Utilizarea programului Microsoft Office EXCEL: Foaia de lucru in EXCEL, introducerea datelor

Excel este produs al firmei Microsoft, fiind destinat tratarii datelor in forma tabelara (asa numita foaie electronica de calcul – Spreadsheet) cat si prezentarii grafice a informatiei. Pe langa aceasta, Excel este dotat cu o functie pentru tratarea datelor tabelei ca baza de date.

Lansarea din Windows a programului Excel

Plasati cursorul mouse-ului pe butonul Start si efectuati clic pentru al selecta. Apoi in continuare in acelasi fel selectati Programs►Microsoft Office►Microsoft Excel. Programul va fi lansat si pe ecran va aparea o foaie de lucru goala. Aceasta este reprezentata printr-o fereastra document intitulata Microsoft Excel Book 1.

Structura ferestrei Excel:

Bara de titlu

Bara de meniuri

Bara cu instrumente standard

Bara de formatare

Bara formulelor

Spatiul de lucru

Bara cu denumirile foilor de calcul

Bara de stare

Barele de derulare verticala si orizontala.

Foaia de lucru in EXCEL

O foaie de lucru este alcatuita din mici zone dreptunghiulare numite celule. Celulele sunt dispuse pe randuri si coloane. Coloanele sunt etichetate de la stanga la dreapta cu literele de la A la I, randurile sunt numerotate, de sus pana jos, cu numerele de la 1 la 16. Fiecare celula din foaie este unic determinata de litera coloanei si numarul randului pe care se gaseste de exemplu:A1. Acest indicator se numeste adresa celulei. Celula in care sunteti pozitionat la un moment dat poarta numele de celula activa si este inconjurata de un contur.

Selectarea unei celule

In Excel va trebui sa selectati celula in care doriti sa scrieti si apoi sa introduceti date in aceasta. Selectarea se face prin efectuarea unui clic pe celula dorita.

Introducerea datelor

Asigurati-va ca aveti marcata celula dorita si tastati in ea numerele necesare. Cifrele sau datele numerice au aparut si in bara de formule situata imediat deasupra foii  de lucru. La capatul din stanga al acesteia sunt plasate 4 butoane printre care X are semnificatia “cancel”(=Esc) si √ - are semnificatia “enter” sau “confirm”.

Insumarea valorii numerice

Dupa ce ati introdus mai multe date in foaie a sosit momentul sa le insumati. Se procedeaza astfel: 1. Efectuati clic pe celula care va contine totalul.

2. Efectuati clic pe butonul AutoSum aflat in bara de instrumente.

3. In bara de formule efectuti clic pe butonul √ pentru a accepta formula introdusa de AutoSum.

Totalul va fi inserat in celula selectata.

Salvarea foii de lucru

Selectati File►Save,

Pe ecran apare cutia de dialog Save As. Programul stabileste im mod automat numele de fisier BOOK 1. Dvs puteti tasta numele dorit in caseta de editare File Name.

Efectuati clic pe butonul Save. Daca deja ati dat un nume fisierului registrului dvs, nu mai esta nevoia sa utilizati comanda File►SaveAs. Puteti salva fisierul printr-un singur pas: efectuati clic pe butonul Save din bara de instrumente.

Parasirea programului 

Se face cu: File►Exit.

Redeschiderea unui registru File

In partea de jos a meniului File intalnim o lista a celor mai recente fisiere cu care ati lucrat. Efectuati clic pe fisierul dorit pentru al redeschide. Daca acest fisier nu apare in lista respectiva, selectati Open din meniul File. Veti intalni o cutie de dialog Open de unde puteti selecta numele de fisier dorit.

Formatarea datelor

Puteti modifica formatul numeric al unei celule sau a unei zone intregi selectate efectuand clic pe unul din cele 5 butoane in bara de instrumente ($,% ,s. a.).Asa putem formata nr ca valori monetare. Modificarea formatului celulei in cel de data calendaristica se efectueaza astfel: Format►Cells(ne pune la dispozitie citeva grupuri de optiuni)►Number►Date►Type►OK.Astfel putem tasta datele intr-o varietate  de formate, insa dupa ce apasam Enter, datele vor fi afisate dupa maniera selectata. Optiunea Format Cells poate aparea si prin apasarea butonului din dreapta a mouse-ului.

Selectarea unui domeniu

Un bloc de celule poarta denumirea de domeniu. Selectarea se efectueaza prin mentinerea butonului apasat in timp ce deplasati mouse-ul pe foaie.In loc sa efectuati selectia prin deplasarea cursorului, puteti urma pasii de mai jos: mentinand apasata tasta Shift efectuati clic pe celula de ex. H14(prin acest procedeu selectati zona A1:H14). Puteti selecta mai multe celule sau domenii – chiar daca acestea nu sunt adiacente – pentru ca apoi sa operati un singur set de modificari ale aspectului: efectuati clic pe celule mentinand apasata tasta Ctrl.

Etichetarea coloanelor. Se efectueaza prin tastarea etichetelor, apasand dupa fiecare dintre acestea Enter (Ex: Magazine, vanzari, semestre).Registrul nostru ar fi mai atractiv daca etichetele ar fi situate in centrul celulelor. Se obtine cu ajutorul butoanelor (aliniere la stanga, centrare, aliniere la dreapta) din bara de instrumente.

Atribuirea unui nume foii de lucru

La baza ecranului documentului observam randul de tab-uri. Fiecare tab reprezinta o foaie din registru. Inainte de a salva registrul putem inlocui numele foii Sheet 1cu unul mai sugestiv (magazine, vanzari).Se procedeaza:

1. Dublu clic pe Sheet 1.Va aparea cutia de dialog Rename Sheet .

2. Tastam numele dorit.

3. OK. Noul nume va aparea pe tab-ul corespunzator foii.

Introducerea unei formule

Selectam celula.

Tastam formula (Ex: =E3-C4+D4)

Efectuam clic pe butonul de confirmare. Rezultatul acestui calcul este trecut in celula selectata.

In urma efectuarii unei formule pot aparea o multime de semne ###.Acest semn este indicatorul depasirii de celula, el neavind semnificatia vreunei erori. Prin aceasta Excel va anunta ca celula este prea ingusta pentru a afisa integral valoarea numerica stocata in ea. Puteti depasi acest neajuns regland latimea coloanei. Se procedeaza astfel: mutati cursorul in linia antetelor de coloana si pozitionati pe linia de separatie dintre coloane. Forma cursorului se va modifica intr-o sageata dubla. Cu cursorul astfel pozitionat efectuati dublu clic. Excel va regla automat latimea coloanei.

Analiza: Solutii software pentru arhivarea datelor - oferta actuala pe piata de software Eseu: Comenzi SET - introducerea datelor de la tastatura

Utilizarea facilitatii Paste Function

Executati dublu clic pe celula care doriti sa apara functia.

Executati clic asupra butonului PasteFunction.

Selectati categoria functiei.

Selectati functia.

Executati clic asupra butonului OK.

Introduceti argumentele functiei (coordonatele celulelor).

Executati clic asupra butonului OK.

Multiplicarea unei formule cu AutoFill

Avand celula selectata, pozitionati cursorul mouse-ului in coltul din drepta jos al acestei celule(acesta va deveni cursor de incarcare).Forma cursorului va fi cea a unui semn plus ingrosat.

Deplasati cursorul de incarcare de-a lungul celulelor.

Eliberati butonul mouse-ului. Cand eliberati butonul mouse-ului dupa deplasarea cursorului de incarcare formula din celula initiala este copiata in fiecare celula a zonei selectate. Totusi formula nu este copiata ca atare. In fiecare celula, referintele din formula au fost rectificate , sau incrementate in mod automat de catre Excel, astfel ca rezultatul final sa fie cel pe care il asteptati. Ori de cate ori vom introduce date noi in tabel, programul automat va schimba cifrele ce reprezinta suma sau alte formule.

Separarea unei ferestre

Daca foaia este destul de mare si este dificil sa defilati intruna foaia de sus in jos si invers, Excel are o solutie comoda pentru aceasta problema:

Selectati o celula

Din meniul Windows, selectati Split. Aveti in fata doua imagini separate ale acestei foi, separarea efectuandu-se imediat deasupra celulei selectate.

Largirea coloanelor sau liniilor.

Format►  Column► Width

Format►  Row ► Height

Definirea numelor de domenii. Fiecare domeniu poate fi specificat printr-un nume.Se procedeaza:

Deplasati cursorul mouse-ului pentru a selecta domeniul.

In bara de formule efectuati clic pe sageata Names.

Tastati numele dorit si apasati Enter pentru a mai scrie alte nume. Puteti inspecta lista tuturor numelor de domenii din foaie efectuand clic pe sageata Names.

Centrarea unei etichete de-a lungul coloanelor

Selectati randul care va contine eticheta.

Efectuati clic pe butonul CenterAcrossColumns din bara de instrumente.

Schimbarea fonturilor.

Selectati celula sau domeniul.

Efectuati clic pe butonul▼ din dreapta casetei Font din bara de instrumente. Apare o lista a fonturilor instalata in Windows.

Reglati bara de defilare pentru a vedea mai multe nume de fonturi.

Efectuati clic pe numele fontului dorit si inchideti caseta Font.

Schimbarea atributelor fontului. Puteti mari dimensiunea fontului (inaltimea caracterelor) – FontSize si adauga Bold, Italic.

Schimbarea culorii textului

In cazul cind dispunem de o imprimanta color putem schimba culoarea textului:

Selectati textul.

Efectuati clic pe butonul ▼din caseta FontColor. Va aparea o paleta de culori.

Efectuati clic pe culoarea dorita si inchideti paleta.

Selectarea unui contur de celula

Selectati domeniul

In bara de instrumente efectuati clic pe butonul▼aflat in dreapta butonului Borders. Va aparea o varietate de linii de contur din care va puteti alege una.

Selectarea efectului de umbrire a celulei

Selectati domeniul

Efectuati clic pe butonul ▼al instrumentului Color din bara de instrumente. Va aparea o caseta de culori. Selectati o culoare.

Efectuati clic pe orice celula din afara selectiei pentru a elimina marcajul luminos si a vedea efectul de umbrire.

Modificarea unor date existente se poate face daca:

Executati dublu clic asupra celulei al carei continut doriti sa-l modificati sau tastati F2.

Executati un clic Confirm pentru a stabili punctul de inserare a noilor date

Introduceti noile date

Executati clic pe ideograma Confirm sau apasati testa Enter.

Stergerea

Stergerea partiala a unei date existente:

Executati un dublu clic asupra celulei al carei continut doriti sa-l modificati.

Executati un clic, si asa apasat, deplasati mouse-ul pentru a evidentia portiunea pe care doriti sa o stergeti.

Apasati tasta Delete.

Executati un clic pe confirm sau apasati Enter.

Stergerea completa a datelor dintr-o celula cere ca sa:

Evidentiati grupul de celule al caror continut doriti sa-l stergeti

Executati un clic cu butonul din dreapta asupra grupului selectat.

Selectati comanda ClearContents din meniul contextual ce va aparea.

Stergerea coloanelor, randurilor si a celulelor:

Executati un clic cu butonul din dreapta asupra numelui coloanei (randului).

Selectati optiunea Delete.

Inserarea unui rand sau coloane:

Daca se insereaza un grup de celule puteti alege deplasarea celulelor existente catre dreapta sau in jos.

Se executa un clic pe numele coloanei sau randului unde doreste ca sa apara o alta noua, utilizand butonul din dreapta al mouse-lui.

Se selecteaza optiunea Insert.

Inserarea unui grup de celule

Selectati grupul de celule pe care doriti sa le inserati.

Executati clic asupra grupului de celule selectate, folosind butonul din dreapta al mouse-lui.

Selectati optiunea Insert.

Alegeti directia in care se vor deplasa celulele existente.

Ok.

Ascunderea coloanelor si a randurilor

Executati un clic cu butonul din dreapta asupra titlului coloanei (randului) pe care doriti sa o  (il) ascundeti.

Selectati optiunea Hide.

Copierea si mutarea datelor cu Drag and Drop

Selectati datele pe care doriti sa copiati.

Pozitionati indicatorul mouse –lui pe marginea grupui selectat.

Mentineti apasata tasta Ctrl, apasati pe butonul stang al mouse-lui si “trageti” grupul spre zona noua.

Eliberati butonul mouse-lui.

Utilizare comenzile Copy si Paste

Selectati datele pe care doriti sa le copiati.

Executati clic asupra butonului Copy din bara de instrumente.

Selectati prima celula din grupul de celule destinatie.

Executati clic asupra butonului Paste sau apasati Enter.

Mutarea se efectueaza in acelasi mod numai ca in loc de Copy utilizati butonul Cut din bara de instrumente.

Crearea diagramelor

Selectati datele pe care doriti sa le reprezentati grafic.

Executati clic asupra butonului ChartWizard.

Selectati tipul diagramei si tastati Next.

Stabiliti sursa datelor si tastati Next.

Stabiliti optiunile diagramei si tastati Next.

Stabiliti foaia de calcul, unde se va afla diagrama si tastati Finish.

Sortarea

Selectati zona care va fi ordonata. Pentru a ordona intreaga lista de date selectati toate Celulele din lista.

Deschideti meniul Data si alegeti Sort.Va aparea caseta de dialog Sort.

Utilizati lista derulanta Sort by la selectia primei coloane dupa care vreti sa ordonati, dupa ce executati clic pe Ascending sau Descending pentru a indica modalitatea de ordonare.

Pentru a ordona dupa alte coloane, repetati pasul 3 pentru prima si a doua lista derulanta Then by.

Executati clic pe OK sau apasati tasta Enter.

Filtrarea

AutoFilter va permite sa afisati rapid numai un grup selectat de inregistrari ale bazei dvs. de date:

Selectati intreaga baza de date, inclusiv randul utilizat la la titluri.

Deschideti meniul Data►Filter►AutoFilter.Excel va afisa in fiecare celula in partea de sus a bazei dvs. de date butonul cu sageata al listei derulante.

Executati clic pe butonul listei derulante din rubrica pe care  vreti sa o utilizati la filtrarea listei.

Selectati data pe care vreti sa o utilizati pentru a reduce lista dvs. La derularea listei puteti utiliza tastele cu sageti directionale sau puteti introduce primul caracter al numelui datei introduse pentru a va deplasa la ea. Actionati tasta Enter sau executati clic pe data cu ajutorul mouse-lui.