Elaborarea mesajului scris

ELABORAREA MESAJULUI SCRIS

Succesul unor scrisori nu este intamplator; el este rezultatul unei munci si experiente indelungate. Cei ce scriu trebuie:

− sa tina seama de termenii de specialitate adecvati;

− sa construiasca corect frazele din punct de vedere gramatical;

− sa aiba un stil agreabil;

− sa cunoasca si sa respecte anumite norme si standarde de scriere.

Decisive pentru succesul unei scrisori sunt nu numai canalele de transmitere si stilul, ci si forma, structura si mai ales continutul. Un continut neadecvat, erorile de adresare, greselile gramaticale, tonul, impactul si stilul gresit sunt doar cateva dintre elementele care pot crea o imagine nefavorabila atat celui care scrie scrisoarea, cat si firmei pe care o reprezinta.

Se cunoaste faptul ca orice scrisoare echivaleaza cu o „carte de vizita” a celui ce o expediaza. O scrisoare bine redactata poate aduce mari servicii: sa ne reprezinte intr-un loc unde nu putem participa, sa ne apere interesele, atunci cand din motive obiective nu o putem face personal.

Redactarea scrisorilor de afaceri constituie un element esential in cadrul unei tranzactii, iar modalitatile de realizare a acestora s-au imbunatatit si amplificat de-a lungul anilor, devenind dupa unii autori, aproape o stiinta.[1]

Multe scrisori de afaceri se dicteaza sau se scriu direct, fara prea multe pregatiri. Experienta indelungata face, adesea, inutile proiectarea si conceperea scrisorilor. Pentru raspunsurile la scrisorile de rutina, se va nota pe margine sau sub textul expeditorului indicatiile necesare. Pentru a castiga timp pot fi folosite ca model copiile altor scrisori trimise.

Nu trebuie pierdut din vedere faptul ca, datorita tehnicilor de comunicare, pe de o parte, cat si amplificarii schimburilor la nivel mondial, pe de alta parte, au aparut si modalitati noi si rapide de transmitere a mesajelor, dar in ciuda existentei telegrafului si a telefonului, a telexului si telefaxului, scrisorile oficiale continua sa-si pastreze locul si importanta lor.

In fapt, abstractie facand de costul ridicat al mijloacelor moderne de comunicare, majoritatea mesajelor transmise prin telegraf sau telefon, trebuie confirmate in scris; in plus, chiar redactarea sau decodificarea unei telegrame sau a unui telex presupune din partea expeditorului si a destinatarului cunostinte care sunt incluse in tehnicile de redactare a corespondentei in forma sa clasica.

Pentru scrisorile mai importante si mai complicate care necesita o atentie deosebita, este necesara o pregatire temeinica a acestora.

Adriana, Chiriacescu; Laura, Muresan, Virginia Barghiel; Alexander Hollinger. Corespondenta de afaceri in limbile romana si engleza, Bucuresti: Editura Teora, 1995, p. 19.