ELEMENTE INTRODUCTIVE IN ACCESS

SGBD ACCESS : prezentare generala

Caracteristici generale

Sistemul de gestiune a bazelor de date ACCESS face parte din pachetul de aplicatii Microsoft Office exploatabil sub oricare dintre sistemele de operare apartinand familiei WINDOWS.

Principalele caracteristici ale SGBD-ului ACCESS sunt:

este relational si lucreaza sub sistemul de operare Windows;

este deschis comunicarii cu alte SGBD-uri cum ar fi FoxPro sau Paradox;

este compatibil cu tehnologia ActiveX, care permite realizarea aplicatiilor client/server;

permite realizarea unor aplicatii complexe prin utilizarea limbajului Visual Basic;

permite comunicarea cu SQL Server, un alt produs Microsoft care gestioneaza baze de date;

permite accesul la baze de date din reteaua Internet, fiind un instrument util pentru publicarea informatiilor in paginile Web;

este autodocumentat prin help, apelabil contextual sau la cerere;

contine instrumente wizard care permit utilizatorului crearea intr-o maniera foarte simpla a obiectelor bazei de date;

permite crearea de comenzi rapide (shortcuts) in vederea accesarii obiectelor ACCESS;

permite crearea de grupuri de obiecte definite de utilizator in cadrul bazei de date;

permite personalizarea bazei de date;

permite utilizarea obiectelor ACCESS din cadrul altor aplicatii rulate sub sistemul de operare Windows;

In cadrul versiunii 2000 a SGBD-ului ACCESS au fost introduce o serie de facilitati noi cum ar fi:

Interfata grafica a fost modificata, fiind mai atractiva si mai usor de utilizat;

Se permite publicarea datelor in cadrul unei retele Internet sau pe Internet prin pagini HTML dinamice;

Pe baza facilitatii de compactare, se minimizeaza dimensiunea bazei de date la inchidere;

Se permite crearea de aplicatii care sa utilizeze baze de date stocate in SQL Server, in cadrul unei retele de calculatoare.

Obiecte tip intr-o BD ACCESS

In Access, primul lucru pe care il puteti face este sa creati un fisier de tip baza de date (*.mdb), pe care il vom denumi, pe scurt BD Access.

O baza de date ACCESS poate fi definita ca o colectie de obiecte: tabele (table), cereri de interogare (query), formulare (form), rapoarte (report), pagini Web (pages), comenzi macro (macro) si module (rnodule).

Trebuie subliniata diferenta majora care exista intre Microsoft ACCESS si alte sisteme de gestiune a bazelor de date. Astfel, in Visual FoxPro, prin baze de date (database) se inteleg doar acele fisiere in care sunt stocate datele.

Componentele unei BD Access se numesc obiecte. Intr-o BD se pot include urmatoarele colectii de obiecte:

Tabele (Tables) - obiecte fundamentale ale BD si trebuie create primele:

o      au o structura;

o      in ele se memoreaza inregistrari (tupluri);

o      stocheaza datele in format rand, coloana, similar celui folosit in calcul tabelar; fiecare coloana a tabelului este denumita camp, iar fiecare rand al tabelului reprezinta o inregistrare;

o      atunci cand cream un nou tabel, va trebui sa definim campurile, atribuindu-i fiecaruia un nume unic si un tip de date;

o      o BD Access poate cuprinde cel mult 32.768 tabele, dintre care 254 pot fi deschise in acelasi timp;

Document online: Instrumente SAP Best Practices Eseu: Concepte fundamentale privind proiectarea sistemelor informatice

Cereri (Queries) - destinate gasirii datelor din tabele sau prelucrarii acestora; interogarile sunt folosite in urmatoarele scopuri:

o      pentru a afisa numai inregistrarile care indeplinesc criteriile specificate; sunt afisate date continute in cel mult 16 tabele si cel mult 255 coloane ale acestora;

o      inregistrarile pot fi afisate in orice ordine se doreste, in raport cu campurile selectate in interogare;

o      se pot modifica sau sterge grupuri de inregistrari dintr-un tabel;

o      se pot crea tabele pentru a pastra un instantaneu al informatiei la un moment dat;

Formulare (Forms):

o      afiseaza datele continute in tabele sau interogari si permit introducerea altora noi, modificarea sau stergerea celor existente;

o      reprezinta interfata intre utilizator si o BD;

o      pot contine subformulare, pentru a afisa date asociate, sau butoane folosite pentru deschiderea altor formulare, pentru tiparirea unor rapoarte sau pentru realizarea unor actiuni specifice; de asemenea, se pot introduce  desene si grafice, iar daca calculatorul dispune de placa de sunet, se pot include povesti sau muzica;

Rapoarte (Reports):

o      tiparesc datele continute in tabele sau interogari intr-un format dorit de utilizator;

o      pentru crearea rapida a unor rapoarte uzuale, Access pune la dispozitie  instrumentul Report Wizard;

o      ca si la formulare, putem adauga in rapoarte elemente grafice;

Macrocomenzi (Macros):

o      automatizeaza operatiile efectuate in Access;

o      iau locul codului de programare cerut de alte aplicatii de BD;

o      o comanda macro este o secventa de actiuni care trebuie repetata la cererea utilizatorului; aceasta secventa este programata prin alegerea dintr-o lista derulanta de actiuni disponibile si introducerea detaliilor pentru operatia respectiva;

o      comenzile macro sunt asociate, de cele mai multe ori, unor butoane din cadrul unui formular astfel ca atunci cand se efectueaza un Click pe butonul respectiv sa fie realizate actiunile vizate;

o      comenzile macro din Access trebuie create de utilizator in mod direct, deoarece nu avem posibilitatea sa cream o comanda macro prin inregistrarea unei secvente de apasari de taste, ca in cazul altor pachete de programe;

Module (Module):

o      contin codul de programare Access (VBA) pe care utilizatorul il scrie pentru a executa anumite operatii neacceptate de colectia standard de macrocomenzi incluse in Access;

o      modulele sunt recipiente pentru subrutinele si functiile scrise in VBA, astfel ca este necesara o oarecare experienta in programare;

o      tot ce poate fi realizat cu o comanda macro, poate fi realizat cu un modul, si chiar mai mult;

o      aceste proceduri si functii pentru tratarea evenimentelor determina adevarata putere si flexibilitate a sistemului, constituind esenta adevaratei programari a BD in Access.

Pagina Web de accesare a datelor (Pages) – reprezinta un obiect care include un fisier HTML si alte fisiere suport in vederea furnizarii accesului la date prin intermediul browser-elor Internet.

Relatiile intre obiectele unei BD pot fi evidentiate in urmatoarea schema:

Deschide Filtru

Tipareste Vizualizeaza Filtru

Obiectele Access sunt percepute prin “ceea ce fac”, comportamentul lor mascand elemente de structura interna. Odata ce obiectul a fost creat, el poate fi utilizat si in alte aplicatii, compuse din obiecte care interactioneaza prin specificul comportamentului lor. In acest caz, nu mai exista un program care manipuleaza datele, ci obiecte care isi transmit reciproc date. Evenimentele care apar si schimbarile de stare pe care acestea le declanseaza determina o schimbare a metodologiei de concepere a sistemului.

Obiectele unei BD ACCESS sunt accesibile numai dupa deschiderea BD.

Descrierea datelor (structura) si datele sunt memorate in tabele (tables).

Pe baza datelor din tabele se construiesc cereri informationale sau interogari (queries), se construiesc formulare (forms) si rapoarte (reports).

Fiecare obiect tip, accesibil numai dupa ce s-a deschis BD, se identifica printr-un nume si are un ansamblu de proprietati.

Obiectele gestionate de Access, impreuna cu elementele de control asociate, contin proprietati si declanseaza aparitia unor tipuri de evenimente.

Proprietatile definesc modul de utilizare a obiectelor, iar evenimentele definesc comportamentul obiectelor la momentul utilizarii lor.

In functie de proprietati, obiectele se grupeaza in:

o      obiecte care au doar proprietati generale (tabele si interogari);

o      obiecte care au patru grupe de proprietati (Format, Data, Event si Other) (formularele si rapoartele).

Proprietatilor li se atribuie valori fie prin alegere de catre utilizator, fie de catre sistem (in lipsa):

proprietatile din grupa Format controleaza aspectul obiectului;

cele din grupa Data controleaza tipul operatiilor cu datele care sunt permise obiectului selectat (Allows Editing, Allows Updating, Record Locks), precum si sursa de date;

proprietatile Events permit utilizatorului sa precizeze comanda macro sau procedura eveniment (Event Procedure) ce urmeaza a se executa la producerea unui eveniment ( On Open, After Insert, On Delete, After Update, On Click, On Dbl Click, On Close).

Evenimentele Access permit trecerea la o anumita actiune in momentul in care utilizatorul intra sau paraseste un control, cand apasa o tasta sau cand este deplasat mouse-ul. Prin intermediul acestor evenimente se ofera posibilitatea verificarii intrarilor, este prevenita introducerea datelor incorecte, se furnizeaza un sistem de asistenta suplimentar, oferindu-se posibilitatea arhivarii unei inregistrari inainte de a o sterge.

In momentul in care se apasa o tasta sau un buton, sistemul Access decide carui program ii sunt destinate. Programul receptioneaza mesajul referitor la aparitia unui eveniment si raspunsul acestuia este activat.

Programul consta din tratarea evenimentelor, fiecare program executandu-si secventa cand are loc evenimentul corespunzator lui. In Access, procedurile corespunzatoare evenimentelor sunt fragmente de cod care se executa atunci cand au loc evenimente, care, la randul lor, sunt declansate la indeplinirea anumitor conditii.

Indiferent de obiect, raspunsul programat pentru un eveniment se face in campul Events si valoarea introdusa poate fi:

numele unei comenzi macro care trebuie executata;

numele unei functii VB care va fi executata;

procedura eveniment care specifica modul de tratare a evenimentului memorat impreuna cu obiectul.

Codul se scrie in unitati care poarta numele de subrutine sau functii pastrate in module. Aceste module pot fi globale sau specifice unui anumit formular sau raport.

O subrutina raspunde la aparitia unui eveniment sau executa o anumita  actiune, dar nu returneaza nici o valoare.

Crearea unei baze de date  

Crearea unei BD se realizeaza in doua etape:

Se creaza fisierul cu extensia .MDB (Management Data Base), in care se vor memora obiectele BD;

Se creaza obiectele BD (tabelele constituie elementele de baza ale unei BD ; ele constituie sursa de date pentru celelalte tipuri de obiecte, cum ar fi, spre exemplu, obiectele tip cerere si obiectele tip rapoarte).

Crearea fisierului cu extensia .MDB se efectueaza sub controlul aplicatiei ACCESS.

Lansarea in executie a aplicatiei ACCESS se poate realiza din meniul START (Start/Programs/Microsoft Access) sau prin apelare din fereastra de baza. La lansarea aplicatiei, pe ecran se afiseaza fereastra de baza ACCESS si caseta de dialog Microsoft Access:

Utilizatorul poate opta pentru:

crearea unei noi BD (optiunea Blank database);

crearea unei BD folosind asistentul ACCESS (optiunea Database Wizard);

deschiderea unei BD existente (optiunea Open Existing Database).

Pentru crearea unei baze de date cu asistentul Database se selecteaza optiunea Database Wizard.

Un asistent sau vrajitor Database poate crea automat aproape toate tabelele, formularele si rapoartele de care aveti nevoie. Trucul consta in a alege exact aplicatia ce corespunde obiectivului urmarit.

Acest asistent este, de fapt, un sir de ferestre de dialog, accesibile prin apasarea tastei Next, in care introduc optiunile pana este valida tasta Finish.

In primul rand imi aleg tipul bazei de date (Asset Tracking, Contact Management, Event Management, Expenses, Inventory Control, Ledger, Order Entry, Resource Scheduling, Service Call Management, Time and Billing), apoi pot vedea lista tabelelor, fiecare cu campurile ei, din care mai pot selecta unele campuri suplimentare, in caz ca am nevoie;

La alegerea optiunii de creare a unei noi BD (prin evenimentul Click asupra butonului radio afisat inaintea textului Blank DataBase) pe ecran va fi afisata caseta de dialog File New Database. In aceasta fereastra se precizeaza numele BD (in rubrica File name) si adresa absoluta la care vreau sa salvez aceasta noua BD (in rubrica Save in), apoi se solicita crearea BD (prin evenimentul Click asupra butonului de comanda Create).

Aplicatia Access seamana foarte mult cu alte programe care ruleaza sub Windows – contine meniuri, bare de instrumente, o bara de stare, etc.

Barele de instrumente sunt siruri de butoane ce reprezunta comenzi folosite frecvent, ele fiind, adesea, comenzi rapide pentru comenzile din meniuri. Bara de instrumente se modifica, in functie de tipul de obiect cu care lucrati in acel moment (un tabel, un formular, etc) si de operatiile pe care le executati. Uneori apar mai multe bare cu instrumente, cand efectuati activitati speciale, cum ar fi desenul. Pentru a a afla rolul unui buton de pe o bara de instrumente, plasati indicatorul mouse-ului pe el; denumirea lui va aparea intr-o caseta „ScreenTip”. Aveti posibilitatea sa stabiliti ce bare de instrumente sa fie afisate si chiar sa adaugati sau sa eliminati butoanele de pe orice bara cu instrumente. Din meniul de comenzi rapide afisat in momentul executarii unui Click dreapta pe o bara de instrumente se pot selecta barele care vrem sa fie afisate sau optiune „Customize” pentru a personaliza bara de instrumente.

Ca sa nu pierdem nimic din informatiile depozitate intr-o BD, este necesar ca aceasta sa fie salvata. Cand am creat o BD, ea a fost salvata in momentul cand i s-a atribuit un nume. Pe masura ce introducem inregistrari intr-un tabel al BD, Access salveaza automat BD, deci implicit si tabelul, dar cand modificam structura unui tabel, sau un alt obiect al BD, Access nu ne permite sa inchidem acel obiect sau sa inchidem BD, fara sa confirmam daca dorim sau nu sa salvam modificarile efectuate.

Inchiderea unei BD se poate face intr-unul din urmatoarele moduri:

selectam optiunea Close din domeniul File;

executam dublu-clic pe coltul din stanga sus al ferestrei BD deschise;

executam clic pe coltul din dreapta sus al ferestrei BD deschise;

apasam in acelasi timp tastele CTRL+F4;

apasam in acelasi timp tastele CTRL+W;

Operatii asupra bazei de date

Operatiile ce se pot efectua asupra BD se grupeaza in operatii de baza si operatii auxiliare.

In categoria celor de baza includem operatia de creare (Create) si, respectiv, operatia de deschidere (Open) in vederea utilizarii.

In categoria operatiilor auxiliare retinem indeosebi:

Protejarea BD;

Replicarea BD;

Analiza BD.

Pentru realizarea acestor operatii se folosesc comenzile meniului Tools:

Security - pentru protejarea BD stabilind utilizatorii BD, parole si drepturi de acces la obiecte ale BD;

Replication- pentru a crea replici ale BD;

Analyse - pentru analiza si documentarea BD.

Ca operatii auxiliare (ce se efectueaza asupra unei BD ce nu a fost deschisa) mentionam comenzile:

Convert Database – pentru conversia BD dintr-o versiune inferioara intr-una superioara;

Compact Database – pentru compactarea BD;

Repair Database – pentru a repara BD in caz de incident;

Encript/Decript – pentru criptarea/decriptarea unei BD.

Inchiderea unei sesiuni Access

Cand terminati lucrul in Access, este recomandabil sa inchideti programul, spre eliberarea memoriei calculatorului pentru alte operatii. Iata cateva moduri:

Apasati Alt+F4;

Selectati optiunea Exit din meniul File;

Executati clic pe coltul din dreapta sus (butonul Close) al ferestrei programului Access;