Metodologii de control - metodologiile de planificare a controlului economic, financiar si gestionar

Transpunerea in practica a mecanismelor controlului financiar si gestionar implica utilizarea unui intreg arsenal de metode, tehnici si procedee care formeaza la un loc metodologiile de control. Daca tinem cont de toate etapele succesive ale activitatii de control vom admite ca pot exista metodologii de planificare sau de programare, metodologii de organizare, metodologii de exercitare, metodologii de finalizare si apoi metodologii de valorificare a controlului. In practica insa aceste etape se intrepatrund, generand in principal doua categorii distincte de metodologii: cele de planificare si respectiv cele de exercitare a controlului economic, financiar si gestionar.

1. Metodologiile de planificare a controlului economic, financiar si gestionar

Pentru a se putea integra ca activitate distincta in structurile manageriale si de specialitate ale intreprinderilor, institutiilor sau organismelor administratiei de stat, controlul economic, financiar si gestionar trebuie sa aiba un orizont perceptibil, ceea ce in opinia noastra inseamna ca el trebuie sa aiba la baza planuri sau programe de lucru care sa-i confere elemente de echilibru necesare stabilitatii si continuitatii actiunilor.

Evident problema planificarii controlului se pune in mod diferit in functie de formele si continutul actiunilor de control. Astfel, in cazul controlului ierarhizat sau al formelor de control invizibil sarcinile ori atributiile de control deriva din insasi obligatiile de serviciu ale persoanelor implicate, din fisele lor de posturi si din documentele interne de organizare a controlului (decizii sau ordine ale conducerii). La fel si in cazul controlului financiar preventiv, situatie in care principalele atributii, respectiv operatiunile patrimoniale ce se supun obligatoriu controlului sunt fixate prin norme juridice si metodologice, iar  nominalizarea lor se face prin acte de dispozitie de ordine interioara. Pentru aceste forme de control nu este necesara intocmirea unor planuri de munca sau programe de activitate.

In schimb, formele ulterioare de control, care cad in sarcina unor organe specializate, impun cu necesitate esalonarea in timp a actiunilor de control prin programe (de cele mai multe ori trimestriale, dar detaliate lunar). Intocmesc asemenea programe Curtea de Conturi, organele de control ale Ministerului Finantelor Publice, inspectiile, inspectoratele si oficiile specializate de control, compartimentele de control financiar de gestiune si asimilatele lor.

Reluand o informatie din capitolul anterior, respectiv ca legislatia privind controlul de gestiune este pe cale de abrogare tacita, prin transferarea sarcinilor de control gestionar catre auditul intern, facem mentiunea ca in planificare activitatii de control, ne vom folosi de exemplul controlului de gestiune.

Astfel, activitatea de control gestionar in unitatile din sectorul public al economiei si din administratia de stat se desfasoara pe baza programelor de lucru semestriale, intocmite de seful compartimentului de control si aprobate de conducatorul in subordinea caruia se afla compartimentul de control respectiv. In aceste programe se vor nominaliza gestiunile si activitatile ce urmeaza a fi controlate, perioada supusa controlului si cea stabilita pentru verificarea efectiva, ca si organele care efectueaza controlul. Pentru elaborarea unor astfel de programe este necesara o metodologie adecvata care sa aiba drept scop calculul analitic al fondului de timp, dupa cum urmeaza:

Mai intai, este necesara elaborarea unei situatii exacte a sarcinilor anuale de control gestionar, care poate cuprinde atat sarcinile obligatorii, cat si unele actiuni optionale. In categoria sarcinilor obligatorii vom inscrie in primul rand toate actiunile concrete de control, in ordinea stabilita pentru verificare, actiuni reprezentand unitatile componente direct subordonate sau subunitati ale acestora ce urmeaza a fi verificate de fond in anul respectiv, organizatii social-obstesti finantate sau subventionate, gestiuni proprii de inventariat. Tot in categoria sarcinilor obligatorii vom include si activitatile curente ale compartimentului de control, cum sunt de exemplu valorificarea actelor de control, instructajele, sedintele de analiza a muncii, schimburile de experienta, indrumarea echipelor pe teren. Pentru fiecare dintre aceste actiuni si activitati se va stabili necesarul de timp exprimat in om/zile. Prin insumarea timpilor individuali (necesari executarii actiunilor de control si desfasurarii activitatilor specifice) vom obtine 'necesarul total de fond de timp' pe care il vom nota cu N.t.Fd.T.

Pe de alta parte, vom determina fondul de timp calendaristic al organelor de control (pe care il vom nota cu Fd.T.C.). Pentru aceasta vom insuma zilele lucratoare din an (excluzand duminicile si eventual sambetele, sarbatorile legale si concediul de odihna) pentru fiecare component al compartimentului de control. Evident, si fondul de timp calendaristic total va fi exprimat tot in om/zile pentru a fi comparabil cu necesarul total de fond de timp.

Intr-o a treia faza vom stabili gradul de ocupare al organelor de control. Se compara in acest scop necesarul de fond de timp cu fondul de timp calendaristic, putand rezulta doua variante care se vor solutiona in mod diferit, si anume:

Daca ramane un fond de timp disponibil (ceea ce vrea sa insemne ca N.t.Fd.T.<Fd.T.C.), acesta va putea fi ocupat cu acele actiuni optionale despre care am pomenit mai sus si care vor reprezenta teme propuse pentru verificare. Timpul necesar realizarii acestora va fi exprimat tot in om/zile si trebuie sa se incadreze in fondul de timp disponibil.

Daca, in schimb, N.t.Fd.T.>Fd.T.C., ceea ce inseamna ca organele de control nu pot acoperi integral actiunile obligatorii si activitatile specifice, atunci seful compartimentului de control va intocmi un memoriu prin care va solicita, in mod justificat, suplimentarea numarului de posturi.

Documentele de planificare a controlului gestionar se semneaza de seful compartimentului de control (sau, in lipsa acestuia, de conducatorul compartimentului financiar-contabil) si se aproba de conducerea unitatii in cadrul careia functioneaza compartimentul de control. Pe parcursul executarii sarcinilor, conducerea unitatii va putea opera unele modificari in programele de lucru semestriale (respectiv urgentarea verificarii unor unitati, subunitati sau gestiuni, amanarea verificarii altora, schimbarea perioadelor de control etc.), fara ca prin aceasta sa se afecteze indeplinirea integrala a sarcinilor anuale.

2. Metodologii de exercitare a controlului financiar si gestionar

Sub aspect metodologic desfasurarea practica a actiunilor de control difera in functie de natura acestora. Astfel, in cazul controlului preventiv, metodologia de exercitare vizeaza modul concret in care sunt prezentate documentele la viza, analiza acestora in functie de obiectivele sau conditiile stabilite pentru fiecare operatiune, acordarea sau refuzul vizei si solutionarea eventualelor refuzuri de viza. Controlul ierarhizat implica si mai putine aspecte metodologice, acesta exercitandu-se in cadrul atributiilor de serviciu ale persoanelor cu functii de conducere. Controlul gestionar de fond, ca si alte forme de control ulterior, se exercita in baza unor unei metodologii ce are in vedere pregatirea si organizarea actiunilor, verificarea concluziilor.

A. Metodologia de exercitare a controlului financiar preventiv

Metodologia de exercitare a controlului financiar preventiv se intemeiaza pe prevederile din Ordonanta Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern si controlul financiar preventiv, republicata in Monitorul Oficial al Romaniei nr. 799 din 12 noiembrie 2003 si din normele metodologice in vigoare .

Cand am prezentat organizarea principalelor forme de control, am constatat ca exista anumite particularitati la organizarea controlului financiar preventiv la institutiile publice. In aceste conditii, este evident ca vom intalni particularitati si la exercitarea controlului financiar preventiv la institutiile publice. Dupa cum am aratat, controlul financiar preventiv la institutiile publice poate fi propriu si delegat.

Sub aspect procedural, exercitarea controlului financiar preventiv propriu este prezentata in cele ce urmeaza.

Documentele care privesc operatiuni asupra carora este obligatorie exercitarea controlului financiar preventiv se transmit persoanelor desemnate cu exercitarea acestuia de catre compartimentele de specialitate care initiaza operatiunea. Documentele privind operatiunile prin care se afecteaza fondurile publice si/sau patrimoniul public vor fi insotite de avizele compartimentelor de specialitate, de note de fundamentare, de acte si/sau documente justificative si, dupa caz, de o "Propunere de angajare a unei cheltuieli" si/sau de un "Angajament individual/global".

In efectuarea controlului financiar preventiv de catre persoanele desemnate, parcurgerea listei de verificare specifica operatiunii primita la viza este obligatorie, dar nu si limitativa. In conformitate cu prevederile actelor normative in vigoare, persoana desemnata sa exercite controlul financiar preventiv poate extinde verificarile ori de cate ori este necesar.

Daca prin parcurgerea listei de verificare cel putin unul din elementele verificarii formale - completarea documentelor in concordanta cu continutul acestora, existenta semnaturilor persoanelor autorizate din cadrul compartimentelor de specialitate, existenta actelor justificative specifice operatiunii prezentate la viza - nu este indeplinit, atunci operatiunea nu poate fi autorizata.

Pentru simplificarea si accelerarea circuitului administrativ, in astfel de situatii nu se face consemnarea refuzului de viza, procedandu-se la restituirea documentelor catre compartimentul care a initiat operatiunea, indicandu-se in scris motivele restituirii.

Dupa efectuarea controlului formal, persoanele desemnate sa exercite controlul financiar preventiv inregistreaza documentele in Registrul privind operatiunile prezentate la viza de control financiar preventiv si efectueaza, de asemenea, prin parcurgerea listei de verificare, controlul operatiunii din punct de vedere al legalitatii, regularitatii si, dupa caz, al incadrarii in limitele si destinatia creditelor bugetare si/sau de angajament.

Daca necesitatile o impun, in vederea exercitarii unui control preventiv cat mai complet, se pot solicita si alte acte justificative precum si avizul compartimentului de specialitate juridica. Intarzierea sau refuzul furnizarii actelor justificative sau avizelor solicitate vor fi comunicate conducatorului entitatii publice, pentru a dispune masurile legale.

Daca in urma verificarii de fond operatiunea indeplineste conditiile de legalitate, regularitate si, dupa caz, de incadrare in limitele si destinatia creditelor bugetare si/sau de angajament, se acorda viza, prin aplicarea sigiliului si a semnaturii pe exemplarul documentului care se arhiveaza la entitatea publica.

Prin acordarea vizei se certifica implicit si indeplinirea conditiilor mentionate in listele de verificare.

Documentele vizate si actele justificative ce le-au insotit sunt restituite, sub semnatura, compartimentului de specialitate emitent, in vederea continuarii circuitului acestora, consemnandu-se acest fapt in Registrul privind operatiunile prezentate la viza de control financiar preventiv.

Sub aspect formal, viza de control financiar preventiv propriu se exercita prin semnatura persoanei desemnate si prin aplicarea sigiliului personal, care va cuprinde urmatoarele informatii: denumirea entitatii publice; mentiunea "vizat pentru control financiar preventiv"; numarul sigiliului (numarul de identificare a titularului acestuia); data acordarii vizei (an, luna, zi).

Analiza: Metode financiare de evaluare a proiectelor de investitii Proiect: Procesul politico-juridic in Uniunea Europeana

Termenul pentru pronuntare (acordarea/refuzul vizei) se stabileste, prin decizie interna, de conducatorul entitatii publice in functie de natura si complexitatea operatiunilor cuprinse in Cadrul general si/sau specific al operatiunilor supuse controlului preventiv.

Un aspect procedural extrem de important in cadrul metodologiei de exercitare a controlului financiar preventiv il reprezinta refuzul de viza si, evident, implicatiile acestuia.

Astfel, daca in urma controlului se constata ca cel putin un element de fond cuprins in lista de verificare nu este indeplinit si, in consecinta, operatiunea nu intruneste conditiile de legalitate, regularitate si, dupa caz, de incadrare in limitele si destinatia creditelor bugetare si/sau de angajament, persoanele desemnate cu exercitarea controlului financiar preventiv vor refuza motivat, in scris, acordarea vizei de control financiar preventiv, consemnand acest fapt in Registrul privind operatiunile prezentate la viza de control financiar preventiv.

La refuzul de viza se va anexa si un exemplar al listei de verificare, cu indicarea elementului/elementelor din aceasta lista a carui/ale caror cerinta/cerinte nu este/nu sunt indeplinita/indeplinite.

Refuzul de viza, insotit de actele justificative semnificative, va fi adus la cunostinta conducatorului entitatii publice, iar celelalte documente se vor restitui, sub semnatura, compartimentelor de specialitate care au initiat operatiunea.

Cu exceptia cazurilor in care refuzul de viza se datoreaza depasirii creditelor bugetare si/sau de angajament, operatiunile refuzate la viza se pot efectua pe propria raspundere a conducatorului entitatii publice.

Efectuarea pe proprie raspundere a operatiunii refuzate la viza de control financiar preventiv se face printr-un act de decizie interna emis de conducatorul entitatii publice. O copie de pe actul de decizie interna va fi transmisa persoanei care a refuzat viza, compartimentului de audit public intern al entitatii publice, precum si, dupa caz, controlorului delegat.

Persoanele desemnate cu exercitarea controlului financiar preventiv vor informa Curtea de Conturi, Ministerul Finantelor Publice si, dupa caz, organul ierarhic al entitatii publice, asupra operatiunilor refuzate la viza si efectuate pe propria raspundere.

Informarea organului ierarhic superior se va face de indata ce efectuarea operatiunii a fost dispusa, prin transmiterea unei copii dupa actul de decizie interna si de pe motivatia refuzului de viza. Conducatorul organului ierarhic superior are obligatia de a lua masurile legale pentru restabilirea situatiei de drept.

Daca prin operatiunea refuzata la viza, dar efectuata pe propria raspundere de catre conducatorul entitatii publice, se prejudiciaza patrimonial entitatea si daca conducatorul organului ierarhic superior (dupa caz) nu a dispus masurile legale, atunci vor fi sesizate inspectia centrala si/sau inspectiile teritoriale ale Ministerului Finantelor Publice.

Informarea Curtii de Conturi se va face cu ocazia efectuarii controalelor de descarcare de gestiune sau a altor controale ce intra in competenta sa.

Controlul financiar preventiv delegat se exercita de catre Ministerul Finantelor Publice prin controlori delegati. Controlul financiar preventiv delegat se exercita asupra operatiunilor care se inscriu in conditiile fixate prin ordinul de numire. Restul operatiunilor prin care se afecteaza fondurile si/sau patrimoniul public intra in competenta exclusiva a controlului preventiv propriu/intern. Controlul financiar preventiv delegat se exercita asupra operatiunilor ce intra in competenta sa numai dupa ce acestea au fost supuse controlului preventiv propriu/intern. Operatiunile refuzate la viza de control preventiv propriu/intern nu mai sunt supuse controlului preventiv delegat.

In exercitarea atributiilor sale de control asupra operatiunilor la care s-a stabilit competenta sa, controlorul delegat va urma o procedura de control similara celei de la exercitarea controlului financiar preventiv propriu. Listele de verificare avute in vedere la efectuarea controlului de catre controlorii delegati se emit si se actualizeaza de catre Directia generala de control financiar preventiv din Ministerul Finantelor Publice.

Si in cazul acestui control se impun cateva precizari suplimentare legate de refuzul de viza.

Daca in exercitarea atributiilor sale controlorul delegat sesizeaza ca, in mod repetat, controlul preventiv propriu a acordat viza pentru operatiuni care nu intrunesc conditiile de legalitate, regularitate si, dupa caz, de incadrare in limitele si destinatia creditelor bugetare si/sau de angajament, acesta il va informa in scris pe ordonatorul de credite pentru a dispune masurile ce se impun potrivit responsabilitatilor sale.

Viza de control financiar preventiv delegat se acorda sau se refuza in scris, pe formular tipizat, si trebuie sa poarte semnatura si sigiliul personal al controlorului delegat competent.

Persoanele in drept sa exercite controlul financiar preventiv delegat raspund, potrivit legii, in raport de culpa lor, pentru legalitatea, regularitatea si incadrarea in limitele creditelor de angajament si creditelor bugetare aprobate, in privinta operatiunilor pentru care au acordat viza.

Controlul financiar preventiv delegat se efectueaza in termenul cel mai scurt, permis de durata efectiva a verificarilor necesare, astfel incat sa nu afecteze desfasurarea in bune conditii si in termen a operatiunii al carei proiect se supune controlului financiar preventiv delegat. Perioada maxima pentru acordarea sau, dupa caz, pentru refuzul vizei de control financiar preventiv delegat este de 3 zile lucratoare de la prezentarea proiectului unei operatiuni, insotit de toate documentele justificative. In cazuri exceptionale, controlorul delegat are dreptul sa prelungeasca perioada de verificare cu maximum 5 zile lucratoare, informandu-i, in acest sens, pe controlorul financiar sef si ordonatorul de credite.

Daca in urma parcurgerii procedurii de verificare se constata ca operatiunile nu intrunesc conditiile de legalitate, regularitate si incadrare in destinatia si limitele creditelor bugetare si/sau de angajament, controlorul delegat va comunica, in scris, ordonatorului de credite motivele pentru care operatiunea nu poate fi efectuata, consemnand acest fapt in Registrul privind operatiunile prezentate la viza de control financiar preventiv. O copie de pe textul comunicarii va fi transmisa controlorului financiar sef. In situatia in care ordonatorul de credite considera ca operatiunea poate fi efectuata, solicita, in scris, controlorului delegat acordarea vizei, prezentand argumentele corespunzatoare de legalitate si regularitate. In caz contrar, operatiunea se considera retrasa de la viza, iar actele justificative se restituie, sub semnatura, compartimentului de specialitate. Daca controlorul delegat considera intemeiate argumentele ordonatorului de credite, va acorda viza pentru efectuarea operatiunii. In situatia in care argumentele sunt considerate neintemeiate sau insuficiente, controlorul delegat va aduce la cunostinta ordonatorului de credite refuzul de viza si va restitui, sub semnatura, compartimentelor de specialitate actele justificative. In situatii complexe, controlorul delegat poate solicita controlorului financiar sef constituirea comisiei pentru formularea opiniei neutre. Aceasta opinie va fi adusa la cunostinta controlorului delegat in 3 zile de la solicitarea sa.

Termenul pentru pronuntare se suspenda pe perioada de la comunicarea motivelor pentru care operatiunea nu poate fi efectuata pana la primirea punctului de vedere al ordonatorului de credite si pe perioada formularii opiniei neutre.

Cu exceptia cazurilor in care refuzul de viza se datoreaza depasirii creditelor bugetare sau de angajament, operatiunile refuzate la viza se pot efectua numai pe propria raspundere a ordonatorului de credite. Actul de decizie prin care ordonatorul dispune efectuarea operatiunii pe propria raspundere va fi adus la cunostinta compartimentului de audit intern si controlorului delegat care va consemna acest fapt in Registrul privind operatiunile prezentate la viza de control financiar preventiv. Controlorul delegat va informa Ministerul Finantelor Publice asupra operatiunilor refuzate la viza si executate pe raspunderea ordonatorului de credite, cu ocazia raportarilor lunare transmise controlorului financiar sef, precum si Curtea de Conturi, cu ocazia controalelor de descarcare de gestiune sau a altor controale dispuse de aceasta.

La refuzul de viza se va anexa si un exemplar al listei de verificare, cu indicarea elementului/elementelor din aceasta lista a carui/ale caror cerinta/cerinte nu este/nu sunt indeplinita/indeplinite.

B. Metodologia de exercitare a controlului ulterior

Aceasta metodologie este mult mai complexa, orice actiune de control ulterior trebuind sa parcurga, din punct de vedere al organizarii, desfasurarii si finalizarii, sase etape sau faze distincte, respectiv: pregatirea actiunii de control, organizarea muncii la locul verificarii, verificarea propriu-zisa, intocmirea si perfectarea documentelor de control, valorificarea rezultatelor controlului; controlul indeplinirii masurilor stabilite pe baza concluziilor rezultate din actiunea de verificare. Continutul acestor etape si sarcinile specifice lor sunt, evident, influentate de natura activitatilor supuse verificarii, de marimea, pozitia si subordonarea unitatilor, de structurile lor organizatorice, precum si de felul, obiectivele si competenta controlului.

a) Pregatirea actiunii de control revine organelor insarcinate cu executare acestuia si consta in alegerea momentului si duratei controlului, desemnarea persoanelor care vor face verificarile si instruirea lor in legatura cu problemele principale pe care trebuie sa le urmareasca.

In acest scop, pregatirea actiunilor de control incepe printr-o documentare speciala asupra organizarii si desfasurarii activitatii in sectorul supus verificarii. In functie de continutul activitatii si de sarcinile care revin organului de revizie se trec la desemnarea persoanelor care vor intra in componenta echipei de control. Formarea echipelor are o importanta deosebita pentru succesul actiunii. Trebuie avute in vedere capacitatea, nivelul de pregatire si calitatile individuale ale fiecarei persoane, astfel incat aportul acestora la rezolvarea problemelor sa fie maxim, iar actiunea de control sa se desfasoare cu cea mai inalta eficienta.

Pregatirea actiunilor de control cuprinde obligatoriu instruirea echipelor desemnate pentru efectuarea verificarii; acest lucru se realizeaza inainte de plecarea echipelor pe teren, prin prezentarea unor referate sau lectii de sinteza, intocmirea unor indreptare cu probleme ce trebuie urmarite, etc. Instructajul echipelor se incheie in toate cazurile cu seminarizarea organelor de control, pentru a se vedea in ce masura acestea si-au insusit problemele respective si daca cunosc sarcinile concrete ce revin fiecarui membru al echipei in cadrul actiunii de control. In afara de aceasta, conducatorul corpului de control are obligatia sa urmareasca activitatea echipelor pe toata durata desfasurarii actiunilor, sa cunoasca operativ constatarile facute si sa intervina ori de cate ori este nevoie, dand sefului echipei de control indicatiile necesare sau sprijin pentru rezolvarea corecta a problemelor. In unele cazuri, conducatorul compartimentului de control poate organiza schimburi de experienta intre echipele ce controleaza probleme similare la diferite unitati sau in sectoare diferite ale aceleiasi intreprinderi. Aceste schimburi de experienta sunt deosebit de utile indeosebi in cazul actiunilor tematice de control.

In etapa pregatirii actiunilor de control organele desemnate in acest scop studiaza materialele existente la sediul unitatii verificatoare, avand in vedere cu prioritate: actele de control intocmite cu ocazia verificarilor anterioare, masurile luate de unitate in urma acestor verificari si modul de indeplinire a lor, ultimul bilant contabil si raportul de gestiune al administratorilor, corespondenta purtata intre unitatea verificata si organul ei superior in legatura cu problemele care fac obiectul controlului.

De asemenea, organul de control studiaza dispozitiile legale, instructiunile elaborate de organul superior al unitatii verificate, regulamentele de ordine interioara si alte documente care au legatura cu actiunea de control. Atunci cand considera necesar, organele de control pot extinde documentarea asupra problemelor ce fac obiectul verificarii, cerand unele informatii organelor administrative locale, unitatilor bancare, inspectiilor si inspectoratelor specializate si indeosebi organelor teritoriale ale controlului financiar de stat.

In sfarsit, etapa de pregatire a actiunilor de control cuprinde si alegerea momentului de incepere a verificarii si stabilirea duratei acesteia. In general, se evita perioadele de varf din activitatea unitatilor controlate, iar durata actiunii de control trebuie limitata la strictul necesar pentru cuprinderea tuturor obiectivelor fixate.

b) Organizarea muncii la locul verificarii este o etapa strans legata de pregatirea actiunii de control. In general, aceasta etapa incepe cu prezentarea organelor de control gestionar sau de alta natura la unitatea supusa verificarii. Pentru inceput se ia legatura cu conducatorul unitatii (caruia i se prezinta documentele de abilitare), cu organizatia salariatilor si eventual cu cea de sindicat, cu care se discuta in principiu scopul verificarii si de la care se cer informatii privind activitatea intreprinderii, precum si sprijinul necesar pentru buna desfasurare a actiunilor de control.

Pentru preintampinarea oricaror posibilitati de acoperire temporara a eventualelor nereguli, organul de control trece, imediat dupa protocolul de prezentare, la verificarea numerarului si a celorlalte valori din casierie, precum si a valorilor materiale care necesita un control inopinat (evident, atunci cand sarcinile si atributiile organului de control fac necesara si oportuna o asemenea operatiune).

Dupa verificarea inopinata, organul de control procedeaza la o documentare detaliata privind organizarea si desfasurarea activitatii in unitatea sau compartimentul supus verificarii. In acest scop, se viziteaza sectiile de productie, se analizeaza procesele tehnologice, se cerceteaza modul in care se intocmesc si circula documentele justificative, se verifica pe concret organizarea contabilitatii si a evidentelor tehnic-operative, legatura dintre sectii si conducere. Pentru completarea acestei documentari, organul de control poate solicita sprijinul unor persoane din intreprindere (cu care discuta despre eventualele greutati intampinate, lipsurile semnalate, cauze) si consulta observatiile si recomandarile organelor ierarhic superioare facute asupra ultimului bilant contabil sau in alte imprejurari. De asemenea, sunt cercetate unele materiale publicate in presa locala cu privire la activitatea intreprinderii, reclamatiile furnizorilor si clientilor, sesizarile salariatilor si specialistilor. Nu va fi scapat din vedere Registrul sau Jurnalul de control si observatiile inserate in el de catre alte organe de control din afara intreprinderii.

Dupa ce s-au documentat in suficienta masura, greutatile intampinate de intreprindere si punctele ei slabe, organele de control intocmesc un plan detaliat de verificare, axat pe realitatile concrete din unitate si corelat cu sarcinile pe care le-au primit de la organul verificator. In aceste planuri se cuprind obiectivele ce trebuie verificate, timpul afectat fiecarui obiectiv, documentele necesare si perioada in care urmeaza a fi controlate. In cazul abordarii selective a unora din elementele controlului se vor face obligatoriu toate precizarile necesare in planul detaliat, indicandu-se cu exactitate obiectivele analitice, subunitatile sau gestiunile, perioadele pentru care verificarea se face prin sondaj si cele avute in vedere pentru controlul total, etc. In felul acesta planul detaliat de verificare va permite o mai buna delimitare a responsabilitatilor organelor de control pentru aspectele efectiv verificate.

Organizarea muncii la locul verificarii permite organelor de control sa stabileasca, de comun acord cu factorii de raspundere din intreprindere, formele si metodele de colaborare cu personalul unitatii, inclusiv atragerea unor salariati in actiunea de control (formarea unor echipe mixte, efectuarea unor analize comune, prelucrarea rezultatelor controlului cu responsabilii sau cu intreg personalul unora dintre compartimentele verificate etc.). In functie de obiectivele urmarite si de competentele pe care le au, organele de control gestionar pot colabora in continuare cu organele locale ale controlului financiar de stat, cu banca sau bancile ce crediteaza intreprinderea, cu inspectiile si inspectoratele specializate de control.

c) Verificarea propriu-zisa a obiectivelor fixate prin planul detaliat reprezinta cea mai importanta etapa a actiunii de control si ea poate imbraca atat forma unor controale faptice, cat si forma controalelor documentare (in functie de obiectivele fixate, natura activitatilor, competenta organelor de control si, evident, posibilitatile de acces la sursele de informare).

Din punctul de vedere al organizarii si desfasurarii ei, verificarea propriu-zisa trebuie sa respecte cel putin trei reguli de baza, dupa cum urmeaza:

In primul rand, verificarea obiectivelor inscrise in plan trebuie sa se impleteasca obligatoriu cu examinarea modului in care unitatea controlata a dus la indeplinire masurile stabilite in urma actiunilor precedente de control. Accentul principal se va pune pe respectarea disciplinei financiare, lichidarea datoriilor si creantelor, recuperarea pagubelor suferite. Merita a fi subliniat si faptul ca rigoarea cu care se desfasoara etapa verificarilor faptice si documentare influenteaza, la randul sau, calitatea concluziilor si justetea masurilor propuse pentru viitor.

Cea de-a doua regula vizeaza sursele de informare. In cazurile in care documentele existente in intreprindere nu permit organului de control sa verifice si sa clarifice toate aspectele, acesta poate solicita compartimentelor de resort intocmirea unor situatii, extrase de date, calcule analitice, note de justificare, etc. Se recomanda totusi ca organele de control sa-si limiteze asemenea solicitari la strictul necesar.

In al treilea rand, trebuie avute in vedere raporturile organelor de control cu reprezentantii unitatii controlate. Ca regula generala, organele de control vor mentine un contact permanent cu factorii de raspundere din intreprindere, in scopul cunoasterii eventualelor obiectii asupra constatarilor sau concluziilor partiale (in asemenea cazuri problemele respective vor fi reanalizate cu toata raspunderea), precum si in scopul adoptarii operative a masurilor ce se impun. De asemenea, pentru a fi la curent cu cele mai actuale probleme ce framanta intreprinderea controlata, se recomanda ca organele de control gestionar sa participe la consfatuirile de productie, sedinte de analiza a muncii sau alte manifestari similare care au loc in timpul sederii lor in unitatea respectiva.

Pe de alta parte, din punct de vedere metodologic, etapa verificarii propriu-zise trebuie sa satisfaca obligatoriu trei cerinte esentiale:

In primul rand, aprecierea oricaror activitati, operatiuni, fapte sau fenomene economice trebuie sa se faca in spiritul unei depline obiectivitati, tinandu-se cont de prevederile legislatiei in vigoare si numai pe baza de documente sau constatari autentice.

In al doilea rand, in examinarea diferitelor fenomene ori procese cu caracter economic sau financiar trebuie avute in vedere interdependentele dintre acestea pentru aprecierea mai justa a cauzelor generatoare de deficiente si a imprejurarilor in care ele se produc si pentru evaluarea mai realista a consecintelor lor.

In al treilea rand, orice echipa de control ulterior trebuie sa desfasoare o munca armonioasa, in sensul ca fiecare component are mai intai obligatia sa indeplineasca exemplar sarcinile ce ii revin, iar periodic sa informeze pe seful de misiune si pe ceilalti colegi asupra constatarilor facute in domeniul sau. Mai mult decat atat, membrii echipei de control trebuie sa se intruneasca periodic, in mod organizat, pentru confruntarea opiniilor, informare reciproca si adoptarea in comun a masurilor preconizate (macar a celor mai importante).

d) Intocmirea documentelor de control. Aceasta este o etapa ce urmeaza obligatoriu dupa verificarea faptica si documentara.

Toate constatarile pe care organele de control le fac in timpul verificarii se consemneaza in acte specifice, care trebuie sa prezinte in mod clar, sintetizat si complet realitatea fenomenului controlat. De asemenea, actele de control vor cuprinde concluziile si aprecierile organelor de control asupra calitatii si corectitudinii activitatilor economice si financiare verificate, deficientele constatate si masurile propuse pentru lichidarea acestora.

Actele de control joaca un rol deosebit in viata economica si sociala. In afara de consecintele lor imediate si directe, ele pot sta la baza unor importante actiuni administrative, juridice sau de alta natura. Asta inseamna ca informatiile si afirmatiile continute in actele de control trebuie sa fie confirmate si sustinute cu documente corespunzatoare, care sa le sporeasca forta probatorie. Cel mai adesea, atunci cand constata abateri sau deficiente in activitatea unitatilor verificate, organele de control stabilesc masuri obligatorii de remediere si aplica sau propun sanctiuni impotriva celor vinovati.

Pentru a avea forta probatorie, actele de control trebuie sa indeplineasca mai intai anumite conditii de forma si de fond. Din punct de vedere al formei, aceste documente trebuie sa contina toate elementele de identificare (numele si functia organului de control, data si locul controlului, unitatea sau compartimentul ce face obiectul controlului), ca si semnaturile autorizate (ale celor care controleaza, dar si ale celor controlati). Conditiile de fond vizeaza in principal autenticitatea constatarilor si temeinicia concluziilor, care trebuie prezentate clar si concis, sistematizate pe probleme sau obiective. Actele de control vor consemna numai date si fapte rezultate din propriile verificari si care exclud parerile preconcepute, subiectivismul si arbitrariul. O regula nescrisa spune ca in actele de control nu se inscriu deficiente si fapte ilicite constatate de altii si mai ales pentru care s-au luat masuri legale si eficiente inainte de inceperea controlului si nici parerile personale ale organului de control cu privire la constatarile facute.

Ca principiu, actele de control ulterior sunt documente bilaterale, ceea ce vrea sa insemne ca ele se semneaza si trebuie sa fie insusite atat de organul de control, cat si de reprezentantii unitatii verificate. Daca conducerea sau salariatii agentilor economici controlati au unele obiectiuni asupra constatarilor sau concluziilor controlului, aceste vor trebui clarificate si solutionate inainte de semnarea actelor de control. Daca obiectiunile se mentin in continuare, ele vor fi prezentate in scris fie odata, fie in termen de maximum trei zile de la semnarea documentelor. Respectivele obiectiuni vor fi analizate de catre organele de control care isi vor formula punctul lor de vedere, legal si fundamentat pe baza datelor inscrise in procesul-verbal, iar materialul va fi anexat la actele de control ca parte integranta a acestora. Drept urmare, desprindem concluzia ca semnarea actelor de control de catre reprezentantii unitatii controlate este absolut obligatorie, indiferent daca acesta se face fara sau cu obiectiuni. In caz contrar, organele de control vor dispune sau vor propune sanctiuni.

e) Valorificarea rezultatelor controlului reprezinta o alta etapa importanta a actiunilor de control ulterior. Ea se realizeaza in principal prin stabilirea masurilor concrete prin care unitatea, compartimentul sau subunitatea ce a facut obiect al controlului urmeaza sa remedieze deficientele constatate, sa-si imbunatateasca munca ori sa-si amelioreze performantele. Aceste masuri vizeaza diferitele aspecte ale activitatilor economice si financiare si evident prezinta o mare diversitate.

In functie de momentul si de competenta adoptarii lor, masurile de remediere a deficientelor si abaterilor sunt de mai multe feluri si au regimuri diferite, astfel:

O parte dintre acestea sunt masurile deja adoptate, fie de catre organele de control, fie de conducerea unitatii verificate, chiar in timpul derularii actiunii de control. Asemenea masuri se gasesc consemnate distinct in procesul-verbal intocmit.

De asemenea, in documentele finale de control sunt consemnate distinct masurile propuse de catre organele de control, dar pe care persoanele indreptatite din unitatea verificata refuza sau intarzie sa le adopte cu operativitate. In cazul particular al controlului exercitat de organe de control externe, analiza acestor masuri poate cuprinde o faza preliminara in care sunt notificate agentului economic principalele constatari si se solicita acestuia raspunsuri detaliate.

Alte masuri sunt cele propuse de catre organul de control sau adoptate de conducerea unitatii verificate pe baza concluziilor finale. Se adauga acestora masurile suplimentare dispuse de catre unitatea ierarhica sau de organul care a ordonat verificarea, in urma studierii actelor de control. Evident, asemenea masuri vor fi comunicate in scris atat unitatii verificate, cat si organului de control.

In sfarsit, daca din constatarile facute rezulta necesitatea unor masuri importante, dar care depasesc competentele de adoptare ale organelor implicate (organul de control, conducerea unitatii verificate, conducerea unitatii sau organului care a dispus controlul), acestea vor forma un set distinct, urmand a fi comunicate sau transmise organismelor abilitate sa le adopte sau dispuna.

Atunci cand exista solicitari exprese din partea instantelor de judecata, parchetului sau politiei, conducatorii de unitati vor dispune cu prioritate masurile necesare pentru efectuarea controalelor gestionare in vederea stabilirii pagubelor produse prin infractiuni si pentru clarificarea imprejurarilor care au condus la savarsirea unor fapte de natura penala.

In sfarsit, o importanta cale de valorificare a rezultatelor controlului o constituie prelucrarea documentelor de control (respectiv a principalelor concluzii finale) la diferite niveluri de reprezentare ale unitatii verificate. Avem in vedere, de pilda, dezbateri organizate cu consiliul de administratie, cu sefii de compartimente, cu grupuri de specialisti, cu personalul unor compartimente specializate sau chiar (acolo unde este posibil si necesar) cu intregul personal al unitatii.

f) Controlul indeplinirii masurilor stabilite pe baza concluziilor rezultate din actiunea de verificare. Evident, aceasta reprezinta o etapa ulterioara actiunii propriu-zise de control, a carei necesitate decurge din faptul ca misiunea controlului se poate considera incheiata numai atunci cand deficientele, abaterile si alte neajunsuri constatate au fost definitiv lichidate si s-au creat toate conditiile pentru preintampinarea repetarii lor in viitor.

Ca regula generala, controlul indeplinirii masurilor stabilite revine in primul rand unitatii sau organului care a dispus verificarea, adica organismului de control implicat. Din punct de vedere metodologic, acesta poate folosi diverse mijloace sau cai, dintre care cele mai uzuale sunt urmatoarele:

cel mai adesea unitatile verificate sunt obligate sa trimita organului de control comunicari sau informari periodice cu privire la stadiul realizarii masurilor si eficienta aplicarii acestora.

de asemenea, periodic, organul de control se va deplasa in teren pentru a urmari pe viu (concret) modul de actiune si realitatea comunicarilor trimise.

in sfarsit, cu ocazia unui nou control de acelasi gen (gestionar de fond, financiar, contabil sau fiscal) efectele actualelor masuri vor fi analizate in paralel sau in contextul obiectivelor ce vor fi inscrise atunci in planul detaliat de verificare.

Intrebari:

Enumerati metodele de tehnica specifice controlului financiar si gestionar si metodele si procedeele comune utilizate in controlul financiar si gestionar.

Prezentati continutul verificarii documentare si caracterizati procedeele acestui tip de verificare.

Descrieti metodologia de planificare a controlului financiar si gestionar.

Descrieti metodologiile de exercitare a diferitelor forme de control economic, financiar si gestionar .