verificare

Balantele de verificare elaborate la nivelul unei intreprinderi pot fi clasificate in functie de mai multe criterii:

Analiza: O tehnica extrem de pretioasa:Reformularea spuselor clientului Analiza: Mediul de faceri european

1) Dupa natura conturilor pe care le contin, pot fi:

- Balante de verificare ale conturilor sintetice, care cuprind toate conturile sintetice de gradul I si II, utilizate de un agent economic.

- Balante de verificare ale conturilor analitice, cuprind toate conturile analitice ale unui cont sintetic si sunt intocmite inaintea balantelor de verificare sintetice. Acestea asigura concordanta dintre elementele de detaliu ale unui cont si contul sintetic in ansamblul sau.

2) Dupa forma de prezentare avem:

- Balanta de verificare sub forma tabelara;

- Balanta de verificare sub forma unui tablou (tabel) matricial (balanta sah).

Balanta de verificare sah se prezinta sub forma unui tablou (table sah) in cadrul caruia conturile se inscriu in aceeasi ordine, atat pe verticala cat si pe orizontala. In cadrul patratelor care se formeaza din intretaierea liniilor cu coloanele, se inscriu sumele corespunzatoare conturilor evidentiate. In cadrul acestei forme de balante, egalitatile se obtin o singura data, la intretaierea randurilor si coloanelor respective.

3) Dupa numarul de egalitati pe care le contin, deosebim:

a) Balanta de verificare cu o singura egalitate. Cuprinde o singura egalitate, respectiv intre elementele unei singure coloane. Se poate prezenta sub doua variante:

- balanta de sume, cuprinde egalitatea: T∑D = T∑C,

unde: T∑D = Si_d + R_d

T∑C = Si_c + R_c

- balanta soldurilor, cuprinde egalitatea: TSf_d = TSf_c

in care: T∑D – total sume debitoare;

T∑C – total sume creditoare;

Si_d – solduri initiale debitoare;

Si_c – solduri initiale creditoare;

R_d – rulaje debitoare;

R_c – rulaje creditoare;

TSf_d – total solduri finale debitoare;

TSf_c – total solduri finale creditoare.

b) Balanta de verificare cu doua egalitati. Este cunoscuta sub denumirea de balanta sumelor si a soldurilor si este o combinatie a celor doua variante a balantei cu o singura egalitate.

Aceste egalitati sunt:

I. T∑D = T∑C

II. TSf_d = TSf_c

c) Balanta de verificare cu trei egalitati. Este construita pe criteriul separarii soldurilor initiale de rulaje. Cuprinde urmatoarele trei egalitati:

I.Tsi_d = TSi_c

II. TR_d = TR_c

III. TSf_d = TSf_c

d) Balanta de verificare cu patru egalitati. Poarta denumirea de „balanta de rulaje lunare cu sume precedente”.

Egalitatile pe care le cuprinde o astfel de balanta sunt obtinute din celelalte forme de balante, si anume:

I. Tsi_d = TSi_cI. T∑pD = T∑pC

II. Trd = Trc sau II. TRcd = TRcc

III. T∑D = T∑C III. T∑D = T∑C

IV. TSf_d = TSf_c IV. TSf_d = TSf_c

in care:

T∑pD; T∑pC - sume din lunile precedente (debitoare, creditoare)

TRcd ; TRcc – rulaje curente (debitoare, creditoare)

Este cea mai importanta categorie de balanta, fiind obligatorie inaintea intocmirii bilantului contabil.

e) Balanta de verificare cu cinci egalitati, se bazeaza pe principiul separarii totalului sumelor din luna curenta de totalul sumelor din luna precedenta. Egalitatile care intervin in cazul unei astfel de balante sunt:

I. TSi_d = TSi_c III. TRd_lc = TRc_lc

II. TRc_d = TRC_c IV. T∑D = T∑C

V. TSf_d= TSf_c

unde:

TRc_d ; TRc_c – total rulaje cumulate (debitoare, creditoare)

TRd_lc ; TRc_lc – total rulaje curente (debitoare, creditoare)

f) Balantele de verificare ale conturilor analitice denumite si auxiliare. Se clasifica dupa felul soldului pe care il prezinta conturile pentru care se intocmesc la sfarsitul perioadei in:

- balante de verificare pentru conturi monofunctionale;

- balante de verificare pentru conturi bifunctionale;

Balantele de verificare pentru conturi monofunctionale se clasifica dupa numarul etaloanelor de evidenta utilizate in:

- balante de verificare pentru conturi cu un singur etalon de evidenta (valoric): Furnizori, Clienti, etc.

- balante de verificare pentru conturi cu doua etaloane de evidenta (cantitativ si valoric): Materii prime, Produse finite, Marfuri, etc. (spre exemplificare prezentam pentru contul 371 „Marfuri”):

Balanta de verificare auxiliara a contului

371 „Marfuri”

Balantele de verificare auxiliare pentru conturile bifunctionale prezinta particularitatea ce rezulta din felul soldurilor conturilor analitice care pot avea unele sold debitor iar altele sold creditor. De aceea, totalul soldurilor debitoare si creditoare ale conturilor analitice prin insumarea lor algebrica este egal si de aceeasi suma cu soldul contului sintetic.

3. Intocmirea balantei de verificare a conturilor

Elaborarea balantei de verificare reprezinta o lucrare complexa, realizata la anumite intervale de timp, conform necesitatilor de informare impuse de situatia in care se gaseste intreprinderea.

Constructia unei balante de verificare presupune parcurgerea urmatoarelor etape:

- se trec din bilantul precedent (sau balanta precedenta) in conturile redeschise pentru anul curent, sumele corespunzatoare (soldurile finale) reprezentand pentru anul curent soldurile initiale ale balantei anului curent;

- se inregistreaza operatiile economico – financiare in ordine cronologica cu ajutorul notelor de contabilitate;

- se transpun datele din notele contabile in registrul jurnal (evidenta cronologica) si apoi in fisele de cont (evidenta sistematica), deschise individual pentru fiecare element patrimonial (conturi sintetice);

- se determina in cadrul fiecarei fise de cont: totalul rulajelor debitoare, respectiv creditoare; totalul sumelor debitoare, respectiv creditoare si totalul soldurilor finale debitoare si creditoare;

- se preiau din fisele de cont: soldurile initiale; rulajele; total sume; soldurile finale dupa insumare pe coloane perechi si se transpun in coloanele speciale ale balantei de verificare.

- se aduna coloanele balantei de verificare, urmarindu-se egalitatile perechi dintre: Tsi_d si Tsi_c; TR_d si TR_c; T∑D si T∑C si TSf_d si TSf_c.

4. Erori de inregistrare identificabile cu ajutorul balantei de verificare a conturilor

Activitatea complexa pe care o presupune elaborarea balantei de verificare a conturilor, nu exclude aparitia unor erori de inregistrare. Acestea pot fi impartite in doua categorii:

- erori care determina aparitia unor inegalitati intre totalurile coloanelor perechi;

- erori care nu influenteaza egalitatile totalului coloanelor perechi.

a) Inegalitatile intre totalurile coloanelor balantei de verificare se pot datora urmatoarelor tipuri de erori:

- Erori de inregistrare in evidenta sistematica Apar fie din omisiunea transcrierii unei sume din evidenta cronologica sau din actul justificativ, in conturi; fie din transcrierea gresita a acestor sume.

O asemenea situatie poate fi exemplificata astfel:

- suma a fost trecuta in debit, dar omisa in creditul contului respectiv, sau invers;

- scrierea incompleta a unei sume sau cu cifre inversate;

- scrierea altor sume in unul din conturi si a sumei corecte in contul corespondent.

Asemenea erori se identifica prin confruntarea tuturor inregistrarilor cronologice (registrul jurnal), cu cele din evidenta sistematica (fise de cont), si daca este cazul, confruntarea cu documentele justificative sau primare.

- Erori de pregatire a conturilor. Pot apare din insumarea gresita a rulajelor sau determinarea gresita a soldurilor. Aceste erori se corecteaza prin refacerea tuturor calculelor in cadrul fiselor de cont.

- Erori de intocmire a balantei conturilor. Intervin ca urmare a unor greseli la insumarea coloanelor, la preluarea rulajelor sau a soldurilor din fisele de cont. Identificarea acestora se face prin punctaj, iar daca este nevoie, prin refacerea tuturor calculelor.

b) Erori care nu influenteaza egalitatile intre totalul coloanelor perechi, sunt:

- Erori de inregistrare in registrul jurnal. Cauzate de:

- inversarea unei formule contabile;

- inregistrarea unei operatii de mai multe ori;

- folosirea gresita a conturilor corespondente.

In astfel de cazuri sumele inregistrate in debit, respectiv credit neinfluentand egalitatile balantei.

- Erori de imputare. Sunt generate de transcrierea gresita a sumelor din evidenta cronologica, intr-un alt cont decat cel din nota contabila (articolul contabil).

- Erori de compensatie. Apar ca urmare a trecerii gresite a sumelor din documentele justificative sau din registrul jurnal in conturi, trecandu-se o suma in plus intr-o parte a unui cont sau a mai multor conturi, si o suma in minus, de egala valoare cu suma in plus, in aceeasi parte a unui cont, sau a mai multor conturi, astfel incat sumele in plus se compenseaza cu cele in minus.

- Omisiuni de inregistrare. Constau in neinregistrarea unor operatiuni in evidenta cronologica, si nici in cea sistematica, ceea ce conduce la neinfluentarea rulajelor si nici a soldurilor.

Aceste erori pot fi identificate prin aparitia de solduri necorespunzatoare la unele conturi; descoperirea documentelor neinregistrate sau a unor reclamatii din partea furnizorilor sau clientilor, etc.

Erorile din evidenta cronologica, note de contabilitate sau registrul jurnal se corecteaza prin formule contabile de stornare, iar cele din evidenta sistematica, prin corectarea sumelor gresite, respectiv prin anularea acestora si inscrierea sumei corecte in cadrul documentelor justificative.