Canale de comunicare

Canale de comunicare

Am putea pleca de la diagrama din textul Relatii publice in economie, din acest volum, pentru a avea o imagine despre diversitatea canalelor care pot fi utilizate in comunicarea interna. Desigur, atunci cind luam in atentie chestiunea canalelor de comunicare, avem in vedere comunicarea verbala. mai ales.

Pentru comunicarea verbala orala, canalul cel mai utilizat este atmosfera. Aici, ceea ce are importanta este paraverbalul, dar si nonverbalul, prezent sub forma distantelor dintre locutori, a cadrului (formal sau nu) ales pentru interlocutie etc. Mai trebuie amintita comunicare verbala orala mediata, cum ar fi cea realizata prin intermediul telefonului, al interfonului sau al altor mijloace tehnice similare.

Comunicare verbala scrisa, insa, poate fi realizata prin utilizarea tuturor canalelor imaginabile, mergind de la simpla hirtie sau de la deja familiarul post-it, pina la intranet sau tabele de afisaj electronic. Dedicarea unui canal sau a altuia pentru anumite secvente de comunicare interna are rol de nonverbal si se adauga elementelor care trebuie luate in calcul la descifrarea mesajelor. Acel celebru media is the message, care a dat nu mai putin celebrul massage, pune in evidenta, si atunci cind vorbim despre comunicarea interna, importanta mediului de transmisie (a canalului) in interpretarea mesajului. Daca, de exemplu, pe un ordin de lucru, nu mai apare semnatura sefului de pina ieri, ci a altcuiva, care are, sa presupunem, o viziune mai stricta cu privire la disciplina muncii, mesajul nu va fi decriptat doar ca un simplu ordin de munca, ci ca unul care va trebui dus la indeplinire cu maximum de viteza si de precizie.

Canalele nu trebuie privite exclusiv prin perspectiva progresului tehnic, ci mai ales prin prisma adecvarii la publicul care le va utiliza. Alegerea canalului nu se face, deci, pe principiul schimbarii de dragul schimbarii (a se vedea motto-ul textului "Relatii publice in economie": Change is certain. Progress is not.). Altfel spus, daca nu am posibilitatea de a instrui foarte bine intreg personalul in ceea ce priveste utilizarea retelei de calculatoare si a softurilor de aplicatie necesare, e mai bine sa pastrez comunicarea prin mesaje scrise de mina, pe hirtie, mesaje trimise prin curier catre cei la care trebuie sa ajunga. Mai mult, daca nu mi-am instruit personalul (la nivelul operatorilor) in ceea ce priveste folosirea bazelor de date interne si nu i-am responsabilizat suficient, pot avea surpriza sa constat ca datele n-au fost introduse in spiritul rigorii si, deci, prelucrarea lor nu va da rezultate pe care sa putem conta.

Intranetul si unele functii ale Internetului pot fi folosite doar daca s-a facut in prealabil un instructaj riguros, urmat de o selectie atenta a personalului cu acces la genul acesta de canale. Desigur, un sistem de creare de paliere de acces (prin parole) este o posibila rezolvare, dar pregatirea personalului, anterioara punerii in functiune a unui astfel de canal, ramine ceva deosebit de important. Mai trebuie avute in vedere si posibilitatile psiho-sociale ale personalului: gradul de suportabilitate al fiecaruia cu privire la introducerea noului sau uzabilitatea in sine a instrumentelor apartinind  IT. Apoi, trebuie prevazuta si protectia datelor. Or, in aceasta privinta, noile tehnologii ofera multe solutii, insa nicio solutie nu este viabila in afara implicarii personalului utilizator de IT.

Alte canale, tinind tot de tehnologii de virf, ar fi televiziunea cu circuit inchis, panourile cu afisaj electronic, radiourile interne, instalatiile pentru teleconferinte. Pentru a nu lasa impresia ca doar ultimele realizari din domeniul IT pot instaura o buna comunicare interna, vom preciza ca moda jurnalelor de intreprindere e tot mai prezenta, ca discutiile informale se fac mai cu efect prin viu grai decit pe messenger, ca afisierele sint de mare succes (si cele oficiale, unde apar informatii provenind de la esaloanele superioare, si cele neoficiale, menite sa dea oricui posibilitatea sa puna mesaje (cu propriul scris de mina!) pentru oricine altcineva. Pe aceste panouri de afisaj, se pot regasi si manifestari de comunicare implicita: o taietura dintr-un ziar cu un articol despre cineva din interior, care s-a remarcat la nivel local sau chiar national sau international. Desi stirea din ziar se inscrie la comunicare externa (provine, cel mai probabil, dintr-un comunicat de presa dat pentru informarea comunitatii), ea va avea un impact deloc neglijabil si in plan intern: cel laudat va putea remarca cum il apreciaza si colegii, iar ceilalti vor avea un motiv de mindrie colectiva si un motiv de a-si pune stacheta tot mai sus, pentru a ajunge si ei "la ziar".

Un imprtant canal pentru comunicarea interna este jurnalul de intreprindere. Canal din familia tipariturilor, acesta poate avea o audienta incredibil de mare in rindul membrilor personalului si poate avea si un impact extraordinar. Trebuie, insa, ca jurnalul de intreprindere sa fie construit de profesionisti (de jurnalisti). Doar acestia vor sti sa faca studiul de piata care sa le arate ce public vor avea (dimensiune si calitate), ce frecventa de aparitie va face ca jurnalul sa fie nu doar suportat bine, dar chiar dorit, de la un numar la altul. Un alt studiu, de construire a machetei publicatiei, va fi tot sarcina unor profesionisti ai jurnalismului. In cadrul acestei constructii se va decide ce rubrici trebuie prevazute, in ce ordine, care va fi proportia text / imagini, daca se vor folosi culori, ce culori si unde, plus modul de distribuire si culegerea feedback-ului.

Din expunerea de mai sus, cu privire la canalele de comunicare folosite in comunicarea interna, putem desprinde ideea ca oricare canal este bun daca este potrivit nevoilor de comunicare si publicului ales drept tinta. Insistam, asadar, pe ideea adecvarii canalului, atragind atentia asupra faptului ca simpla urmare a unor mode poate avea urmari, uneori, dezastruoase, asemanatoare cu cele ale unei abordari gresite in constructia mesajului. Dar, despre aceste lucruri vom vorbi la sectiunea dedicata barierelor intilnite in comunicarea interna.