Ghid privind planurile de afaceri - cum trebuie sa arate un plan de afaceri?

Ghid privind planurile de afaceri

I. De ce este necesar un plan de afaceri?

II. Cum trebuie sa arate un plan de afaceri?

III. Care sunt componentele principale ale unui plan de afaceri?

1. Ce cuprinde rezumatul planului de afaceri?

2. Ce cuprinde descrierea firmei?

3. Cum trebuie prezentate obiectivele afacerii?

4. Cum trebuie prezentat produsul?

5. Cum trebuie prezentata piata?

6. Cum trebuie prezentati clientii

7. Cum trebuie prezentata concurenta?

8. Cum trebuie prezentati furnizorii?

9. Cum trebuie prezentat procesul tehnologic?

10. Cum trebuie descrisa investitia propusa?

11. Cum trebuie prezentat personalul necesar?

12. Cum trebuie prezentate activitatile de desfacere?

13. Cum trebuie prezentate activitatile de promovare a vanzarilor?

14. Cum trebuie prezentate diferitele aspecte legale ale activitatii?

IV. Ce reprezinta proiectiile financiare?

1. Ce venituri va aduce afacerea?

2. Care vor fi cheltuielile?

3. Care va fi rentabilitatea scontata a afacerii?

4. Care vor fi principalii indicatori financiari?

5. Care sunt documentele financiare necesare?

6. Cum se determina suma necesara?

V. Cum este utilizat planul de afaceri in activitatea de control al activitatii?

I. De ce este necesar un plan de afaceri?

Multi intreprinzatori sunt nevoiti sa intocmeasca un plan de afaceri abia atunci cand acesta le este solicitat de un potential investitor. Un plan de afaceri este insa util nu numai finantatorilor externi, ci si proprietarilor firmei - in fapt, redactarea sa ar trebui sa fie unul din primii pasi in initierea oricarei afaceri. Planul de afaceri poate da o prima imagine asupra perspectivelor reale ale afacerii; pot fi astfel evitate pierderile provocate de proiecte neviabile inainte ca ele sa se fi produs efectiv.

Intocmirea planului de afaceri permite:

stabilirea realista a necesarului de resurse si a surselor din care acestea pot fi obtinute;

incadrarea in timp a etapelor afacerii;

coordonarea fazelor viitoare ale afacerii si rezolvarea eventualelor neconcordante.

Intreprinzatorii sunt 'fortati" sa ia in considerare aspecte care le-ar putea scapa la o abordare mai superficiala. Pot fi descoperite astfel puncte slabe ale afacerii sau idei noi care ar putea sa ii sporeasca rentabilitatea. Nimeni nu se asteapta ca previziunile planului de afaceri sa se regaseasca integral in realizarile efective; totusi, in cazul in care planul este bine intocmit, datele sale pot servi ca un instrument util de control al rezultatelor obtinute.

Planul de afaceri reprezinta, in acelasi timp, o cerinta a investitorilor externi (creditori sau actionari potentiali). Acestia trebuie sa afle dintr-un plan de afaceri:

in ce consta afacerea;

motivele pentru care afacerea este profitabila;

capitalul necesar;

rentabilitatea scontata.

Planul de afaceri nu este singurul aspect luat in considerare de potentialii finantatori; insa un plan de afaceri care dovedeste ca nu exista o strategie coerenta a proprietarilor afacerii va indeparta cu siguranta orice investitor.

II. Cum trebuie sa arate un plan de afaceri?

Nu exista o structura fixa a planului de afaceri, aceasta poate varia functie de cerintele informationale carora trebuie sa le raspunda planul de afaceri - de exemplu, functie de:

Analiza: Adunarea si scaderea numerelor naturale de la 0 la 20 fara trecere peste ordin Referat: Schema lui Bernoulli cu bila intoarsa si cu doua stari

destinatarul final: proprietarii afacerii sau investitorii potentiali;

vechimea firmei: planul de afaceri pentru o firma noua va fi diferit de cel pentru un proiect al unei firme existente;

specificul activitatii firmei;

amploarea proiectului de afaceri.

Exista insa elemente de baza care se regasesc in majoritatea planurilor de afaceri:

scurta prezentare a firmei, a misiunii, obiectivelor si strategiei sale;

descrierea produsului sau serviciului sau si a pietei careia i se adreseaza;

descrierea strategiei de vanzari;

descrierea concurentei;

diverse proiectii financiare.

Planul de afaceri destinat potentialilor finantatori trebuie sa ii convinga pe acestia de viabilitatea proiectului propus. Autorul sau va trebui sa aiba capacitatea de a pune in lumina avantajele afacerii, fara ca aceasta sa dauneze insa realismului planului prezentat. Persoanele care vor examina planul au in general suficienta experienta pentru a detecta aprecierile exagerat de optimiste. Daca dezvoltarea afacerii este mai lenta decat se aprecia, s-ar putea ca firma sa fi atras prea multe resurse costisitoare; daca aceasta e prea rapida, firma s-ar putea sa nu poata utiliza intregul potential din cauza lipsei de fonduri.

III. Care sunt componentele principale ale unui plan de afaceri?

De regula, un plan de afaceri contine o serie de componente obligatorii:

rezumatul planului de afaceri;

cuprinsul planului;

prezentarea produsului firmei;

piata-tinta si concurenta;

procesul de productie si furnizorii;

strategia de marketing;

vanzarile preconizate;

previziunile financiare;

necesarul de finantare.

III.1 Ce cuprinde rezumatul planului de afaceri?

Rezumatul planului de afaceri trebuie sa contina, intr-o forma succinta, date referitoare la:

istoricul firmei (in cazul firmelor deja existente);

domeniul/domeniile de activitate;

misiunea firmei, obiectivele pe termen lung si cele pe termen scurt;

conducerea firmei (experienta, rezultate);

caracteristicile produsului/serviciului;

descrierea pietei (perspective de crestere, concurenta);

sumarul proiectiilor financiare si suma de bani solicitata.

III.2 Ce cuprinde descrierea firmei?

In cazul firmelor deja existente, este necesara o prezentare a trecutului firmei si a performantelor sale. Aceasta prezentare trebuie sa contina referiri la: 

• Conducerea firmei: responsabilitati, pregatire, experienta/ locuri de munca anterioare (Se pot anexa si CV-urile persoanelor-cheie implicate in activitatea respectiva). Prezentarea conducerii firmei/a initiatorilor afacerii este necesara si in cazul noilor afaceri.
• Contributia proprietarilor/managerilor la capitalul firmei. O participare importanta poate fi interpretata ca un semn clar al interesului si implicarii proprietarilor in afacere, ceea ce reprezinta una din cheile succesului acesteia.
• Numarul de salariati existenti. Se poate face o detaliere pe domenii de activitate (de exemplu personal direct productiv/personal administrativ), pe niveluri de pregatire profesionala etc. Ca o anexa suplimentara, poate fi prezentata organigrama firmei.
• Produsele/serviciile actuale (enumerare, caracteristici, rentabilitate, avantaje competitive).
• Locul in care se desfasoara activitatea si implicatiile acestei situatii (de exemplu privind utilitatile, forta de munca etc.).
• Principalii furnizori de materii prime si materiale (enumerare, ponderea fiecaruia, eventual si date referitoare la forma lor de proprietate si la localizarea geografica - poate fi relevanta, de exemplu, distinctia intre furnizorii interni si cei externi si, in cazul celor din urma, intre cei din tarile membre ale Uniunii Europene si cei din alte zone ale lumii).
• Dotarile cu masini, utilaje, mijloace de transport etc., imobilele detinute (trebuie precizat daca acestea sunt proprietatea firmei sau sunt numai inchiriate sau obtinute prin leasing).
• Clientii actuali. Garantia viitorului oricarei firme este reprezentata de orientarea spre piata; din acest motiv, firma trebuie sa dovedeasca o buna cunoastere a clientilor sai. In cazul in care exista un numar redus de clienti, pot fi prezentate date referitoare la fiecare (pondere in totalul vanzarilor, forma de proprietate, localizare geografica etc.). Daca care este vorba, de exemplu, de desfacere cu amanuntul, vor fi prezentate date care caracterizeaza grupul/grupurile de cumparatori (numar mediu de clienti, valoarea medie a vanzarilor catre un client, caracteristici de varsta, statut social etc.).
• Principalii concurenti (enumerare, ponderea lor pe piata si pozitia firmei fata de acestia, explicatii ale acestei situatii).

III.3 Cum trebuie prezentate obiectivele afacerii?

Planul de afaceri trebuie sa demonstreze ca initiatorii proiectului au o idee clara asupra a ceea ce isi propun sa realizeze. Un finantator care citeste un plan de afaceri trebuie sa vada care sunt scopurile afacerii si care sunt obiectivele in urmatoarele luni sau in urmatorii ani. Vor trebui prezentate misiunea/scopul principal al firmei, obiectivele sale pe termen mediu (unde vrem sa ajungem in urmatorii 3-5-7 ani?), precum si cele pe termen scurt (ce urmeaza sa facem imediat?).

Strategia de atingere a acestor scopuri trebuie de asemenea prezentata intr-un mod convingator. Prezentarea obiectivelor firmei trebuie sa evite exprimarile vagi sau excesiv de optimiste. Formularile care s-ar potrivi pentru orice domeniu de activitate - sau numai intr-o lume ideala - reprezinta o dovada a lipsei unei strategii coerente.

E bine sa evitati aspectele prea tehnice sau detaliile inutile. Totusi, cei care citesc planul de afaceri trebuie sa inteleaga ideile principale ale afacerii.

III.4 Cum trebuie prezentat produsul?

Este esential sa faceti cat mai bine inteleasa nevoile consumatorilor carora le raspunde produsul/serviciul dumneavoastra.

Planul de afaceri trebuie sa ofere o descriere suficient de detaliata a produsului/serviciului firmei. In cazul in care un investitor potential nu intelege in ce consta produsul respectiv, s-ar putea sa nu mai aveti ocazia sa oferiti explicatii suplimentare. In cazul in care este vorba de un produs/serviciu existent, poate fi prezentata experienta firmei in domeniu, capacitatile de productie existente, competentele tehnice acumulate, performanta in domeniul vanzarilor etc. In cazul in care este vorba de un produs/serviciu nou vor fi prezentate avantajele care permit firmei obtinerea acestuia si actiunile care mai trebuie intreprinse pana la inceperea activitatii normale. Poate fi anexat si un buget special al lucrarilor necesare pana la iesirea pe piata sau un buget de cercetare. Existenta unui brevet sau a altor drepturi exclusive asupra produsului sau serviciului reprezinta un avantaj pentru firma si va fi desigur mentionata in planul de afaceri.

Calitatea si pretul produsului reprezinta aspecte principale care nu pot lipsi din nici un plan de afaceri. Ele sunt esentiale in pozitionarea firmei fata de clienti si concurenta. O calitate inferioara reprezinta un risc crescut de pierdere a clientilor in fata concurentilor; in acelasi timp, cheltuielile pentru imbunatatirea produsului nu vor fi recuperate daca nu corespund perceptiilor clientilor. Imaginea despre calitatea produsului poate fi imbunatatita prin garantiile sau alte servicii postvanzare oferite. Alegerea pretului produsului este un aspect extrem de important; multe modele de planuri de afaceri sugerate de finantatori solicita aprecieri ale pretului produsului in comparatie cu cele ale concurentei. In cazul in care pretul este mai ridicat, trebuie sa aratati ce ii va determina pe clienti sa cumpere de la dumneavoastra. Ceea ce conteaza este rentabilitatea pe care o poate aduce produsul la un anumit nivel de pret. Daca aveti mai multe produse sau servicii, veti prezenta caracteristicile fiecaruia si ponderea estimata in totalul vanzarilor. Orientarea spre un produs sau un serviciu unic reprezinta un risc, in special in cazul in care piata este ingusta sau preferintele consumatorilor se modifica rapid. In acelasi timp, extinderea in domenii in care nu aveti experienta reprezinta si ea un risc. Un produs sau serviciu usor de imitat s-ar putea sa nu ofere suficienta protectie in fata concurentei.

Diverse documentatii cu caracter prea tehnic pot fi anexate la planul de afaceri - sau pot fi preluate in cadrul unui studiu de fezabilitate.

III.5 Cum trebuie prezentata piata?

Lansarea unui produs sau serviciu trebuie precedata de studierea pietei potentiale. Trebuie sa estimati marimea pietei pentru produsul respectiv (si pentru categoria de produse din care face parte), precum si cota de piata pe care o detineti/va propuneti sa o detineti. Daca este o piata prea ingusta, s-ar putea sa nu mai fie loc pentru inca un producator. A spune ca firma detine o cota insignifianta dintr-o piata foarte mare nu are o relevanta prea mare. Identificarea segmentelor pietei careia va adresati este foarte importanta pentru determinarea ariei pe care o va deservi efectiv firma. Prin delimitarea segmentului de piata al firmei determinati si caracteristicile principale ale viitorilor clienti. O definire prea vaga poate fi interpretata ca un semn al unei strategii neclare; acumularea de prea multe caracteristici in definirea segmentului de piata poate avea insa un efect similar. Este bine daca aduceti o sustinere solida a criteriilor alese in segmentarea pietei.

De asemenea, trebuie sa identificati si tendintele de viitor de pe piata: potentialul de crestere, orientarile viitoare ale consumatorilor, posibilitatea intrarii/iesirii de pe piata a unor concurenti etc.

III.6 Cum trebuie prezentati clientii?

Orice intreprinzator trebuie sa fie orientat catre piata. O afacere nu va avea succes daca nu raspunde unor necesitati reale ale consumatorilor. Planul de afaceri trebuie sa dovedeasca o buna cunoastere a clientilor potentiali.

In cazul in care exista un numar limitat de cumparatori - de exemplu firme interesate de un anumit tip de utilaj - se poate face o prezentare detaliata a acestora cuprinzand, de exemplu, date referitoare la: 

numele/denumirea clientilor;

forma de proprietate;

localizarea geografica;

domeniul de activitate;

cifra de afaceri;

marimea estimata a comenzilor si ponderea in totalul vanzarilor estimate etc.

In cazul in care aveti deja comenzi sau contracte incheiate cu clientii respectivi, acest lucru trebuie mentionat. Copii ale contractelor/comenzilor respective pot fi anexate la planul de afaceri.

In cazul in care exista multi cumparatori - de exemplu, in cazul unui magazin cu amanuntul - datele prezentate vor fi diferite:

numarul potential al cumparatorilor;

caracteristicile clientilor: venituri medii, varsta, statut social, interes pentru produsele noi;

valoarea medie a unei cumparari si frecventa cumpararilor etc.

In cazul in care exista mai multe produse, analiza trebuie facuta pentru clientii fiecarui produs. Planul de afaceri trebuie sa prezinte foarte clar caror necesitati ale clientilor se adreseaza produsul respectiv si care sunt factorii care ii determina pe clienti sa cumpere produsele firmei. In cazul in care firma se orienteaza spre un segment specific de piata, acesta trebuie clar delimitat.

Este posibil ca, intr-o prima faza, produsul sa atraga numai clientii 'inovatori", urmand ca persoanele/firmele care vor constitui piata de baza a firmei sa inceapa sa cumpere mai tarziu. Acest lucru trebuie avut in vedere la intocmirea planului de afaceri.

In intocmirea planului de afaceri ar trebui luata in considerare si sensibilitatea clientilor fata de pretul produsului. In anumite cazuri, s-ar putea ca un pret mai ridicat sa constituie pentru cumparatori un semn al unei calitati mai ridicate, iar un pret redus poate parea suspect. In cazul in care exista o piata 'captiva" sau este vorba de produse de baza, cresterea preturilor poate creste incasarile firmei; acest lucru nu este insa deloc adevarat in orice situatie! Ar fi de preferat ca intocmirea planului de afaceri sa fie precedata de efectuarea unui studiu de piata care sa sondeze interesul clientilor potentiali pentru produsul/serviciului respectiv. Acest studiu poate parea costisitor, dar este in orice caz mai ieftin decat o afacere inceputa si esuata din cauza aprecierii gresite a nevoilor consumatorilor. Evident ca rezultatele studiului de piata nu vor fi intotdeauna confirmate intocmai de evolutiile ulterioare si ca intuitia intreprinzatorului isi are si ea rolul ei - dar necunoasterea interesului real al clientilor pentru produs este cauza principala a esecului unei afaceri.

III.7 Cum trebuie prezentata concurenta?

Datele referitoare la concurenti sunt adesea greu de obtinut, dar se pot dovedi extrem de utile. Daca aflati, de exemplu, ca o firma importanta din domeniu intentioneaza sa se extinda pe piata pe care v-ati propus sa o acoperiti, s-ar putea sa trebuiasca sa va modificati strategia.

In general, un plan de afaceri trebuie sa indice:

care sunt principalii concurenti, localizarea lor si segmentele de piata pe care le deservesc;

care sunt tipurile de produse/servicii pe care le produc;

calitatea si preturile produselor, reducerile de pret oferite clientilor, garantii, servicii post-vanzare;

care sunt cotele de piata ale concurentilor;

avantajele competitorilor in ceea ce priveste reputatia, fidelitatea clientelei, canalele de distributie.

Planul de afaceri trebuie sa demonstreze ca exista un segment de piata care poate fi deservit in mod profitabil de catre firma si sa arate de ce acesta nu este si nu va fi preluat de catre concurenti. Este important de asemenea sa previzionati reactia concurentei la aparitia/ extinderea afacerii dumneavoastra si sa prezentati strategia prin care ii veti face fata.

III.8 Cum trebuie prezentati furnizorii?

Planul de afaceri trebuie sa contina si date referitoare la furnizorii de materii prime, materiale, utilaje si servicii ale firmei. Vor fi prezentate:

caracteristicile furnizorilor (localizare geografica, experienta in domeniu, forma de proprietate etc.);

materii prime, servicii etc. furnizate, valoarea achizitiilor preconizate;

modul in care se va derula activitatea de aprovizionare (transport, eventuali intermediari, depozitare etc.);

modalitati de plata.

La planul de afaceri se pot anexa si oferte ale furnizorilor. Un eventual finantator trebuie sa fie convins ca aveti asigurate conditiile de desfasurare a afacerii, ca v-ati ales bine furnizorii si ca nu vor aparea costuri neprevazute pe parcurs.

III.9 Cum trebuie prezentat procesul tehnologic?

In cazul in care este vorba de o activitate de productie, va trebui sa dati si detalii in legatura cu procesul tehnologic:

etapele principale ale procesului tehnologic, timpul necesar fiecarei etape;

cerinte privind aprovizionarea cu materii prime si materiale, calitatea si pretul acestora;

necesarul de utilaje;

asigurarea cu utilitati;

organizarea productiei, servicii anexe;

impactul asupra mediului (eventual studiu de impact).

III.10 Cum trebuie descrisa investitia propusa?

In cazul in care afacerea prezentata implica si efectuarea de investitii, planul de afaceri va trebui sa contina date referitoare la:

obiectul investitiei;

necesitatile de proiectare;

modul de realizare (in regie/in antrepriza) si etape;

furnizorii de utilaje si materiale;

etape/graficul de realizare a investitiei;

modificari necesare la cladirile si echipamentele existente;

valoarea investitiei;

durata de recuperare a investitiei, rata interna de rentabilitate.

Descrierea investitiei inclusa in planul de afaceri trebuie sa cuprinda datele esentiale, evitand insa aspectele prea tehnice. Documentatia detaliata poate fi anexata la plan (se pot anexa proiecte, avize, oferte ale furnizorilor de utilaje etc).

III.11 Cum trebuie prezentat personalul necesar?

Initierea/extinderea unei afaceri implica gasirea angajatilor potriviti. Succesul afacerii va depinde in mare masura de existenta unui personal bine pregatit si motivat. Planul de afaceri va trebui sa prezinte numarul de angajati necesari si calificarile acestora.

Trebuie sa precizati de unde vor proveniti acesti angajati: pot fi angajati existenti ai firmei, redistribuiti de la alte compartimente sau pot fi angajati noi. Angajarea de persoane aflate in somaj poate fi un avantaj in obtinerea unor finantari.

Este de asteptat ca afacerea sa se extinda in anii urmatori; in acest caz, ar fi bine sa aratati de unde vor proveni angajatii necesari (eventual, cum veti asigura nivelul de calificare corespunzator). In cazul in care veti organiza cursuri de pregatire in cadrul firmei, va trebui sa includeti si o estimare a acestui tip de cheltuieli. Preocuparea pentru perfectionarea personalului reprezinta un aspect pozitiv, dar va trebui sa prezentati si modul in care va asigurati de fidelitatea angajatilor in care ati investit.

Planul de afaceri va trebui sa contina si o scurta referire la responsabilitatile angajatilor; se poate anexa si o organigrama. Un potential investitor poate fi interesat de exemplu de raportul dintre personalul administrativ si cel direct productiv.

Veti include de asemenea si date referitoare la salarizarea personalului, la totalul cheltuielilor cu personalul si la ponderea acestora in totalul cheltuielilor firmei. Trebuie sa conturati o imagine clara cu privire la modul de motivare si coordonare a angajatilor.

III.12 Cum trebuie prezentate activitatile de desfacere?

Veti prezenta date referitoare la modalitatea de vanzare a produsului/serviciului (de exemplu, prin magazine proprii, prin mici magazine de cartier sau prin supermagazine, comenzi prin posta etc.). Pot fi alese mai multe metode, dar orice alegere trebuie justificata. In cazul in care hotarati sa vindeti produsul prin distribuitori specializati, va trebui sa prezentati ponderea fiecaruia, aria geografica/categoriile de clienti acoperite, contractele/comenzile deja existente, avantajele pe care le acordati acestora pentru a va asigura de fidelitatea lor.

III.13 Cum trebuie prezentate activitatile de promovare a vanzarilor?

Prezentarea strategiei de marketing trebuie sa se regaseasca si ea in planul de afaceri. Va trebui sa prezentati principalele actiuni legate de produs, pret, promovare si distributie care vor atrage si pastra interesul clientilor. Pentru a intocmi un buget de promovare a vanzarilor, va trebui sa va decideti mai intai asupra metodelor de promovare adecvate. Trebuie sa definiti mesajul pe care vreti sa il transmiteti clientilor si sa alegeti mijloacele potrivite pentru a-l transmite (publicitate, lansare oficiala, reduceri promotionale de preturi, relatii publice etc.). In fiecare caz trebuie sa comparati cheltuielile necesare cu beneficiile care se pot obtine. Bugetul de marketing nu se refera numai de publicitate. Va trebui sa includeti aici si alte cheltuieli, de genul celor de explorare sau monitorizare a pietei.

III.14 Cum trebuie prezentate diferitele aspecte legale ale activitatii?

in cadrul planului de afaceri va trebui prezentata si situatia aprobarilor si avizelor oficiale obtinute deja sau care vor trebui obtinute, precum si alte aspecte relevante legate de legislatia in domeniu (de exemplu calificari necesare, existenta unor licente sau brevete, probleme de mediu etc.).

IV. Ce reprezinta proiectiile financiare?

Oricat de interesanta si de novatoare este o afacere, un investitor este interesat, in cele din urma, de aspectele financiare ale afacerii in care se implica. Din acest motiv, trebuie acordata toata atentia documentelor referitoare la aspectele financiare ale afacerii prezentate prin intermediul planului de afaceri (evolutia estimata a veniturilor si cheltuielilor afacerii pentru urmatoarea perioada de timp - de regula urmatorii cativa ani, indicatori de rentabilitate etc.).

IV.1 Ce venituri va aduce afacerea?

Un element cheie al oricarui plan de afaceri il reprezinta volumul anticipat al vanzarilor. Analiza nevoilor clientilor, a caracteristicilor produsului, a dinamicii pietei si a strategiilor concurentilor va vor ajuta in acest sens. Este important de cunoscut numarul cumparatorilor potentiali, posibilitatea de a stabili legaturi pe termen lung cu acestia, frecventa si marimea comenzilor, cota de piata pe care o veti detine etc. In functie de aceste date va puteti ajusta si politica de preturi. In cazul in care vanzarile au o sezonalitate accentuata, acest lucru trebuie luat in considerare in elaborarea bugetului afacerii si determinarea necesarului de finantare. Trebuie sa evitati atat perioadele cu resurse neutilizate, cat si insuficienta acestora. Este bine sa evaluati si cat de solide sunt estimarile dumneavoastra cu privire la venituri. Daca sunteti vulnerabil la un atac din partea concurentei sau la o schimbare brusca in preferintele consumatorilor este indicat sa verificati daca aveti capacitatea de a depasi aceste situatii.

IV.2  Care vor fi cheltuielile?

Un volum mare al incasarilor nu este o realizare prea mare daca nivelul cheltuielilor este inca si mai ridicat. Volumul cheltuielilor trebuie previzionat cu atentie si monitorizat pe tot parcursul derularii afacerii. Cheltuielile pe care urmeaza sa le angajati nu vor avea o structura omogena si, din acest motiv, trebuie sa distingeti intre diferitele destinatii ale resurselor de care dispuneti.

O prima distinctie importanta este cea dintre cheltuielile initiale - care vor fi efectuate pentru a pune in miscare noua afacere - si cele aferente activitatii curente dupa atingerea parametrilor propusi. Primele trebuie efectuate de regula o singura data, in perioada initiala, perioada in care si afacerea este mai vulnerabil. Cea de-a doua categorie de cheltuieli va avea un nivel mai stabil in timp, dar este si mai indepartata in timp fata de momentul intocmirii planului de afaceri. Este foarte important sa aveti un grafic al celor doua categorii de cheltuieli si sa determinati cu precizie momentul in care afacerea va incepe sa functioneze la capacitatea normala. In cazul in care acest moment este mai indepartat in realitate decat ati crezut initial, s-ar putea ca rentabilitatea afacerii sa nu mai fie cea scontata. Atunci cand previzionati cheltuielile cu activitatea curenta, va trebui sa determinati si marimea stocurilor necesare. Un volum prea mare va tine resurse imobilizate in mod inutil, in timp ce un volum prea redus creeaza riscul unor intreruperi fortate ale activitatii. Va trebui sa puteti justifica nivelul pentru care ati optat.

O alta distinctie importanta este cea intre cheltuielile fixe - cele care trebuie suportate si atunci cand nu se desfasoara vreo activitate 'productiva" - si cele variabile - de exemplu, cheltuielile cu materiile prime sau salariile personalului direct productiv. Este recomandabil ca aceasta grupare a cheltuielilor sa fie precedata de o analiza atenta - distinctia perfecta dintre cele doua categorii exista mai degraba in teorie decat in practica. De exemplu, banii investiti intr-un utilaj specializat vor fi mai greu de recuperat decat cei investiti intr-un utilaj cu mai multe intrebuintari posibile in cazul esecului afacerii, este mai usor sa reduceti volumul aprovizionarilor cu materii prime decat sa concediati salariati, fie ei si 'direct productivi". Chiar daca formatele standard ale unui plan de afaceri nu includ astfel de detalii, ele sunt necesare in formarea unei imagini realiste asupra viitorului afacerii. Mai ales in cazul in care aveti mai multe produse/servicii, este bine sa determinati cheltuielile, veniturile si rentabilitatea pe unitate de produs.

IV.3  Care va fi rentabilitatea scontata a afacerii?

Datele referitoare la veniturile si cheltuielile previzionate vor da o imagine asupra rentabilitatii afacerii. In aprecierea acestei rentabilitati este bine sa evaluati cum vor arata rezultatele in cazul in care apar evenimente neprevazute. Daca rezultatele arata bine pe hartie dar, de exemplu, intarzierea in obtinerea unui spatiu adecvat cu cateva luni transforma profitul in pierderi, este bine sa va luati masuri de siguranta. Analiza de sensibilitate da imaginea evolutiei rezultatelor in cazul in care anumite evolutii nefavorabile afecteaza activitatea firmei. De exemplu, puteti estima profitul firmei in cazul in care vanzarile sunt cu 20% sub cele programate, sau costurile cresc cu 10%. Probabil nu veti putea anticipa toate lucrurile care s-ar putea intampla, dar este bine sa analizati macar impactul unor evenimente cat de cat previzibile. In plus, includerea unei analize de sensibilitate in planul de afaceri creeaza o impresie pozitiva unui potential finantator.

IV.4 Care vor fi principalii indicatori financiari?

Indicatorii financiari sunt deosebit de importanti pentru un potential investitor. De obicei, trebuie inclusi:

Indicatori de rentabilitate - de exemplu, rata de rentabilitate a activelor (profit net/active totale), rata de rentabilitate a capitalului investit (profit net/capitaluri proprii);

Indicatori de lichiditate - de exemplu, rata curenta de lichiditate (active circulante/obligatii curente), rata imediata de lichiditate (disponibilitati banesti/ datorii pe termen scurt);

Indicatori de solvabilitate - de exemplu, rata de indatorare (datorii totale/ total pasiv);

Indicatori referitori la gradul de utilizare a activelor, viteza de rotatie a stocurilor (cifra de afaceri/stoc mediu), durata medie de incasare a creantelor si de plata a furnizorilor etc.

IV.5 Care sunt documente financiare necesare?

Acestea sunt componente foarte importante in cadrul unui plan de afaceri. In cazul in care este vorba de o firma deja existenta, de obicei trebuie anexate cel putin:

bilanturile pe ultimii 2-3 ani de activitate;

ultima balanta de verificare contabila.

De asemenea, trebuie anexate:

bilantul pro-forma pentru perioada urmatoare (conform standardelor din tarile occidentale, bilanturile previzionate lunare pentru primul an si bilanturile anuale pentru urmatorii 3 ani);

contul de profit si pierdere previzionat pe aceeasi perioada;

previziunea cash-flow-ului. Desi acesta nu este o cerinta traditionala a contabilitatii in Romania, este totusi un element esential. Veniturile si cheltuielile inregistrate intr-un cont de profit si pierderi nu coincid cu intrarile si iesirile de numerar. Multe firme pot avea profituri pe hartie, dar ajung la faliment din cauza lipsei de lichiditati.

IV.6  Cum se determina suma necesara?

Determinarea necesarului de resurse financiare este un scop principal al unui plan de afaceri. Datele colectate in etapele anterioare ar trebui sa contureze o imagine destul de clara asupra acestui aspect. Determinarea cat mai realista a sumei necesare este necesara pentru a evita blocarea afacerii din cauza lipsei de resurse sau cheltuielile inutile antrenate de resurse neutilizate. In cazul in care planul de afaceri urmareste atragerea unui finantator, este esential sa veniti cu o suma realista, dand in acelasi timp asigurari suficiente in legatura cu participarea dumneavoastra la succesul afacerii. In cazul in care acordarea sumei este conditionata de un anumit nivel al participarii proprii la finantarea afacerii, este recomandabil ca suma cu care veti contribui sa depaseasca suficient de mult nivelul minim impus.

V. Cum este utilizat planul de afaceri in activitatea de control al activitatii?

Planul de afaceri ar trebui sa serveasca, ulterior demararii activitatii, ca punct de reper in determinarea viabilitatii afacerii. El poate fi corectat pe parcurs in cazul in care apar evenimente neasteptate.

Controlul afacerii se poate concentra pe doua aspecte principale:

Controlul aspectelor financiare. Urmarirea indicatorilor financiari da 'pulsul" afacerii, evitandu-se situatiile in care intreprinzatorul este atat de absorbit de activitatea curenta incat nu isi da seama in timp util ca afacerea devine neprofitabila. In cazul in care este vorba si de o finantare externa (de exemplu, un imprumut bancar care trebuie restituit) urmarirea profitabilitatii si a cash-flow-ului este absolut necesara.

Controlul vanzarilor. Scopul oricarei afaceri este vanzarea unor produse. Urmarirea evolutiei vanzarilor explica situatia financiara a firmei si permite luarea masurilor necesare pentru imbunatatirea ei.