Cum actualizati o baza de date si cum sortati inregistrarile unei baze de date Excel?

Pentru a avea o baza de date functionala si utila, trebuie sa o actualizati tot timpul. Aceasta inseamna ca trebuie sa eliminati inregistrarile vechi, depasite si inutile, sa adaugati inregistrari noi cu noutatile care apar in domeniu si sa modificati unele din inregistrarile existente.

Pentru aceasta, rocedati in felul urmator:

Selectati o celula din tabelul (baza de date) pe care vreti sa-l actualizati.

Apelati comanda Data Form. Apare o fereastra‑de‑dialog cu numele foii de calcul. In partea stanga a ferestrei este afisat un formular care contine campurile bazei de date cu datele inregistrarii curente, iar in partea dreapta apar mai multe butoane pe care le folositi pentru operare.

Pentru actualizarea bazei de date folositi urmatoarele butoane:

Butoanele de cautare (Find Prev, Find Next, Criteria) pentru pregatirea inregistrarii curente. Daca trebuie sa modificati anumite campuri din inregistrarea curenta, folositi cursorul de editare si regulile de editare pe care le cunoasteti.

Delete - daca vreti sa eliminati inregistrarea curenta.

New - daca vreti sa pregatiti campurile formularului sa primeasca datele unei noi inregistrari (initializare). Introduceti datele inregistrarii in campuri, apoi validati inregistrarea apasand tasta Enter. Inregistrarea validata va fi introdusa in fata inregistrarii curente. Daca vreti sa renuntati la inregistrare inainte de a o valida, apasati tasta Esc. Dupa ce ati validat-o nu puteti renunta la ea, dar puteti sa o stergeti folosind butonul Delete.

Dupa ce ati terminat de facut toate modificarile, actionati butonul Close.

Cum sortati inregistrarile unei baze de date ?

Cand creati o baza de date, introduceti inregistrarile intr-o anumita ordine, pe care o numim si ordine naturala. De cele mai multe ori aceasta ordine este determinata de ordinea in care faceti rost de aceste informatii si apoi le inregistrati in baza de date.

A sorta o baza de date inseamna a aranja inregistrarile acestei baze de date intr‑o anumita ordine, dupa anumite criterii care trebuie sa fie precizate.

Cum sortati  cu ajutorul liniei cu instrumente standard ?

Pentru a sorta o baza de date cu ajutorul liniei cu instrumente standard, procedati in felul urmator:

Activati foaia de calcul in care se afla baza de date pe care vreti sa o sortati.

Selectati o celula din coloana (campul) care doriti sa fie criteriul de sortare.

Analiza: Solutii software pentru arhivarea datelor - oferta actuala pe piata de software Eseu: Comenzi SET - introducerea datelor de la tastatura

Activati unul din urmatoarele butoane din  linia cu instrumente standard:

  (Sort Ascending) - daca vreti o sortare in ordine crescatoare.

  (Sort Descending) - daca vreti o sortare in ordine descrescatoare.

Cum sortati cu ajutorul meniului ?

Pentru a sorta o baza de date cu ajutorul meniului, procedati in felul urmator:

Activati foaia de calcul in care se afla baza de date pe care vreti sa o sortati.

Selectati o celula din coloana care vreti sa fie criteriul de sortare.

Apelati comanda Data Sort. Excel  identifica si selecteaza imediat datele din foaia de calcul care alcatuiesc baza de date, iar pe ecran apare fereastra‑de‑dialog Sort, care arata ca in figura de mai jos.

Cum interogati o baza de date ?

O forma simpla de interogare a unei baze de date o puteti realiza prin cautarea unor informatii, folosind metodele descrise in paragraful Cum parcurgeti o baza de date si cum faceti cautari ?. Totusi, daca vreti sa obtineti o lista cu toate inregistrarile care se conformeaza unui anumit criteriu, trebuie sa folositi o metoda de interogare veritabila oferita de Excel . Pentru a efectua o astfel de interogare asupra unei baze de date, procedati in felul urmator:

Activati foaia de calcul care contine baza de date, apoi selectati o celula din baza de date respectiva (adica din foaia de calcul).

Apelati comanda Data Filter AutoFilter. Pentru fiecare coloana (camp), alaturi de antet apare cate o lista ascunsa care contine toate valorile coloanei respective.

Pentru a preciza un criteriu de interogare, desfasurati lista ascunsa corespunzatoare coloanei pe care vreti sa o folositi in criteriu, apoi alegeti din lista valoarea care doriti sa fie criteriul de interogare.

Cum folositi tabelele pivot ?

In foi de calcul puteti inregistra date primare in timpul desfasurarii unor procese, rezultand baze de date primare din care la prima vedere nu se pot trage concluzii globale.

Tabelele pivot sunt instrumente de baza pe care le puteti folosi pentru analiza foilor de calcul, cu scopul a trage anumite concluzii de sinteza, globale, si pentru a crea automat anumite rapoarte sintetice.

Cum creati un tabel pivot?

Introduceti cursorul de editare intr‑o celula din tabel.

Apelati comanda Data | PivotTable Report . . Pe ecran apare fereastra de dialog “PivotTable Wizard - Step 1 of 4”, ceea ce inseamna ca acesta este primul din cei patru pasi care se pot parcurge pentru construirea unui tabel pivot.

Daca actionati butonul Finish, obtineti un raport intr‑o foaie de calcul separata.

Daca actionati butonul Next>, apare fereastra de dialog “PivotTable Wizard - Step 4 of 4” in care puteti alege locul unde va fi creat tabelul pivot. Dupa ce modificati parametrii, actionati din nou Next> pana cand va decideti pentru Finish.