Generalitati privind prezentari electronice:

Prin prezentare grafica se intelege derularea pe un ecran a unei succesiuni de imagini in scop informativ (prezentari de date sub forma de text, imagini, diagrame) astfel incat publicul sa retina si sa inteleaga mai usor mesajul prezentatorului. Prezentarile sunt folosite pe scara larga (de exemplu, prezentarile publicitare sau prezentarile profesionale – raportul de activitate al unei firme sau raportul unei comisii de cercetare stiintifica). Initial, astfel de prezentari erau realizate pe foi de hartie in format mare, pe diapozitive pentru diaproiector sau pe folii transparente pentru retroproiector, insa tehnologia actuala a permis realizarea de prezentari electronice (atributul de electronic fiind dat de folosirea calculatorului) cu un impact estetic important asupra publicului.

In medicina dentara, astfel de prezentari sunt folosite in scop didactic (insotesc cursurile de pregatire si formare profesionala) sau ca mod de comunicare al rezultatelor activitatilor de cercetare stiintifica in cadrul congreselor si reuniunilor de specialitate. De asemenea, aceste prezentari insotesc frecvent prezentarea lucrarilor de diploma sau a lucrarilor de doctorat.

O prezentare electronica, are doua momente importante:

1. proiectarea prezentarii;

2. reprezentatia (executia prezntarii proiectate, show-ul)

Pentru proiectarea si realizarii unei prezentari electronice au fost concepute o multitudine de programe specializate, insa cel mai frecvent sunt folosite programele Microsoft Office PowerPoint, Macromedia Flash, Corel Show, sub sistem de operare Windows sau K-Presenter, sub sistem de operare Linux. Este important de mentionat faptul ca o prezentare realizata cu un anumit tip de program nu va putea fi rulata decat daca in calculatorul de pe care se va face rularea exista instalat acelasi program cu care a fost realizata prezentarea sau macar un viewer al programului respectiv (o versiune mai mica a aceluiasi utilitar ce permite doar vizualizarea prezentarii respective, nu si modificarea ei).

Utilitarul Microsoft PowerPoint face parte din grupul de produse Microsoft Office si este destinat realizarii de prezentari profesionale in format electronic.

Un document PowerPoint apare ca o succesiunea de diapozitive ('slide'-uri), reprezentand imagini prezentate la un moment dat pe ecran. Acestea au un background specific si pot contine texte (uzual liste continand ideile de baza ale prezentarii) si diverse tipuri de obiecte: imagini, grafice, obiecte multimedia, hiperlegaturi etc.

Un fisier care contine o prezentare PowerPoint are extensia '.ppt' si un icon specific.

Prezentarile create pe baza unor sabloane (printr-un procedeu similar cu documentele Word sau Excel) au extensia “.pot”, iar cele salvate in format HTML sau executabil  - extensia '.pps'

Lucrul cu programul Microsoft PowerPoint:

Lansarea in executie a programului PowerPoint:

Presupunand ca programul PowerPoint este deja instalat in calculator (impreuna cu celelalte programe din pachetul Microsoft Office), pentru a-l lansa exista urmatoarele posibilitati (similare celor de la Ms. Word):

a) clic pe meniul Start, apoi submeniul Programs si selectarea prin dublu clic a programului PowerPoint;

b) dublu clic pe pictograma PowerPoint de pe Desktop sau din Task Bar, daca pictograma este prezenta in aceste locatii;

c) dublu clic pe pictograma PowerPoint din bara de operatii Microsoft Office (Microsoft Office Shortcut Bar), daca a fost selectata aparitia acestei bare pe Desktop atunci cand a fost instalat pachetul Ms. Office.

2.2. Crearea unei prezentari:

Pentru crearea unei noi prezentari, PowerPoint pune la dispozitia utilizatorului trei variante. O prezentare noua se poate crea alegand modalitatea dorita in fereastra PowerPoint care apare la lansarea utilitarului sau in fereastra New Presentation (vezi figura nr.1), deschisa cu File – New.

Fig. nr. 1. Fereastra programului PowerPoint din pachetul Microsoft Office XP

In ferestrele de dialog de mai sus se va opta pentru una din urmatoarele modalitati:

I. Vrajitorul¹ AutoContent ofera cel mai inalt nivel de asistenta, indicand pas cu pas etapele ce trebuiesc urmate pentru crearea unei prezentari;

vrajitorii (wizards) reprezina componente speciale oferite de de aproape toate produsele Microsoft. Un vrajitor deschide o serie de casete prin care utilizatorul este chestionat asupra continutului si in care utilizatorul va introduce textul. La final, vrajitorul va realiza produsul conform indicatiilor selectate sau introduse de utilizator.

Intr-o succesiune de ferestre de dialog, asistentul permite alegerea stilului si continutului dorit – se pun la dispozitie planuri de prezentari pe diverse teme (general, financiar, un raport, un plan de marketing sau un plan de business, prezentarea unor idei, a unui vorbitor sau organizarea unei intalniri etc.), cu background-uri specifice.

Fig. nr. 2. Fereastra de dialog Autocontent Wizard

II. selectarea si utilizarea unui sablon² ce poate contine un grup standard de diapozitive, toate avand un aspect apropiat, pentru o situatie specifica. Fiecare sablon contine un text-model ce poate fi inlocuit cu propriul text al utilizatorului;

sablonul (template) este un diapozitiv inclus in programul PowerPoint , selectarea lui incluzand in cadrul prezentarii schema de culori si macheta generala a diapozitivului.

De asemenea, un sablon, contine un anumit background si formate de scriere / stiluri proprii (acestea sunt definite pentru fiecare nivel al listelor). Sablonul dorit se poate alege din fereastra Slide Designs.

Fig. nr. 3. Fereastra Slide Designs

III. inceperea unei prezentari „de la zero”, folosind ca punct de plecare o prezentare complet goala. Prin aceasta metoda se poate personaliza o prezentare dupa propriile dorinte si necesitati, dar crearea unei prezentari folosind o astfel de metoda nu este recomandata incepatorilor.

Pentru a porni de la o prezentare vida – se va alege Blank Presentation in fereastra PowerPoint.

2.3. Operatii de baza la nivel de prezentare:

Crearea unei prezentari noi a fost descrisa mai sus.

 Salvarea unei prezentari - cu optiunea  Save din meniul File, sau butonul Save , respectiv File - Save As  pentru salvare cu modificarea caracteristicilor fisierului (locatie, nume etc.);

 Deschiderea unei prezentari existente (salvate anterior) – meniul File, optiunea Open sau butonul Open din bara de instrumente

 Tiparirea unei prezentari – meniul File, optiunea Print, sau butonul Print .

Observatie : In fereastra de tiparire se poate opta pentru tiparirea intregii prezentari - Slides (optiunea implicita), a anumitor diapozitive sau doar a celui curent, precum si pentru stilul de tiparire a prezentarii: formatul uzual, mai multe diapozitive pe o pagina ('handouts'), includerea notelor asociate slide-urilor ('Notes Pages').

Fig. nr. 4. Fereastra de dialog Print

 Inchiderea prezentarii curente – meniul File, optiunea Close sau butonul de inchidere a ferestrei de lucru   .

 Crearea unui format executabil pentru prezentarea curenta (care sa poata fi deschis in absenta utilitarului PowerPoint) se realizeaza cu ajutorul optiunii Pack and Go din meniul File.

Fig. nr. 5. Meniul File, optiunea Pack and Go

2.4. Moduri de vizualizare a diapozitivelor:

Modurile de vizualizare a diapozitivelor se pot alege din meniul View sau activand butoanele corespunzatoare din coltul stanga jos al ferestrei de proiectare, analog modurilor de vizualizare pentru documentele Word:

Fig. nr. 6. Modalitati de afisare a diapozitivelor

2.4.1. Normal View - permite afisarea si modificarea continutului unui diapozitiv. Sunt disponibile toate operatiile de editare in casutele de text, se pot realiza inserari, stergeri si actualizari de obiecte, diverse operatii de formatare. Figura nr. 6 exemplifica acest mod de vizualizare.

Fig. nr. 7. Modul de afisare Normal View

Slide Sorter View - prezentarea se vizualizeaza ca o succesiune de diapozitive in formatul de afisare a acestora - vezi figura nr.8. Acest mod de afisare este utilizat atunci cand se doreste realizarea de inserari, copieri, mutari sau stergeri de diapozitive. Printr-un dublu click pe un diapozitiv, acesta se va deschide in mod Slide View.

Fig. nr. 8. Modul de afisare Slide Sorter

Slide Show View - prezentarea succesiunii de diapozitive, incepand cu cel curent, la intreaga dimensiune a ecranului, cu efectele, formatele s obiectele introduse. Este modul utilizat pentru 'prezentari publice' si se mai poate activa cu optiunea Slide Show - View Show (prezentarea se deruleaza de la inceput).

Fig. nr. 9. Modul de afisare Slide Show

Observatie: Pentru operatii de pozitionare pe diapozitive si eventuale modificari asupra cursorului mouse-ului (acesta se poate utiliza si pe post de 'creion' pentru marcaje pe prezentare) se poate utiliza un meniu care apare in coltul stanga jos al ecranului, la defilarea cu mouse-ul. Trecerea la slide-ul urmator se realizeaza prin click cu mouse-ul sau apasarea unei taste iar intreruperea prezentarii - cu tasta <ESC>.

Operatii de baza la nivel de diapozitiv:

Operatii la nivelul textului unui diapozitiv:

Asupra textelor continute in diapozitive se pot realiza, dupa regulile cunoscute din prelucrarea documentelor, operatii uzuale de copiere, mutare sau stergere. Pentru aceste operatii se pot utiliza:

Pentru realizarea acestor operatii este necesar ca diapozitivul respectiv sa fie vizualizat in mod Slide sau, eventual, Outline.

Operatii la nivelul casetelor de text:

Textele sunt continute in casete de text numite Text Box si reprezinta obiecte ce se pot introduce cu butonul omonim din bara Drawing. Operarea asupra casetelor de text se realizeaza in modul de lucru Slide, utilizand mouse-ul, meniul principal, butoanele sau meniul contextual. Se pot realiza operatii de:

Bara Drawing, prezentata in figura nr. 10,  este asemanatoare celei din Word si permite introducerea unor obiecte grafice diverse si formatarea acestora (de exemplu, schimbarea culorii scrisului sau fondului, a stilului liniilor si chenarelor etc.). Pentru operarea asupra acestor obiecte grafice se mai pot utiliza meniurile lor contextuale.

Fig. nr. 10 Bara Drawing

Operatii de formatare al continutului unui diapozitiv:

Operatii de formatare asupra continutului diapozitivelor se pot aplica pentru texte si pentru obiectele grafice.

Un text selectat poate fi formatat utilizand optiunile meniului Format, meniul contextual sau butoanele de formatare din bara de instrumente. Cu ajutorul acestor comenzi se pot schimba fontul, stilul de scriere, dimensiunea, culoarea. Pentru schimbarea culorilor se mai pot utiliza butoanele Font Color  si Fill Color (culoarea background-ului) . Modificarea dimensiunii caracterelor (uzual cu 4 puncte) se mai poate realiza utilizand butoanele specifice programului PowerPoint - Increase Font Size  si Decrease Font Size .

Pentru alinierea textului curent ('paragraful' pe care este situat cursorul) se pot utiliza optiunile meniului Format sau butoanele din barele de instrumente Formatting si Outlining: