Urmarirea modificarilor - activarea si dezactivarea evidentei reviziilor

Daca lucrezi impreuna cu o echipa la realizarea, editarea si intretinerea unui registru de calcul sau daca registrul tau de calcul trece prin mai multe maini in drumul sau spre finalizare, iti este util sa stii cine ce modificari a facut in continutul registrului. Utilizand caracteristica Track Changes (Urmarire modificari) din Excel, poti vedea ce persoane au adaugat anumite informatii, la ce data si la ce ora. De asemenea, poti revedea modificarile facute de alte persoane si poti pastra doar modificarile pe care le doresti.

Functia Track Changes trebuie activata inainte de a incepe sa tii evidenta evolutiei foii de calcul. Daca aceasta functie nu este apelata, modificarile facute de altii se vor integra in continutul foii tale si nu o sa mai poti identifica cine si ce modificari a efectuat.

Pentru a activa si a utiliza caracteristica Track Changes trebuie sa parcurgi pasii:

In foaia de calcul pentru care doresti sa tii evidenta modificarilor mai multor utilizatori, alege ToolsTrack ChangesHighlight Changes (Evidentiere modificari).

Se va deschide caseta de dialog Highlight Changes. Executa click pe caseta de validare Track Changes While Editing (Urmarire modificari in timpul editarii).

Selecteaza cantitatea si tipul de evidenta pe care doresti sa o pastrezi, executand click in casetele de validare When (Cand), Where (Unde), Who (Cine).

Pastreaza activa optiunea Highlight Changes on Screen astfel incat celulele ce cuprind continut nou sau editat sa fie marcate corespunzator pe ecran.

Executa click pe OK pentru a inchide caseta de dialog si a incepe tinerea evidentei modificarilor.

Obs. Utilizeaza optiunea Where pentru a preciza un domeniu de celule in care sa se tina evidenta modificarilor. Daca faci acest lucru, Excel va tine evidenta doar a modificarilor din acel domeniu.

Figura anterioara prezinta o foaie de calcul care a fost editata de mai multi utilizatori. Celulele subliniate cuprind continut nou, iar sugestia de ecran indica persoana care a efectuat modificarile.

Obs 1. Celulele cu modificari au o bordura subtire, albastra, cu un mic indicator de modificare de forma triunghiulara, in coltul din stanga-sus. Atunci cand o celula modificata este activa bordura ei devine galbena.

Obs. 2 Optiunea List Changes on a New Sheet (Listare modificari pe o noua foaie de calcul) iti permite sa stochezi pe o foaie separata ce a fost adaugat sau modificat in registrul de calcul, astfel incat toate modificarile sa poata fi vazute intr-un singur loc.

Poti dezactiva caracteristica Track Changes deschizand caseta de dialog Highlights Changes si eliminand semnul de validare din dreptul optiunii Track Changes While Editing. Va aparea un mesaj care te va informa ca registrul tau nu se mai gaseste in modul partajat, lucru pe care trebuie sa-l confirmi executand click pe Yes.

Dupa ce alte persoane au facut modificari in registrul tau de calcul, poti revedea aceste modificari pastrandu-le pe cele dorite si renuntand  la celelalte.

Alege ToolsTrack ChangesAccept or Reject Changes (Acceptare sau respingere modificari). Va aparea caseta de dialog Select Changes to Accept or Reject. Este posibil ca Excel sa iti ceara mai intai sa salvezi registrul de calcul. In acest caz apasa butonul OK.

Stabileste ce doresti sa revezi:

In zona When alege sa revezi fie modificarile necercetate inca, fie cele efectuate dupa o anumita ora.

In zona Who alege sa revezi modificarile efectuate de toti corectorii, in afara ta sau de un anume corector.

In zona Where alege domeniul de celule pe care sa-l cerectezi. Daca nu introduci nimic in acest camp vei revedea intreaga foaie de calcul.

Executa click pe OK pentru a incepe sa revezi modificarile. Atunci cand programul Excel descopera prima modificare, o va descrie in caseta de dialog Accept or Reject Changes.

Daca in respectiva celula au fost efectuate mai multe modificari, programul Excel le prezinta pe toate.

Executa click pe butonul Accept pentru a pastra modificarile sau pe Reject pentru a pastra valoarea originala a celulei.

Programul Excel cauta urmatoarea modificare. Vei continua sa accepti sau sa refuzi fiecare modificare pe rand. De asemenea, poti executa click pe butonul Accept All ca sa accepti toate modificarile ramase in registrul de calcul sau pe butonul Reject All pentru a pastra valorile originale ale restului celulelor modificate.

Pentru a preveni introducerea eronata a datelor si a formulelor in registrele de calcul Excel, acesta iti ofera cateva caracteristici speciale care sa te ajute la rezolvarea greselilor:

n          Pentru prevenirea erorilor la introducerea directa in registrul de calcul, caracteristica de validare a datelor iti permite sa indrumi persoana care introduce datele. Poti spune programului Excel sa accepte doar anumite tipuri de intrari intr-o celula – de exemplu, numere sau date calendaristice dintr-un anumit interval, - si sa afiseze un mesaj pentru utilizator cu instructiuni de completare a informatiilor. Tot cu ajutorul acestei caracteristici vei stabili modul in care va raspunde Excel la nerespectarea indicatiilor: va afisa un mesaj de eroare si va refuza intrarea sau va accepta intrarea gresita dar va avertiza utilizatorul in privinta problemelor ce pot aparea.

n          Daca in registrul de calcul exista deja date eronate, Excel poate localiza si incercui aceste intrari folosind aceeasi logica de validare a datelor.

n          Pentru urmarirea relatiilor dintre celule si formule poti folosi caracteristica de audit din Excel care va afisa conexiunea dintre formule si celulele lor sursa (precedenti) sau dintre celule si formulele dependente de acestea. Poti gasi si sursele rezultatelor eronate din formule.

Analiza: Solutii software pentru arhivarea datelor - oferta actuala pe piata de software Eseu: Comenzi SET - introducerea datelor de la tastatura

Pentru aceste functii Excel iti pune la dispozitie bara de instrumente Auditing. Poti activa aceasta bara executand secventa ViewToolbarsCustomize si, din fisa Toolbars, executa click in fata optiunii Auditing. Tabelul urmator descrie butoanele din bara de instrumente Auditing:

Programul Excel include o caracteristica speciala de validare care gaseste si marcheaza datele invalide care au fost introduse anterior. Exista numeroase motive de a utiliza aceasta caracteristica, printre care:

n          Datele au fost introduse inainte de instituirea unor criterii de validare si doresti sa revii asupra lor si sa rezolvi erorile existente.

n          Criteriile de validare active permit utilizatorului sa introduca date invalide dupa afisarea unui avertisment. (Cateodata vei dori sa introduci date invalide care vor fi insa verificate, corectate sau aprobate ulterior).

n          Vrei sa modifici conditiile de validare.

Pentru a realiza auditul unei foi de calcul si a afisa rapid un cerc in jurul informatiei care nu respecta conditiile de validare a datelor (pana la maximum 255 erori), executa click pe butonul Circle Invalid Data (Incercuire date incorecte)  de pe bara de instrumente Auditing. Excel va incercui datele invalide. Daca Excel gaseste 255 de erori, va trebui sa corectezi unele dintre ele si sa executi din nou click pe butonul Circle Invalid Data.

Pentru a elimina toate cercurile afisate executa click pe butonul Clear Validation Circles (Eliminare cercuri de validare)  de pe bara de instrumente Auditing.

Pentru a depista sursa unei erori intr-o formula incepe prin a verifica formula cautand eventualele greseli de introducere si scriere. Eroarea poate fi in formula sau in celula sursa referita de formula.

Pentru a localiza sursa unei erori trebuie sa parcurgi pasii:

Executa secventa ToolsAuditingShow Auditing Toolbar.

Executa click pe celula ce contine eroarea.

In bara de instrumente Auditing, executa click pe butonul Trace Error.

Daca eroarea provine dintr-o celula sursa si nu din celula activa, vor aparea sageti indicatoare care ghideaza vizual spre posibilele surse de eroare. Liniile albastre indica celulele referite iar liniile rosii te conduc la celula ce a provocat eroarea.

Daca nu apar sageti de indicare a erorii, sursa acesteia se gaseste in formula.

Chiar daca nu exista erori poti trasa celulele dependente si precedente dintr-o formula executand click pe butoanele Trace Precedents si Trace Dependents. De fiecare data cand executi click pe un buton Trace vor aparea sageti indicatoare pentru urmatorul nivel de precedenta sau dependenta. Butoanele Remove Precedent Arrows si Remove Dependents Arrows elimina sagetile indicatoare, cate un nivel o data.

I16 indica spre  dependentii sai (din componenta caror formule face parte)

Precedentul pentru I16

Atunci cand primesti o lista cu informatii sau un registru de calcul creat de alti utilizatori, primul lucru pe care il vei face este „verificarea conexiunilor” din registru – modul in care sunt conectate toate formulele si datele. Caracteristica de audit a Excel poate depista aceasta informatie si te poate ajuta sa localizezi sursele de eroare returnate de formule.

Pentru fiecare celula, auditul poate trasa si depista urmatoarele informatii:

n          Daca celula contine o formula, auditul ii depisteaza celulele sursa, denumite precedenti.

n          Daca celula contine date sau formule, auditul poate depista orice formule care utilizeaza informatia din aceasta celula, denumite dependenti.

n          Daca celula contine o eroare, auditul poate depista sursa erorii. De exemplu, daca o formula cu o operatie de impartire intoarce valoarea de eroare #DIV/0, auditul poate depista celula sursa care, fie nu are intrare, fie contine valoarea zero.

In fiecare caz, relatiile sunt indicate cu sageti de urmarire colorate.

Obs. Nu poti face auditul unei foi de calcul protejate. Pentru a elimina protectia alege ToolsProtectionUnprotect Sheet.

Exemplu: Daca o celula contine o formula care insumeaza o coloana de numere, precedentii formulei vor fi numerele individuale care sunt adunate. Fiecare dintre aceste celule precedente vor avea ca dependent celula formulei. Daca celula formulei este si ea inclusa intr-un total general in alt loc, totalul generat va fi un dependent al acestei celule cu formula.

In figura anterioara este prezentat un tabel in care se calculeaza produsul intre pretul pe bucata si numarul total de bucati vandute. Formula inmulteste valoarea din coloana E cu valoarea din coloana F pentru fiecare linie iar rezultatul se afla in coloana G. In acest caz foaia de calcul prezinta mai multe audituri (in figura, celulele verificate sunt colorate):

n          La depistarea precedentilor pentru formula din celula G2 Excel  afiseaza o sageata albastra cu origini in E2 si F2.

n          La trasarea dependentilor pentru celula F11 Excel afiseaza o sageata albastra cu varful in singura celula dependenta cu formula – G11.

n          Si celula E12 are tot un dependent – formula din G12.

n          Eroarea din celula G4 este semnalizata prin sagetile care pleca din celulele ce alcatuiesc formula.

n          Celula G13 are un dependent in formula din G15.

Daca informatia isi are originile sau indica spre un alt registru de calcul sau o alta foaie de calcul, sageata de urmarire are culoarea negra si pictograma seamana cu o mica foaie de calcul.

Pentru a rula sau a elimina elementele de audit poti folosi comenzi de meniu sau butoane din bara de instrumente Auditing descrise in lista de mai jos:

n          Depistarea precedentilor unei formule. Selecteaza celula ce contine formula si alege ToolsAuditingTrace Precedents sau executa click pe butonul Trace Precedents .

n          Depistarea dependentilor unei celule. Selecteaza celula ce contine formula si alege ToolsAuditingTrace Dependents sau executa click pe butonul Trace Dependents .

n          Afisarea mai multor niveluri de precedenti/dependenti. Executa click in mod repetat pe butonul Trace Precedents sau Trace Dependents. Daca Excel emite un semnal sonor cand executi click pe unul din butoane inseamna ca ai depistat toate nivelele formulei sau incerci sa depistezi ceva imposibil (cum ar fi un element grafic).

n          Depistarea celulei vinovate de un rezultat eronat. Selecteaza celula care cotine formula ce returneaza rezultat eronat si executa click pe butonul Trace Error  sau alege ToolsAuditingTrace Error. Va fi nevoie, probabil, sa efectuezi depistari repetate pentru a gasi toate erorile implicate.

n          Saltul intre precedenti si dependenti. Executa dublu click pe sageata de urmarire. Daca formula este conectata cu alti registri de calcul, acestea trebuie sa fie deschise pentru a le putea accesa. Daca vrei sa treci la o alta foaie de calcul sau un alt registru de calcul Excel afiseaza lista Go To. Executa dublu click pe referinta dorita.

n          Eliminarea sagetilor de urmarire. Pentru a elimina o sageata de urmarire de la o celula la dependentii sau precedentii sai selecteaza celula si executa click pe butonul Remove Dependent Arrows  sau Remove Precedent Arrows . Pentru a elimina toate sagetile de urmarire executa click pe butonul Remove All Arrows .

Sagetile de urmarire dispar atunci cand salvezi sau inchizi registrul de calcul. Nu poti salva un audit de la o sesiune de lucru la alta. Sagetile dispar, de asemenea, atunci cand inserezi sau stergi linii sau coloane, stergi sau muti celulele implicate in formula sau modifici insasi formula.