Forme de comunicare in negocierile internaționale

Forme de comunicare in negocierile internaționale

           In cadrul comunicarii in procesul negocierii comerciale internaționale, negociatorul trebuie sa adopte anumite cai de transmitere a mesajului astfel incat sa sprijine și sa impuna intr-un mod cat mai eficace strategiile și tacticile adoptate de catre echipa sa de negociere.

1 Semnificația comunicarii

A negocia inseamna a comunica. In sens larg, comunicarea reprezinta procesul in cadrul caruia se transmit și se recepționeaza mesajele ce conțin informația. Comunicarea este una dintre cele mai importante modalitați prin care se pot lua decizii și se pot rezolva problemele specifice unei negocieri. In același timp, comunicarea mai poate reprezenta și sursa ce determina inceperea negocierilor, discuțiilor, ințelegerilor sau incheierii unei afaceri.

Comunicarea, sub toate formele ei, construiește punți intre negociatorii care exprima opinii, fac propuneri, contest, accepta, resping, fac obiecții sau aduc completari și amendamente. In consecința, negocierea nu se poate realiza fara inițierea și derularea unui proces comunicațional intre parțile interesate.

In negocierea comerciala internaționala gradul de complexitate al procesului comunicațional este foarte ridicat datorita apartenenței parților interesate la medii culturale diferite. In acest caz, comunicarea trebuie sa țina seama de valorile civilizației, de factorii economici, politici, naturali, religioși, specifici partenerilor de negociere, precum și de particularitațile individualeale negociatorilor.

Comunicarea, deși exista dintotdeauna, a capatat o semnificație deosebita in zilele noastre datorita unui numar impresionant de factori, foarte diferiți, printre cei mai importanți numarandu-se:

succesele remarcabile din domeniul tehnologiei informației, fapt ce a condus la accelerarea fara precedent a vitezei de circulație a informației și facilitarea comunicarii cu toate zonele lumii;

preocuparea la scara planetara pentru rezolvarea problemelor, inclusiv a celor conflictuale, pe cale pașnica, ceea ce implica negocieri complexe care au ca principala cale de acțiune comunicarea;

accentuarea interdependențelor economice, politice și culturale, cea ce a dus la intensificarea negocierilor bilaterale și multilaterale.

In contextul accentuarii procesului de internaționalizare a vieții economice, politice și culturale, incepand cu a doua jumatate a secolului al XX-lea ca și a intensificarii procesului de globalizare, procese care presupun comunicarea rapida prin folosirea unor procedee și tehnici noi sau prin modernizarea celor deja cunoscute, rolul comunicarii crește considerabil, iar caracteristicile sale se schimba semnificativ.

Termenul "comunicare" provine din limba latina și are semnificația de contact, relație, legatura, inștiințare, știre, veste, raport, precum și prezentarea intr-un cerc de specialiști a unei contribuții personaleintr-o problema, de regula științifica.

Dicționarul Explicativ al Limbii Romane definește procesul de comunicare astfel: a face cunoscut, a da de știre, a informa, a inștiința, a spune.

In general, comunicarea semnifica incercarea de a stabili o legatura cu o persoana sau mai multe, de a pune in comun informații, idei, atitudini, de a le asocia, raporta sau de a stabili legaturi intre ele.

Știința comunicarii reprezinta tehnicile și regulile care asigura ușurința și indemanarea unei persoane de a transmite mesaje, informații, opinii, sfaturi, sentimente și ganduri catre o alta persoana sau grup de persoane, direct sau prin intermediul unor metode și instrumente tradiționale sau moderne.

2 Principii, obiective și funcții ale comunicarii

2.1 Principii fundamentale ale comunicarii

Nu se poate comunica in mod eficient fara a se ține seama de principiile care stau la baza unei comunicari optime. Printre acestea se numara:

comunicarea este inevitabila sau non-comunicarea este imposibila;

comunicarea se dezvolta pe doua planuri: planul conținutului și planul relației; primul ofera informații, iar al doilea ofera informații despre informații;

comunicarea este un proces continuu ce nu poate fi abordat in termeni de cauza-efect sau stimul-raspuns;

comunicarea se bazeaza atat pe informație in forma digitala (informație conținuta de simboluri, spre exemplu - cuvinte), cat și pe informație analogica (informație conținuta de stimulii non-verbali);

comunicarea este ireversibila;

comunicarea implica raporturi de putere intre parteneri, iar tranzacțiile (schimburile) care au loc intre ei pot fi simetrice sau complementare, ceea ce inseamna ca idealul realizarii unui raport de deplina egalitate intre parteneri este, in mod practic, imposibil de atins.

2.2 Obiectivele comunicarii

Obiectivele comunicarii desemneaza principalele puncte de vedere proprii și dorința comunicatorului de a atinge scopurile deja stabilite.

Obiectivele generale ale comunicarii sunt:

sa fim receptați (auziți sau citiți);

sa fim ințeleși;

sa fim acceptați;

sa provocam o reacție, o schimbare de comportament sau atitudine.

Totodata, prin comunicare se urmarește ameliorarea imaginii de sine și dezvoltarea abilitațiilor și competențelor de comunicator, negociator, moderator, mediator etc. Nu toate persoanele au aptitudini deosebite in comunicare, unii se rezuma la transmiterea stricta a unor mesaje, in timp ce alții au capacitatea de a influența gandirea sau comportamentul persoanelor sau chiar a grupurilor de persoane cu care discuta. Flerul și cunoașterea psihologiei individului sunt cai importante de creștere a competenței in comunicare, ca și arta retoricii și tehnica discursului.

Comunicarea trebuie sa indeplineasca o serie de cerințe pentru a se putea atinge obiectivele propuse și pentru a se obține efectele dorite, astfel:

sa asigure o informare corecta și de actualitate;

sa formeze opinii in legatura cu subiectul discuției;

sa transmita idei și propuneri de la un membru la altul, atunci cand comunicarea se face in cadrul unui grup;

sa permita luarea unor decizii pe baza informațiilor primite prin intermediul comunicarii.

2.3 Funcțiile comunicarii

Pentru a-și indeplini scopurile sau obiectivele, comunicarea trebuie sa indeplineasca o serie de funcții. Avand in vedere diversitatea domeniilor in care se comunica și implicit a funcțiilor comunicarii, specialiștii in domeniu au definit o serie de funcții generale ale comunicarii, cum ar fi:

de informare;

de cunoaștere;

de instruire;

de convigere;

de influențare;

de protejare a convingerilor;

de afirmare a originalitații.

3 Bariere și cai de imbunatațire in fața comunicarii

3.1 Bariere in procesul de comunicare, in negocierea comerciala internaționala

De obicei, negociatorii se prezinta la masa tratativelor cu puncte de vedere diferite. Aceasta este ceva normal și, pana nu se fac progrese in discuții, negociatorii vor fi la discreția barierelor naturale ale comunicarii. Acest lucru va face ca unele puncte de vedere sa fie percepute corect, altele distorsionat, iar altele refuzate complet.

Daca atmosfera tratativelor este tensionata, atunci negociatorii se vor concentra doar pe justificarea pozițiilor pe care se afla și a mișcarilor pe care le vor face in continuare și nu vor asculta punctul de vedere al celorlalți și cu atat mai puțin nu vor cauta sa-l ințeleaga și sa-l aprecieze.

Un blocaj de comunicare poate conduce fie la blocarea negocierilor, fie la o confruntare intre parți.

Pentru a elimina o astfel de bariera de comunicare, sunt necesare eforturi intense din partea fiecaruia dintre negociatori, pentru a ințelege punctul de vedere al partenerului. Numai atunci se poate realiza o mai buna ințelegere a situației, spre avantajul reciproc.

De aici, rezulta ca pe perioada negocierilor trebuie reduse neaparat diferențele dintre punctele de vedere ale parților, pentru a se putea comunica și negocia in cele mai bune condiții.

Pe parcursul comunicarii in negocierea comerciala internaționala pot aparea o serie de bariere, cum ar fi:

ceea ce se spune nu poate fi auzit;

ceea ce se aude nu poate fi ințeles;

ceea ce este ințeles nu poate fi acceptat;

vorbitorul nu poate sa-și dea seama daca ascultatorul a auzit/ințeles/acceptat.

Prima dintre aceste bariere se poziționeaza intre ceea ce se spune și ceea ce se aude. Aceasta se datoreaza in mod special unor bariere fizice: zgomot, lipsa concentrarii, surzenie, distorsiuni in timpul transmiterii atunci cand comunicarea are loc prin translator sau microfon.

A doua bariera apare atunci cand ascultatorul poate auzi, dar ceea ce ințelege este influențat de educație, diferențele culturale, cunoștințele tehnice asupra subiectului sau de vocabular.

A treia bariera apare atunci cand ascultatorul ințelege, dar nu poate accepta ceea ce i se transmite de catre partener, datorita unor factori psihologici cum ar fi atitudinea sa fața de partener sau fața de organizația pe care o reprezinta, sentimentele sale fața de subiectul in discuție, experiența anterioara a unei negocieri cu aceeași firma sau asupra aceluiași produs, precum și prejudecațile sale.

A patra bariera consta in faptul ca vorbitorul presupune ca este perfect ințeles, iar ascultatorul este de fapt concentrat doar asupra mișcarilor succesive ce le va face, personal, ulterior, neacordand atenție celor prezentate de interlocutor.

3.2 Cai de imbunatațire a comunicarii in timpul negocierii comerciale internaționale

Negocierile efective depind de modul in care decurge procesul de comunicare și in acest sens, trebuie depașite atat diferențele de puncte de vedere dintre parți, cat și barierele naturale ale procesului comunicarii.

Pentru aceasta, in practica, se vor parcurge urmatoarele etape:

1. Crearea unor condiții optime pentru desfașurarea procesului de negociere. Condițiile optime necesare unei negocieri trebuie sa fie create in etapele introductive.

2. Ordonarea perfecta in timp a fazelor negocierii.  Al doilea element presupune incadrarea in timp a comunicarii. Abilitatea unui negociator de a ințelege ceea ce i se spune este influențata intr-o masura importanta de timpul in care se expun subiectele in discuție. Pe parcursul desfașurarii dialogului se definește o scala a timpului care este recunoscuta ca acceptabila de catre amnele parți. Astfel, vor exista subiecte asupra carora una dintre parți va vorbi ori prea mult ori prea puțin, in detrimentul celeilalte parți.

Durata optima a unei intervenții intr-un dialog este de cel mult doua minute. De regula, nu trebuie vorbit mai mult decat atat, fara a da posibilitatea celeilalte parți sa intervina.

In cazul unui monolog, exista o alta imparțire a timpului, acceptata de ambele parți, cum ar situația in care una dintre parți prezinta o problema in detaliu. Durata unei asemenea prezentari poate fi estimata la cinci minute.

Acest cadru temporal poate fi influențat și de așteptarile pe care le au parțile una in privința celeilalte.

In negocierile comerciale internaționale, 15 sau 20 de minute este timpul maxim in care una dintre parți poate vorbi fara ca cealalta sa intervina, chiar daca au fost create anumite așteptari in privința timpului de prezentare.

Alt cadru temporal pe care il analizam este durata in care parțile sunt efectiv in dialog, sau, cu alte cuvinte, durata sesiunii de negociere.

Aceasta durata poate fi, in mod optim, de maximum doua ore. In aceste doua ore, este necesar sa existe una sau doua intreruperi care vor da parților șansa de a reconsidera cursul negocierilor și de a se reimprospata concentrarea.

In concluzie, negociatorii vor fi conciși in cazul unui dialog, recurgand la unul sau maximum doua minute pentru o intervenție. In prezentarea unei probleme vor folosi cinci minute, iar in cazul prezentarii problemelor pregatite anterior, se pot folosi chiar 15 minute. De asemenea, se vor utiliza maximum doua ore pentru orice sesiune de negocieri, perioada intrerupta de una pana la doua pauze.

3. Pregatirea și prezentarea efectiva a informațiilor. Al treilea element prin care se poate imbunatați comunicarea in timpul negocierilor consta in faptul ca prezentarea informației trebuie sa fie efectiva.

Aceasta presupune ca inainte de inceperea negocierilor, negociatorul sa aiba ca prioritate realizarea unei comunicari efective, chiar in detrimentul eleganței. A vorbi este frumos, dar nu suficient. Ceea ce conteaza este sa fim bine ințeleși.

Eseu: Rezolvarea numerica a sistemelor de ecuatii liniare Referat: Proiect didactic - activitate matematica - recunoasterea sirului crescator si descrescator

Pentru a ne asigura ca mesajul este ințeles, mișcarile negociatorului trebuie sa fie pregatite cu mare grija.

Prin urmare este important ca negociatorii sa-și puna ordine in ideiile pe care le au de expus, ordonandu-le pe hartie și nu incepand cu analiza lor de-a valma.

In prezentarea situației trebuie ca negociatorii sa fie foarte conciși mai ales la inceputul și la sfarșitul acesteia. Astfel, la inceput se va face o trecere in revista a punctelor cheie ce vor fi atinse in cadrul negocierilor, iar apoi se va dezvolta fiecare punct. In final, se vor reaminti punctele cheie prezentate la inceput.

In același timp, negociatorii vor fi atenți și la reacțiile partenerilor pe parcursul prezentarii, precum și la mimica acestora. Pe parcursul prezentarilor se pot folosi și materiale vizuale, cum sunt figurile, graficele și sublinierile.

4. Ascultarea atenta. Al patrulea element consta in faptul ca negociatorii trebuie sa fie nu numai vorbitori, dar și ascultatori competenți, fiind necesar un efort deliberat pentru a asculta și ințelege opiniile și argumentele celeilalte parți. In acest sens, este necesar sa se ia in considerare urmatoarele elemente:

Parțile implicate in negociere vor face mișcari independente, practica recomandata in asemenea situație fiind ca mișcarile de deschidere a tratativelor efectuate de una dintre parți sa fie independente de cele ale partenerului de negociere, aceasta asigurand claritatea pozițiilor exprimate. Astfel spus, o parte nu-și va prezenta poziția, folosind argumentele celeilalte parți.

Se vor lua notițe, acestea fiind un bun ajutor pentru concentrare. Se vor reține elementele non-verbale din atitudinea vorbitorului și se va raspunde corespunzator la expresiile, gesturile și privirile partenerilor.

Se vor pune intrebari pentru a clarifica eventualele neințelegeri aparute.

La sfarșitul fiecarei runde de negocieri, se va face un rezumat al ceea ce sa ințeles din prezentarea facuta de parteneri.

Prin contrast cu cele de mai sus, negociatorii care nu-și asculta efectiv partenerii au un comportament diferit. Ei nu se vor concentra la ceea ce li se prezinta, se vor gandi doar la propriile mișcarisau comentarii și vor intrerupe vorbitorul inainte ca acesta sa-și incheie ideea. Intrebarile ce se vor pune nu vor ajuta la clarificarea situației, ci vor conduce la confruntari sau contraziceri. In plus, negociatorii in cauza nu vor face nici un efort pentru ași imbunatați modul de a-i ințelege pe parteneri și vor ramane blocați de gandurile și perspectivele proprii, fara a incerca sa se adapteze punctelor de vedere prezentate de parteneri.

5. Depașirea barierelor unei a "a doua limbi". Persoanele care negociaza intr-o alta limba decat cea materna simt adesea un dezavantaj. Ei cred ca exista o bariera a limbajului, care domina și deranjeaza comunicarea efectiva.

Situația nu sta chiar așa, deoarece cu cateva cunoștințe minime intr-o a doua limba, negociatorii pot comunica chiar mai bine decat in limba materna. Motivul este ca fiecare parte va fi conștienta de problemele comunicarii intr-o mai mare masura decat daca negocierea s-ar face in limba materna. Fiecare parte va face pașii necesari, in mod conștient sau inconștient, pentru a comunica simplu și eficient, pentru a utiliza elementele non-verbalem ori pentru a asculta efectiv și a cauta sa se ințeleaga reciproc. Rezultatul va consta intr-o comunicare efectiva și eficienta.

4 Tipuri de comunicare in negocierea comerciala internaționala

Comunicarea interumana se realizeaza, in general, pe trei nivele și anume:

a) Logic (verbal), nivel care se subdivide in:

direct sau oral;

indirect sau scris.

b) Nonverbal.

c) Paraverbal.

d) Comunicare in context internațional.

Conform opiniei specialiștilor, nivelul logic (al cuvintelor) reprezinta doar 7% din totalul actului de comunicare; 38% are loc la nivel paraveral (ton, volum, viteza de vorbire, etc.) și 55% la nivel nonverbal (gesturi, mimica, dinamica mimicii, mișcari ale trupuli, etc.).

4.1 Comunicare verbala in negocierea comerciala internaționala

Comunicare verbala reprezinta ceea ce se comunica prin rostirea și descifrarea ințelesului simbolic al cuvintelor.

Cuvantul inseamna limbaj verbal, simbolic, indiferent daca este rostit sau scris. Din acest punct de vedere, comunicarea scrisa este tot comunicare verbala pentru ca se bazeaza tot pe limbajul cuvintelor. Expresia sonora din oralitate este inlocuita cu expresia grafica a cuvantului scris. In concluzie, comunicarea verbala se realizeaza cu ajutorul cuvintelor spuse (verbalizate) sau scrise (scriptic).

v    Comunicarea orala

Aceasta forma de comunicare are un rol primordial in cadrul negocierilor comerciale internaționale, fiind prezenta in toate etapele negocierii și tranzacției comerciale internaționale, respectiv: etapa de selecție, tratativele propiu-zise, perioada de redactare a clauzelor contractuale, cea de derulare, activitatea post-negociere, cat și din punct de vedere al conținutului, elementele esențiale ce fac obiectul negocierilor stabilindu-se, deobicei, prin dialog direct.

Oralitatea are uriașul avantaj ca permite un joc logic și imediat al intrebarilor cu raspunsurile intr-o derulare spontana și flexibila, lucru dificil de realizat atunci cand negocierile au loc prin comunicare scrisa sau prin alte tehnici.

Un al doilea mare avantaj al oralitații este faptul ca face posibila dezbaterea și clarificarea pozițiilor la locul și la momentul potrivit.

Un al treilea avantaj al oralitații este acela ca asigura terenul cel mai fertil pentru manifestarea comportamentelor persuasive și manipulative. Oralitatea pune in valoare in cel mai inalt grad carisma și capacitatea de a convinge și influența partenerii de negociere.

In sfarșit, un alt avantaj privește libertatea de abordare a tratativelor, posibilitatea alegerii negociatorului și, daca este cazul, posibilitatea schimbarii lui, sau alternarea negociatorilor pe parcursul negocierilor.

Prin comunicare orala sunt realizate o serie de activitați, in cadrul negocierilor comerciale internaționale, printre care:

obținerea și transmiterea de informații;

elaborarea unor propuneri;

exprimarea unor opinii, convergente sau divergente;

stabilirea acordului și incheierea afacerilor sau a dezacordului, cu efectele sale de blocare a negocierilor sau de amanare a acestora.

In negocierile comerciale internaționale este necesara repetarea și sublinierea aspectelor convenite, orice acord trebuind sa fie confirmatin scris in cel mai scurt timp posibil.

Daca privim negocierea ca un proces prin care se construiesc punți intre parteneri, comunicarea orala este caracterizata și prin posibilitatea lansarii pe parcursul negocierii a unor propuneri originale care in multe cazuri deblocheaza procesul contribuind la finalizarea acestuia.

Așa cum am mai aratat, negocierea presupune in primul rand o buna comunicare intre partenerii de afaceri, o deosebita importanța reprezentand-o limbajul tratativelor. Ințelepciunea gandirii și eleganța limbajului, doua caracteristici umane interdependente, trebuie sa fie folosite pe deplin in tratativele comerciala internaționale. Imprecizia expresiei, vorbirea dezordonata, lipsa de expresivitate, de echilibru al vorbirii tradeaza o lacuna de ordonare logica a gandirii.

Arta de a vorbi se dobandește prin educație și prin acumularea de cunoștințe, ca și prin exercițiu, ceea ce elimina nesiguranța, vorbirea dezordonata, construcția vicioasa a frazei, lipsa de expresivitate și echilibru in vorbire. Treptat, regulile și structurile verbale trec in subconștient, ușurand elaborarea expresiei și permițand o activitate concentrata asupra conținutului problemelor ce fac obiectul negocierilor.

Principalele exigențe și restricții ale limbajului utilizat in negocierile comerciale internaționale, sunt:

Repectarea deplina a principiului politeței in exprimare, principiu care in cazul negocierii comerciale internaționale se distinge prin complexitate și elemente de rafinament. Pentru realizarea acestui principiu este necesara decodarea mediului socio-cultural din care provine partenerul de negociere, deoarece fraze care pentru noi sunt normale și firești, pentru partener pot fi jignitoare. Se apreciaza ca politețea poate deschide toate porțile dar, trebuie avut in vedere faptul ca excesul de politețe, de ceremonie, este deseori la fel de prost cotat ca și lipsa de politețe.

Dozarea vorbirii care presupune evitarea extremelor și anume: prezentarea propriei probleme ca un monolog, fapt care poate semnifica din punct de vedere psihologic o forma de agresare a partenerului sau intrarea intr-o așa numita "muțenie" care poate duce la blocarea negocierii. In ce privește primul aspect, este necesar sa vorbim, dar sa nu intrerupem prea des partenerul; sa deținem inițiativa, dar sa nu exageram cu prezentarea excesiva a problemelor proprii; sa dam informații sau sa raspundem la intrebari intr-o asemenea maniera incat sa facilitam luarea deciziei. In ce privește al doilea aspect, tactica tacerii se recomanda nu ca expresie a incompetenței, ci ca rabdare in a aștepta reacțiile partenerului la afirmațiile, propunerilor și ofertele proprii.

Evitarea intreruperilor și dezaprobarilor frecvente in timpul dialogului de negociere. Intreruperile și dezaprobarile repetate irita partenerul și pot duce la intreruperea negocierilor comerciale internaționale.

Evitarea concentrarii, pe cuvinte anormale, pe greșeli gramaticale, pe greșeli de exprimare. Concentrarea pe aceste erori poate sa duca la substituirea problemei esențiale și la o falsa apreciere a fondului afacerii.

Concentrarea parților pe momentul respectiv, inhiband orice discuții despre trecut sau viitor.

Clarificarea pozițiilor in negociere prin intrebari deschise și directe, astfel incat sa se faciliteze obținerea raspunsului din partea partenerului.

Identificarea și urmarirea constanta a aspectelor esențiale ale procesului de negociere pentru a grabi luarea deciziei.

Evitarea abuzului de negații in fraza, deoarece, astfel, se stimuleaza un climat de negociere necooperant.

Imprimarea impresiei de sinceritate prin furnizarea tuturor informațiilor necesare luarii deciziei.

Negocierile comerciale internaționale incep și se termina cu declarații generale, care au ca obiect: asigurarea partenerului și a opiniei publice (atunci cand sunt deschise) asupra bunelor intenții; asupra compatibilitații poziției cu intreaga concepție exprimata; a seriozitații intențiilor; a durabilitații angajamentelor.

Declarațiile cu principiu sunt generatoare de climat și chiar daca conțin lucruri cunoscute, repetarea lor se cere sa fie facuta pe un ton de fond pe care se poarta mai ușor discuțiile concrete. Scopul acestor declarații poate fi acela de a caștiga timp sau de a lansa propuneri sub forma de "balon de incercare", schițate intr-o forma generala. In multe cazuri este in interesul negociatorului de a atenua surpriza unei schimbari de poziție printr-o declarație ce subliniaza parțile consecvente ale conduitei sale sau de a articula noutatea intr-un sistem coerent.

v    Comunicarea scrisa

In negocierea comerciala internaționala se utilizeaza, este adevarat, mai rar și comunicarea indirecta, scrisa. Ca forma de comunicare, scrierea este mult mai pretențioasa in sensul ca nu ofera libertatea de exprimare specifica formei orale. Necesitand mai multa creativitate, exprimarea in scris cere timp suplimentar pentru dezvoltarea și practicarea unui stil personal, adaptat negocierilor comerciale internaționale.

Privitor la mesajele scrise, exista o serie de principii fundamentale care trebuie sa fie riguros respectate pentru a asigura finalizarea cu succes a tratativelor, astfel:

Mesajul sa fie complet, respectiv, el trebuie sa ofere un raspuns la toate problemele supuse analizei și, atunci cand este necesar, trebuie sa dea relații suplimentare.

Mesajul sa fie concis. Pentru a respecta acest principiu trebuie ca frazele sa fie construite simplu; sa se includa in mesaj numai datele esențiale; sa se evite repetarea unor idei sau cuvinte; sa se evite introducerile lingi etc.

Mesajul sa se adreseze partenerului in sensul in sensul de a ne plasa in locul celui care va primi mesajul și a trata problema din punctul sau de vedere.

Mesajul sa fie concret, nu vag sau general, sens in care se recomanda utilizarea unor fapte și cifre concrete, edificatoare.

Mesajul sa fie clar respectiv, persoana care il primește sa interpreteze cuvintele transmise cu același ințeles pe care l-a dat emițatorul, fapt destul de greu de realizat mai ales in condițiile in care partenerii de negociere aparțin unor culturi diferite.

Mesajul sa fie politicos. Acest principiu se refera la necesitatea formularii mesajului cu tact, evitand expresiile dure, ca și expresiile care irita, enerveaza sau ofenseaza. De asemenea, este necesar sa se inceapa și sa se includa in cadrul mesajului formulari politicoase chiar și in condițiile in care pe parcursul mesajului va trebui sa comunicați și lucruri mai puțin placute.

Mesajul sa fie corect din punct de vedere al limbajului și sa conțina referiri numai la fapte și date verificate in prealabil.

Pornind de la premisa cunoașterii și ințelegerii depline a intereselor partenerilor de afaceri cat și a principiilor care stau la baza comunicarii in relațiile internaționale de afaceri, se poate ajunge la incheierea unei tranzacții de afaceri corecte, in care toate parțile caștiga, utilizand și comunicarea scrisa.

Comunicarea non-verbala in negocierea comerciala internaționala

Comunicarea non-verbala se refera la gesturi, mimica, expresii, exprimari tacite, postura, mers, infațișare etc. Este adevarat ca, odata cu instalarea comunicarii verbale, comunicarea non-verbala a intrat intr-un con de umbrapana acum doua deceniicand interesul pentru acest tip de comunicare s-a revigorat, vehiculandu-se chiar ideea unui nou tip de specialist, cel in domeniul comunicarii non-verbale, lucru deloc surprinzator din moment ce, așa cum apreciaza specialiștii, comunicarea umana se realizeaza in proporție de 55% prin canalul non-verbal.

In negocierile comerciale internaționale este important de reținut faptul ca ințelesul gesturilor, a mimicii și a expresiilor de atitudine care se constituie in limbajul non-verbal sunt, de multe ori, diferite de la o cultura la alta.

Limbajul non-verbal nu numai ca il poate insoți in mod fericit pe cel verbal, dar adeseori ajuta negociatorii sa descifreze personalitatea partenerilor de negociere ca și adevaratele intenții pe care aceștia le au in ce privește incheierea și derularea afacerilor. Interpretarea unor mesaje non-verbale este prezentat in tabelul de mai jos.

Modul de interpretare a unor mesaje non-verbale

4.3 Comunicarea paraverbala in negocierea comerciala internaționala

Comunicarea paraverbala reprezinta ceea ce se comunica prin voce (volum, intonație, intensitate, ritm, accent, pauza etc.) și prin manifestarea verbale fara conținut verbal, cum ar fi rasul, oftatul, tusea, țipatul etc.

Inflexiunile vocii, intensitatea acesteia, incarcatura energetica a undelor sonore sunt tot atatea forme de comunicare paraverbala de care trebuie sa se țina cont in negocierile comerciale internaționale.

Atat comunicarea non-verbala, cat și cea paraverbala comporta o serie de caracteristici comportamentale, de genul:

au intotdeauna valuare comunicativa;

in general, sunt ambigue, mesajele exista permanent, dar nu pot fi citite, descifrate, intotdeauna cu precizie și la timp;

exprima, mai degraba, atitudini și sentimente, decat concept și idei;

leaga limbi și idei diferite, in sensul ca au, adesea, aceleași semnificații aproape oriunde in lume;

poarta o puternica amprenta culturala și sociala. Ele tradeaza, de multe ori, aria socio-culturala in care persoana respectiva a trait sau traiește in present.

Negocierea comerciala internaționala este o forma de interacțiune și confruntare intre indivizi și grupuri umane, care angajeaza in cel mai inalt grad toate formele și instrumentele comunicarii interumane. In cadrul unei runde de negocieri internaționale directe, pe langa limbajul verbal, limbajul non-verbal și cel paraverbal se constituie in instrumente foarte eficiente care trebuie descifrate și, daca este cazul, contacarate prin propriile mesaje.

Comunicarea in context internațional

         Intr-o masura tot mai mare, companiile transnaționale cauta sa colaboreze și sa comunice cat mai mult cu filialele lor din diferite țari. Pentru eficientizarea nevoii de comunicare in context internațional se elaboreaza strategii comune de producție, management și marketing.    Comunicarea la nivel internațional trebuie sa țina seama de diferențele culturale dintre țari, diferențe ce vizeaza standarde comportamentale pe care partenerii straini le considera cunoscute și, in general, aplicabile in mod natural in mediul lor de afaceri. In afacerile internaționale, cei care le desfașoara trebuie sa acorde un interes deosebit particularitaților comportamentale naționale cu privire la bunurile materiale, folosirea timpului disponibil, comportamentul in societate și atitudinea fața de limba sau limbile care se vorbesc in țarile respective.

         Valorile materiale din diferite culturi pot sa difere, aceasta insemnand ca argumentele materiale ce motiveaza sau conving intr-o anumita cultura pot sa nu aiba efect in cazul unei negocieri cu reprezentanți ai unei alte culturi, de exemplu cea hindusa, unde oamenii nu sunt neaparat interesați de perspectiva imbogațirii.

         Unde și timpul are sensuri și conotații diferite in diversele culturi ce interacționeaza in cadrul schimburilor economice internaționale. Daca, de exemplu, in țarile din America Latina intarzierile sunt permise, in Statele Unite ale Americii, o intarziere de numai cinci minute reprezinta o impolitețe, care poate insemna un inconvenient major in calea unei cat mai bune sincronizari cu percepții diferite asupra utilizarii timpului.

         Comportamentul in societate vizavi de partenerii straini trebuie sa aiba in vedere evitarea transmiterii de mesaje non-verbale care, inconștient, pot fi insultatoare pentru partener. O atenție deosebita trebuie acordata in mod special conversației uzuale, fara legatura cu obiectul negocierii, ca și implicațiilor pe care le au raspunsurile pozitive sau negative ale reprezentanților diferitelor culturi. In acest sens, europenii sunt impresionați de cunoștințele referitoare la limba, cultura sau istoria țarii lor de origine, pe cand in Asia un raspuns negativ direct este considerat o impolitețe: aici, de obicei, "poate" inseamna "nu".

         Se știe ca limba engleza este considerata limba universala folosita in mediile de afaceri, dar cunoașterea unei alte limbi straine este o dovada de sofisticare, de seriozitate, de recunoaștere a faptului ca vorbitorul este capabil sa invețe și o alta limba straina, rezultatul fiind o creștere a respectului partenerilor de afaceri, mai ales atunci cand negocierile se desfașoara in limba lor materna.