Comunicare de baza cu bazele de date externe prin intermediul importului si al combinarilor

1. Optiunile pentru combinari  postale cataloage sau liste.

Combinare postala este operatia care preia informatia dintr-o baza de date ( de ex. o lista de adrese postale) si o combina cu un document pentru a crea un set de formulare de scrisoare, plicuri sau etichete.

Baza de date este o colectie de informatii ce pot fi sortate, extrase si interogate. Exemplu: o agenda care contine - nume, prenume, adresa, oras, tara, si codul postal; setul complet de date pentru o persoana se numeste inregistrare iar un element al inregistrarii se numeste cimp. In general bazele de date se prezinta sub forma de tabel (coloanele reprezinta cimpurile iar liniile sunt inregistrarile).

Word prezinta mai multe metode de lucru cu bazele de date:       

• creare baza de date in Word si utilizarea ei in generarea de scrisori, documente, plicuri, faxuri, etichete.
• preluare date din baze existente si create cu alte programe;
• actualizare, sau adaugare date noi in bazele de date create cu alte programe.

Documentele folosite in scopul combinarii postale se numesc documente principale iar bazele de date se numesc surse de date.

Word poate asigura acces direct la alte programe de baze de date care suporta standardul ODBC - Open DataBase Connectivity - standard industrial care permite protejarea informatiilor cuprinse. De exemplu Word poate crea plicuri pe baza datelor cuprinse in Microsoft Access sau Foi Excel.

In aceasta lucrare se va prezenta comunicarea de baza, cea mai utilizata, cu bazele de date externe, prin intermediul importului si al combinarilor.

Crearea unei combinari postale.

Pentru o combinare postala sunt necesare 3 elemente:

- sursa de date (baza de date) care contine informatia individualizata care personalizeaza fiecare versiune a documentului combinat final. Aceasta poate fi o lista de nume, adrese, dar nu numai date de tip postal (poate contine spre exemplu si data nasterii, data angajarii, profesia, etc.).

documentul principal care contine textul static, ce ramine acelasi pentru fiecare versiune; Mai contine un set de coduri de cimp care indica programului Word unde plaseaza informatia provenita din sursa de date.

documentul combinat este rezultatul operatiei de combinare si poate fi un set de etichete de plicuri sau formulare de scrisoare. Fiecare, eticheta, plic sau pagina este o combinatie a datelor dintr-o inregistrare din sursa de date cu textul comun din documentul principal.

Word organizeaza procesul de combinare folosind aplicatia Mail Merge Helper.

Combinarea postala se efectueaza parcurgind urmatorii pasi:

1. Se executa clic pe meniul  Tools, din care se selecteaza Mail Merge si se deschide caseta de dialog Mail Merge Helper.

La pasul 1, Main Document, se alege Create.

La meniul care apare se face clic pe tipul de document ce urmeaza a se crea: Form Letters (formular de scrisoare), Mailing Labels (etichete postale), Envelops (plicuri) sau Catalog (cataloage). La acest pas dupa ce se face selectia va aparea o caseta de dialog.

Din caseta de dialog aparuta se alege optiunea Active Window pentru a se transforma documentul curent deschis in document principal pentru combinarea postala; se alege New Main Document ca sa se deschida un document nou in care se creaza documentul principl.

La pasul 2 Data Source se alege Get Data.

Va apare un nou meniu. Cu ajutorul acestuia trebuie sa precizati sursa de date pe care o vom utiliza:

Create Data source pentru a se incepe un document sursa de date comlet nou (vez cap. Urmator Crearea de baze de date).

Open Data Source pentru a folosi un document sursa de date existent (se precizeaza nmele fisierului si locul acestuia)

Use Addres Book pentru a folosi fie agenda electronica sau lista de persoane de contact din Microsoft Outlook sau Schedule Plus, sau personal Address Book (agenda personala).

Revenirea la caseta Mail Merge Helper se poate face fie prin deschiderea meniului Tools din care se selecteaza butonul Mail Merge, fie alegind butonul corespunzator din bara de instrumente Mail Merge , daca aceasta este afisata.

La Main Document, pasul 2, se alege Edit. Se selecteaza documentul principal pe care dorim sa-l editam (de exemplu Form Letter: document 1); Se introduce textul, elementele grafice si cimpurile de combinare de care avem nevoie in documentul principal. Se salveaza si se boteaza fisierul.

8. Se revine lacaseta Mail Merge Helper. In pasul 3, Merge the Data With a Document (Combinati datele cu documentul), se alege Merge. Va apare caseta de dialog Merge. Din lista derulanta Merge to se stabileste rezultatul combinarii:

New Document. Creaza un document care poseda in interior fiecare formular de scrisoare, eticheta sau plic combinat.

Printer Se trimite documentul combinat direct la imprimanta.

Electronic Mail. Se trimite documentul fiecarui destinatar prin intermediul postei electronice. Pentru aceasta trebuie sa avem in sistem un program de posta electronica compatibil MAPI (Messaging Application Programming Interface) cum ar fi Microsoft Schedule Plus, sau Microsoft Exchange. In sursa de date trebuie sa existe un cimp cu adresa e-mail; se alege Setup pentru a se preciza cimpul, se introduce o linie de subiect pentru memoriul e-mail si vom preciza daca vom expedia documentul combinat ca anexa. Se alege OK pentru a se reveni la caseta de dialog Merge.

Electronic Fax. Se trimite documentul fiecarui destinatar prin intermediul unei applicatii fax. In sursa de date trebuie sa existe cimpul care sa contina adresa fax. Se alege Setup pentru precizarea respectivului cimp si se introduce o linie de subiect pentru memoriul de fax. Se alege OK pentru revenirea la caseta de dialog Merge.

In sectiunea Records to Be Merged (inregistrari ce vor fi combinate), se executa clic pe All sau From  se introduce numele de inregistrare in casetele From si To pentru a defini intervalul de inregistrari ce vor fi combinate; daca se doreste combinarea doar a anumitor inregistrari de un anumit tip, se alege Query Options si se stabileste criteriile pentru combinare.

In sectiunea When Merging Records (La combinarea inregistrarilor) se executa clic pe optiunea Don't Print Blank Lines when Data Fields Are Empty. Aceasta impiedica aparitia rindurilor goale in scrisori, etichete sau plicuri daca cimpurile respective sunt goale (configurare prestabilita pentru combinare).

Se alege Merge. In functie de optiunea Merge To pe care o vom selecta, programul Word va incepe fie tiparirea documentelor, fie expedierea mesajelor e-mail sau a fxurilor, fie afisarea documentelor combinate pe ecran.

Instrumentele din bara de instrumente Mail Merge.

Buton	Denumire	Executati clic pe:
	Lista derulanta. Insert Merge Field.	Pt. a se selecta dintr-o lista de campuri ale bazei de date pe care doriti sa adaugati in doc. Principal.
	Lista derulanta. Insert Word Field.	Pt. a se selecta din o lista de campuri ce nu apartin unei baze de date campurile pe care le puteti adauga la document ca de ex. Campuri Fill-In, care cere utilizatorului sa introduca text de document, sau campull Merge Record care introduce nr. inregistrarii curente ce se combina).
<< >> ABC	Show Fields/Values	Pt. a vedea modul in care va arata informatia din baza de date in documentul combinat final.
	First Record.	Pt. a ajunge la prima inregistrare din fisierul sursa de date.
	Previous Record.	Pt. a afisa informatia din inregistrarea anterioara.
	Go To Record	Pt. a introduce nr. inregistrarii pe care dorim sa o vedem; se apasa Enter pt. a ajunge la respectiva inregistrare.
	Next record.	Pt. a afisa informatia din urmatoarea inregistrare.
	Last record.	Pt. a merge la ultima inregistrare din fisierul sursa de date.
	Mail Merge Helper.	Pt. a deschide caseta de dialog Mail Merge Helper.
	Check for Errors.	Pt. a raporta erorile din documentul principal sau din sursa de date, care pot provoca probleme la combinare.
	Merge To New Document.	Pt. a lansa operatia de combinare postala si pentru a crea un document nou ce contine rezultatul combinarii.
	Merge To Printer.	Pentru a lansa operatia de combinare postala si a tipari automat documentul rezultat. Analiza: Culegere de probleme la matematica: polimeri, fractionarea, reactia de polimerizare Referat: Teorema paralelelor taiate de o secanta
	Mail Merge.	Pentru a deschide caseta de dialog Mail Merge astfel ca sa putem stabili optiunile de combinare postala.
	Find record.	Pt. a gasi anumite inregistrari de date.
	Edit Data Source.	Pt a deschide caseta de dialog Data Form astfel incit sa putem vizualiza, modifica, adauga sau sterge inregistrari.

CREAREA UNEI BAZE DE DATE.

Programul Word pastreaza fisierele sursa de date sub forma de tabele. Fiecare coloana din tabel reprezinta un cimp (coloana = cimp), iar fiecare linie reprezinta o inregistrare (linie = inregistrare). Primul rind din tabel reprezinta numele cimpurilor folosita ca sursa de date. Vezi exemplul de mai jos:

Pentru crearea unui fisier sursa de date se parcurg pasii de mai jos (dupa ce s-a introdus tabelul respectiv, singur intr-un fisier):

Din caseta de dialog Mail Merge Helper se selecteaza Create Data Source. (se deschide caseta de dialog respectiva; aceasta este posibila dupa parcurgerea pasului 1 descris la cap. 2). Programul Word ofera sugestii pentru numele cmpurilor sursei de date in caseta Field Names in Header Row. Pentru a personaliza lista se efectueaza una din urmatoarele actiuni:

- Pt. eliminarea unui nume de cimp de lista, se selecteaza (coloana respectiva din tabel) si se alege comanda Remove Field Name.  

- Pt. adaugarea unui nume nou sau cimp se introduce in caseta Field Name si apoi se alege comanda Add Field Name. Daca butonul Add Field Name este gri, numele introdus este invalid. Un nume de cimp trebuie sa inceapa cu o litera ce poate fi urmata de litere, cifre sau caractere underscore (_); nu sunt permise spatii, iar numele nu poate depasi 40 de caractere in lungime.

- Pt. schimbarea ordinii numelor de cimpuri, se selecteaza un nume si se efectueaza clic pe unul din butoanele Move din dreptul casetei Field Name In Header Row pt. a cimpul mai sus sau mai jos in lista. Cu toate ca ordinea nu conteaza in procesul de combinare, este bine sa avem intrarile de date in o ordine logica.

Se alege OK. Va aparea caseta de dialog Save As. In caseta de dialog File Name se introduce un nume pentru fisierul de date, iar in lista derulanta Save In se precizeza unde dorm sa stocam fisierul. Dupa aceasta se alege Save.

Va aparea o caseta de dialog care ne anunta ca nu am adaugat nici o inregistrare in fisierul sursa de date.Se alegeti Edit Data Source ca sa incepem adaugarea inregistrarilor.

Se deschide caseta de dialog Data Form. Numele de cimpuri sunt afisate in partea stinga a casetei de dialog, in ordinea pe care am stabilit-o. In dreptul fiecarui nume exista o caseta de text; se introduce informatia aferenta primei inregistrari din baza de date copletind aceste casete; pentru a trece la urmatoarea caseta, se apasa Enter sau Tab. Ca sa revenim la caseta anterioara, se apasa combinatia Shift+Tab. De asemenea ca sa ne deplasam de la o caseta la alta se pot folosi tastele cu sageti sus si jos.  

Dupa terminarea introducerii datelor pentru o inregistrare, dupa completarea ultimului cimp, se apasa tasta Enter si se va deschide automat o noua inregistrare.

Se utilizeaza butoanele de navigatie printre inregistrari, din partea de jos a casetei de dialog.

6. Daca nu s-au completat toate cimpurile unei inregistrari si dorim sa incepem alta noua, se alege butonul Add New si la sfirtitul sursei de date se va adauga o inregistrare goala, in care se pot introduce informatia in respectivele cimpuri.

Pentru stergerea unei intregi inregistrari se afiseaza dupa care se apasa Delete.

Pentru eventuala anulare a modificarilor efectuate asupra unei inregistrari afisate, se apasa butonul Restore.

Dupa terminarea inregistrarilor se apasa OK pt. a reveni in documentul principal.

Adaugarea si stergerea inregistrarilor.

In situatia in care am uitat un cimp sau o inregistrare , sau dorim adaugarea unei inregistrari noi, editarea se poate face :

• fie in formularul de date,
• fie in tabelul din fitierul sursa de date.

Combinarea cu o baza de date Acces;

pentru aceasta se precizeaza numele fisierului si localizarea bazei de date in Acces, dupa care se face clic pe Open. Daca datele pe care dorim sa le utilizam se gasesc intr-un tabel din baza de date, se face clic pe Table din caseta de dialog Microsoft Acces, se selecteaza tabelul si se se apasa OK. Daca datele se gasesc intr-o interogare, se face clic pe Queries, se selecteaza interogarea si se face clicpe OK. Restul procesului de combinare este la fel ca la sursa de date creata in Word.

Modificarea unei baze de date in formularul de date.

Se face clic pe Tools, se selecteaza Mail Merge pentru a putea deschide caseta de dialog Mail Merge Helper.  

In sectiunea Data Source se alege Edit si se selecteaza numele fisierului sursa de date; sau se selecteaza butonul Edit Data Source din bara de instrumente Mail Merge. Va aparea caseta de dialog Data Form.

Se vor executa una din urmatoarele actiuni:

- Pentru a incepe o noua inregistrare se alege Add New pentru adaugarea unei inregistrari goale la sfirsitul sursei de date; se introduce apoi informatia in cimpurile acesteia.

- Pentru a sterge o intrega inregistrare se afiseaza aceasta si apoi se apasa Delete.

- Pentru a anula orice modificari efectuate asupra unei inregistrari afisate, se alege Restore.

Se executa apoi OK.

Modificarea unei baze de date in sursa de date.

Se executa clic pe meniul Tools, se selecteaza Mail Merge pentru a putea deschide caseta de dialog Mail Merge Helper

In sectiunea Data Surce se alege Edit si se selecteaza numele fisierului sursa de date; sau se selecteaza butonul Edit Data Source din bara de instrumente Mail Merge. Va aparea caseta de dialog Data Form din care se selecteaza View Source.

Se vor executa una din urmatoarele actiuni:

- Pentru a incepe o noua inregistrare se alege Add New Record din bara de instrumente Database. Word adauga un nou rind la sfirsitul tabelului. Se introduce informatia pentru fiecare cimp din respectiva inregistrare. Se salveaza fisierul.

- Pentru a sterge o inregistrare, se executa clic pe rindul corespunzator acesteia si apoi se face clic pe butonul Delete Record din bara de instrumente Database.

- Pentru a adauga, sterge sau redenumi cimpurile din sursa de date, se alege butonul Manage Fields de pe bara de instrumente Database ca sa se deschida caseta respectiva de dialog. Pentru a adauga un cimp se introduce numele lui in caseta Field Name si se apasa Add. Pentru a sterge un cimp , se selecteaza numele lui din lista Field Names in Header Row si se selecteaza Remove. Pentru a redenumi un cimp selectati numele lui din lista Field Names in Header Row si se alege Rename. Dupa efectuarea operatiei se apasa pe OK.

- Se salveaza si se inchide fisierul.

Altfel!!!!!: Se poate deschide, in Word fisierul sursa de date (prin apasarea butonului Open din meniul File, si ne va aparea tabelul de date sursa ca orice alt tabel dintr-un document Word. Se pot face pe el modificarile dorite (adaugari-stergeri de coloane = cimpuri respectiv de linii = inregistrari) si apoi se salveaza fisierul.

SORTAREA INREGISTRARILOR.

Intr-o combinare postala, documentele sunt generate in ordinea in care s-au introdus inregistrarile; este posibil ca inregistrarile in fisierul bazei de date sa fie sortate dupa un anumit criteriu (de ex. in ordinea alfabetica a numelui persoanelor; sau in ordinea descrescatoare virstei; etc.).

Sortarea inregistrarilor unei combinari postale se face parcurgindu-e pasii:

Se executa clic pe meniul Tools, se selecteaza Mail Merge pentru a putea deschide caseta de dialog Mail Merge Helper sau se alege butonul Mail Merge Helper din bara de instrumente Mail Merge.

In sectiunea 3 Merge the data With The Document, se alege Query Options.

Se selecteaza fisa Sort Records.

Din lista derulanta Sort by, se alege cimpul pe care vrem sa-l folosim la sortarea inregistrarilor.

Se executa clic pe optiunea Ascending daca doriti ca inregistrarile sa fie in ordine crescatoare (de la 1 la 99 spre ex. sau de la A la Z etc) sau descrescatoare (de la 99 la 1, etc).

Prin pasii 4 si 5 s-a configurat o sortare primara. Daca se doreste o sortare secundara se selecteaza un cimp din lista derulanta Then By si apoi se efectueaza clic pe Ascending sau pe Descending .

Pentru o sortare mai rafinata se poate continua: se selecteaza un cimp din lista derulanta Then By si apoi se efectueaza clic pe lista Ascending sau pe Descending .

Se alege OK pentru a inchide caseta de dialog Query Options si a continua combinarea.

Aceasta metoda presupune ca s-a inceput deja procesul de combinare postala, s-a precizat un document principal, este creat si este deschis un fisier sursa de date. Daca nu ne aflam intr-un proces de combinare postala si dorim sa sortam un fisier sursa de date, se deschide respectivul fisier se sorteaza tabelul de date, direct in document, folosind metode de sortare specifice tabelelor.  

PREGATIREA UNUI DOCUMENT PRINCIPAL.

Acestea pot fi: formulare de scrisori; etichete postale; plicuri; cataloage sau liste;

Conceperea unui formular de scrisoare.

Un formular de scrisoare este compus din text si/sau imagini la care se adauga o serie de cimpuri de combinare in care vor aparea informatiile referitoare la destinatar, si care personalizeaza formularul de scrisoare.

Dupa ce s-a creat fisierul sursa de date, se poate trece la realizarea formularului. Dupa inchiderea ferestrei Data Form, Word produce revenirea la documentul principal. (sau prin deschiderea meniului File, se selecteaza Open si apoi fisierul documentului principal pentru a-l deschide.

Pe ecran apare bara de instrumente Mail Merge, dar documentul este gol. Se introduce textul sau elementele de grafica pe care dorim sa apara in scrisoarea fiecarui destinatar.

Pt. Introducerea informatiilor din sursa de date, se selecteaza Insert Merge Field din bara de instrumente Mail Merge, si se selecteaza numele cimpului dorit. In document va aparea un cod de cimp care actioneaza ca inlocuitor al datelor din fiecare inregistrare a sursei de date.

Atentie! Trebuie adaugata punctuatia necesara pentru ca informatia sa se integreze in restul textului de document; pentru a verifica corectitudinea; se apasa butonul Show Field/Values de pe bara de instrumente Mail Merge pentru a vizualiza informatia din prima inregistrare.

Dupa terminarea documentului, se salveaza; se apasa butonul Mail Merge Helper din bara de instrumente Mail Merge pt. Continuarea procesului de combinare postala;

Alternativa: se apasa Mail Merge (pt. Precizarea optiunilor de combinare), se apasa pe Merge to New Document pt. A preciza procesul de combinare si a se crea noul document ce combina textul din documentul principal cu inregistrarile din sursa de date sau se alege Merge To Printers pt. a tipari direct documentul combinat.

Crearea etichetelor postale.

Pt. crearea de etichete postale se parcurg etapele procesului de combinare a documentelor cu date variabile prezentat intr-o sectiune anterioara, iar la tipul de document principal ce urmeaza a se crea se selecteaza Mailing Labels dupa care se parcurg urmatorii pasi:

Se executa clic pe meniul Tools, se selecteaza Mail Merge, pt. a deschide caseta de dialog Mail Merge Helper.

La pasul 1, Main Document, se alege Create.

In meniul care apare, se face clic pe Mailing Labels.

Din caseta de dialog ce apare se alege Active Window pt. a transforma documentul curent in document principal pt. combinarea pottala. Se alege New Main Document pt. a deschide un nou document in care vom crea documentul principal.

La pasul 2, Data Source, alegeti Get Data.

In meniul care apare se selecteaza Create Data Source pt. a incepe un document sursa de date nou, se apasa Open Data Source pt. a folosi un document sursa de date existent sau se selecteaza Use Address Book pt. folosirea unei agende electronice cu adrese postale sau o lista cu persoane de contact din Microsoft Outlook sau Schedule Plus.

Daca se utilizeaza un fisier sursa de date existent, va aparea caseta de dialog Labels Options . Daca s-a creat un fisier sursa de date nou, Word determina revenirea in documentul principal gol. Se deschide meniul Tools se selecteaza Mail Merge sau se alege butonul Mail Merge Helper din bara de instrumente Mail Merge pt. a deschide caseta de dialog Mail Merge Helper. Se executa clic pe Setup pt. a se deschide caseta Label Options.

In sectiunea Printer Information, se selecteaza tipul de imprimanta care va fi utiliza.

Din lista derulanta Label Products, se selecteaza marca sau tipul de etichete pe care le folosim; lista Product Number (nr. de produs). Depinde de selectia anterioara. Se alege numarul produsului pe care il vom utiliza sau unul apropriat ca dimensiuni. Daca dimensiunile etichetei dorite nu se afla in lista, se alege New Label si se specifica dimensiunile.    

Se apasa OK . Se va deschide caseta de dialog Create Labels.

Se apasa butonul Insert Merge Field si se selecteaza cimpul de combinare pe care dorim sa-l introducem in eticheta. Se repeta aceste actiuni pt. fiecare cimp de combinare dorit. A nu se uita spatierea si punctuatia necesara pt. obtinerea etichetelor corect tiparite.

Daca pe eticheta mai exista spatiu si dorim sa acceleram transmiterea corespondentei se alege butonul Insert Postal Bar code pt. a tipari pe eticheta codul de bare de livrare; pt. utilizarea acestei caracteristici nu se personalizeaza si nu se redenumeste cimpurile address1 si Postal code din bara de date. Pe baza acestor cimpuri, Word va crea codul de bare (sistemul postal american).

Se alege OK ca sa revenim in Mail Merge Helper.

Se alege Merge si se selecteaza optiunile pt. documentul final in functie de intentiile ulterioare.

Crearea plicurilor combinate.

Plicurile tiparite par mult mai personale decit cele cu etichete. Decizia asupra acestui aspect depinde de tipul de imprimanta pe care o avem la dispozitie. In cazul unui numar mic de plicuri aceste se vor tipari direct (nu solicita prea mult imprimanta). In caz contrar este bine sa folosim etichete.

Tiparirea plicurilor se face prin parcurgerea urmatorilor pasi:

Se executa clic pe meniul Tools, se selecteaza Mail Merge, pt. a deschide caseta de dialog Mail Merge Helper.

La pasul 1, Main Document, se alege Create.

In meniul care apare, se face clic pe Envelopes.

Din caseta de dialog ce apare se alege Active Window pt. a transforma documentul curent in document principal pt. combinarea postala. Se alege New Main Document pt. a deschide un nou document in care vom crea documentul principal.

La pasul 2, Data Source, se alege Get Data.

In meniul care apare se selecteaza Create Data Source pt. a incepe un document sursa de date nou, se apasa Open Data Source pt. a folosi un document sursa de date existent sau se selecteaza Use Address Book pt. folosirea unei agende electronice cu adrese pottale sau o lista cu persoane de contact din Microsoft Outlook sau Schedule Plus.

In functie de optiunea din pasul anterior, se va executa una din actiunile:

- daca s-a creat o sursa de date noua se executa clic pe butonul Mail Merge Helper din bara de instrumente Mail Merge. Apoi in sectiunea Main Document se alege Setup.

- Daca in Mail Merge Helper s-a deschis o sursa de date existenta, va aparea o caseta de dialog ce ne cere sa configuram documentul principal; se alege Setup Main Document.

Va aparea caseta de dialog Envelope Options. Se selecteaza dimensiunea plicului pe care il vom tipari din lista derulanta Envelope Size.

Pentru a stabili aspectul plicului, se apasa pe Font din sectiunea Dilivery Address sau Font din sectiunea Return Address si se stabilesc fonturile pentru adrese. Pentru pozitionare se utilizeaza indicatiile din From Left si From Top pt. ambele adrese.

Se alege OK. Se deschide caseta de dialog Envelope Address; se alege Insert Merge Field si se selecteaza codul cimpului de combinare pe care dorim sa-l introducem in plic. Se repeta aceste actiuni pt. fiecare cimp de combinare dorit. A nu se uita spatierea si punctuatia necesara pt. obtinerea plicurilor corect tiparite.

Daca dorim sa acceleram transmiterea corespondentei se alege butonul Insert Postal Bar code pt. a tipari pe plic codul de bare de livrare; pt. utilizarea acestei caracteristici nu se personalizeaza si nu se redenumeste cimpurile address1 si Postal code din bara de date. Pe baza acestor cimpuri, Word va crea codul de bare (sistemul postal american).

Se alege OK ca sa revenim in Mail Merge Helper.

Se alege Merge si se selecteaza optiunile pt. documentul final in functie de intentiile ulterioare.

SELECTAREA DATELOR.

Fisierul de date poate fi un fisier general, o lista postala de mari dimensiuni, si deseori este nevoie de o selecsie a bazei de date (de ex. Selectarea destinatarilor din acelasi oras). Pentru asemenea actiunin se va utiliza optiunea Query Options.

Pentru filtrarea inregistrarilor se parcurg urmatorii pasi:

1. Din Mail Merge Helper se alege Query Options, inainte de a efectua combinarea, sau daca s-a facut clic pe Merge se alege din aceasta caseta Query Options.

Pt. stabilirea conditiilor de selectie se apasa pe Filter Records.

In caseta Field se selecteaza cimpul pe care dorim sa-l folosim la stabilirea conditiilor pt. combinare. De ex. Se alege cimpul City pt. persoanele dintr-un oras.

In caseta de dialog Comparison se alege tipul de comparatie pe care dorim sa-l facem.

In caseta Compare To, se introduce valoarea exacta cu care dorim sa comparam informatia din cimp.

Daca este nevoie de mai multe conditii se executa clic pe Sort Records ii se urmeaza instructiunile anterioare din acest capitol.

Se alege OK pt. a inchide caseta Query Options si a continua combinarwea.

CREAREA CATALOAGELOR SI LISTELOR.

Utilizind caracteristica de combinare postala este posibil sa se creeze un director de persoane care au anumita calitate (catalog sau lista de persoane); Pt. crearea acestora se parcurg pasii urmatori:

Se incepe un document nou.

Se executa clic pe meniul Tools, se selecteaza Mail Merge, pt. a deschide caseta de dialog Mail Merge Helper.

La pasul 1, Main Document, se alege Create.

In meniul care apare, se face clic pe Catalog. In cazul unui document principal de tip catalog, toate combinarile se vor plasa intr-un singur document rezultat,iar textul pe care il introducem in documentul principal va fi repetat de fiecare data.

Din caseta de dialog ce apare se alege Active Window pt. a transforma documentul curent in document principal pt. combinarea postala.

La pasul 2, Data Source, se alege Get Data.

In meniul care apare se selecteaza Create Data Source. Se configureaza cimpurile pe care dorim sa le utilizam. Se apasa OK.

. Va aparea caseta de dialog Save As. Se introduce un nume pentru fisierul de date, in lista derulanta Save In in caseta File Name se va preciza numele si unde dorim sa stocam fisierul. Dupa aceasta se alege Save.

Va aparea o caseta de dialog care ne intreaba daca dorim sa sa inregistram sau sa editam documentul principal; se alege Edit Data Source ca sa incepeti adaugarea inregistrarilor in sursa de date.

Se deschide caseta de dialog Data Form se introduce informatia pt. fiecare inregistrare pe care dorim sa o introducem la baza de date. Se alege Add New pt. ad1augarea unei noi inregistrari; dupa introducerea tuturor inregistrarilor se apasa OK.

In documentul principal, introducem textul si elementele grafice pe care dorim sa le repetam la fiecare inregistrare. Cu punctul de insertie aflat acolo unde vrem sa fie afisate datele din sursa de date se alege Insert Merge Field din bara de instrumente Mail Merge, si in meniul care apare se executa clic pe numele cimpului pe care urmeaza sa-l introducem.Se repeta aceste actiuni pt. toate inregistrarile din sursa de date.

Revenim la caseta Mail Merge Helper prin apasarea butonului respectiv din bara de instrumente Mail Merge. In pasul Merge the Data with the Document, se apasa Merge. In caseta de dialog Merge, se selecteaza New Document din lista derulanta Merge To.

In sectiunea Records to be Merged, se selecteaza All sau From. Daca se alege From, in casetele From si To intervalul numerelor de inregistraripe care dorim sa le combinam. Daca se combina inregistrari specifice sau inregistrari de un anumit tip, se alege Query Options, din care se alege conditiile de combinare.

In sectiunea When Merging Records, se executa clic pe don't Print Blank Lines when Data Fields are Empty daca nu dorim in catalog, director sau lista sa apara rinduri goale, datorita faptului ca nu exista intrari intr-un anumit cimp.

Se alege Merge.

Dupa ce apare documentul catalog sau lista, se adauga anteturile, subsolurile sau orice alt text suplimentar necesar documentul final. Apoi se tipareste documentul ca orice document Word.