Proiectarea logica a sistemelor informatice

In cadrul acestui capitol este realizata prezentarea noului sistem prin prezentarea tuturor intrarilor sistemului, a iesirilor, precum si a interfetelor si dialogurilor. Avand in vedere intrarile si iesirile sisemului este prezentata proiectarea logica a bazei de date, activitate prin care se urmareste transformarea diagramelor entitate-relatie in relatii.

Daca in primele etape, au fost identificate si structurate cerintele sistemului, in faza de proiectare logica se efectueaza deplasarea atentiei de la prezentarea a ceea ce exista si ce se intentioneaza la descrierea a ceea ce va insemna noul sistem, cum va functiona.

Modul de percepere a noului sistem se va reda prin prezentarea tuturor intrarilor sistemului, a iesirilor, precum si a interfetelor si dialogurile. Ele se construiesc pe baza a ceea ce s-a identificat in etapele anterioare, dar tinandu-se cont si de cerintele identificate in timpul desfasurarii activitatilor din etapa de proiectare logica [1]

Toate intrarile si iesirile sistemului, in faza de proiectare logica, vor fi prezentate ca fluxuri ale datelor intre un proces manual si altul automat sau intre o sursa/ destinatie si un proces automat din diagramele fluxurilor de date.  De regula se poate proiecta cate un formular sau raport pentru fiecare flux de date dintre utilizator si sistem.

Documentatia realizata in cadrul acestei etape constituie proiectul tehnic de ansamblu al sistemului.

1. Proiectarea formularelor/formatelor si a rapoartelor

In cadrul etapei de analiza a sistemului informatic, intrarile si iesirile au fost identificate si prezentate, exprimand cerintele informationale la nivelul fiecarui subsistem/ aplicatie informatica. In acel moment nu s-au prezentat toate detaliile privind formularele/formatele, rapoartele si procesul de modelare a datelor, insistandu-se mai mult pe identificarea si descrierea lor. Fiecare format/formular de intrare va fi asociat unui flux al datelor de intrare intr-un proces al DFD, iar rapoartele se pot regasi intr-un flux al datelor generate de un proces al DFD.

Un formular/format poate fi un document primar sau o macheta de ecran care contine unele date predefinite, carora li se adauga altele ce urmeaza a fi completate in rubrici speciale.

Un raport este un document economic in care sunt incluse doar date predefinite, ceea ce inseamna ca poate fi numit si document pasiv, folosit pentru a citi si vizualiza informatia.

In faza de proiectatre logica se reprezinta doar o ciorna a formularelor/formatelor, rapoartelor sau ecranelor, ele fiind privite doar ca structura si macheta. Ceea ce ne propunem in cadrul proiectarii logice poate fi realizat cu ajutorul unui editor de texte sau un produs program orientat spre grafica, sub forma unui prototip  [1].

1.1. Proiectarea situatiilor cu rezultate finale (rapoartelor)

Obiectivul prezentarii detaliate a iesirilor este si acela de a determina formatul si continutul tuturor rapoartelor imprimate si ale documentelor si ecranelor furnizate de sistem.

Proiectarea iesirilor se va face astfel incat sa serveasca pentru [2]

transmiterea rezultatelor prelucrarii pe calculator utilizatorului, intr-o forma pe care acesta sa o inteleaga si in care sa-si regaseasca cerintele sale;

transmiterea proiectului situatiilor finale programatorului, fara ambiguitati, pentru a-i permite acestuia trecerea la intocmirea programelor necesare editarii sau vizualizarii.

In proiectarea iesirilor, analistul trebuie sa elaboreze un model demonstrativ al raportului sau ecranului si sa intrebe utilizatorul daca informatiile din raport si formatul acestuia sunt accesibile. Daca iesirile sunt inacceptabile, analistul trebuie sa le modifice [1].

Un instrument util pentru formatul rapoartelor sau ecranelor realizate pe calculator il constituie macheta imprimantei [2].

Macheta imprimantei este reprezentarea de detaliu a situatiei de iesire, cuprinzand:

antet;

titlu;

date de identificare;

cap de tabel;

date elementare ce se imprima rand de rand;

totalurile.

detalii si indicatii tehnice de realizare care se refera la:

volumul datelor de iesire;

frecventa;

numar de copii si destinatia fiecareia;

grad de precizie al calculelor;

conditii speciale de editare;

criterii de control, validare si interpretare a datelor de iesire.

Specificatiile de iesire vor cuprinde, pentru utilizator, macheta situatiei iar pentru programator macheta situatiei si o serie de indicatii tehnice de realizare.

Pe baza specificatiilor de iesire se trece  la proiectarea fizica prin care se alege suportul informatiilor de iesire, se realizeaza definitivarea formei si formatului de editare a situatiilor (asezarea in pagina / ecran, spatierea intre coloane si randuri, etc.) si se definitiveaza procedurile de utilizare si interpretare a iesirilor [2].

Alegerea tipului de suport fizic de iesire (imprimanta, display, disc fix, floppy disc, banda magnetica etc.) se face in functie de: timpul de raspuns solicitat, amplasarea utilizatorului fata de calculator, hard-ul si soft-ul existent, costul suportului, masura in care raspunde necesitatilor de redare a continutului informational al situatiei finale [2].

Cand se pregatesc iesirile, este bine sa se ia in calcul ce se urmareste prin ele, astfel incat apelarea la categoriile de date de mai sus sa se efectueze in cunostinta de cauza.

In definitivarea formei si formatului de prezentare a situatiilor finale trebuie sa tinem seama de o serie de considerente practice cum ar fi [2]:

Eseu: Imobilizarile corporale - definiții, concepte, principii și clasificari privind imobilizarile corporale Eseu: Concluzii si propuneri cu privire la interfata subsistemului cu utilizatorul

Respectarea unor cerinte ale factorilor de decizie privind macheta situatiei finale;

Restrictii tehnice;

Elemente de eficienta;

Lizibilitate – spatiere;

Utilizarea formularelor pretiparite;

Utilizarea monitoarelor sau terminalelor video;

Utilizarea generatoarelor de rapoarte.

Respectarea unor cerinte ale factorilor de decizie privind macheta situatiei finale

O serie de cerinte ale conducerii privind macheta situatiei finale obliga proiectantul la o anumita structurare si machetare a situatiilor finale. Informatiile se pot impartii in doua grupe prin prisma sistemelor informatice interne si externe. Informatiile interne reprezinta acele informatii culese, generate sau folosite in interiorul organizatiei. Informatiile externe se refera la cele colectate sau create de la sau pentru parteneri straini (facturi, rapoarte anuale, etc) [2

In functie de informatiile care pot fi vazute din punct de vedere al echipei manageriale distingem: informatii curente, de atentionare, indicatori de baza, etc.

Restrictii tehnice

In proiectarea situatiilor finale intervin o serie de restrictii datorate caracteristicilor si performantelor tehnice ale echipamentelor periferice si anume: numarul maxim de caractere pe linie; numarul maxim de linii pe pagina / ecran; facilitatile de imprimare etc. Pe piata se afla o gama variata de echipamente de redare a rezultatelor. Exista mai multe tipuri de imprimante, console si terminale video, ceea ce creeaza posibilitatea unei alegeri adecvate a perifericelor destinate obtinerii diverselor tipuri de situatii finale [2].

Elemente de eficienta

In proiectarea situatiilor finale nu trebuie sa scape atentiei si aspectele de eficienta economica privind: reducerea timpului calculator consumat cu editarea propriu-zisa a situatiilor; economie de hartie de imprimanta. Abilitatea si experienta proprie a programatorilor joaca in acest sens un rol important.

In vederea optimizarii obtinerii situatiilor finale pe imprimanta se pot folosi de la caz la caz, diverse tehnici cum ar fi: editarea mai multor tabele pe aceeasi pagina de imprimanta; editarea unei situatii imprimand fata/verso pe aceeasi coala;

Pentru a nu irosi timp cu editarea unor situatii finale voluminoase se recomanda mai intai rularea unor programe scurte care sa verifice cheile de control aplicate. Numai daca aceste chei sunt corecte, eventual verificate si de utilizator, se poate lansa editarea analitica a situatiilor finale. Programele care editeaza situatii finale voluminoase trebuie prevazute cu posibilitatea de intrerupere (respectiv de reluare a editarii in cazul unor incidente ivite in timpul rularii) sau editarea lor sub forma unui fisier ASCII sau text pe hard disc sau floppy disc, urmand imprimarea ulterioara a acestui fisier, total sau partial [2].

Lizibilitate – spatiere

Parcurgerea unei situatii finale trebuie sa fie cat mai usoara, “citirea” unei situatii nu trebuie sa dea nastere la ambiguitati. Este necesar ca situatia sa fie autoexplicativa. Pentru aceasta, antetul va contine informatii si coduri ce vor indica sursa de emitere a raportului, exprimand clar, sintetic, continutul raportului si perioada la care se refera.

Capul de tabel, impreuna cu titlul si antetul, se afiseaza pe urmatoarele pagini numai daca au intervenit schimbari in cadrul caracteristicilor de grupare fata de prima pagina, altfel se imprima doar numerotarea coloanelor de tabel.

Informatiile importante pot fi subliniate. Totalurile se separa de informatiile analitice. Informatiile care se repeta pe linii succesive se imprima o singura data [2].

Utilizarea formularelor pretiparite

Aceasta implica utilizarea unei hartii de imprimanta ce cuprinde elemente fixe ale situatiei finale, cum ar fi antetul, titlul, capul de tabel, textul explicativ etc. Aceasta conduce la o crestere a vitezei de editare si o diminuare a uzurii imprimantelor, riboanelor etc. Totodata situatiile obtinute sunt mai estetice si sunt usor de parcurs de utilizatori [2].

Utilizarea monitoarelor sau terminalelor video

Prin intermediul unui soft adecvat, monitoarele sau terminalele video ofera posibilitatea afisarii situatiilor finale, atat in regim alfanumeric, cat si in regim grafic, alegerea modului de lucru facandu-se prin intermediul unor comenzi sau comutatori.

Ecranul unui terminal video in regim alfanumeric este alcatuit din linii si coloane iar in regim grafic ecranul este privit ca o matrice de puncte denumite “pixeli”.

Reprezentarea informatiilor de iesire sub forma grafica reprezinta un pas inainte fata de editarea sub forma de text a rapoartelor. Aceasta forma de afisare se recomanda factorilor de decizie de pe nivelele de conducere superioare, dat fiind gradul de sintetizare a informatiilor de iesire si volumul redus al rapoartelor.

Pe langa problemele legate de asezarea informatiilor pe ecran, la proiectarea ecranelor de iesire se iau in considerare si facilitatile oferite de monitoare sau terminalele video si anume: regimul de lucru (defilare ecran, pagina sau linie); regimul de afisare (normal, mai luminos, cu intermitente, invers video); regimul de semnalizare sonora (normal, semnal sonor dupa afisarea unui camp etc.) [2].

Utilizarea generatoarelor de rapoarte ( REPORT WRITER )

Multe limbaje de programare, pachete de programe si sisteme de gestiune a bazelor de date dispun de module specializate in editarea de rapoarte, ceea ce conduce la reducerea considerabila a eforturilor programatorilor. De obicei, aceste generatoare solicita precizarea titlului, antetului de coloana, continutul unui rand de date (de detaliu), gradele de total si maniera lor de afisare, la inceputul sau la sfarsitul grupului de date, al paginii sau raportului. De asemenea, se pot selecta dimensiunea unei linii, coloane, pagini, spatierea dintre linii, coloane, afisarea datelor privind momentul listarii, statistici etc.

Astfel de module specializate exista in pachete de programe pentru gestionarea bazelor de date cum ar fi: ACCESS, d’BASE, ORACLE, FOXPRO,  PARADOX, etc.

1.2. Proiectarea codurilor

In proiectarea sistemului de coduri trebuie sa avem in vedere doua aspecte importante si anume [2]:

influenta tipului si structurii codului asupra performantelor sistemului informatic;

implicatiile utilizarii codurilor in operatiile de culegere a datelor si interpretarea rezultatelor finale de catre utilizatorii neinformaticieni.

Primul aspect ridica probleme de ordin tehnic in realizarea nomenclatorului de coduri si are in vedere facilitarea operatiilor de prelucrare, ocuparea unui spatiu de memorie interna si externa cat mai mic etc.

Celui de-al doilea aspect trebuie sa i se acorde o atentie mai mare in vederea usurarii activitatilor de culegere, verificare a datelor si interpretarea rezultatelor din situatiile finale. Avand in vedere aceste considerente, se impune ca la proiectarea unui sistem de coduri sa se respecte o serie de cerinte.

De exemplu, codul persoanei poate fi format din urmatoarele coduri elementare:

Activitatile parcurse in realizarea unui sistem de coduri sunt: [2]

analiza elementelor ce urmeaza a fi codificate;

precizarea si uniformizarea tehnologiei, a denumirilor;

stabilirea caracteristicilor si a relatiilor dintre elementele de codificat;

alegerea tipurilor de coduri; estimarea capacitatii, lungimii si formatului codurilor;

atribuirea codurilor elementelor de codificat (crearea nomenclatoarelor de coduri);

intretinerea nomenclatoarelor de coduri.

Este indicat a se utiliza, acolo unde este cazul, sistemele de codificare existente la nivelul economiei nationale (CAEN, SIRUES, SIRUTA, CNP, etc).

1.3. Proiectarea intrarilor in sistemul informatic

Datele de intrare parcurg o succesiune de etape pana la utilizarea efectiva in cadrul sistemului informatic. Aceste etape intermediare sunt: inregistrarea datelor pe documentul de intrare; conversia datelor intr-o forma acceptata de sistemul de calcul / transpunere pe suportul tehnic; verificarea sintactica si semantica a datelor de intrare; corectia datelor eronate etc.

La proiectarea intrarilor este necesar sa se realizeze, in principal urmatoarele activitati:

alegerea suportului tehnic pentru culegerea datelor

proiectarea machetelor documentelor de intrare, stabilirea instructiunilor de culegere

stabilirea regulilor de control si validare a datelor

proiectarea formularelor (videoformatului) de intrare.

Alegerea suportului tehnic al datelor de intrare se face in functie de cerintele aplicatiei informatice. Datele introduse de la terminalul video fie intra imediat in circuitul de prelucrare-actualizare a unei baze de date, fie sunt stocate pe un suport magnetic sau sunt stocate in vederea prelucrarii ulterioare. [2]

La proiectarea machetei documentelor de intrare (indiferent de metodele de prelucrare a datelor folosite ulterior) sunt respectate cateva reguli care sa inlesneasca completarea si apoi utilizarea documentului atat pentru prelucrarea automata a datelor cat mai ales pentru necesitatile curente ale salariatilor societatii economice. Nu este recomandabil sa dublam documentele primare, prin proiectarea unor documente destinate exclusiv preluarii datelor pentru necesitatile prelucrarii automate [2]

Macheta documentului primar trebuie sa contina:

antetul–ce reprezinta denumirea unitatii si/sau a serviciului care-l emite;

denumirea documentului;

coduri de identificare,

data documentului;

rubrici /casete/ randuri pentru denumirea informatiilor cantitativ-valorice si coduri;

rubrici /casete /spatii pentru semnaturi si stampile;

text explicativ, eventual indicatii de completare si verificare.

In ordonarea informatiilor pe document, deci in rubricarea documentului se va tine seama de cateva reguli: antetul se plaseaza in stanga sus; codurile si alte informatii de identificare se plaseaza in dreapta sus; sensul natural de parcurgere este de sus in jos si de la stanga la dreapta; zonele de document ce se completeaza de compartimente/ persoane diferite se marcheaza / grupeaza distinct; marimea si spatierea documentului, distanta dintre randuri, dimensiunea rubricilor, depind de locul si modalitatea de completare (manual, dactilo, automat) precum si de nivelul de calificare a personalului ce completeaza documentul.

Asezarea rubricilor pe document trebuie sa respecte ordinea fireasca de folosire a documentului si nu ordinea de utilizare a datelor in programe. Ordinea de culegere a datelor este suficient a fi precizata prin numerotarea rubricilor sau simpla lor incadrare in chenar sau utilizarea de litere ingrosate in denumirea rubricilor implicate in dialogul operator-calculator.

Atunci cand documentul exista intr-o forma pe hartie, in varianta pe calculator se va urmari pastrarea in mare masura a structurii existente, dar cu adaptari specifice noului mediu.

Regulile de control si procedurile de validare a datelor de intrare trebuie sa cuprinda [2]

reguli de verificare a volumului, secventei documentelor si a cifrelor de control (daca este cazul) pe pachetele de documente primare;

reguli pentru controlul sintactic si semantic a datelor din documentele primare. Aceste reguli se refera la: incadrarea indicatorilor numerici (in limitele de verosimilitate), corelatii logice (intre indicatorii inscrisi in acelasi document, sau cu alti indicatori din baza de date), prezenta unor informatii obligatorii (apartenenta codurilor la nomenclatoarele de coduri specifice aplicatiei informatice) etc. Aceste reguli sunt necesare pentru scrierea programelor de verificare logica a datelor de intrare.

Proiectarea formularelor(videoformatelor) de intrare pentru introducerea datelor de intrare se face in functie de modul concret de desfasurare a dialogului operator-calculator. Acest dialog se poate desfasura sub forma de [2]

intrebare-raspuns cu defilarea liniilor ecranului;

afisare pe ecran a machetei de introducere a datelor de intrare.

In prima varianta, mai usor de realizat practic, operatorul introduce succesiv, ca raspuns la intrebarile afisate pe ecran, date de intrare. La proiectarea formelor de intrare este necesar ca proiectantul sa aiba in vedere o serie de aspecte cum ar fi:

afisarea la un moment dat a unui volum redus de informatii;

afisarea la un moment dat a unei cereri de raspuns ce se refera la o singura informatie;

scurtarea raspunsului operatorului prin folosirea mnemonicelor si codificarilor;

utilizarea unor formate clare si precise pentru afisare;

evitarea cuvintelor si caracterelor dificil de citit sau inteles;

existenta unor rutine speciale de tipul HELP;

preluarea asistata a unor coduri (ex. utilizare tehnici de tip Lookup wizard in ACCESS)

In varianta a doua cursorul marcheaza de fiecare data campul curent care se introduce. Ecranul display-ului trebuie sa reproduca integral sau simplificat macheta documentului, respectand aceeasi ordine a rubricilor. Mesajele de eroare se pot afisa intr-o zona prestabilita a ecranului, insotita de avertizare sonora sau luminoasa.

Daca este cazul, pentru unele campuri (rubrici) de date se pot prelua valori implicite, atunci cand nu sunt completate. Aceste valori se preiau din nomenclatorul de coduri, fisierele bazei de date sau tabele special memorate pentru valorile asumate prin lipsa sau prin aplicarea unui algoritm. Pentru o mai usoara operare este necesar sa folosim toate facilitatile de afisare si de combinare a culorilor oferite de terminalul video (figura 1).

Figura 1. Formularul(macheta) de intrare pentru facturi

In proiectarea formularelor de intrare pot fi utilizate componente specializate in acest sens din sistemele de gestiune a bazelor de date cum ar fi ACCESS, dBASE, ORACLE, PARADOX precum si programe scrise in diverse limbaje de programare.