Stabilirea necesarului de personal

STABILIREA  NECESARULUI DE PERSONAL

Prognoza resurselor umane

Elaborarea prognozei resurselor umane trebuie sa asigure respectarea unor cerinte, cum ar fi: cunoasterea corecta a realitatii; existenta unor date trecute, pe perioade suficient de lungi; eliminarea din calcul a datelor cu caracter accidental.

Metodele de prognoza a resurselor umane pot fi impartite in trei categorii: metode intuitive ( brainstorming, Delphi ); metode explorative (extrapolare, cercetare morfologica, analiza economica); metode normative (metoda balantei, arbori de pertinenta, cercetare operationala, teoria deciziei ).

In efectuarea oricarei prognoze a resurselor umane se vor avea in vedere prognozele tehnologice, prognozele privind evolutia pietei, prognozele financiare, prognozele privind piata resurselor umane si prognozele privind potentialul uman si material al organizatiei. Pe baza acestor prognoze se stabilesc obiectivele organizationale.

Obiectivele firmei constituie punctul de plecare al oricarei prognoze a resurselor umane. Pe baza acestor obiective se intocmeste prognoza resurselor umane efectuandu-se inventarierea resurselor disponibile. Stabilirea necesarului se efectueaza pe profesii, pregatire, performante, apelandu-se la persoane din interiorul sau din exteriorul organizatiei.

De regula, exactitatea estimarilor privind necesarul de resurse umane este redusa. Pentru prevenirea unor situatii dificile, generate de erorile de previziune, este de preferat ca intreprinderea sa aiba in vedere urmatoarele rationamente:

• sa angajeze personal numai daca este convinsa de necesitatea acestuia. Deoarece rezervele interne se reproduc in permanenta, este de preferat analiza cerintelor unor sectoare privind suplimentarea personalului si urmarirea utilizarii timpului de munca, a evolutiei realizarilor si modificarea acestora ca urmare a schimbarii conditiilor tehnice.
• sa analizeze permanent ritmicitatea productiei. Oscilatiile in ritmicitate demonstreaza existenta unor rezerve nefolosite.
• sa analizeze, atunci cand apar noi responsabilitati, in ce masura acestea sunt diferite de cele existente si daca nu pot fi indeplinite cu personalul existent.

Definirea posturilor

Intrucat viitorul organizatiei este asigurat mai degraba de oameni decat de produse, managerii trebuie sa se gandeasca in egala masura la ceea ce ofera angajatilor si la ce asteapta de la ei, daca doresc obtinerea performantelor asteptate.

Stabilirea necesarului de personal, apoi asigurarea numerica si calitativa a acestuia, reclama, in prealabil, o definire a posturilor. Aceasta actiune presupune: stabilirea obiectivelor postului, adica implicarea acestuia in contextul nemijlocit al realizarii obiectivelor generale ; stabilirea responsabilitatilor postului, respectiv descrierea in detaliu a ceea ce va avea de facut si maniera de a realiza acest lucru; reperarea pozitiei in structura intreprinderii, in cadrul organigramei, si descrierea sintetica a controlului exercitat de catre titularul postului asupra subordonatilor sai.

Daca managerul nu este pe deplin edificat asupra a ceea ce noul angajat va trebui sa faca si asupra pregatirii pe care trebuie sa o aiba acesta, specialistul in probleme de personal nu va putea face, apoi, recrutarea in mod corect, in functie de necesitatile firmei.

Postul reprezinta “una din componentele de baza ale structurii organizatorice si prima veriga prin intermediul careia se realizeaza legatura intre organizarea procesuala si cea structurala”[1].

Totalitatea activitatilor ce se desfasoara in cadrul unei organizatii urmeaza sa fie repartizate, dupa anumite criterii, pe posturi. In consecinta, intre totalitatea activitatilor pe care le desfasoara o intreprindere si continutul sarcinilor ce se regasesc in posturile sale de munca trebuie sa existe o relatie de egalitate ; astfel, pot sa apara diferente care sa afecteze functionalitatea sistemului, in ansamblul sau.

Etapa de proiectare a structurii organizatorice solicita in mod deosebit capacitatea si experienta specialistilor. Dupa intocmirea unui inventar complet din punct de vedere cantitativ si calitativ al tuturor activitatilor necesare realizarii obiectivelor unitatii, urmeaza repartizarea efectiva a sarcinilor pe posturi, astfel incat sa se realizeze incarcarea echilibrata cu sarcini a executantilor.

Descrierea postului apare in practica in documentul cunoscut sub denumirea de fisa postului, care reprezinta un prim rezultat al proiectarii organizarii structurale.

O structura organizatorica viabila, care contribuie din plin la buna functionare a intreprinderii, depinde in masura hotaratoare de proiectarea si eficienta desfasurarii muncii la nivelul posturilor de lucru. Prin realizarea obiectivelor individuale din fisele posturilor se asigura de fapt indeplinirea obiectivelor fundamentale ale intreprinderii.

Pentru a raspunde unui asemenea scop, fisa postului trebuie sa includa toate sarcinile si operatiile necesare, responsabilitatile, limitele de competenta, cerintele privind studiile, experienta si calitatile personale ale titularului de post.

Rolul fisei postului poate fi evidentiat si prin prisma utilitatii sale in procesul de management al intreprinderii, mai ales in cazul practicarii metodei de management prin obiective, metoda care are ca premisa o corelare stransa intre nivelul de realizare a obiectivelor generale si sistemul de recompense – respectiv de sanctiuni. Managementul prin obiective presupune , deci, fise detaliate si corect intocmite, pentru fiecare post de lucru.