Elementele de baza ale sistemului Access

Baza de date reprezinta un ansamblu de date, organizate coerent, structurate cu o redundanta minima, accesibile cat mai multor utilizatori in acelasi timp. O baza de date este deci, un ansamblu de colectii de date cunoscute sub denumirea de tabel, pentru bazele de date de tip relational si sub denumirea de obiect, pentru bazele de date orientate pe obiect.

Obiectele din lumea reala sunt numite entitati, caracteristicile sau proprietatile acestora vor fi numite atributele entitatilor iar aceste atribute pot lua diferite valori. Astfel, informatia poate fi definita ca fiind formata din:

entitate – obiectul informatiei

atribut – proprietatile entitatii

valoare – masura caracteristicii sau proprietatii

Toate aceste date sunt organizate in tabele. O baza de date este formata din mai multe tabele care au diferite legaturi intre ele.

Tabelul reprezinta un produs cartezian dintre mai multe domenii. Un tabel poate fi definit prin urmatoarele elemente:

Domeniul de valori – care reprezinta un ansamblu de valori caracterizate printr-un nume, care poate fi definit explicit sau implicit.

Atributul (campul) – care reprezinta o coloana dintr-un tabel caracterizata printr-un nume. Acesta semnifica, de obicei, valorile luate dintr-un domeniu corespunzator. Mai multe atribute pot lua valori din acelasi domeniu

Inregistrarea – care reprezinta toate informatiile legate de un subiect dintr-un tabel; randurile reprezinta inregistrarile unui tabel

Obiectul – este o unitate identificabila intr-o baza de date.

Legaturile – dintre tabele

- 1: M – legatura de tip unu la mai multi – cand unei inregistrari dintr-o tabela ii corespund mai multe inregistrari din cealalta tabela;

- M:N – legatura de tip mai multi la mai multi – cand mai multor inregistrari dintr-o tabela le corespund mai multe inregistrari din cealalta tabela.

Orice tabel trebuie sa aiba definita o cheie care reprezinta un ansamblu minim de atribute care identifica o inregistrare dintr-o tabela. Cheia poate fi simpla – formata dintr-un singur atribut – sau compusa – formata din mai multe atribute. Determinarea cheii necesita cunoasterea semnificatiilor atributelor din tabel. Daca intr-un tabel sunt mai multe atribute cu proprietatea ca pot identifica o inregistrare inseamna ca avem chei candidate. Dintre aceste chei se alege numai una care va fi folosita. Aceasta combinatie se numeste cheie primara. Aceasta cheie va identifica in mod unic o inregistrare din tabel. Daca un atribut sau un ansamblu de atribute dintr-un tabel iau valori in acelasi domeniu ca si cheia primara, acest ansamblu de atribute se numeste cheie externa.

Intr-o baza de date exista diferite legaturi intre tabele, foarte importante fiind restrictiile care se refera la legaturile dintre tabele.

Microsoft Access este un sistem larg raspandit pentru gestionarea bazelor de date. Cu Microsoft Access se pot introduce si actualiza date, se pot gasi rapid informatii, se pot organiza datele in moduri utile, se pot crea rapid formulare, rapoarte si etichete sau se pot schimba informatii cu alte programe Microsoft Windows.