Crearea si salvarea documentelor

Crearea si salvarea documentelor

1.         Crearea unui nou document

Noul document se deschide automat la intrarea in Word sau cu comanda Fisier - Nou. Noul fisier poate sa fie cu sablon Normal, predefinit de Microsoft Word sau un Sablon definit de utilizator.

Informatiile referitoare la document cerute prin butonul de comanda Fisier - Proprietati se introduc intr-o caseta de dialog. Ele reprezinta orice text pana la 255 caractere si se utilizeaza pentru usurarea gasirii unui fisier atunci cand nu cunoastem denumirea acestuia. Cautarea se face cu comanda Find File.

In fereastra Proprietati se afla si campul Statistica, ce ofera informati cu privire la momentul cand a fost creat fisierul, cand a fost salvat ultima data, numarul de pagini, cuvinte si caractere ale documentului.

2. Salvarea unui document

- Salvarea pentru prima oara - se acorda fisierului un nume;

- Salvarea curenta - pentru a proteja ceea ce am lucrat la opririle voluntare;

- Salvarea sub un nume nou – Fisier – Salvare ca;

- Salvarea fisierelor in alte formate:

Comanda Fisier – Salvare ca, in zona Nume fisier, se tasteaza numele fisierului;

In zona Tip fisier se selecteaza tipul fisierului in care se face salvarea.

3. Protejarea fisierelor comune

- Se alege comanda Instrumente - Optiuni

- Se selecteaza Salvare;

- In zona Optiuni de partajare fisiere se introduce parola asociata fisierului: parola pentru deschidere si parola pentru modificare;

- Un fisier se poate bloca, astfel incat sa nu mai poata fi modificat. Pentru aceasta se selecteaza Acces recomandat doar in deschidere;

ANALIZA: Cum modificati datele intr-o foaie de calcul? Operatii asupra documentelor Excel ANALIZA: Lucrul cu date calendaristice in tabele pivot

- Se apasa OK.

O alta posibilitate este aceea de a alege comanda Optiuni generale din Fisier – Salvare ca

Stabilirea optiunilor de salvare

Atunci cand se face salvarea fisierului cu Fisier – Salvare ca se pot stabili urmatoarele optiuni:

- Salvari automate;

- Crearea unor copii auxiliare (backup);

- Salvari rapide etc.

Pentru stabilirea acestor optiuni care devin implicite, se procedeaza astfel:

Comanda Fisier – Salvare ca, Optiuni generale si se selecteaza una din cele 4 posibilitati:

a) Crearea de copii de rezerva - la fiecare salvare se creeaza si un fisier cu extensia '.BAK' care contine ultima versiune salvata;

b) Salvare rapida. Cu aceasta optiune, WORD  salveaza rapid, deoarece opereaza pe disc doar schimbarile efectuate asupra documentului, ci nu intregul document;

c) Solicitarea afisarii unor informatii sumare despre fisierul salvat (se solicita proprietatile documentului).

d) Salvare periodica (Salvare informatii pentru recuperare automata la n minute), permite ca salvarea sa se faca periodic, in mod implicit, la un numar n de minute stabilit de utilizator.

Salvarea unui document fara schimbarea numelui Fisier – Salvare

5. Deschiderea unui document

Cu comanda Fisier - Deschidere, se selecteaza perifericul Drive, se selecteaza directorul Director, sau se afiseaza toate fisierele indiferent de extensie cu comanda Fisiere de tip: Toate fisierele, se selecteaza Read Only pentru a preveni orice modificare a documentului, se tasteaza numele in zona File Name apoi OK. Pentru deschiderea fisierelor NonWord acestea trebuie convertite.

6. Cautarea fisierelor

Se face cu comanda Find File. La urmatoarele apeluri Word afiseaza lista precedenta, iar pentru schimbarea listei se utilizeaza comanda Search.

Fisierul se poate cauta dupa:

- director, nume, tip, data creerii sau a ultimei salvari;

- datele introduse in Proprietati.

Dupa gasirea fisierului se pot efectua urmatoarele operatii:

- Deschiderea fisierului gasit;

- Tiparirea fisierului gasit;

- Stergerea fisierului gasit;

- Copierea fisierului gasit.

7. Sortarea fisierelor

In caseta de dialog Find File apasati butonul Options. Ca urmare, apare o mica caseta de dialog, in zona Find Files By se alege criteriul de sortare, care poate fi:

- dupa autor;

- dupa data de creare;

- dupa data ultimei salvari;

- dupa nume;

- dupa dimensiune.

Se poate selecta si modul de listare (zona Lista File Name With): titlu, continut, informatii sumare, statistica.

Cautarea fisierelor se poate face:

- dupa nume si tip;

- pe discuri si directoare;

- dupa informatiile Summary sau dupa text continut;

- dupa data.