Rezolvarea unei probleme organizationale - descrierea procesului "Ambalare pe linia automata"

In urma monitorizarii procesului "Controlul produsului neconform", in luna septembrie, organizatia a identificat urmatoarea problema:

Cresterea reclamatiilor din partea clientilor in ceea ce priveste lipsa de electrozi din pachet

In cadrul organizatiei, pachetizarea electrozilor se desfasoara in timpul subprocesului "Ambalare pe linia automata".

1.Descrierea procesului "Ambalare pe linia automata"

Dupa ce suportii cu electrozi au primit avizul serviciului Controlul calitatii, prin eticheta verde - ACCEPTAT-, electrozii sunt preluati de pe rame si asezati in stelaje metalice tip raks si transportati la liniile automate de ambalare.

Operatia consta in:

reglarea liniei de ambalare pentru dimensiunea de electrod care se ambaleaza, lungime si diametru;

alimentarea dispozitivelor de lipire automata cu granule tip "cola";

alimentarea cu tus a dispozitivului de inscriptionare;

alimentarea masinii in dispozitivele special amenajate cu cutii si cutii colectoare;

formarea stampilelor (in conformitate cu specificatiile de ambalare) si montarea acestora in dispozitivele special amenajate;

prinderea foliei in dispositive;

prinderea stampilei de inscriptionare pe fir (in conformitate cu specificatiile de ambalare);

formarea inscriptionarii cu jet sau etichete de imprimare (in conformitate cu specificatiile de ambalare);

pornirea masinii si reglarea temperaturilor de lucru: la taierea foliei, la cuptorul de incalzire al foliei termocontractibile;

reglarea numaratorului de fire in functie de cantitatea de fire ce este necesara de introdus in cutii (in conformitate cu specificatiile de ambalare);

alimentarea cu electrozi din stelaj a dispozitivului de alimentare al masinii;

pornirea benzilor de transport a electrozilor.

Linia de ambalare are urmatorul ciclu de functionare:

inscriptionarea electrozilor;

numararea firelor;

introducerea electrozilor in cutie;

formarea si lipirea cutiilor la capete;

inscriptionare cu jet sau etichetare;

stampilarea capacului cutiei;

infolierea cutiei;

introducerea cutiilor mici in cutii colectoare;

formarea si lipirea cartonului;

stampilarea si etichetarea cartonului;

paletizarea pe paleti tip EURO, in conformitate cu specificatiile de ambalare;

etichetarea paletei cu etichete autocolante cu urmatorul continut: tip electrod, dimensiune, lot, greutate, palet;

transportarea paletei in spatial de produse finite.

Reparare :

Se vor executa periodic revizii tehnice la cuptoare si masini de infoliat conform programului de revizii tehnice si reparatii elaborate de Departamentul mentenanta/securitate/preventive/protectie.

2. Prezentarea metodelor utilizate

Pentru generarea cauzelor posibile ale problemei identificate s-a folosit Tehnica Grupului Nominal, urmand ca pentru rezolvarea problemei sa se foloseasca Diagrama de relatii.

Tehnica Grupului Nominal (NTG) - se foloseste pentru enuntarea cauzelor posibile ale unei probleme aparute la nivelul organizatiei si stabilirea prioritatilor acestor cauze in rezolvarea problemei. Totodata se urmareste cresterea participarii individuale si echilibrarea contributiei personale, precum si reducerea acelor erori care se asociaza in mod normal deciziilor de grup, datorita agregarii judecatilor individuale. In acelasi timp se tinteste combinarea unor procese diferite, cum ar fi reflectia, discutia, selectia si ordonarea la nivel individual si de grup in rezolvarea creativa a problemelor, cunoscut fiind faptul ca prin combinare cresc avantajele si se reduc dezavantajele diverselor procese.

In acest caz s-a folosit aceasta tehnica deoarece problema a fost identificata in urma monitorizarii procesului "Controlul produsului neconform". Se recomanda de asemenea aplicarea acestei tehnici si procesul de luare a deciziei in domeniul planificarii, imbunatatirii performantei individuale si organizationale, fiind utila atat pentru identificarea, selectarea si ordonarea problemelor prioritare, cat si a posibilelor solutii.

Este o tehnica asemanatoare "brainstorming"-ului, deosebirea fiind aceea ca in branstorming ideile sunt enuntate oral, iar in cadrul TNG acestea sunt generate in scris

Etape:

moderatorul informeaza participantii despre rolul lor in cadrul sedintei, aducandu-le totodata la cunostinta obiectivele care trebuiesc atinse;

moderatorul prezinta in scris problema , pe care apoi o citeste clar, cerand fiecarui participant sa isi redacteze in scris propriile idei;

moderatorul colecteaza fisele cu idei de la fiecare participant, afisandu-le pe un support vizibil pentru toti participantii. Daca este cazul, fiecare participant isi poate explica ideile; se elimina ideile similar; se codifica ideile retinute;

fiecare idée este discutata pe scurt, fara a se insista prea mult asupra vreuneia;

din totalitatea ideilor retinute fiecare participant alege 5 idei carora le acorda un punctaj de la 1 la 5.

Moderatorul aduna fisele de vot de la toti participantii si calculeaza numarul de puncte obtinut de fiecare idée in parte.

Se retin in final 5-7 idei care vor fi folosite pentru etapa urmatoare de analiza.

Diagrama de relatii - permite identificarea cauzelor succesive ale unei problem date. Se poate folosi in rezolvarea unor problem care apar in legatura cu imbunatatirea sistemului de calitate intr-o organizatie .

Am considerat utila folosirea ei in acest caz, deoarece prin aplicarea diagramei de relatii se pot identifica usor legaturile dintre cauzele problemei organizationale, cauze determinate prin metoda "Tehnica Grupului Nominal"-TNG.

Etape pentru construirea diagramei:

Descrierea si formularea problemei;

Identificarea cauzelor problemei respective; se stabilesc legaturile "cauza-efect" principale;

Evidentierea legaturilor de acelasi tip, in cazul fiecarui cuplu "cauza-efect" identificat;

Identificarea circuitelor cauze-efecte care determina, cu cea mai mare probabilitate, problema analizata.

Exista doua tipuri de diagrame de relatii : - diagrama de tip calitativ si diagram de tip cantitativ.

In scopul generarii ideilor s-a constituit un grup formate din 4 persoane, persoane selectate atat din randul personalului cu functii de decizie, cat si din randul personalului executant. Aceste persoane au fost:

Seful de depozit, care a considerat urmatoarele cauze posibile:

Sustragerea electrozilor din cutie;

Sustragerea cutiilor de electrozi din pachet;

Infoliere necorespunzatoare a cutiilor (lipirea necorespunzatoare a foliei la capete);

La analiza efectuata de management nu se discuta neconformitatile care se repeta frecvent in activitatea compartimentului;

Masina de ambalare functioneaza defectuos.

Seful de linie, a identificat urmatoarele cauze:

Lipsa de atentie a operatorului de la linia de ambalare;

Masina de ambalare functioneaza defectuos;

Revizia tehnica a liniei de ambalare incomplete;

Instruire insuficienta operatori ambalare in ceea ce priveste reglarea masinii;

Cunostinte insuficiente pentru colectarea datelor.

Operatorul  ambalare a scris pe foaie urmatoarele idei:

Mentenenta masinii de ambalare neefectuata conform programului;

Reglare improprie linie ambalare;

Angajatii nu sunt motivati;

Masina de ambalare functioneaza defectuos.

Lucrare: Infiintare a unei unitati economice? De ce sa te faci antreprenor? Document online: Tactici utilizate in negocierea comerciala internaționala

Seful de serviciu controlul calitatii, a emis drept cauze posibile:

Lipsa instruirii necesare masuratorilor;

Masuratori incorecte;

Control final incomplet;

Evaluare improprie operator ambalare;

Masina de ambalare functioneaza defectuos.

S-a retinut o singura idee comuna, apoi s-au codificat ideile  emise.

Ideea comuna a fost:

A - Masina de ambalare functioneaza defectuos.

Pentru identificarea si altor cauze posibile s-au stabilit urmatoarele idei:

B - sustragerea electrozilor din cutie;

C - infoliere necorespunzatoare a cutiilor;

D - revizia tehnica a liniei de ambalare incompleta;

E - instruire insuficienta necesara masuratorilor;

F - control final incomplet;

G - lipsa de atentie a operatorului ambalare;

H - instruire insuficienta operatori ambalare in ceea ce priveste reglarea masinii;

I - evaluare improprie operator ambalare;

J - reglare improprie linie ambalare;

K - mentenanta neefectuata conform programului;

L - angajatii nu sunt motivati;

M - masuratori incorecte.

N - La analiza efectuata de management nu se discuta neconformitatile care se repeta frecvent   in activitatea compartimentului;

Dintre aceste 13 idei, fiecare membru al grupului a ales cate 5 idei, pe care le-a punctat in functie de importanta acordata. Apoi, fiecare participant a intocmit cate o fisa de clasificare a ideilor.

Aceste fise TNG individuale sunt:

Rezultate finale

S-au luat in considerare ideile are au intrunit un punctaj intre 5 si 20 puncte.

Se observa ca cel mai mare punctaj - 20 puncte l-a obtinut cauza A - " Masina de ambalare functioneaza defectuos", cauza comuna identificata de catretoti participantii la analiza.

Pe locul 2, cu 12 puncte s-a clasat idea G -"Lipsa de atentie a operatorului ambalare" .

Pe locul 3, cu 11 puncte regasim ideea C -"Infoliere necorespunzatoare a cutiilor".

Locul 4, cu 8 puncte este ocupat de idea E - "instruire insuficienta necesara masuratorilor".

Pe locul 5 tot cu 8 puncte a fost clasata ideea M -"Masuratori incorecte" .

Locul 6, cu 5 puncte este ocupat de catre idea I - "evaluare improprie operator ambalare".

Conform punctajului total obtinut, ideile care vor fi folosite pentru continuarea analizei sunt: A, G, C, E, M, I.  

In urma aplicarii TNG pentru identificarea cauzelor problemei s-au selectat un numar de sase cauze care contribuie la producerea problemei. Pentru a se putea rezolva problema aparuta pe parcursul desfasurarii procesului de"Competenta, instruire, constientizare" si din cauza careia rezultatele procesului au fost nesatisfacatoare, trebuie efectuata analiza acestor cauze. In cadrul acestei analize se vor defini atat legaturile dintre cauze si problema, cat si clasificarea cauzelor din punct de vedere al importantei lor in producerea problemei respective.

Pentru analiza cauzelor problemei s-a folosit o combinatie intre diagrama de relatii de tip calitativ si cea de tip cantitativ, deoarece prezinta o abordare mai structurata si conduce la o analiza completa a problemei. Descoperirea cauzelor principale ajuta la stabilirea masurilor de imbunatatire care vor fi orientate catre eliminarea acestor cauze.

Diagrama de relatii rezultata in urma stabilirii legaturilor dintre cauzele principale identificate este urmatoarea:

Cresterea reclamatiilor din partea clientilor in ceea ce priveste lipsa de electrozi din pachet

Evaluare improprie operator ambalare" I

Infoliere necorespunzatoare a cutiilor C

Masuratori incorecte M

Deoarece punctul de pornire in continuarea analizei cauzelor vor fi factorii care au rol "conducator", conform rezultatelor obtinute in urma aplicarii diagramei de relatii, pentru problema identificata cauzele principale sunt:

"masina de ambalare functioneaza defectuos" si

"instruire insuficienta necesara masuratorilor". 

5.Concluzii

Masurile luate pentru remedierea neconformitatii constatate au fost:

In ceea ce priveste faptul ca "masina de ambalare functioneaza defectuos":

Verificarea respectarii programului de revizii tehnice si reparatii la masina de infoliat si la masina de ambalare;

Revizia in afara programarii a liniei de ambalare pentru prevenirea aparitiei si altor neconformitati si reaparitia conformitatii analizate.

In ceea ce priveste "instruirea insuficienta necesara masuratorilor", s-a hotarat:

Identificarea personalului responsabil pentru neconformitatea produsa;

Reinstruirea tuturor angajatilor implicate in activitatea de masurare a parametrilor masinii de ambalare;

Revizuirea programului de instruire in ceea ce priveste dobandirea cunostintelor necesare pentru masurarea corecta a parametrilor masinii de ambalare.

Comunicarea catre clienti a masurilor intreprinse pentru identificarea cauzelor neconformitatii si masurile corective/preventive luate pentru indepartarea cauzelor constatate.