CONTROLUL PROIECTELOR

1. Planificare si control

Controlul este reflectarea planificarii. Cautam sa vedem daca ceea ce am planificat corespunde cu ceea ce am indeplinit. Nu este un proces care are loc doar la finalul proiectului, ci include monitorizarea progresului de-a lungul desfasurarii proiectului pentru a determina daca scopul initial va fi indeplinit si daca nu din ce cauza. In acest capitol vom discuta despre control in Managementul proiectelor si ne vom lega de cateva subiecte speciale: mega si micro proiecte, diferentele dintre ele.

Managementul eficace al unui proiect de-a lungul ciclului sau de operare necesita un sistem de costuri si control bine proiectat, dezvoltat si implementat astfel incat sa avem un feedback imediat cu care progresul actualizat sau resursele sa poata fi comparate cu obiectivele stabilite in timpul etapelor de planificare.

2. Cerintele pentru un sistem de control eficient

Cerintele pentru un sistem de control eficient trebuie sa includa:

Planificare amanuntita a efortului necesar finalizarii proiectului;

Estimare eficienta a timpului, muncii si costurilor;

Comunicare succinta a obiectivelor;

Un buget organizat si autorizarea cheltuielilor;

Masurarea progreselor fizice si a cheltuielilor;

Reevaluare periodica a timpului si a cheltuielilor necesare finalizarii proiectului

Comparare periodica si frecventa a progresului de moment si a cheltuielilor cu programul si bugetul, la momentul comparatiei si la finalizarea proiectului.

Sistemul de control al proiectului include masurarea resurselor consumate, a nivelului de realizare, compararea rezultatelor cu proiectii si standarde si elaborarea elementelor initiale pentru diagnoza si replanificare.

Fazele executarii unui sistem de management al costurilor si control sunt:

planificarea;

autorizarea si eliberarea;

compararea costurilor si raportarea;

contabilizarea;

raportul fata de clienti si conducerea superioara.

Controlul in managementul proiectelor este adesea vazut ca un proces in trei etape:

Masurarea progresului catre obiective;

Evaluarea a ceea ce ramane de facut;

Corectii pentru a obtine sau a depasii obiectivele.

Responsabilitatile managerului de proiect pentru controlul procesului sunt: stabilirea scopurilor si obiectivelor organizationale, standarde si politici, linii directoare pentru actiuni corectoare si realizarea unui sistem de monitorizare care sa-i ofere feed-back in ceea ce priveste progresul si modul in care directivele sunt urmate.

Cerinte pentru un sistem de monitorizare

Un cadru comun pentru a integra timpul, costurile si performantele tehnice;

Capacitatea de a urmari progresul parametrilor semnificativi;

Raspuns rapid;

Competenta in predictia valorii finale;

Referat: CALIVITA INTENATIONAL - obiectivele firmei Calivita International Eseu: Functiunile intreprinderii

Date precise si adecvate pentru luarea deciziei la fiecare nivel managerial;

Raport complet cu analizei problemelor;

Evaluarea cantitativa imediata a solutiilor posibile.

Intregul sistem de monitorizare a costurilor este adesea numit "Management Cost Control System" (MCCS). O functionare corespunzatoare a MCCS-ului ar trebui sa conduca la rezultate optime pentru managerul de proiect.

Rezultatele unui mccs bine organizat

Politici si proceduri de minimizare a erorilor de raportare

Accent puternic al conducerii pe angajamentele intalnirilor

Intalniri saptamanale cu o ordine de zi organizata pe articole si durate

Observare periodica de catre conducere a nivelului financiar si tehnic

Audit intern simplificat pentru verificarea conformitatii procedurale

3. Controlul costurilor

Abilitatea de a controla costurile presupune mai mult decat urmarirea banilor cheltuiti pentru munca si a orelor de lucru. Cheltuielile unitare (salariile conducerii spatiul construibil, energia electrica, incalzirea si celelalte cheltuieli administrative) pot fi unele din marile probleme in controlul costurilor si trebuie sa fie urmarite in acelasi timp cu orele de munca si costul materialelor. Structura salariilor, a cheltuielilor si orele de munca sunt trei din cele patru costuri de intrare. Al patrulea cost major este reprezentat de banii cheltuiti pe materiale si sustinere din afara organizatiei. Materialele includ sase categorii:

Materiale;

Subansamble achizitionate;

Subcontracte;

Transport;

Calatorii;

Altele.

Daca costurile pot fi controlate si sunt indicatii ca proiectul se va realiza conform bugetului va fi mult mai usor pentru managerul de proiect sa negocieze pentru cei mai instruiti specialisti si cele mai bune materiale. Cerintele pentru un sistem de control al costurilor eficient au fost aratate mai sus, iar cauzele cele mai des intalnite pentru depasirea costurilor includ:

Lipsa de intelegere a cerintelor clientului;

Apreciere ireala a capacitatilor interne;

Subestimarea necesarului de timp;

Omisiuni in fazele de proiectare;

Esecul in identificarea elementelor principale de cost;

Fortarea unui compromis rapid in timpul negocierilor;

Existenta unor discrepante contractuale;

Probleme in intalnirile de recenzie ale proiectului;

Costurile excesive.

Cauzele problemelor legate de costuri sunt:

Tehnici de estimare slabe;

Inceput si sfarsit intarziat;

Reducerile bugetare efectuate de catre conducere pentru competi­tivitate, realizarea raportului semestrial in aspecte pozitive sau oferirea unei prime pentru conducerea superioara;

Planificare formala inadecvata;

Comparare slaba a costurilor actuale si planificate;

Probleme tehnice neprevazute;

Intarzieri de la program;

Cerinte materiale sau de testare crescute.

4. Perfectionarea in estimarea costurilor

Daca estimarea costurilor este realizata corect, va fi mai putin probabil sa apara depasiri de costuri intrucat proiectul va putea fi mentinut in limitele bugetului, evitand aparitia unor probleme neasteptate. In cele ce urmeaza vor fi prezentate cateva idei pentru imbunatatirea estimarii costurilor:

Sfaturi pentru imbunatatirea estimarii costurilor

Cost ridicat, confirma pretul. Include durata pretului garantat.

Pentru proiectele de lunga durata (unul sau mai multi ani), considerati efectul inflatiei asupra costului resurselor, atat umane cat si materiale.

Un pret ridicat la obiectele de import trebuie sa fie peste rata de schimb. Se pot produce dereglari in bugetul proiectului!

Luati in considerare factorii de contingenta in costuri. Nu mai mult de 15%.

Fiti siguri ca uneori costurile sunt controlate de la inceput. Estimarile favorabile se pot inrautati daca costurile nu sunt controlate.

Folositi principiul Pareto pentru a verifica estimarile de timp si cost (exemplul 1. ,,80% din probleme sunt cauzate de 20%) din muncitori", exemplul 2. "80% din bogatie este controlata de 20% din populatie").

Invata sa folosesti PC-ul tau pentru a urmari costurile. Sunt disponibile multe versiuni de software pentru managementul proiectelor (de exemplu Microsoft Project) pentru a urmari costurile si nivelul cheltuielilor in timpul proiectului.

Urmarirea si controlul costurilor sunt responsabilitatea principala a managerului de proiect (asistat de subalternii din biroul sau).

4.1. Sistemul proiect

O abordare sistemica a proiectelor poate duce la o intelegere facila a procesului, ciclului de viata si etapelor proiectelor. Spre exemplu, in figura 1. este prezentat sistemul proiect.

Fig. 1. Sistemul proiect

4.2. Sub-sistemul propunerii de proiect, contractarea si procesul licitatiilor pentru proiecte

Fiecare componenta a sistemului proiect se constituie la randul sau intr-un subsistem. Astfel, propunerea de proiect are la baza problema de rezolvat sau necesitatea, una sau mai multe idei de rezolvare si una sau mai multe solutii propuse. Pentru propunerea de proiect facuta de autoritatea guvernamentala, administratia publica, investitorii privati etc. vor exista unul sau mai multi ofertanti din partea firmelor de consultanta sau antreprenori iar pentru realizarea lui unul sau mai multi executanti. Pentru procesul de licitare a proiectelor este necesara avizarea publica a acestora. Tot procesul ofertarii are la baza principiul competitiei al proiectului sau al calitatii lucrarilor proiectului, al disponibilitatii resurselor financiare, costurilor proiectului, al beneficiilor economice, ecologice si sociale.

In practica curenta, in mod uzual exista un ofertant si mai multi executanti (realizatori) de proiecte. Lansarea de oferte de proiecte reprezinta el insusi un proces de transmitere a solicitarilor privind depunerea de solicitari pentru propuneri de proiecte[1] ce implica termene bine definite de lansare a ofertei si de raspuns la apelul dat. Astfel, pentru un proiect lansat de un ofertant printr-un program care-i asigura finantarea, pot exista unul sau mai multi solicitanti. In cazul in care conditiile ofertantului sunt indeplinite de mai multi solicitanti fiecare lansare de oferta de proiecte se va face prin intermediul programelor pe baza principiului competitiei, proiectul cel mai fezabil financiar sau care indeplineste cel mai bine conditiile impuse de ofertanti va fi admis la finantare.

Pentru anumite tipuri de proiecte cum ar fi cele cu finantare publica sau din fondurile structurale ale Uniunii Europene se organizeaza etape de preselectie unele culminand cu licitatii pentru participare.

Fig. 2. Subsistemul propunerii de proiect

Solicitarile pentru propunerile de proiecte nu trebuie a fi confundate cu propunerile de proiecte trimise diferenta constand in gradul de apropiere fata de obiectivele proiectului (programului).

Sistemul proiectul propriu-zis

Proiectul propriu-zis reprezinta un ansamblu de piese scrise ce contin date, descrieri, calcule, note, metodologii de calcul si analize, avize, contracte etc. si piese desenate ce contin schite, planuri, desene la scara.

Unele proiecte contin si elemente virtuale cum ar fi baze de date, desene, schite, planuri toate inmagazinate pe suport magnetic sau de alta natura (bio-magnetic). Proiectul este caracterizat de existenta a 3 elemente distincte: ciclul de viata, etape, faze.

De notat faptul ca prin proiect in cazul prezentat se intelege ideea materializata in partea scrisa deci un document si nu rezultatul proiectului care poate fi o materializare fizica de tipul o constructie, o tehnologie, un sistem informatic etc. Aceasta observatie este necesara pentru a face diferenta intre proiect ca document tehnico-economic si juridic cu scopul si rezultatul proiectului care poate fi un activ fizic sau virtual.