Echipa in organizatie - ce este o echipa?, importanta lucrului in echipa, echipa si rolul ei in organizatie

Echipa in organizatie

1. Ce este o echipa?

In companiile moderne, angajatii sunt solicitati tot mai frecvent sa lucreze in echipe, o situatie justificata prin faptul ca activitatea companiilor este acum, incredibil de complexa si intr-o permanenta schimbare. Intr-o masura tot mai mare, companiile din toata lumea utilizeaza echipele pentru a face fata dinamismului din mediul profesional. [1]

Majoritatea oamnenilor ar defini echipa ca un grup de oameni care muncesc pentru a realiza un tel comun. Dar acesta este doar o jumatate a raspunsulu La aceasta definitie trebuie adaugat si cuvantul cheie: o echipa este un grup de oameni care muncesc sinergetic pentru a realiza un tel comun. Atunci cand oamenii muncesc in colaborare, ca o echipa, fiecare membru al echipei beneficiaza de cunostintele, de munca si de ajutorul celorlalt Un efort sinergeric este mult mai productiv decat o masa de eforturi individuale izolate.[2]

Exista multi termeni care descriu munca in grup in cadrul organizatiilor (de exemplu, echipe de proiectare, grupuri de lucru, echipe de imbunatatire a calitatii) si felul in care isi desfasoara activitatea (cu administrare autonoma, cu reglare autonoma, cu ghidare auntonoma, semiautonom, cu autoconducere, echipe autorizate). Ce inseamna deci un grup de lucru? Este vorba de colectivul de persoane implicate in organizatii ce indeplinesc sarcini in vederea realizarii obiectivelor organizatiei din care fac parte. Ele au aceleasi obiective globale de lucru, autoritatea necesara, autonomia si resursele cerute de scopurile propuse. Munca indivizilor ii afecteaza semnificativ pe cei din afara sau din interiorul organizatiilor. Membrii echipei depind in mare masura unul de celalalt in privinta performantei: ei se percep ca fiind un grup, iar ceilalti ii privesc ca atare. Trebuie sa lucreze uniti, interdependent, si sa se sustina reciproc pentru a atinge obiectivele echipei, avand roluri bine definite si unice. Rareori sunt mai mult de 10. De asemenea, organizatia din care fac parte ii vede ca pe o echipa. Ce inseamna acest lucru in practica? In primul rand, membrii grupului isi distribuie obiectivele in functie de ceea ce face fiecare. In al doilea rand, beneficiaza de autonomie si control reale, astfel incat pot lua deciziile necesare cu privire la atingerea obiectivelor fara a cere permisunea altei autoritati manageriale. In plus, au obligatii si raspunderi, inclusiv controlul bugetulu Membrii depind neaparat unul de celalalt si trebuie sa interactioneze pentru a indeplini sarcini comune.[3]

Grupurile de munca au continuat sa ramana subiectul unui considerabil efort de cercetare, incepand cu faimoasele experimente Hawthorne intrepeinse in Statele Unite pe parcursul anilor 1924- 1936. Domeniile tipice de interes pentru cercetatori au fost urmatoarele: grupurile de lucru formale si infomale; conducerea; coeziunea grupului; concurenta in interiorul grupului; rolurile individuale ale membrilor; consolidarea spiritului de echipa. Principalele concluzii rezultate din aceste studii de pionierat au fost urmatoarele: lucratorii individuali nu pot fi tratati izolat, ci trebuie vazuti intotdeauna ca membrii unui grup; apartenenta la un grup, impreuna cu statutul care decurge din aceasta apartenenta, este mai importanta pentru indivizi decat stimulentele banesti sau conditiile materiale de munca foarte bune; grupurile neoficiale (sau informale) exercita o puternica influenta asupra comportamentului angajatilor. Supervizorii si managerii trebuie sa fie constienti de aceste nevoi sociale, daca vor sa obtina angajamentul oamenilor fata de scopurile organizatiei[4]

2. Importanta lucrului in echipa

In ziua de azi, ne confruntam cu cerinte noi, in care munca in colaborare a echipei este indispensabila si stimulatoare.Pentru a rezista presiunilor pietei globale, organizatiile trebuie sa renunte la structurile ierarhice rigide in favoarea unor formatiuni organice mai flexibile. Echipele produc si comercializeaza bunuri, rezolva problemele legate de productie si introduc strategii corporative. Managerii experimenteaza participarea, organizatiile cu angajament serios, echipele de autocoordonare, cooperarea condusa de angajati si programe de recompense. Toate aceste inovatii presupun lucru in echipa in vederea realizarii obiectivelor organizationale principale. Nu individul, ci grupul este vazut tot mai mult ca unitatea de baza a organizatiilor.[5]

In ultimii ani dosarele personale pe care le intocmesc firmele specializate in recrutarea de cadre s-au imbogatit cu un capitol special dedicat capacitatilor respectivei persoane de a lucra eficent in echipa. Acest nou reper de performanta a fost introdus in mod expres la cererea firmelor cliente care se confrunta cu necesitatea de a tranzita de la structura clasica a piramidei ierarhice catre „structura orizontala” multipolara. Aceasta presupune inlocuirea „lantului de comanda” cu interactiuna echipelor ce sunt create pentru a realiza anumite obiective clar definite. Cresterea importantei lucrului in echipa se datoreaza faptului ca au avut loc cresteri spectaculoase in ceea ce priveste cantitatea, calitatea si modul de utilizare a informatiei in activitatea de zi cu zi; daca diviziunea clasica a muncii permitea o separare clara a atributiilor, motiv pentru care indivizii trbuiau sa lucreze impreuna atat timp cat rezultatele lor satisfaceau exigentele sistemului, revolutia tehnologica (automatizarea, informatizarea) a determinat disparitia rapida de locuri de munca in care individului i se cerea sa execute sarcini standardizate, in favoarea activitatilor creative care implica colaborarea a numeroase competente profesionale. Puteti fi un foarte bun specialist, dar daca nu detineti sau nu incercati sa dobanditi capacitatea de a lucra in echipa veti fi foarte repede „izolat”. Esentiala fiind contributia dv. la efortul colectiv al echipei, nu are niciun rost sa va fixati ca prioritate „isirea in fata”. In sistemul clasic, piramidal, puteati furniza sefului informatii care sa creeze o impresie falsa despre reusitele dv., in sistemul de organizare a muncii pe echipe, colegii dv. nu vor putea fi pacaliti, ei vor aprecia doar ceea ce reprezinta fond si nu forma in activitatea dv. Daca noul caracter al muncii aduce in prim plan avantajele echipei, este clar ca si sistemul de recompesare si promovare isi deplaseaza atentia de la performantele individuale catre realizarile grupulu[6]

Formarea grupurilor de oameni care sa lucreze in moduri coordonate, in vederea realizarii obiectivelor ce contribuie la telul principal al organizatiilor, a devenit tot mai stringenta odata cu marirea dimensiunilor si a complexitatii structurale a acestora. Incercarea de a coordona activitati indivduale in cadrul unor astfel de organizatii este similara construirii unui castel din fire separate de nisip. Motivele pentru introducerea lucrului bazat pe echipe in organizatii sunt urmatoarele: datorita echipelor, organizatiile invata (si retin) mai eficient. Chiar daca cineva paraseste echipa, cunostintele acumulate de acesta se pastreaza. De asemenea membrii invata unul de la celalalt pe parcursul lucrului in echipa; echipele multifunctionale promoveaza managementul de inalta calitate. Combinand diversele perspective ale membrilor, hotararile sunt luate intr-un cadru mai cuprinzator, pentru ca membrii dezbat idei si decizii cu privire la modul optim de furnizare catre clienti a produselor si serviciilor; echipele multifunctionale pot suferi schimbari radicale. Perspectiva larga oferita de aceste grupuri face posibila problematizarea si integrarea propunerilor variate, ceea ce da posibilitatea echipelor sa puna in discutie principalele premise si sa aplice schimbari radicale pentru imbunatatirea produselor, serviciilor sau modalitatilor de lucru; se economiseste timp daca activitatile efectuate inainte pe rand de indivizi, sunt executate simuntan in echipa; organizatiile cu structura plana pot fi coordonate si conduse mai eficient daca unitatea functionala este echipa, si nu individul; pe masura ce organizatiile au devenit mai complexe, si cerintele cu privire la procesarea informatiei sunt din ce in ce mai sofisticate. Desi toate motivele enumerate mai sus sustin lucrul in echipa, acestea nu functioneaza intotdeauna. Simpla numire a unui departament dintr-o organizatie ,,echipa” nu conduce la munca in echipa. Dimpotriva, poate reduce eficacitatea, inovatia si satisfactia. Ni se cere sa ne insusim strategiile lucrului in echipa in timp ce sistemele noastre educationale pun accent  aproape exclusiv pe munca individuala[7].

Exista, de asemenea, multe obstacole impotriva lucrului eficient in grup, pe care membrii trebuie sa le depaseasca sau sa le evite, daca interactioneaza sa obtina sinergia, adica avantajul muncii in echipa mai presus de lucru individual.[8]

3.Echipa si rolul ei in organizatie

Organizatiile cer de la echipe sa isi stabileasca si apoi sa-si realizeze obiectivele, astfel incat sa le permita atingerea propriilor scopur Organizatiile mai cer de la echipele sa coopereze intre ele chiar si atunci cand acestea se lupta pentru spatiu, resurse sau personal. Grupurile concurente se pot pacali unul pe altul in mod deliberat sau isi pot impiedica reciproc activitatea. Cand coopereaza in cadrul organizatiei, aceasta din urma va avea mai multe sanse de a-si atinge obiectivele si performata individuala va fi, de asemenea imbunatatita. Un fenomen din ce in ce mai raspandit este utilizarea echipelor multifunctionale. Acestea reunesc indivizi din echipe diferite pentru a imbunatati comunicarea si procesul de luare a deciziilor. De asemenea organizatiile cer ca echipele sa fie agenti ai innoirii, ai schimbarii si chiar ai revolutie Echipelor din organizatii li se cere sa atinga obiectivele care contribuie la scopul organizatiei[9]

Managerii prefera sa foloseasca echipe deoarece: sunt cele mai indicate pentru a rezolva problemele complexe care necesita opinii si cuostinte diferite; reprezinta un excelent mediu de invatare; sunt mai orientate catre obiective decat organizatia, in ansamblu sau, si isi stabilesc mult mai usor o viziune si un scop propriu; valorifica mai bine resursele fiecarui membru; sunt mai flexibile decat grupurile organizationale pentru ca pot fi mult mai usor formate, dizolvate, reorganizate, redimensionate; cultiva loialitatea si functioneaza pe principiul „toti pentru unul si unul pentru toti”; favorizeaza delegarea de responsabilitati pentru ca ofera garantia de a controla comportamentul membrilor sai, prin norme propri [10]

4. Diferenta dintre echipa si grup

Conceptele de grup si echipa nu sunt sinonime. Scopul pentru care sunt constituite, structura lor si modul de functionare ne permit sa apreciem ca, in timp ce toate echipele pot fi privite ca grupuri, nu toate grupurile sunt echipe. Un grup poate fi considerat echipa numai daca membrii sai se ajuta intre ei pentru a indeplini obiectivele organizatie Asadar, o echipa este un grup ai carui membrii se influenteaza intre ei pentru indeplinirea unui obiectiv ( unor obiective) al(e) organizatie In mediul de afaceri de astazi, echipele apar ca o cerinta pentru obtinerea succeselui, iar managerii incearca in mod constant sa transforme grupurile in echipe.[11]

In opinia lui Adair, echipa este ceva mai mult decat un grup de oamnei crae au un obiectiv comun – este un grup in care contributiile individuale sunt considerate complemntare. Colaborarea, munca impreuna, reprezinta nota fundamentala a activitatii in echipa. Adair considera ca o echipa este buna (adica eficacee) : dacamembrii pot sa lucreze ca o echipa si atunci cand nu se afla impreuna, contribuind mai degraba la o succesiune de activitati decat la o sarcina comuna care necesita prezenta lor intr-un anumit loc si intr-un anumit moment de timp.[12]