Prezentarea societatii comerciale - obiectivele agentului economic

PREZENTAREA SOCIETATII COMERCIALE 'CHROM S.R.L. SI A ACTIVITATII DE DESFACERE DIN CADRUL ACESTEIA

2.1.CARACTERISTICI GENERALE ALE SOC. COM 'CHROM' S.R.L.

PROFILUL UNITATII

Reforma economica are meritul incontestabil de asezare in centrul economiei a unitatii productiv-comerciale cu toate gradele sale de libertate necesare intre care: organizarea conducerii, drepturi exhaustive in manuirea resurselor si propriul autocontrol.

In acesta perioada de tranzitie pietele de desfacere capata o importanta deosebit de mare. In ultima instanta, ele sunt cele care hotarasc soarta societatilor comerciale. Astfel, daca produsele fabricate si/sau comercializate de catre o societate comerciala sunt competitive, desfacute la preturi atractive (cu profit), existenta si dezvoltarea societatii sunt asigurate. Deci, evolutia economica a unei societati comerciale depinde de vanzarea produselor, mai precis de profitul realizat.

Proiectul de fata face referire la societatea comerciala "CHROM CU SEDIUL SOCIAL STABILIT IN BD-UL REGINA ELISABETA NR 63 PARTER. SECTOR 5. BUCURESTI.

Societatea comerciala 'EURO CHROM'S.R.L. este persoana juridica romana, avand forma de societate cu raspundere limitata. Aceasta societate isi desfasoara activitatea in conformitate cu legile romane si cu statutul sau.

Infiintare:      Societatea comerciala CHROM S.R.L. a luat fiinta in conformitate cu legea nr. 31/1990 si s-a inmatriculat la Oficiul Registrului Comertului sub numarul J40/4506/1998.

Codul fiscal:   10571861 atribuit in data 21.05. 1998 si preschimbat in RO10571861 la data de 01.01.2007

Cont nr.: 40016092120276 - deschis la BCR;

Obiect de activitate:

Coform statutului obiectul de activitate al firmei este comercializarea cu ridicata si cu amanuntul a produselor de imbracaminte si de incaltaminte.

Ulterior, prin cereri de inscriere de mentiuni la Registru Comertului, a fost completat obiectul de activitate cu activitati de import-export, reclama si publicitate, comercializarea de diverse produse industriale alimentare prin punctele de desfacere proprii sau inchiriate.

Capitalul social:

Societatea comerciala CHROM S.R.L. are un capital subscris si varsat de 20.000.000 lei , repartizat in 1000 de parti sociale (conform statutului), in valoare de 20.000 fiecare.

OBIECTIVELE AGENTULUI ECONOMIC

Obiectivul principal al societatii comerciale este si va fi in continuare comercializarea cu ridicata si cu amanuntul a articolelor de imbracaminte si incaltaminte. Se urmareste diversificarea sortimentelor de produse comercializate prin contactarea de noi furnizori de pe piata interna si/sau internationala, marirea termenului de garantie la articolele de incaltaminte ca urmare a imbunatatirii calitatii produselor achizitionate de la diferiti furnizori.

In domeniul comercializarii se urmareste crearea unor retele de magazine in principalele orase din tara pentru desfacerea directa a produselor catre populatie si agenti economici.

In domeniul tehnic obiectivele sunt de o mare diversitate,

urmarindu-se in principal achizitionarea unui mobilier modern pentru prezentarea adecvata a sortimentelor de produse comercializate.

Pentru cresterea productivitatii muncii se are in vedere imbunatatirea organizarii compartimentelor auxiliare, reducerea timpului de manevrare a produselor, in special din activitatea de transport intern.

Un alt obiectiv il constituie imbunatatirea activitatii de aprovizionare cu marfuri pentru a elimina golurile in aprovizionare.

In domeniul tehnologic se are in vedere cresterea pregatirii profesionale si calificarii salariatilor, cu influente in cresterea eficientei economice in toate compartimentele.

Un alt obiectiv foarte important este dezvoltarea sistemului informatic existent. Se are in vedere trecerea de la un sistem informatic care are ca suport hardware calculatoare la unul ce se bazeaza pe folosirea calculatorului intr-o retea care sa permita fluidizarea mai mare a informatiilor si reducerea timpului in care acestea ajung la factorii de conducere.

2.1.3. RELATIILE DE COLABORARE CU ALTI AGENTI ECONOMICI

Societatea comerciala CHROM S.R.L. are relatii de colaborare cu furnizorii si cu clientii care se bazeaza pe respectarea contractelor incheiate intr-un cadru legal. Se urmareste reducerea blocajelor financiare rezultate din relatiile cu furnizorii si clientii societatii prin achitarea, respectiv incasarea facturilor in timpul prevazut in contract.

Societatea comerciala CHROM S.R.L. practica o politica flexibila in domeniul comercializarii articolelor de imbracaminte si incaltaminte (si prin acordarea unor sconturi) pentru pastrarea actualilor clienti, dar si pentru gasirea altora, mai ales in marile orase ale tarii. Si in ceea ce priveste relatiile cu furnizorii politica practicata este tot de intarire a colaborarii cu cei existenti, de gasire a unor noi furnizori atat in tara cat si in strainatate.

Principalii furnizori cu care societatea intretine relatii sunt:

q     S.C. Antilopa S.A. situata in Sos. Dudesti-Pantelimon 44, Sect. 3 care comercializeaza pantofi cu fete din piele si inlocuitori, incaltaminte sport pentru barbati, femei si copii, precum si incaltaminte tip "casual";

q     S.C. Carmen S.A. situata in Str. Inclinata 1;

q     S.C. Crisdia Trading Company S.R.L. aflata in Str. Theodor Pallady 287, Sector 3, Bucuresti;

q     S.C. Comart S.C.A. situata in Str. Radu Cristian 5.

In ceea ce priveste relatiile de colaborare cu alti agenti economici, este necesar ca activitatea desfasurata de unitatea economica sa fie in concordanta cu cerintele economiei de piata, care sa includa diversificarea gamei de produse oferite, reducerea cheltuielilor, amenajarea corespunzatoare a punctelor de desfacere;

ORGANIGRAMA SOCIETATII COMERCIALE

'CHROM' S.R.L.

ORGANIGRAMA SOCIETATII 'CHROM' S.R.L

2.2. PREZENTAREA ACTIVITATII DE DESFACERE DIN CADRUL SOCIETATII COMERCIALE 'CHROM' S.R.L.

Compartimentul de desfacere din cadrul societatii comerciale CHROM S.R.L., are ca obiectiv principal vanzarea marfurilor achizitionate de la diferiti furnizori, in termenele solicitate si cu costuri (de depozitare, transport) cat mai mici.

Activitatea de desfacere se realizeaza astfel:

q     se analizeaza cantitatile de produse vandute (pe sortimente, tipuri calitative) pe baza planului de desfacere prevazut a se realiza;

q     ulterior, societatea comerciala contracteaza noi produse in functie de noile comenzi primite si de modificarile aparute in planul de desfacere.

Relatiile stabilite intre compartimentul de desfacere si principalele verigi ale sistemului de conducere sunt prezentate in urmatoarea diagr

	CONDUCEREA SOCIETATII COMERCIALE

Compartimentul Desfacere transmite conducerii societatii comerciale informatii referitoare la indicele de realizare a desfacerii planificate pentru o anumita perioada, stocurile de produse din depozite, asigurarea bazei materiale, comenzi, contracte si primeste aprobari, sugestii.

Catre compartimentul Financiar-Contabilitate transmite datele necesare elaborarii planului financiar, date privind situatia intrarilor, iesirilor si stocurile de marfuri, impreuna cu documentele aferente.

De la compartimentul Aprovizionare primeste necesarul de aprovizionat pe urmatoarea perioada.

Modalitatile practice folosite uzual sunt:

q     factura    - se intocmeste atat pentru furnizori, cat si pentru beneficiari;

q     chitanta fiscala ­- se intocmeste pentru plata marfii pe loc;

q     ordin de plati   - se intocmeste pentru clientii care au de platit sume mari, reglarea conturilor realizandu-se prin intermediul bancilor; se intocmeste pentru plata furnizorilor, cantitatile contractate fiind in general mari si costisitoare;

q     carnet CEC       - modalitatea de plata prin intermediul filelor de carnet CEC;

q     registre speciale- se intocmesc lunar, pe post de documente centralizatoare.

Diagrama de resurse este urmatoarea:

Factura                          Factura

Proiect: Metode numerice in modelarea matematica Referat: Evaluare- adunarea si scaderea fara trecere peste ordin ( 0-100 )

Factura

Activitatea de desfacere a produselor se desfasoara in doua magazine, fiecare dintre acestea avand un depozit aferent. In fiecare magazin, receptia si intrarea in gestiune se fac pe baza documentelor de livrare care insotesc valorile materiale in cursul transportului.

NIR in cazul utilizarii ca document de predare a produselor la depozit se utilizeaza potrivit normelor prevazute pentru "Bonul de predare-transfer, restituire". Se intocmeste manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, dupa caz, pe masura efectuarii receptiei, potrivit prevederilor legale, la locul de depozitare in magaziile proprii.

Elementele sistemului de conducere sunt:

La nivel operational, seful serviciului aprovizionare-desfacere ia decizii simple, impune anumite reguli de desfasurare a activitatii.

La nivel tactic, se iau decizii administrative, cum ar fi:

q     categoria de clienti admisa;

q     sistemul de discount practicat;

q     analiza solvabilitatii clientului;

La nivel strategic, se iau decizii pe termen lung:

q     acapararea unor piete de desfacere;

q     diversificarea sortimentelor de produse comercializate;

q     retehnologizarea societatii

2.3. SARCINILE SI ATRIBUTIILE COMPARTIMENTULUI DE DESFACERE

Compartimentul de desfacere din cadrul societatii comerciale 'CHROM' S.R.L., are ca principale sarcini si atributii urmatoarele:

q     controlul desfasurarii contractelor si comenzilor cu principalii clienti:

analizeaza stadiul derularii contractelor;

alege furnizorii a caror oferta prezinta cele mai avantajoase conditii economice si asigura certitudine in livrarile viitoare;

intocmeste fisele de urmarire operativa a desfacerii;

asigura conditiile necesare livrarii la timp a produselor contractate.

q     urmarirea receptiei stocurilor de marfuri:

organizeaza si urmareste receptia cantitativa si  calitativa a marfurilor aprovizionate;

intocmeste nota de intrare-receptie pe baza avizului de expeditie care insoteste marfa si intocmeste fisa de magazie;

stabileste anticipat spatiile de depozitare;

alege cele mai eficiente sisteme de depozitare;

elibereaza marfurile din magazii;

se preocupa de controlul evolutiei stocurilor efective pentru a se evita consecintele economice nefavorabile pe care le poate genera suprastocarea sau lipsa de stoc asupra activitatii economice a societatii comerciale.

CAPITOLUL  3

ANALIZA SISTEMULUI INFORMATIONAL EXISTENT

3.1. CONCEPTUL DE SISTEM INFORMATIONAL

Sistemul informational este definit ca "ansamblul informatiilor existente impreuna cu relatiile dintre acestea, legile de transformare si elementele purtatoare de informatii din cadrul unei institutii" sau ca "totalitatea procedeelor, metodelor si mijloacelor folosite in procesul informational".

Sistemul informational este constituit din totalitatea informatiilor economico-sociale impreuna cu procedeele, metodele si mijloacele si tehnicile, considerate ca un ansamblu organizat si integrat al operatiilor de culegere, transmitere, prelucrare si valorificare, utilizate in procesul de conducere.

Functionarea unui sistem informational presupune desfasurarea urmatoarelor activitati:

q     culegerea datelor despre starea sistemului condus si a mediului sau inconjurator;

q     transmiterea datelor in vederea prelucrarii;

q     prelucrarea datelor in scopul asigurarii informatiilor necesare procesului decizional;

q     adoptarea deciziilor;

q     transmiterea deciziilor spre executie;

q     asigurarea controlului si punerii in practica a deciziilor.

Sistemul informational face legatura intre sistemul condus si sistemul decizional, fiind subordonat acestora.

Structura de conducere a unui sistem economic este prezentata in figura 3.1:

SISTEM DE CONDUCERE

SISTEM                 SISTEM INFORMATIC INFORMATIONAL

Fig.3.1.

Conducerea unei activitati economice presupune culegerea unor date si informatii din cat mai multe surse si cat mai precise. Aceste date si informatii sunt mai apoi selectionate, prelucrate, comparate si analizate, finalizandu-se astfel faza de pregatire a deciziei, respectiv etapa de informare in care se culeg datele, se elaboreaza ipotezele si propunerile.

Sistemul informatic este un ansamblu structurat de elemente intercorelate functional pentru armonizarea procesului de obtinere a informatiilor si pentru fundamentarea deciziilor.

Sistemul informatic este inclus in cadrul sistemului informational si are ca obiect de activitate procesele de culegere, verificare, transmitere, stocare si prelucrare automata a datelor. In general este acceptata ideea ca sistemul informatic reprezinta partea automatizata a sistemului informational.

Un sistem informatic este alcatuit din elementele prezentate in figura 3.2.

Baza informationala cuprinde datele asupra prelucrarii, fluxurile informationale, sistemele si nomenclatoarele de coduri.

Baza tehnica a sistemului informatic este constituita din totalitatea mijloacelor tehnice de culegere, transmitere, stocare si prelucrare a datelor, in care locul principal revine calculatorului electronic.

Un sistem informatic trebuie sa dispuna, in afara de calculatorul electronic, si de echipamente de culegere, verificare, transmitere si stocare a datelor, in conformitate cu figura 3.3.

Sistemul de programe cuprinde totalitatea produselor program care asigura functionarea  sistemului informatic, in concordanta cu functiunile si obiectivele ce i-au fost stabilite. Se au in vedere atat programele de baza cat si cele aplicative.

Baza stiintifico-metodologica este formata din algoritmi, formule, modele matematice ale proceselor si fenomenelor economice, metode si tehnici de realizare a sistemelor informatice.

Cadrul organizatoric este specificat in regulamentul de organizare si functionare al unitatii in care functioneaza sistemul informatic.

3.2.SUBSISTEMUL INFORMATIONAL AL SOCIETATII COMERCIALE "CHROM" S.R.L. PRIVIND DESFACEREA STOCURILOR DE MARFA

Activitatea de gestiune a stocurilor de marfa incepe odata cu receptionarea marfurilor primite de la furnizori si intrate in depozitele unitatii si se finalizeaza in momentul livrarii lor catre clienti.

Intrarea marfurilor in gestiune se face pe baza facturii si a notei de intrare-receptie, iar iesirea marfurilor din gestiune se face pe baza facturii, avizului de expeditie si a dispozitiei de livrare.

IESIRILE SISTEMULUI

In cadrul serviciului de desfacere a stocurilor de marfa, se intocmesc o serie de documente ce formeaza iesirile sistemului informational, prezentate in cele ce urmeaza.

Nota de transfer-iesire

Serveste ca:

q     dispozitie de transfer a marfurilor de la o gestiune la alta a aceleasi unitati;

q     document justificativ pentru scoaterea din gestiunea predatorului si incarcarea in gestiunea primitorului;

q     document de insotire pe timpul transportului a marfurilor transferate;

q     document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate.

Se intocmeste in doua exemplare, pe masura ce se efectueaza transferuri. Odata cu predarea marfurilor respective, gestionarul unitatii predatoare inmaneaza persoanei delegate cu primirea lor doua exemplare, dupa care un exemplar de primire in gestiune si de inregistrare in contabilitate se restituie unitatii predatoare.

Circula la urmatoarele servicii:

q     la compartimentul financiar-contabil;

q     la magazie predatoare pentru eliberarea cantitatilor prevazute, semnandu-se de catre gestionar (ambele exemplare);

q     la magazia primitoare (exemplarul 2).

Avizul de expeditie se prezinta in blocuri a cate 100 de file, format A4, tiparite pe ambele fete.

Serveste ca:

q     document pentru eliberarea din magazie a marfurilor destinate vanzarii;

q     document justificativ de scadere din gestiunea furnizorului;

q     document de insotire pe timpul transportului;

q     document de baza pentru insotirea facturii;

q     document de receptie si de primire in gestiunea cumparatorului;

q     document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitatea furnizorului si a cumparatorului.

Se intocmeste in mai multe exemplare, si anume: in doua exemplare, cand marfurile sau alte valori materiale livrate sunt insotite pe timpul transportului de un exemplar al facturii sau in 3 exemplare, in cazul unitatilor care pot intocmi factura in momentul livrarii.

Circula in cadrul urmatoarelor servicii:

q     la magazie, pentru eliberarea marfurilor si pentru inregistrarea in evidenta magaziei, semnandu-se de catre gestionarul predator (toate exemplarele);

q     la compartimentul desfacere, pentru inregistrarea cantitatii livrate si pentru intocmirea facturii;

q     la compartimentul financiar-contabil, atasata la factura.

Se arhiveaza la compartimentul desfacere si financiar- contabil.

Dispozitia de livrare se prezinta in blocuri a caate 100 de file, tiparite pe ambele fete.

Serveste ca:

q     document pentru eliberarea din magazie a marfurilor destinate vanzarii;

q     document justificativ de scadere din gestiunea furnizorului;

q     document de insotire pe timpul transportului;

q     document de baza pentru insotirea facturii;

q     document de receptie si de primire in gestiunea cumparatorului;

q     document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitatea furnizorului si a cumparatorului.

Se intocmeste in mai multe exemplare, si anume: in doua exemplare, cand marfurile sau alte valori materiale livrate sunt insotite pe timpul transportului de un exemplar al facturii sau in trei exemplare, in cazul unitatilor care pot intocmi factura in momentul livrarii.

Circula astfel:

q     la magazie, pentru eliberarea marfurilor si pentru inregistrarea in evidenta magaziei, semnandu-se de catre gestionarul predator (toate exemplarele);

q     la compartimentul desfacere, pentru inregistrarea cantitatii livrate si pentru intocmirea facturii;

q     la compartimentul financiar-contabil, atasata la factura.

Se arhiveaza la compartimentul desfacere si financiar-contabil.

INTRARILE SISTEMULUI

In cadrul serviciului de desfacere a stocurilor de marfa, sunt intocmite o serie de documente ce formeaza intrarile sistemului informational, si anume:

Nota de intrare-receptie se prezinta in blocuri a cate 100 de file, tiparita pe ambele fete, in format A4 si se completeaza in trei exemplare de catre gestionar.

Serveste ca:

q     document pentru receptia valorilor materiale, utilajelor si instalatiilor pentru investitii care necesita montaj, precum si a materialelor refolosibile rezultate din dezasamblare;

q     document justificativ pentru incarcare in gestiune;

q     act de proba in litigii cu furnizorii, pentru diferentele constatate la receptie;

q     document justificativ de inregistrare in evidenta depozitelor si in contabilitate.

Se ataseaza la dispozitia de livrare la unitatea furnizoare (exemplarul 2) si la cea de transport (exemplarul 3) pentru comunicarea lipsurilor stabilite, in cazul constatarii de diferente la receptie.

Circula:

q     la magazie, dupa semnarea de catre gestionar si comisia de receptie, pentru incarcarea in gestiune;

q     la compartimentul a carui sarcina principala este urmarirea si controlul intrarilor din livrari in vederea autentificarii platilor catre furnizori;

q     la serviciul financiar-contabil pentru efectuarea de plati, pentru eliminarea impreuna cu furnizorii a diferentelor constatate

Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

Lista de inventar se prezinta in blocuri a cate 100 de file, tiparita pe ambele fete, in format A4.

Serveste ca:

q     document pentru inventarierea marfurilor aflate in gestiunea societatii;

q     document de baza pentru stabilirea minusurilor si plusurilor de valoare materiala;

q     document de consemnare a rezultatelor inventarierii mijloacelor fixe la care se constata lipsuri sau plusuri in inventar;

q     document justificativ de inregistrare in evidenta magaziilor si in contabilitate a minusurilor si plusurilor constatate.

Se intocmeste intr-un exemplar, la locurile de depozitare, de regula anual sau in situatiile prevazute de comisia de inventariere, pe gestiuni, conturi de valori materiale si mijloace fixe ale unitatii.

In cazul valorilor materiale, la toate unitatile trebuie sa se respecte urmatoarele cerinte:

q     respectarea cerintelor cu privire la inregistrarea in fisele de magazie si in contabilitate a tuturor documentelor de intrare si iesire a valorilor materiale;

q     verificarea concordantei dintre inregistrarile efectuate in evidenta de la locul de depozitare si in contabilitate;

q     inscrierea in listele de inventariere a eventualelor plusuri sau minusuri constatate.

Circula la urmatoarele niveluri: la gestionar, pentru semnarea fiecarei file;la compartimentul financiar-contabil pentru calcularea diferentelor valorice; la comisia de inventariere, pentru stabilirea plusurilor sau minusurilor;la conducerea unitatii, impreuna cu procesul verbal privind rezultatele inventarierii.

Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.

Nota de transfer-intrare serveste ca:

q     dispozitie de transfer a valorilor materiale, de la o gestiune la alta a aceleasi unitati;

q     document justificativ pentru scaderea din gestiunea predatorului si incarcarea in gestiunea primitorului;

q     document de insotire pe timpul transportului a valorilor materiale transferate;

q     document justificativ de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate.

Se intocmeste in doua exemplare, pe masura ce se efectueaza transferuri. Odata cu predarea valorilor materiale respective, gestionarul unitatii predatoare inmaneaza persoanei delegate cu primirea lor doua exemplare, dupa care un exemplar de primire in gestiune si de inregistrare in contabilitate se restituie unitatii predatoare.

Circula la urmatoarele servicii:

q     la compartimentul financiar-contabil;

q     la magazie predatoare pentru eliberarea cantitatilor prevazute, semnandu-se de catre gestionar (ambele exemplare);

q     la magazia primitoare (exemplarul 2).