Editarea documentelor in owrd

Editarea documentelor in owrd

! Regula :        Orice operatiune care se efectueaza asupra unei portiuni de text trebuie precedata de selectarea textului asupra caruia urmeaza sa se actioneze.

5.1 Controlul afisarii documentului pe ecran

a) Modul Normal. Se utilizeaza comanda Vizualizare Normal - este preferat atunci cand se introduce text; este modul implicit de editare; zona din afara textului (antet, recapitulatii, numere de pagina) nu se vede.

b) Modul Ciorna (Schita) - pentru introducere rapida. Acest mod devine activ cu comanda View Draft; documentul apare in ciorna, literele cu aceleasi caractere, desenele apar doar in contur.

c) Modul Panoramare este folosit pentru a realiza mariri sau micsorari.

d) Aspect pagina imprimata - pozitionarea pe pagina pentru a vedea paginile intregi, asa cum vor fi tiparite, inclusiv antetele, recapitulatii, numere de pagina. Intrarea in acest mod de lucru se face cu comanda Vizualizare - Aspect pagina imprimata.

Pentru a schimba scala de afisare a unui document, se procedeaza astfel:

- Se alege comanda Panoramare si se alege modul dorit din caseta de dialog.

Exista urmatoarele posibilitati: Pagina intreaga, Latime text, Latime pagina (pagina va fi afisata pe toata latimea ei), 75%, 100%, 200%.

e) Modificarea modului de afisare a ecranului

Modalitatile de afisare a ecranului se stabilesc cu comanda Instrumente - Optiuni, care deschide o caseta de dialog Optiuni, grupate in patru categorii:

Afisare:

- Evidentiere

- Marcaje in document;

- Bara defilare pe orizontala - permite afisarea barei de defilare orizontala;

- Bara defilare pe verticala - permite afisarea barei de defilare verticala;

- Bara de stare - afisarea liniei de stare;

- Text animat;

- Substitute de imagine;

- Coduri de camp

- Umbrire camp: - La Selectare;

- Niciodata;

- Intotdeauna.

Marcaje de formatare:

- Tabulatori - afiseaza tabulatorii;

- Spatii - afiseaza spatiile prin puncte;

- Marcaj paragraf - afiseaza indicatorii de paragraf;

- Text ascuns - afiseaza textul ascuns;

- Cratime optionale

- Toate - afiseaza toti indicatorii.

Optiuni aspect pagina Web si imprimare:

- Desene;

- Ancorele obiectelor;

- Limite text;

- Rigla verticala (doar in vizualizarea la imprimare).

Optiuni schita si normale:

- Latime zona stil;

- Incadrare in fereastra;

- Font schitat.

5.2. Pozitionarea in cadrul documentelor

A. Pozitionarea si defilarea cu mouse-ul se face astfel:

- o linie - cu sageata de defilare (jos sau sus);

- un ecran - cu butoanele de defilare si bara verticala;

- o pagina - folosind tastele Page Up sau Page Dn, Home, End;

- deplasari verticale mari - prin tragerea butonului de defilare verticala de sus sau jos.

B. Pozitionarea la o anumita pagina se poate face folosind comanda Editare - Salt la. Aceasta lucreaza cu numere de pagina numai daca documentul a fost paginat, fie automat, fie manual .

C. Pozitionarea pe un semn de carte (Bookmark)

Semnele de carte sunt locatii in document carora li se poate asocia un nume. Saltul de document la un anumit semn de carte se face cu comanda Editare - Salt la. In caz ca exista semne de carte in document, ele sunt afisate in caseta de dialog.

ANALIZA: Cum modificati datele intr-o foaie de calcul? Operatii asupra documentelor Excel ANALIZA: Lucrul cu date calendaristice in tabele pivot

D. Pozitionarea cursorului la o anumita distanta relativa

- Se alege comanda Editare - Salt la

- Se tasteaza unul din urmatoarele coduri:

- Pn - la pagina n;

- p+n - inainte cu n pagini;

- p-n - inapoi cu n pagini;

- l - la pagina urmatoare;

- ln - la linia n;

- l+n - n linii inainte;

- l-n - n linii inapoi etc.

E. Selectarea textului intr-un document

Selectarea textului cu mouse-ul reprezinta modul cel mai simplu si de aceea cel mai utilizat. Exista mai multe modalitati de selectare:

- cuvantul - se selecteaza prin dubla apasare a butonului de mouse pe cuvant;

- propozitia - CTRL+clic;

- linia - clic pe mouse in bara de selectie (marginea stanga);

- mai multe linii - pozitionarea mouse-lui la inceput si tragerea acestuia;

- paragraful – dublu clic in bara de selectie

Selectarea cu tastatura:

- cuvantul - Shift + Ctrl +Sageata;

- la inceputul liniei - Shift + End;

-o singura linie - Shift + o singura apasare pe sageata (sus, jos);

- la inceputul documentului - Shift + Ctrl + Home;

- la sfarsitul documentului - Shift + Ctrl + End.

F. Crearea marcajelor in document (Bookmarks)

Un marcaj in document reprezinta un semn special care poarta un nume si care serveste la pozitionarea rapida in document sau se pot marca zone de text sau grafica pentru efectuarea de operatiuni.

Pentru crearea unui marcaj in document se procedeaza astfel:

- Se pozitioneaza cursorul in locul pe care dorin sa-l identificam, apoi se alege comanda Inserare marcaj in document, in urma careia se afiseaza o caseta de dialog Marcaj in document, unde se tasteaza numele marcajului in document care poate avea maximum 20 de caractere.

G. Stergerea unor zone de text

Se selecteaza textul pe care dorim sa-l stergem, apoi se apasa Del sau Backspace. Pentru a sterge o unitate de text se procedeaza astfel:

- Del - caracterul din dreapta cursorului;

- Backspace - caracterul din stanga cursorului;

- Ctrl + Del - cuvantul urmator;

- Ctrl + Backspace - cuvantul precedent.

H. Anularea unei editari (Anulare)

Comanda Editare - Anulare anuleaza efectul ultimei actiuni de editare (stergere, inserare etc.).

I. Mutarea si copierea unor zone de text si a graficelor

Documentele WORD permit legarea impreuna, intr-un document, a textului si graficelor, existand posibilitatea incorporarii de obiecte OLE (Object Linking and Embedding). Prin dubla apasare pe un obiect din document se deschide o fereastra ce permite editarea acestuia.

Clipboard -ul reprezinta o zona temporara de memorie cu care se pot muta portiuni de text si grafice in cadrul aceluiasi document sau documente distincte.

Se marcheaza portiunea ce urmeaza sa fie preluata in Clipboard si se transfera prin decupare (Editare – Decupare (Ctrl+V)) sau copiere (Editare + Copiere (Ctrl + C)).

Vizualizarea continutului Clipboard-ului se realizeaza astfel:

- se selecteaza Application Control prin icoana din stanga sus a liniei titlu, se alege Run sau OK sau Enter.

Mutarea textului sau graficelor se face pozitionand cursorul in locul unde se doreste lipirea, apoi se da comanda Edit + Lipire.

Pentru mutarea mai multor portiuni de text se utilizeaza comanda spike, care permite taierea sau copierea mai multor zone si lipirea in ordinea extractiei.

J. Legarea textelor

Se pot lega doua fisiere, sursa si destinatie, la copiere de text sau obiecte intr-un document sau intre documente. Prin aceasta legatura se pot efectua modificari automate la destinatie cand se modifica sursa.

Pentru copierea si legarea textului se procedeaza astfel:

Se selecteaza si se copiaza obiectul (text, grafic, imagine etc.) in documentul sursa, se pozitioneaza cursorul acolo unde vrem sa legam textul (obiectul) in documentul destinatie, apoi cu comanda Editare – Lipire speciala + Lipire ca hyperlink se insereaza in documentul destinatie continutul zonei copiate din documentul sursa.

K. Lucrul cu mai multe ferestre simultan

Se poate lucra cu maximum 9 documente deschise simultan, fiecare document avand propria sa fereastra. Pentru ca fiecare fereastra sa aiba o portiune vizibila pe ecran, se utilizeaza comanda Fereastra – Aranjare totala, putandu-se astfel face cu usurinta transferuri intre documente.

Vizualizarea unor parti diferite din acelasi document, operatiune necesara in cazul documentelor mari; se realizeaza deschizand o fereastra Fereastra – Fereastra noua.

Trecerea de la o fereastra la alta se face cu mouse-ul sau cu comenzile Ctrl+F6 (la fereastra urmatoare) sau Ctrl+Shift+F6 (la fereastra precedenta) sau utilizand comanda Fereastra din meniu, care afiseaza lista documentelor deschise.

L. Lucrul cu pagini

Pentru pozitionarea corecta a titlurilor, tabelelor, figurilor etc. in afara de paginarea implicita vizualizata prin marcheri 'soft' vizualizati prin linii punctate in modul de afisare normal, se pot insera Intreruperi de pagina care au o pozitie controlata.

Pentru a schimba paginatia implicita (Background Repagination) se procedeaza astfel: Instrumente Optiuni + General + Repaginare transparenta (pentru a face paginarea in timpul lucrului si a afisa numarul de pagini in linia de stare) + Enter sau OK.

Daca este inhibata functia Repaginare transparenta se lucreaza mai rapid, iar pentru a face repaginarea se da comanda Instrumente - Repaginare. Se pot insera si manual indicatori de pagina, numiti marcatori 'hard' atunci cand dorim ca o pagina noua sa inceapa cu anumite portiuni grafice; acest lucru se realizeaza cu comanda Insert Break + Break + OK sau Enter.

5.3. Formatarea unui document

A. Formatarea caracterelor comporta alegerea urmatoarelor optiuni:

- corpuri de litera (font) care reprezinta stilul de scriere a caracterelor;

- dimensiunea;

- caracterul normal, aldin sau cursiv;

- culoarea;

- sublinierea;

- scrierea cu caractere mai mari sau mai mici:

- scrierea cu indici sau exponenti.

Formatarea caracterelor se poate realiza cu mouse-ul folosind posibilitatile oferite de banda sau utilizand comenzile din meniu.

Format Font - selectarea corpurilor de litera;

Format Stil - modul de scriere a corpului de litera ales:

- aldine (Bold) - caractere ingrosate;

- cursive (Italics) - caractere inclinate;

- ascunse (Hidden) - caractere care nu apar la imprimanta;

- caractere de tipar mici - (Small caps):

- caractere de tipar mari - (All caps);

- Underline - modul de subliniere;

- fara (None);

- cu o singura linie (Single);

- numai cuvintele (Words only);

- cu doua linii (Double);

- color - culoarea de afisare;

- Super/Subscript - pozitia caracterelor;

- None - text normal;

- Superscript - la exponenti;

- Subscript - la indici;

- Spacing - spatiere intre caractere;

- None - text normal;

- Expanded - la spatiu marit;

- Condensed - cu spatiu micsorat intre caractere.

Exista optiuni de formatare:

a) Text ascuns. Se selecteaza textul + Format Font + Ascuns. Pentru a afisa pe ecran un text ascuns: Instrumente Optiuni + Vizualizare + Text Ascuns.

b) Schimbarea culorii caracterelor. Se selecteaza textul + Format Font + Culoare + OK.

c) Utilizarea indicatorilor si exponentilor. Se selecteaza textul + Format Font + Super/Subscript + OK (Enter).

d) Utilizarea sublinierilor. Se selecteaza textul + Format Font + Subliniere.

e) Inserarea unui caracter special si simboluri. INSERT + SiMBOL. Se selecteaza simbolul, se copiaza si se include in text.

B. Formatarea paragrafelor

a) Un paragraf reprezinta portiunea de text dintre doua tastari ale tastei ENTER, el fiind o unitate de formatare asupra careia se pot face urmatoarele operatii:

- alinierea – la stanga, la dreapta sau la ambele margini;

- indentarea - retragerea marginilor;

- tabularea - crearea unor coloane de texte pe verticala;

- spatierea - adaugarea de spatii intre linii si paragrafe;

- paginarea - plasarea optima in cadrul paginii;

- adaugarea de chenare sau a unui fond gri pentru anumite paragrafe.

In general indicatoarele de paragraf sunt ascunse, insa le putem face vizibile prin Instrumente Optiuni + Marcatori de paragraf.

Exista mai multe modalitati de formatare a paragrafelor:

- Implicit, fiecare document nou creat se formateaza dupa sablonul Normal;

- Formatarea paragrafelor cu comenzi meniu, cu comanda Format Paragraf;

- Formatarea paragrafelor cu bara de butoane, vizualizarea cu Vizualizare Bara de instrumente;

- Formatarea paragrafelor prin ruleta (afisarea riglei, cu comanda Vizualizare Rigla).

b) Stabilirea valorilor de aliniere a paragrafelor se refera la pozitionarea marginilor stanga si dreapta si se face cu comanda Format Paragraf.

c) Tabulatorii

Lucrul cu tabulatorii presupune doua etape:

- Stabilirea pozitiei acestora (implicite sau stabilite de utilizator);

- Folosirea tabulatorilor cu comanda Tabulatori.

Stabilirea tabulatorilor se face in doua moduri:

- Stabilirea tabulatorilor folosind comenzile: Format Tabulatori + Pozitia de oprire a tabulatorului.

Pentru stergerea tabulatorilor, se utilizeaza comanda Tabulatori + Stergere totala. Pentru restabilirea valorilor implicite ale tabulatorilor se utilizeaza comanda Tabulatori + Tabulatori impliciti.

- Stabilirea tabulatorilor folosind banda si rigla,

- Stabilirea indentarilor (alinierilor).

- Prin comenzi Format Paragraf + De la stanga sau De la dreapta sau Sfarsit linie - indentarea speciala a primei linii din paragraf.

- Pe rigla cu mouse-ul.

d) Stabilirea spatierii paragrafelor

- Ajustarea spatierii intre paragrafe se face cu comanda Format Paragraf + Spatiere Inainte Dupa.

- Ajustarea spatierii liniilor se face cu comanda Format Paragraf + Spatiere linie

+ La un rand - spatiere la un rand;

+ La 1,5 randuri - spatiere la 1,5 randuri;

+ La doua randuri - spatiere la 2 randuri.