Sistemul documentelor utilizat in evidenta operativa a stocurilor

SISTEMUL DOCUMENTELOR UTILIZAT IN EVIDENTA OPERATIVA A STOCURILOR

In cadrul intreprinderii, stocurile ocazioneaza numeroase operatii care pot fi grupate dupa continutul lor in operatii de aprovizionare si conservare, operatii de eliberare din depozite, inventariere.

Aceste operatiuni sunt consemnate in diferite documente si evidente operative specifice.

Tabel 2 : Sistemul documentelor privind evidenta operativa a stocurilor

Factura

Formular cu regim special, serveste ca: document pe baza caruia se intocmeste instrumentul de decontare a produselor si marfurilor livrate, a lucrarilor executate sau a serviciilor prestate; document de insotire a marfii pe timpul transportului; document justificativ de inregistrare in contabilitatea furnizorului si a cumparatorului.

Se intocmeste manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, in trei exemplare, in momentul livrarii bunurilor, constituind, pe langa functia de intrare-iesire din gestiune, pe cea de act justificativ pentru decontarea (incasarea-plata) contravalorii bunurilor sau serviciilor consemnate.

Avizul de insotire

Formular cu regim special, serveste ca document de insotire a marfii pe timpul transportului; document ce sta la baza intocmirii facturii; dispozitie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, la aceleasi unitatii; document de primire in gestiunea cumparatorului sau in gestiunea primitoare din cadrul aceleasi unitatii.

Se intocmeste in trei exemplare de catre unitatile care nu au posibilitatea intocmirii facturii in momentul livrarii produselor, marfurilor si altor valori materiale, datorita unor conditii obiective si cu totul exceptionale, facandu-se obtiunea urmeaza factura.

Se emite, pe masura livrarii, de catre compartimentul desfacere, care semneaza pentru intocmire.

Pe avizul de insotire a marfii, pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la terti sau pentru vanzare in regim de consignatie, se face mentiunea 'pentru prelucare la terti' sau 'pentru vanzare in regim de consignatie', dupa caz.

In celelalte situatii decat cele prevazute mai sus se face mentiunea cauzei pentru care s-a intocmit avizul de insotire a marfii si nu factura.

Bon de predare transfer restituire folosit pentru predarea la magazie a stocurilor (produse, semifabricate, etc) obtinute prin productie proprie sau pentru transmiterea bunurilor de la un loc de depozitare la altul in cadrul aceleasi unitati. Nu serveste ca document pe timpul transportului.

Serveste ca document de predare la magazie a produselor finite, a materialelor refolosibile, a semifabricatelor rezultate din productie; document justifiactiv pentru incarcarea in gestiune; document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate; sursa de date pentru urmarirea realizarii productiei; sursa de date pentru calculul si plata salariilor; dispozitie de transfer a valorilor materiale; dispozitie de restituire la magazie a valorilor materiale ne folosite; document justificativ pentru scaderea din gestiunea predatorului si de incarcare in gestiuneea primitorului. Se intocmeste in doua exemplare pe masura predarii la magazie a produselor, a materialelor refolosibile, a semifabricatelor de catre sectii, ateliere; pe masura ce se efectueaza transferuri, de catre organul care dispune transferul; pe masura restituiri la magazie a valorilor materiale.

Bon de comanda- chitanta formular cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare.

Serveste ca document pentru: contractarea serviciilor, confirmarea primirii si evaluarea obiectului de executat sau de reparat, dupa caz, incasarea sumei de la client, determinarea volumului serviciilor prestate si a materialelor consumate. Se intocmeste in trei exemplare de catre unitatea prestatoare.

Circula la compartimentul financiar-contabil exemplarul 1 , exemplarul 2 se preda clientului, exemplarul 3 ramane in carnet.

Fisa de magazie a formularelor cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare.

Serveste ca document de evidenta la locul de depozitare a intrarilor, iesirilor si stocurilor de valori materiale; document de contabilitate analitica in cadrul metodei oparative-contabile; sursa de informatii pentru controlul operativ curent si contabil al stocurilor de valori materiale. Se intocmeste intr-un exemplar, separat pentru fiecare fel de material si se completeaza de catre compartimentul financiar contabil pentru deschiderea fisei si la verificarea inregistrarilor; gestionar sau persoana desemnata.

Pentru valori materiale primite spre prelucrare de la terti sau in custodie se intocmesc fise distincte care se tin separat de cele ale valorilor materiale proprii.

In scopul tinerii corecte a evidentei la magazie, persoanele desemnate de la compartimentul financiar-contabil verifica inopinant, cel putin o data pe luna, modul cum se fac imegistrarile in fisele de magazie.

Fisa de evidenta a obiectelor de inventar in folosinta

Serveste ca document de evidenta a obiectelor de inventar de mica valoare sau scurta durata, a echipamentului si materialelor de protectie date in folosinta personalului, pana la scoaterea lor din uz.

Se intocmeste intr-un exemplar, pe masura darii in folosinta a bunurilor pe fiecare persoana, de gestionarul care elibereaza obiectele respective sau de persoana desemnata sa tina evidenta acestora.

Declaratia vamala utilizata pentru declararea in detaliu a bunurilor clasificate in tariful vamal, cu ocazia efectuarii unor operatiuni de import sau de export si care dovedeste efectuarea propriu-zisa a operatiunii de import sau de export, dupa caz, in conditii egale.