Principii specifice stiintei administratiei

Pe langa principii generale, exista si principii specifice ale stiintei administratiei, care se aplica numai in anumite segmente de activitate, cum sunt organizarea, conducerea, metodologia utilizata. Aceste principii cu caracter special sunt:

organizarea unitara;

autonomia de organizare;

conducerea unitara;

participarea functionarilor la conducerea institutiilor;

comunicarea directa dintre sef si functionari;

recunoasterea meritelor ce revin functionarilor;

7. simplificarea activitatii si structurii administratiei

1. Diversitatea formelor in activitatea de organizare a determinat cerinta elaborarii unei conceptii de organizare unitara in acest domeniu. Utilitatea acestui principiu decurge din faptul ca evita tendintele divergente care pot aparea in domeniul organizarii, datorita numarului mare de institutii publice. O organizare diversa, cu structuri diferite de la un aparat administrativ la altul, creeaza disfunctionalitati in planul conducerii, coordonarii si controlului. De aceea, nu se recomanda o organizare perfecta, din punct de vedere teoretic, la nivelul unei institutii administrative, (care ar contraveni functionarii ansamblului), deoarece rezultatul activitatii tuturor institutiilor publice este mult mai important decat o performanta singulara.

Acest principiu are aplicabilitate pe plan national, deoarece administratia locala de specialitate este subordonata administratiei centrale, iar aceasta, la randul sau, este subordonata Guvernului.

2. In concordanta cu principiul anterior, actioneaza al doilea principiu in activitatea administrativa, si anume, autonomia de organizare. Conceptul de autonomie se explica prin insusirea structurilor sociale de a fi autoreglabile.

Administratia publica reprezinta un subsistem al societatii, iar institutiile publice sunt ansambluri concrete, capabile sa solutioneze problemele legate de activitatea si structura lor.

De aceea, institutiilor administrative beneficiaza de autonomie relativa si sunt capabile sa se autoregleze. Aceasta inseamna ca ele au posibilitatea sa se adapteze la sarcinile care le revin, sa caute solutii pentru rezolvarea fiecarui caz in parte, sa-si realizeze singure scopul. Autonomia de organizare urmeaza a se manifesta, insa, intr-un cadru legal, cu respectarea normelor juridice si reprezinta ceea ce se numeste puterea de apreciere sau puterea discretionara a administratiei.

In lipsa autonomiei, institutiile publice nu ar putea fi rational organizate, deoarece pentru functionarea lor ar fi necesar un numar prea mare de instructiuni detaliate. Respectarea acestui principiu face ca instructiunile care se refera la institutiile administratiei sa stimuleze caracteristica lor de autoreglare; in caz contrar, s-ar majora in mod nejustificat cheltuielile aparatului administrativ.

3. Principiul conducerii unitare se afla in concordanta cu cel al organizarii unitare si reprezinta o cerinta obligatorie in orice conditii si la toate nivelurile activitatii sociale.

O conducere realizata pe baze stiintifice asigura o unitate ferma, atat in planul gandirii, cat si in cel al actiunii. Dar aceasta unitate nu este incompatibila cu un schimb liber de pareri, in cadrul caruia pot sa apara si puncte de vedere diferite. Astfel, in faza de elaborare a deciziilor, trebuie asigurate conditii pentru dezbaterea complexa a problemelor si realizarea unei largi confruntari de opinii, in scopul fundamentarii cat mai temeinice a solutiilor. Insa, odata ce s-a ajuns la o concluzie si s-a adoptat o decizie, aceasta devine obligatorie pentru toti, chiar si pentru cei care au avut alta parere.

Realizarea conducerii unitare in administratia centrala este compatibila cu asigurarea autonomiei locale in unitatile teritorial-administrative, care trebuie sa satisfaca cerintele colectivitatilor locale, dar sa nu contravina principiului unitatii.

In practica, pentru realizarea acestui principiu este necesar ca fiecare sef al unei institutii publice sa stabileasca o directie unitara de actiune, de la care sa nu admita abateri. In acest sens, se impune respectarea regulii ca orice functionar sa depinda ierarhic de un singur sef si sa nu primeasca, in acelasi timp, dispozitii de la mai multi sefi.

4. Participarea functionarilor la activitatea de conducere presupune consultarea sistematica a acestora asupra stabilirii sarcinilor care le revin, intrucat de efortul lor depind in ultima instanta, realizarile in plan administrativ. Astfel, orice conducator eficient trebuie, nu numai sa incurajeze functionarii in initiativele lor, dar sa le acorde anumite raspunderi in planul conducerii, in limita competentelor pe care le au. Pentru a crea un climat de colaborare, conducatorul cere, ori de cate ori are posibilitatea, sugestii si propuneri de la subalterni. Aceasta metoda are efecte psihologice semnificative, daca functionarii care participa la elaborarea programului sau a deciziilor respective le considera ca fiind ale lor si, in consecinta asuma raspunderea pentru indeplinirea acestora. Se porneste, deci, de la premisa ca, interesul pentru deciziile proprii este mai mare decat fata de ale celorlalti. A da colaboratorilor sentimentul ca ei si-au stabilit propria lor sarcina, este metoda cea mai potrivita de a obtine de la ei rezultate superioare.

Aplicarea acestui principiu necesita respectarea anumitor reguli, dintre care mentionam:

dupa elaborarea unei decizii, ultimul cuvant trebuie sa-l aiba seful institutiei/compartimentului, care urmeaza sa-si asume direct raspunderea;

colaboratorii trebuie moderati, pentru a nu aduce puncte de vedere partiale care sa prejudicieze viziunea unitara realizata si pentru a elimina gradul de influenta asupra celorlalti functionari.

daca colectivul de functionari nu poate aduce o contributie reala la luarea deciziei, este inutil sa i se ceara parerea, mai ales, in anumite probleme care-i depasesc competenta;

este recomandabil ca, ori de cate ori se ia o decizie la care unii functionari au avut un rol deosebit, sa se mentioneze numele si contributia lor. In acest mod se incurajeaza spiritul de colaborare cu efecte favorabile pentru viitor, ca si spiritul de solidaritate pentru actiunile efectuate in comun.

5. Functionarii publici isi imbunatatesc rezultatele, daca sunt bine si la timp informati de catre superiorii lor. Daca seful ascunde fata de functionari conditiile in care se infaptuieste misiunea institutiei in ansamblu, dificultatile aparute sau rezultatele obtinute in fiecare etapa, colectivul de functionari este lipsit de informatiile necesare pentru realizarea in conditii de eficienta a activitatii sale.

Functionarii care nu sunt tinuti la curent cu activitatea institutiei, se considera diminuati in valoarea lor profesionala, lipsiti de increderea si respectul pe care le merita. Comunicarea confera substanta, atat actiunilor realizate, cat si colaborarii dintre conducere si functionari. Conducatorul care considera ca-si sporeste puterea, pastrand anumite secrete fata de colaboratorii sai directi, greseste si astfel scade eficienta activitatilor respective.

Se apreciaza ca cea mai judicioasa metoda de comunicare a sefului consta in a se adresa direct functionarilor pentru a-i cunoaste, a-i intelege, a-i cointeresa si  a-i integra creator in structura functionala a institutiei publice.

REFERAT: Interguvernamentalismul - neofunctionalismul - se caracterizeaza prin REFERAT: RUSIA si spatiul heartland - problema Rimland-ului

Cunoasterea subordonatilor nu se poate obtine numai prin mijloace obiective, dar nici prin mijloace pur personale, care diminueaza autoritatea si obiectivitatea sefului. “Este de preferat ca seful sa nu se amestece in problemele prea intime sau particulare ale colaboratorilor, chiar daca cunoscandu-le, obtine informatii mai precise. Atunci cand este necesar sa se obtina si unele date despre viata particulara a subalternilor, ele trebuie reduse la strictul necesar si urmeaza a fi bine verificate. Utilizarea lor nu are justificare decat in interesul functionarilor sau al activitatii institutiei. Daca informatiile detinute au un caracter confidential sau pot aduce prejudicii celui in cauza prin difuzarea lor, discretia devine obligatorie; ea tine de secretul profesional si de moralitatea sefului”

6. Una din modalitatile cele mai simple, dar eficiente de a stimula functionarii si a le imbunatati activitatea, consta in a-i aprecia si a-i premia. Aprecierea trebuie sa fie meritata si sincera. Daca recompensa se acorda pe nedrept, ea il demobilizeaza pe cel care beneficiaza de ea, intrucat acesta nu mai depune nici un efort pentru a-si depasi valoarea. In acelasi timp, ea are rezultate negative si pentru ceilalti functionari, deoarece in loc sa-i stimuleze spre o activitate merituoasa, ii incita la actiuni de captare a bunavointei sefului.

Pe de alta parte, pentru a eficientiza activitatea institutiei, un conducator trebuie sa aplice sanctiuni functionarilor nedisciplinati sau care au gresit. O conduita corecta din partea sefului contribuie la satisfacerea interesului reciproc al institutiei si functionarilor.

In practica, conducatorul institutiei publice obtine de la functionari rezultate superioare, in masura in care el manifesta interes si pentru realizarea aspiratiilor personale ale acestora. Ar constitui o eroare daca s-ar considera ca toti functionarii dintr-o institutie servesc scopurile acesteia; unii dintre functionari nu colaboreaza, decat in masura in care isi ating si scopurile proprii.

Insa, un conducator eficient urmeaza sa utilizeze aspiratiile personale ale functionarilor, pentru realizarea scopurilor institutiei, satisfacand in acelasi timp si interesele celor in cauza.

7. Principiul simplificarii activitatii si structurii administratiei se opune supradimensionarii aparatului de stat, functionarii unor structuri paralele cu atributii similare, birocratiei inutile, solutiilor complicate si formularisticii voluminoase. Toate acestea au efecte daunatoare si costuri nejustificate. Simplificarea administratiei, implicit a aparatului administrativ de stat, trebuie sa se faca in mod rational, in concordanta cu cerintele reale ale bunei functionari a institutiilor publice.

In acest sens, se disting doua directii principale de actiune:

o simplificare interna, realizata din interiorul organelor si institutiilor publice si care se refera la activitatea si structura acestora. Astfel, se elimina formele de activitate si actiunile inutile, precum si structurile nerationale;

o simplificare externa care se refera la activitatea si structura exterioara a administratiei publice si se efectueaza la nivelul ministerelor si celorlalte organe centrale si locale. In acest mod, se elimina activitatile paralele, inutile si compartimentele intermediare a caror existenta nu se justifica.

Literatura europeana de specialitate retine si alte principii specifice administratiei, prezentate in figura nr.3 care pot avea fie efect de activare (principii proactive), fie de restrangere (principii de restrictionare) a activitatii acestui sector.

Aceste principii caracterizeaza sectorul public si arata prin ce se diferentiaza o organizatie publica de una privata. Sunt doua grupe de principii – principii restrictive si principiile de actiune (proactive).

I. Principiile restrictive (de restrictionare) sunt: legalitatea, egalitatea, obiectivitatea si continuitatea.

Aceste principii se caracterizeaza prin obligativitatea indeplinirii lor de catre puterile publice, iar in caz contrar, cetateanul poate formula o plangere la tribunal. Se intalnesc in textele Constitutiei intr-o forma explicita si au un caracter reactiv.

Figura nr.3 Principii de baza ale sectorului public

1. Principiul legalitatii presupune ca prestarea serviciilor trebuie sa se realizeze in conformitate cu norma aplicabila (legea) si cu supunerea fata de principiile dreptului, atat in administratia publica cat si in cea privata.

2. Egalitatea urmareste promovarea echitatii cu privire la accesul la serviciile publice, atat din punct de vedere geografic, cat si din cel al diferitelor categorii de utilizatori (ex: scrisorile trebuie sa ajunga in orice colt al tarii, timbrul costand la fel).

3. Obiectivitatea are in vedere ca serviciile sa fie prestate cu impartialitate, justitie si interes general.

. Pe baza principiului continuitatii, prestarea serviciilor trebuie sa se realizeze (tinand cont de specificul fiecarui sector) de o maniera permanenta, regulata si neintrerupta (ex: posta trebuie sa functioneze permanent, politia trebuie sa protejeze cetatenii mereu etc.).

II. Principiile proactive – pot aparea in textele constitutionale, dar nu sunt exigibile in fata tribunalelor. Aceste principii demonstreaza dorinta prestarii serviciului in conditiile cele mai bune, din partea organizatiei.

Fata de principiile reactive, aceste principii propun ca administratia sa intampine evenimentele, sa caute o solutie la probleme chiar inainte ca acestea sa apara, sa conteze pe ajutorul cetatenilor sai.

1. Transparenta – cu exceptia serviciilor secrete ale statului – trebuie sa dea posibilitatea cetatenilor si utilizatorilor sa participe la asigurarea unei functionari corecte a activitatii, sa dispuna de informatie, ca baza de dialog intre administratie si cetatean. De asemenea, transparenta trebuie sa serveasca drept instrument de control a administratiei publice din partea cetatenilor. Acest principiu nu opereaza in sectorul privat.

2. Participarea statueaza conceptia potrivit careia, cetateanul este in acelasi timp “utilizator si proprietar” al serviciilor publice private, in calitatea sa de contribuabil. Rezulta astfel ca, participarea sa este garantata pentru ca serviciul sa fie prestat corect, chiar prin implicarea cetateanului in colaborare cu unitatea prestatoare.

3. Responsabilitatea se refera la masura in care organizatia publica se face responsabila de prestarea serviciului (in fata Parlamentului dar si in fata cetatenilor). Este responsabilitatea statului in fata societatii civile, nu numai pentru serviciile pe care el le presteaza dar, in general, si pentru bunastarea generala pe care o realizeaza prin intermediul altor participanti implicati in crearea avutiei nationale.

4. Economia, eficienta, eficacitatea. Toate aceste trei principii se orienteaza spre acelasi scop si anume, o utilizare mai buna a banilor contribuabililor. Astfel, prin economie, sectorul public trebuie sa aplice reguli de austeritate pentru a se reduce cheltuiala publica la cat mai mult posibil. Acest principiu se relationeaza direct cu principiul eficientei, conform caruia obiectivele publice trebuie sa se obtina cu cel mai mic numar de resurse posibile. Eficacitatea se refera, in exclusivitate la indeplinirea obiectivelor in conditii corespunzatoare bazate, fie pe maximizarea efectelor, fie pe minimizarea  eforturilor.

Cum influenteaza mediul politic fenomenul administrativ si care sunt efectele acestor influente?

Aratati care este rolul principiilor in cadrul stiintei administratiei.

Enumerati principiile generale aplicabile in stiinta administratiei.

Descrieti principiul conform caruia administratia publica se afla in serviciul cetateanului.

Prezentati principiul participarii functionarilor la conducerea institutiei si aratati carei categorii de principii apartine.

Argumentati necesitatea formularii principiilor proactive.

Principiul conform caruia administratia publica se subordoneaza interesului general necesita:

a) alegerea celor mai adecvate metode si tehnici administrative care corespund conceptiei democratice

b) este necesar pentru  a evita transformarea administratiei intr- un spatiu inchis

c) interconditionarea cu principiul conform caruia  administratia publica se afla in serviciul omului

8. Asigurarea profesionalismului functionarilor publici:

a) este un principiu specific administratiei

b) determina calitatea actului administrativ

c) presupune functionarea aparatului institutional intr-un cadru legal

9. Principiul autonomiei de organizare:

a) evita tendintele divergente care pot aparea in domeniul organizarii

b) are aplicabilitate pe plan national

c) se aplica numai in statele federale

10. Autonomia de organizare:

a) previne aparitia unui numar prea mare de instructiuni detaliate pentru institutiile publice

b) face ca instructiunile care se refera la institutiile administratiei sa stimuleze caracteristica lor de autoreglare

c) reprezinta o cerinta obligatorie in orice conditii si la toate nivelurile activitatii sociale

11. Aplicarea principiului de recunoastere a meritelor ce revin functionarilor necesita respectarea urmatoarelor reguli:

a) dupa elaborarea unei decizii, ultimul cuvant trebuie sa-l aiba seful institutiei /compartimentului

b) functionarii nu trebuie moderati, pentru a-si face cunoscut punctul de vedere

c) mentionarea numelui si contributiei functionarilor care au avut un rol deosebit in luarea deciziilor

12. Principiul legalitatii presupune ca:

a) prestarea serviciilor trebuie sa se realizeze in conformitate cu norma (legea) specifica numai administratiei publice

b) prestarea serviciilor sa fie subordonata principiilor dreptului, atat in administratia publica, cat si in cea privata

c) prestarea serviciilor sa se realizeze in conditii de impartialitate, justitie si interes  general

Teste de autoevaluare

Care sunt precursorii stiintei administratiei si care este aportul acestora la constituirea administratiei ca stiinta?

In ce consta taylorismul?

Care este viziunea lui H. Fayol privitor la functiunile administratiei publice?

Care sunt metodele de cercetare aplicabile stiintei administratiei?

Prezentati modul de realizare a circuitului rational al unei lucrari intr-o institutie publica.

Prezentati principiile generale si specifice stiintei administratiei