Dupa efectuarea check-out-ului,
front-office-ul este responsabil de actualizarea tuturor inregistrarilor
cat mai curand posibil.
Starea camerelor si
inregistrarile de la front-office
Dupa check-out-ul unui client, camera pe care a ocupat-o acesta va
fi declarata disponibila si va putea fi inchiriata altor
clienti. In consecinta, clientul nu va mai fi rezident in hotel si din aceasta cauza, starea
camerei si inregistrarile front-office-ului (de ex lista
clientilor rezidenti) vor trebui modificate pt. a reflecta starea
curenta. In hotelurile mari, care folosesc sisteme computerizate, procesul
de actualizare este realizat automat, dupa cel de check-out. Numele
clientului va fi sters din lista clientilor rezidenti si
transferat pe lista clientilor care au efectuat check-out-ul, iar contul
clientului va fi transferat intr-un fisier al fostilor clienti.
Sistemul va modifica automat starea camerei din ocupata in
libera/necuratata.
Fisa istoricului clientului
Unele
hoteluri pastreaza o fisa cu istoricul clientului care
include informatii privind camera ocupata de client, tariful
platit, preferintele(daca sunt cunoscute), precum si suma
care a cheltuit-o in hotel. Un membru al front-office-ului va avea
atributia de a actualiza zilnic aceste fise, care pot fi
pastrate intr-un computer sau scrise de mana.
La
crearea sau actualizarea fiselor istoricului clientului, hotelul va trebui
sa decida care vor fi clientii ce vor trebui adaugati
aceste fise (daca vor fi adaugati toti clientii
sau numai cei care frecventeaza des hotelul). In hotelurile care au un
sistem computerizat, computerul va crea automat o noua fisa a
istoricului clientului pt. clientii care stau in hotel pt. prima oara.
Sistemul computerizat va actualiza automat inregistrarile la check-out,
transferand datele din conturile clientilor in fisele clientilor
respectivi.
In
afara de crearea si actualizarea fiselor istoricului clientului,
este necesara si o verificare anuala a tuturor acestor inregistrari.
Unele fise vor trebui inlaturate (clientii care nu au mai stat
in hotel de mult timp sau cei ale caror companii nu mai au cont la hotel).
Hotelurile mici nu tin, de obicei, o astfel de evidenta a
clientilor, dar acest lucru depinde in mare masura de politica
adoptata de fiecare hotel in parte.
