Legis - foxpro, manual de prezentare si utilizare

MANUAL DE PREZENTARE SI UTILIZARE

1. CERINTE HARDWARE SI EXPLICATII GENERALE

Pentru functionarea corecta a aplicatei LEGIS, este recomandat un spatu liber pe disc de cel putin 500 Ko. De asemenea, in fisierul de configurare 'CONFIG.SYS', va trebui sa existe comanda 'FILES=70' ( cel putin ), iar in AUTOEXEC.BAT sa nu fie instalat 'SHARE.EXE'. Directorul aplicatiei (de obicei C:LEGIS) trebuie pus in 'PATH' in 'AUTOEXEC.BAT'.

Aplicatia dispune de executabilul :'lxx.exe' (si 'bat'-ul asociat: “legis.bat”).

Pentru comoditate in utilizare este recomandata folosirea unui mouse, desi aplicatia poate fi folosita in intregime si fara acesta.

Daca dispuneti de un mouse, pentru selectarea unei anumite optiuni, este suficient un simplu 'click' pe meniul, butonul sau lista asociata respectivei optiuni. Pentru activarea unei optiuni, se va utiliza, dupa caz, 'click' sau 'double-click'.

Daca folositi tastatura, utilizati pentru deplasarea intre optiuni tastele 'TAB' sau 'SHIFT-TAB' (uneori pot fi folosite si cele patru taste cu sageti), iar pentru activare, tasta 'ENTER'. Pentru a parasi un anumit ecran (abandon - nu se fac eventuale salvari), se poate folosi tasta 'ESC'. Pentru activarea meniului, se poate folosi tasta 'F10', iar pentru parasirea lui, tasta 'ESC'.

Ca o regula generala, folosirea, in ecrane, a butonului 'Ok' inseamna acceptarea conditiilor setate, iar folosirea butonului 'Abandon' inseamna intoarcerea la conditiile anterioare fara modificari.

Aplicatia este dezvoltata in mediul FOXPRO 2.6.

2. ECRANUL PRINCIPAL

Functia de consultare a bazei de date

Pentru a cauta, vizualiza continutul si legaturile referitoare la un anumit act, este suficient ecranul principal si ecranele asociate lui.

Descriere :

Popup-ul de selectare a tipului de act - se gaseste in partea de sus a ecranului principal. Prin activarea lui, se poate selecta tipul actului cautat. Initial aceasta optiune este pusa pe 'LEGI'. In functie de tipul de act selectat, lista de acte va contine numai acte din tipul respectiv.

Checkbox-ul ('[ ]') de selectie 'Toate tipurile de acte' - se gaseste in dreapta popup-ului optiunii descrise anterior si se foloseste alternativ cu acesta. La activarea acestuia, este dezactivat popup-ul de selectie a tipului, iar lista de acte va contine acte de toate tipurile. Optiunea 'Toate tipurile de acte' este optiunea implicita la intrarea in program.

Lista de acte - este functie de tipul de act selectat si de eventualele filtre folosite. La parcurgerea ei, se modifica in mod corespunztaor informatia din ferestrele de titlu si emitent, precum si starea butoanelor 'Abroga' si 'Abrogat'. In lista de acte este indicata prescurtarea tipului de act, numarul si anul corespunzatoare respectivului act. Exista posibilitatea ca inregistrarile sa apara dublate in aceasta lista. Aceasta se datoreaza faptului ca pot exista acte ce au mai multi emitenti, precum si acte care au acelasi tip, numar si an, dar emitenti si texte diferite. De asemenea, trebuie retinut faptul ca exista acte care nu au numar de identificare, ci doar tip, an si emitent (de ex. Constitutia). In astfel de cazuri, pentru identificare este folosit numarul 0 (zero), numar care se va folosi si in cadrul functiei de cautare, descrise mai jos.

Butonul 'Cautare'-'Act' - permite cautarea unui anumit act dupa tip, numar si an. Pointerul din lista de acte se pozitioneaza pe primul act ce indeplineste conditiile cerute sau in vecinatatea lui (daca actul nu e gasit). Functia de cautare se executa indiferent de starea popup-ului de tip de act si indiferent de existenta unor eventuale filtre; se fac eventual anumite corectii asupra starii acestor optiuni.

Butonul 'Cautare'-'Rapida' - permite cautarea unui anumit act dupa numar si an, in mod asemanator cu functia anterioara. Daca actul cautat nu este gasit, bara din lista de acte se pozitioneaza in vecinatate.

Butoanele 'Abroga' _si 'Abrogat' - se activeaza doar daca actul selectat abroga, modifica, completeaza, aproba, republica, face referire la alt act, respectiv daca alt act executa astfel de operatii asupra sa.

Butonul de 'Afisare' - permite vizualizarea continutului actului respectiv pe ecran. Vizualizarea continutului mai poate fi facuta si printr-un 'double-click' cu ajutorul mouse-ului pe inregistrarea dorita din lista de acte, sau prin apasarea tastei 'ENTER' dupa selectarea respectivei inregistrari in lista. In ecranul de vizualizare a unui act se pot face cautari de cuvinte in text folosind butoanele 'Cautare text' respectiv 'Repeta cautarea'. Butoanele 'Pagina sus' respectiv 'Pagina jos' folosesc la defilarea textului; aceasta poate fi facuta si cu ajutorul tastelor 'PageUp', 'PageDown' si sageti.

Butonul 'Listare' - permite listarea la imprimanta a continutului actului selectat.Pe ecran se afiseaza numarul de paginicu posibilitatea alegerii unei anumite pagini (pentru listare), sau a unui interval.Implicit se listeaza continutul intregului act.Exista posibilitatea de a vizualiza paginile, inaintede listare (optiunea PREVIEW), precum si de a tipari numai paginile impare, pare, sau toate.

Blocul de checkbox-uri grupat 'Filtre' - permite vizualizarea actelor pe anumite categorii. Acestea sint: monitor, numar, tematica, domeniu, emitent, data de emitere, si pot fi folosite singure sau grupate in oricare mod dorit. Dezactivarea unui anumit filtru se face automat la o noua selectare, dupa o activare prealabila.

- Domeniul poate fi selectat prin activarea checkbox-ului ”Domeniu”.Domeniul reprezinta o arie larga de interes : Acorduri internationale, Comert, Agricultura, Sistem bancar, Economic, Juridic. Dupa selectia domeniului, vor fi disponibile numai tematicile cuprinse in cadrul domeniului selectat.

- Tematica poate fi selectata prin activarea checkbox-ului 'Tematica'. Tematica (aria de interes) dorita se obtine prin selectia din lista de tematici. La selectia unei tematici ce contine semnul “>“, pe ecran va aparea o lista de subtematici asociata (de ex. la selectia tematicii “impozite”). Dupa selectarea tematicii dorite si apasarea butonului 'Ok', la revenirea in ecranul principal, lista de acte va contine numai actele corespunzatoare acelei tematici. (Atentie! - lista de acte e functie si de starea checkbox-ului 'Toate tipurile de acte', eventual a tipului de act selectat).

- Emitentul se stabileste prin activarea checkbox-ului 'Emitent', putindu-se vizualiza numai actele ce corespund unui anumit emitent din lista de emitenti.

- Intervalul de date de emitere se fixeaza in mod asemator cu filtrele anterioare.Vor fi vizualizate in lista de acte doar actele emise intre cele doua date.

- Monitor - permite vizualizarea actelor care au fost publicate intr-un anumit Monitor Oficial.

- Numar - permite vizualizarea actelor care au un anumit numar.

Pentru anularea unui anumit filtru se actioneaza inca o data asupra checkbox-ului respectiv.

Anularea tuturor filtrelor poate fi facuta apasind tasta functionala F2.

F. IMPORTANT !

Filtrele descrise mai sus se pot combina in oricare mod dorit. De ex. se pot vizualiza toate HOTARIRILE emise de GUVERN in PERIOADA 01/01/90 - 01/01/94 referitoare la IMPOZIT PE PROFIT.

Descrierea ecranelor 'Abroga' si 'Abrogat'

Cele doua ecrane sint asemanatoare si sint activate ca urmare a apasarii butoanelor 'Abroga' sau 'Abrogat' din ecranul principal, folosirii optiunilor de meniu din meniul “Diverse” sau apasarii tastelor functionale F5 respectiv F6.

In prima fereastra afisata se pot vedea in ansamblu abrogarile corespunzatoare actului; pentru vizualizarea in detaliu se foloseste butonul 'Detaliere'. Cu ajutorul butonului 'Tiparire' se listeaza la imprimanta actele care sint abrogate de/abroga actul principal. Butonul “Tiparire act” este folosit pentru tiparirea numai a actului selectat din lista. Apasind tasta ‘ENTER’ sau facind un “double-click” in lista afisata, se vizualizeaza in paralel cele doua acte. Cu butonul “DETALIERE” se trece la urmatoarea fereastra.

In cea de-a II-a fereastra sint afisate: tipul de act, numarul, anul si eventual tipul (articol, capitol, anexa) si numarul subactului care face abrogarea sau care este abrogat. Mai sint afisate numele operatiei efectuate si informatiile de identificare ale actului asociat. Ferestrele de titlu si emitent din dreapta se refera la actul care este abrogat sau actul care abroga. In cazul in care actul selectat din lista de acte din ecranul principal este abrogat sau abroga mai multe acte, atunci in ecranul de abrogari sau abrogate vor putea fi folosite in mod corespunzator butoanele 'Urmator', 'Precedent', 'Primul' si 'Ultimul', acestea referindu-se la lista actelor ce sint abrogate sau abroga. Butonul 'Afisare' permite vizualizarea continutului actului asociat. Acesta poate fi vizualizat in paralel cu continutul actului de referinta prin activarea checkbox-ului 'Paralel'. In cazul in care actul asociat are emitenti multipli, in lista cu actele ce sint abrogate, respectiv abroga, vor aparea inregistrari multiple corespunzatoare fiecarui emitent.

3. MENIUL APLICATIEI SI ACTUALIZAREA BAZEI

Meniul contine sapte optiuni principale: 'Diverse', “ Cautare”, 'Intretinere', 'Tiparire', 'Intern', 'Extrase' si 'Iesire' cu urmatoarele semnificatii:

<< Diverse >>cuprinde optiunile

- 'Numar acte selectate' - permite aflarea numarului de acte selectate in lista de acte. (caz particular: se afla numarul total de acte din baza)

- 'Ceas' - prin care poate fi afisata sau dezactivata afiaarea orei.

- 'Anularea filtrelor' (tasta F2) - este o optiune pentru dezactivarea tuturor filtrelor.

- 'Abroga' (tasta F5) - are acelasi efect cu apasarea butonului 'Abroga' din ecranul principal.

- 'Abrogat' (tasta F6) - are acelasi efect cu apasarea butonului 'Abrogat' din ecranul principal.

-“Help” (tasta F1) - se afiseaza ecranele de ajutor.

<< Cautare >> cuprinde optiunile:

- 'Cautari cuvinte in rezumat' - prin care se pot cauta cuvinte in rezumatele actelor afisate in lista de acte. Pot fi cautate mai multe cuvinte sau radacini de cuvinte legate intre ele prin “SI” logic. Cuvintele sau radacinile de cuvinte se despart prin virgula. Au importanta spatiile. Cautarea poate fi facuta 'Inainte' sau 'Inapoi' in lista de acte. (folosind butoanele corespunzatoare)

Exemplu:

1. Daca se cauta “bere” atunci vor fi gasite texte cu cuvintul “bere”, dar si cuvinte de tipul “eliBEREaza”.

Daca se cauta cuvinte cu terminatia finala “bere” se va pune un spatiu final urmat de “, ” : “bere ,“

Daca se cauta cuvinte cu inceputul “bere” se pune la inceput virgula si apoi un spatiu : “, bere”

Daca se cauta numai cuvintul “bere” se va pune “, bere , ”

2. Expresia “fab, bere ,” va cauta rezumatele ce contin expresii de tipul “fabrica” sau “fabrici” de “bere”

Cautarea poate fi anulata folosind tasta “ESC”.

-'Cautari cuvinte in text' - este analoaga cautarii anterioare, doar ca se cauta in interiorul textelor actelor. Setarea checkbox-ului “Afiseaza textul actului” are ca efect afisarea imediata a textului actului pt. care cautarea a fost reusita.

- 'Dictionar de cuvinte constituie un instrument de cautare deosebit de puternic. La fel ca in cazul optiunii anterioare, se face o cautare dupa cuvinte in textul actelor, dar aceasta se face avind ca fundament o baza de cuvinte deja existenta, ce are deja facute legaturile cu baza de acte. Cautarea este mult mai rapida ca in cazul anterior.

- 'Pozitionare pe primul act ” realizeaza pozitionarea pe primul act din lista de acte.

- 'Pozitionare pe ultimul act ' realizeaza pozitionarea pe ultimul act din lista de acte.

- 'Pozitionare an' (tasta F8) - permite pozitionarea rapida pe primul act dintr-un an dorit. Tine cont de exista filtrelor.

- 'Pozitionare act' (tasta F9) - permite pozitionarea pe un anumit numar de act din anul respectiv din lista de acte. Tine cont de exista filtrelor.

- 'Reluare selectie tematica' - permite selectia unei noi tematici plecind de la ultima tematica selectata.

<< Intretinere >> cuprinde optiunile :

- 'Incadrare act la tematica' - afiseaza tematicile la care este asignat un anumit act si permite adaugarea de noi tematici la actul respectiv.

La apasarea butonului “Adaugare tematica noua”. pe ecran apare o lista de tematici din care se alege tematica dorita si se apasa tasta “Ok”.

Alegerea tematicii poate fi usurata prin folosirea optiunii “Filtru” - pe lista de tematici. De exemplu, prin selectarea acestei optiuni si introducerea textului “*milit*”, in lista de tematici vor aparea tematicile ce contin cuvinte de tipul “militar”-”militari”-”paramilitar”. Pentru anularea filtruluie, se selecteaza optiunea “Toate tematicile”. Dupa alegerea tematicii/tematicilor dorite, la apasarea butonului “Revenire” utilizatorul va fi intrebat daca doreste ca adaugarile sa devina efective.

- 'Incadrare tematica la domeniu' - permite asignarea fiecarei tematici la domeniile dorite. Aceasta se face prin intermediul butoanelor “-->“ si “<--”. Dua efectuarea modificarilor dorite pentru o anumita tematica, se va apasa butonul “Actualiz.” pentru ca acestea sa devina efective. Pentru ca modificarile facute sa devina efective si relativ la incadrarile actelor pe domenii este necesar ca sa fie folosita optiunea “Intretinere acte” cu “Reasigneaza actele la domenii” din meniul de inceput al aplicatiei.

- “Director acte interne” - permite stabilirea unui director de lucru pentru folosirea actelor intere. Aplicatia lucreaza la un moment dat cu un singur dat cu un singur “pachet“ de acte interne, dar acesta este selectabil prin aceasta optiune de meniu.

<< Tiparire >>‑ cuprinde urmatoarele optiuni:

‑ 'Lista acte selectate' ‑ permite listarea la imprimanta a numelor actelor care se afla in lista de acte (deci functie de filtrele existente).

‑ 'Lista rezumate acte selectate' ‑ listeaza la imprimanta rezumatele actelor aflate in lista de acte (functie de filtrele existente)

‑ 'Lista continut acte selectate' ‑ listeaza la imprimanta continutul actelor aflate in lista de acte (functie de filtrele existente)

‑ 'Lista acte abrogate' ‑ afiseaza pe ecran si listeaza la imprimanta (la cerere) actele abrogate (modificate, completate) dintr‑o anumita perioada de timp.

‑ 'Lista tematici' ‑ listeaza la imprimanta toate tematicile existente.

‑ 'Lista prescurtari acte' ‑ afiseaza pe ecran si listeaza la imprimanta (la cerere) lista cu prescurtarile asociate actelor.

- 'Optiuni' - permite configurarea anumitor parametri pentru listarile la imprimanta. (Parametrii impliciti pot fi folositi de obicei atit pentru listarea pe hirtie continua de 12' cit si pentru listarea pe pagini A4.)

Butonul “Valori implicite” permite completarea cimpurilor cu parametrii impliciti. Pentru ca modificarile sa devina efective, se apasa butonul “Modificare”.

<< Intern >>‑ se refera la baza de acte interne Prin acte interne se intelege o colectie de acte nepublicate in Monitorul Oficial ‑ de ex. actele interne unei intreprinderi (emise de conducerea intreprinderii).

‑ 'Lista acte interne' ‑ permite afisarea ecranului cu lista de acte interne, ecran care este asemanator cu ecranul principal al aplicatiei. Butoanele asociate au functii asemanatoare cu cele din ecranul principal.

‑ 'Export act intern' ‑ permite salvarea intr‑un fisier a continutului unui act intern (respectiv a continutului actului intern pe care se afla cursorul in lista de acte interne). Textul este salvat in ASCII.

- “Tiparire continut acte selectate” - permite tiparirea la imprimanta a continutului actelor aflate in lista de acte interne.

- “Adaugari acte interne” - permite adaugarea de acte interne in directorul curent de acte interne cu acte din alt director de acte interne. In acest nou director de acte interne trebuie sa se gaseasca noile baze de acte interne, iar bazele de tematici, tipuri de acte si emitenti trebuie sa fie IDENTICE ca si continut in cele doua directoare.

- 'Introducere act intern' - permite introducerea unui nou act in baza. La introducerea unui nou act, aplicatia solicita mai intii tipul, numarul, anul si emitentul noului act. Inainte de a trece la introducerea propriu-zisa, aplicatia cauta in baza de date pentru a vedea daca noul act nu este, de fapt, deja introdus.

Ecranul de introducere a unui nou act, solicita introducerea datei exacte de adoptare, precum si textul actului. Textul actului poate fi incarcat din fisier, introdus direct sau modificat in fereastra de editare.

Exista de fapt doua ferestre de editare:

- una mica in partea de sus a ecranului (intre denumirea actului si emitent) in care se pot scrie max. 150 de caractere si in care se poate edita un mic rezumat al actului - de ex. : “referitor la ordinea interioara si ”

- una mare in partea de jos a ecranului in care se editeaza textul propriu-zis.

ATENTIE ! La editarea textului aveti grija la folosirea tastei “ENTER”. In mod normal, nu se apasa aceasta tasta decit in cazul unui nou aliniat sau paragraf; nu o folositi in interiorul textului sau la sfirsit de rind.

Se poate lucra in urmatorul mod: Se editeaza textele dorite in afara aplicatiei 'LEGIS', cu ajutorul unui editor ASCII de genul celor din 'PCTOOLS' sau 'NORTON COMMANDER', (atentie! - nu folositi editoare gen 'WORDSTAR') si se salveaza in fisiere cu extensia 'TXT'. In fereastra de editare a textului actului ce se doreste a fi introdus, textul salvat pe disc se incarca cu ajutorul butonului 'Incarcare din fisier' (Se stabileste discul, directorul si numele fisierului), dupa care se aduce partea de inceput la forma standard ceruta. Dupa efectuarea introducerii, noul act va aparea in lista de acte - functie si de pozitia optiunilor ce se refera la tipul de act curent selectat si la filtre.

- 'Stergere act intern' - permite eliminarea din baza a actelor nedorite.

- 'Editare act intern' - permite modificarea textului unui act intern.

- 'Introducere tip act intern' - permite introducerea unui nou tip de act fata de cele deja existente. Modificarea apare la selectarea popup-ului de tip de act.

- 'Introducere tip emitent act intern' - permite introducerea unui nou emitent de acte. Modificarea apare la activarea listei de emitenti (de ex. la filtre).

- 'Introducere tip tematica act intern' - permite introducerea unei noi tematici. Modificarea apare la selectarea tematicii.

Atentie! - ultimile trei optiuni prezentate (adaugare tip act, emitent), nu au optiuni complementare de stergere (pentru evitarea alterarii continutului bazei de date). Ca urmare, ele se vor folosi doar in caz de absoluta nevoie!!!

<< Extrase >> ‑ este optiunea de meniu care permite editarea unor texte, lucrari, folosind extrase din textele actelor din baza.

‑ 'Initializare' ‑ initializeaza un extras nou. La apelarea optiunii se deschid doua ferestre, in una din ele aflindu‑se textul actului selectat de cursorul din lista de acte, cealalta va contine textul extrasului. Pentru aducerea unui fragment de text in fereastra extrasului se procedeaza dupa cum urmeaza :

‑ Se selecteaza textul dorit in fereastra cu textul actului folosind mouse‑ul (se apasa butonul sting si se tine apasat miscind mouse‑ul; textul selectat va fi pe fond bleu). Textul poate fi selectat si folosind tastele: se tine apasata tasta 'Shift' si se apasa tastele cu sageti pina se selecteaza textul.

‑ Se apasa butonul 'Selectie text'

‑ Se muta cursorul (cu tasta 'TAB' sau mouse‑ul in locul dorit in fereastra extrasului si se apasa butonul 'Inserare text'. Textul selectat initial va fi astfel copiat in fereastra extrasului.

‑ Textul extrasului, editat dupa dorinta, se salveaza pe disk, intr-un fisier, folosind butonul 'Salvare'.

‑ 'Deschidere' ‑ permite deschiderea unui fisier de extras existent deja pe disk in paralel cu textul actului selectat de cursor in fereastra de acte. In acest mod un fisier de extras deja existent poate fi completat cu extrase de text din alte acte. Noul text al extrasului poate fi salvat din nou intr‑un fisier.

‑ 'Vizualizare' ‑ permite vizualizarea unui fisier de extras existent pe disk.

‑ 'Tiparire' ‑ permite listarea la imprimanta a textului unui fisier de extras existent pe disk.

<< Iesire >>- cuprinde optiunea 'Iesire - DOS' prin care se revine in sistemul de operare DOS.

Daca aplicatia este parasita in alt mod decit prin folosirea acestei optiuni (prin resetarea calculatorului), fisierele temporare folosite si create in directorul de lucru de catre aplicatie nu sint sterse. (Ele pot fi sterse ulterior de catre utilizator; este vorba de fisierele cu nume format din cifre si extensia “.tmp”, “.dbf”, precum si de fisierele fis1.*) Parasirea aplicatiei prin resetarea calculatorului este total contraindicata deoarece poate conduce la lucruri mai grave precum pierderi de date, alterari ale fisierelor de indecsi, etc.

4. FUNCTIONARE ANORMALA SI MESAJE DE EROARE

- Aplicatia 'LEGIS' este scrisa in mediul 'FOXPRO 2.6.'. Utilizatorii acestui mediu de programare au semnalat in mai multe situatii aparitia unor actualizari (scrieri) defectuoase ale bazelor de date in cazul in care este instalat in memorie driver-ul 'SMARTDRV'. (in special cel livrat cu 'WINDOWS' ) Totusi, driver-ul 'SMARTDRV' este util pentru accelerarea vitezei de cautare a actelor in baza si efectuarea rapida a operatiilor de afisare. Ca urmare, se recomanda ca pe durata operatiilor de introducere de acte noi sa fie dezactivat 'SMARTDRV'-ul din pachetul 'WINDOWS'.

- Aparitia mesajului de eroare 'File does not exist' in timpul operatiei de afisare a unui text de act, semnifica faptul ca textul actului nu a putut fi decomprimat din cauza memoriei insuficiente. Mesajul poate apare mai ales in cazul functionarii in retea, cind in memoria de baza sint incarcate si driverele si protocolul de retea si astfel memoria poate deveni rapid insuficienta. In cazul aparitiei mesajului nu se afiseaza textul corect. Remediul consta in eliberarea de memorie suplimentara prin scoaterea unor programe si drivere rezidente in memorie. Acest mesaj de eroare mai poate sa apara si in cazul in care nu exista un numar suficient de 'FILES' in 'CONFIG.SYS'. In acest caz se recomanda setarea 'FILES=70' (cel putin) in fisierul de configurare.

- In cazul lucrului in retea, pentru efectuarea optiunilor de compactare-reindexare a bazei este necesar ca cel care le efectueaza sa fie, in acel moment, singurul utilizator al bazei de date. In caz contrar, optiunile nu se executa si se revine in sistemul de operare.

- Operatiunile de adaugare si stergere de acte se pot efectua in retea si cind mai multi utilizatori folosesc aplicatia. Acest lucru poate insemna totusi uneori, introducerea de mici anomalii in afisarea listei de acte pentru utilizatorii care consulta baza de date, anomalii care se rezolva de la sine, odata cu defilarea listei.

- Alte mesaje de eroare de tipul “Nu aveti drepturile necesare” sau “Fisierul este utilizat de altcineva” pot aparea in aplicatie in cazul rularii in retea la efectuarea anumitor operatii de actualizare, modificare a continutului bazei. Este necesar ca operatorul sa aiba drepturile de scriere/modificare necesare.