Modifica Proceduri de lucru la nivel de agent de vanzare

SCOP:

Structurarea activitatilor legate de incarcarea gestiunii, preluarea HHT si sedinta operationala de la inceputul zilei de lucru, verificarea autovehiculului din dotare

CUI SE ADRESEAZA PROCEDURA

Agent de vanzare PM DD, HORECA

Continut

1. Termeni si abrevieri .. 1  
2. Incarcarea . 2
3. Sedinta operationala .. 2
4. Preluarea HHT .. 3
5. Intretinerea autovehiculului din dotare .. 3
6. Abateri disciplinare . 4
7. Anexe
1. Proces " 1. Inceputul zilei de lucru"
2. Document "Instruirea si luarea la cunostinta a proceselor si procedurilor TBD"
3. Formular "aviz de insotire a marfii"
4. Cartea Auto

1. Termeni si abrevieri

Factura fiscala

= documentul ce insoteste marfurile pe timpul transportului, daca factura de livrare este intocmita ulterior. Acest document transfera responsabilitatea gestiunii marfii din depozitul TBD catre agentul de vanzare in limita cantitatilor inscrise in document.

Vanograma

= desenul amplasarii marfurilor in masina.

Program de incarcare

= intervalul orar in interiorul caruia agentul de vanzare trebuie sa se prezinte la depozit pentru incarcarea marfurilor.

HHT

= "hand helt terminal" = terminal pentru inregistrarea datelor referitoare la vanzare, incasare, stocuri la client, date despre client, etc. Acest terminal inregistreaza si emite facturile de vanzare, calculeaza si diminueaza stocul scriptic din masina, inregistreaza documentele de incasare.

TL = team leader - superiorul ierarhic al agentului de vanzari

BK = "back-up" = inlocuitor. Se refera la orice persoana care are dreptul sa inlocuiasca un agent de vanzare in perioadele si conditiile stabilite de proceduri

BM = branch manager - seful punctului de lucru, superiorul ierarhic al TL

RM = regional manager - superiorul ierarhic al BM

Gestionar - persoana care are gestiunea depozitului TBD

Procedura

2. Incarcarea marfii

Se prezinta la depozit pentru a face incarcarea marfii din depozit pe baza avizului de insotire a marfii.

Agentul are obligatia de a se prezenta doar la usa desemnata si in intervalul orar stabilit. In cazul in care agentul de vanzare intarzie, va incarca dupa ce vor incarca ceilalti colegi.

Marfa scoasa din depozit pe palet de catre manipulant, se receptioneaza de catre agent, verificandu-se calitatea (marfa trebuie sa fie conforma pentru vanzare, fara ambalaje rupte, deteriorate, umede, etc) si cantitativ, conform cu avizul de insotire.

Verificarea marfii se realizeaza numai in raza de actiune a camerelor de luat vederi.

In cazul in care agentul de vanzare constata diferente intre marfa fizic numarata si documentul insotitor, sau marfa deteriorata solicita prezenta gestionarului pentru a verifica inca o data marfa impreuna cu acesta. Gestionarul are obligatia sa regleze cantitatea de marfa in conformitate cu avizul (va aduce marfa din depozit in cazul minusurilor sau/si va lua plusurile din marfa agentului sau va schimba marfa deteriorata). Dupa reglarea cantitatilor, semneaza avizul de incarcare (agentul scrie numele in clar si semneaza), certificand astfel corectitudinea datelor inscrise. Din momentul semnarii avizului, agentul de vanzare preia in gestiunea sa marfa si este direct raspunzator de integritatea acesteia.

Agentul de vanzare va opri primul exemplar al avizului de incarcare (originalul) si va depune in siguranta celelalte exemplare (in spatiile special amenajate de la fiecare depozit).

3. Sedinta operationala

In fiecare dimineata TL are obligatia de a organiza o mica intalnire care va avea ca scop structurarea activitatii agentilor de vanzari din ziua respectiva:

trasarea obiectivelor zilnice pentru agentul de vanzari sau specifice fiecarui client,

raportarea situatiilor speciale intalnite in teren,

comunicarea informatiilor si a deciziilor luate de superiorii ierarhici,

stabilirea obiectivelor in ceea ce priveste recuperarea creditelor din piata

consultarea listei "Specificatii Clienti"

4. Preluarea HHT

Dupa ce agentul a luat imprimanta si hand held-ul trebuie sa efectueze urmatoarele operatii:

a)      Verifica daca numele de pe palm este corect;

b)      Verifica daca ruta este pentru ziua curenta;

c)      Isi deschide ruta aferenta zilei si introduce kilometrii de pe bordul masinii (km de start);

d)      Verifica clientii pe care ii are de vizitat (meniul "Ruta", "Vizita urmatoare").

e)      Verifica stocul de marfa incarcat pe hand helt (meniul "Stoc management", "Verific stoc van").

Daca exista probleme sau neconcordante dupa efectuarea operatiilor de mai sus, contacteaza responsabilul de aplicatie pentru corectarea acestora.

Sub nici un motiv nu va pleca pe teren cu un HHT care contine date eronate.

Dupa desfasurarea activitatii administrative, agentul de vanzari pleaca pe teren, conform programului standard sau, in situatii speciale, conform indicatiilor superiorului ierarhic.

INTRETINEREA AUTOVEHICULELOR

Toti angajatii companiei care utilizeaza un autovehicul in proprietatea companiei sau sub contract de leasing  au obligatia sa urmareasca programul de revizii conform kilometrilor parcursi, asa cum vor fi informati la primirea autovehiculului. Toate deficientele sau problemele vor fi raportate catre Departamentul Auto, urmand ca autovehiculele sa fie planificate in service pentru a fi remediate .

Este de datoria utilizatorilor sa mentina autovehiculele in conditii de curatenie, atat la exterior cat si la interior. Este obligatorie spalarea autovehiculelor cel putin o data pe saptamana (interior si exterior) astfel incat in fiecare zi de luni autovehiculele sa fie curate.

De asemenea, este obligatia utilizatorilor sa opreasca imediat autovehiculul, la aparitia unor zgomote anormale (motor, cutie viteze, sistem franare, etc) sau la atentionarea vizuala si sonora a martorilor de la bordul autovehiculului (bec apa, ulei, sistem franare) si sa anunte atat telefonic cat si in scris Departamentul Auto.

In fiecare dimineata, utilizatorii au datoria sa verifice nivelul fluidelor, existenta si starea rotilor inclusiv roata de rezerva, a stergatoarelor, a sistemului de iluminare si semnalizare, functionarea incuietorilor de la usi precum si existenta si buna functionare a lacatului.

In cazul in care constata vreo deficienta urmare acestei verificari, va anunta imediat departamentul auto, conform procedurilor specifice, si nu va pleca pe teren pana la rezolvarea situatiei.

In cazul in care pleaca pe teren fara ca deficienta sa fie remediata, agentul de vanzare va raspunde in totalitate de daunele ce pot decurge din neremedierea acestor deficiente.

Este interzis schimbarea autovehiculelor intre utilizatori in afara cazurilor si in limitele prevazute de procedurile auto in vigoare (vezi Cartea auto).

6. Abateri

Constituie abateri grave de la procedurile de lucru urmatoarele:

a.      Introducerea eronata in HHT a km inscrisi la bordul autovehiculului din dotare

b.      Nesemnarea in clar, cu numele intreg, a avizului de insotire a marfii.

c.       Nedepunerea in siguranta a exemplarelor 2 si 3 ale avizului de insotire a marfil.

d.      Plecarea pe teren cu autovehiculul care prezinta defectiuni