Utilizarea arhivei

Fiecare utlizator, are alocat un spatiu pe server-ul de mail, acest spatiu este alocat in mod egal fiecarui utilizator.

In momentul in care un utilizator si-a folosit tot spatiul disponibil de pe server, nu va mai putea expedia, sau receptiona mail-uri.

Pentru a evita situatia descrisa mai sus, pe masura ce casuta dumneavoastra de mail se aglomereaza, trebuie sa creati arhive arhive. Aceste arhive se creeaza local, pe calculatorul fiecarui utilizator, ceea ce inseamna ca nu exista nici o limitare din punct de vedere al marimii acesteia. Arhivele va permit sa stocati mail-urile cu tot cu fisierele atasate exact asa cum le-ati expediat sau cum le-ati receptionat si va permit ca ulterior actiunii de arhivare, sa mai puteti inainta un mail (Forward) sau sa raspundeti la un mail (Reply, Reply to All).

1 Creearea Arhivei in Microsoft Office Outlook 2007

Creearea unei arhive:

Din meniul File alegeti optiunea Archive:

In casuta de dialog care se va deschide urmati pasii de mai jos:

In partea de sus a ferestrei optiunea bifati optiunea Archive this folder and all subfolders si selectati Mailbox, ca in imaginea de mai sus.

Cu ajutorul butonului Browse, navigati in calculatorul personal la locatia dorita unde doriti ca acea arhiva sa fie salvata.

Confirmati alegerile facute cu Ok.

2 Vizualizarea arhivei in structura de directoare

Pentru ca arhiva sa fie vizibila tot timpul in structura de directoare din partea stanga a ferestrei principale, trebuie sa urmati pasii de mai jos:

Inchideti Outlook 2007;

Deschideti Outlook 2007;

Din meniul File, optiunea Open alegeti Outlook Data File;

Din casuta de dialog care se va deschide navigati pana la locatia arhivei, apoi selectati arhiva si selectati Open.

In acest moment arhiva dumneavoastra este vizibila in structura de directoare din partea stanga a ferestrei principale, in partea de jos.

3 Creearea directoarelor in arhiva

Pentru creearea de directoare in arhiva:

Click dreapta pe arhiva, selectati optiunea New Folder,

In casuta de dialog care se va deschide, denumiti directorul in partea de sus a ferestrei si alegeti unde doriti ca acesta sa fie creat, optiunea implicita este Archive folders;

Confirmati alegerile facute cu Ok.

4 Selectarea mail-urilor pentru arhivare

Pentru a arhiva mail-urile in regim selectiv, nu dupa un anumit criteriu:

Din directorul unde sunt mail-urile care doriti sa le arhivati, selectati mail-urile pentru arhivare (pentru selectii multpiple, tineti apasata tasta Cntrl) si le trageti peste directorul din arhiva unde doriti ca acestea sa fie salvate.

In acest moment va aparea o fereastra noua care va afisa progresul operatiei de arhivare:

In momentul in care fereastra de progres se va inchide, operatia de arhivare a mail-urilor dv. s-a finalizat cu succes.