Comunicarea – resurse umane

Comunicarea – resurse umane

Existenta unor sisteme de comunicare eficiente duce la obtinerea coordonata a rezultatelor dorite. Organizatiile sunt expuse unor schimbari continue care pot afecta munca angajatilor, precum si siguranta acestora. Aceasta schimbare poate fi gestionata numai daca li se comunica angajatilor motivele si implicatiile schimbarii in termeni pe care acestia sa ii inteleaga si sa ii accepte.

Sentimentele anjajatilor fata de munca  si fata de recompensele care o insotesc depind de eficacitatea comunicarii cu managerii sau cu sefii de echipa si, in general, de eficacitatea comunicarii din cadrul companiei.

Cauzele principale ale lipsei de eficacitate a comunicarii sunt, cel mai adesea, managementul defectuos si programarea necorespunzatoare.

Teoria “comunicarii eficiente” face sa se subinteleaga ca o companie poate castiga loialitatea oamenilor daca ii tine la curent cu mersul lucrurilor si ii trateaza bine. Una dintre premisele de la care porneste  acest model de abordare a problemelor de management este ca conflictele de munca pot fi solutionate prin imbunatatirea comunicarii.

Relatiile cu angajatii sunt afectate in principal de comunicarea manageriala si interna, desi si sistemele de comunicare externa reprezinta un canal de informare.

STRATEGIA DE COMUNICARE

Strategia pentru comunicare interna se bazeaza pe analize referitoare la:

1.     Ce doreste conducerea sa spuna

2.     Ce doresc angajatii sa auda

3.     Problemele care se ridica in calea transmiterii si primirii informatiilor.

1.     CE DORESTE CONDUCEREA SA SPUNA

Acest lucru depinde de evaluarea a ceea ce necesita angajatii sa stie, fapt care este influentat de ceea ce vor acestia sa auda.

Conducerea urmareste sa realizeze trei lucruri:

Sa-i faca pe angajati sa  inteleaga si sa accepte ceea ce preconizeaza aceasta sa intreprinda in domeniile care ii afecteaza;

ANALIZA: Functiile si responsabilitatile familiei ANALIZA: PAFA – victime ale marginalizarii si excluderii sociale

Sa-si asigure adeziunea angajatilor pentru obiectivele, planurile si valorile organizatiei;

Sa-i ajute pe angajati sa-si faca o  idee mai clara despre contributia pe care o pot aduce la succesul organizatiei.

Comunicarea dinspre conducerea manageriala trebuie sa se refere la valori, planuri, intentii si propuneri, dar si la realizari si rezultate.

2.     CE VOR ANGAJATII SA AUDA

Acestia doresc sa auda si sa comenteze problemele care le afecteaza interesele. De exemplu, schimbarea metodelor si a conditiilor de munca, modificarea regimului orelor suplimentare si al lucrului in schimburi, planurile companiei care pot afecta salarizarea sau siguranta locului de munca. Printre metodele ce pot fi folosite in organizarea strategiei manageriale se numara “grupuri focus”, in care colectivele de angajati isi focalizeaza atentia asupra problemelor de interes sau sondajele de atitudine, “aplecarea urechii” in mod neoficial la ce au de spus angajatii si analizarea doleantelor.

3.     ANALIZA PROBLEMELOR DE COMUNICARE

Problemele de comunicare trebuie analizate atent pentru a stabili unde s-a gresit si ce trebuie facut in vederea indreptarii starii de fapt.

Aceste probleme pot fi rezolvate prin introducerea unor sisteme noi sau perfectionate de comunicare.

SISTEME DE COMUNICARE

cele care se bazeaza pe retelele de intranet

cele care apeleaza la suporturile scrise

cele care fac uz de metode orale

COMUNICAREA PRIN INTRANET are avantajul ca mesajele pot sa ajunga rapid la un cerc de persoane carora le sunt destinate

PUBLICATIILE

Sunt un mijloc obisnuit de informare permanenta a angajatilor; pot fi folosite si in scopuri publicitare. Pot sa laude si sa explice realizarile companiei.

BULETINELE INFORMATIVE

Au un continut mai apropiat de preocuparile imediate ale angajatilor. Pot cuprinde si materiale concepute intr-un stil mai colocvial.

Acestea raman instrumentul principal de comunicare cu angajatii.

FOILE VOLANTE

Se dovedesc utile doar daca sunt difuzate rapid si ajung la toti angajatii interesati.

AVIZIERELE

Sunt un mijloc de comunicare facil, dar adesea sunt folosite gresit. Cel mai daunator este ca avizierul sa fie lasat intesat cu materiale neinteresante sau depasite.

IMPLICAREA ANGAJATILOR

Implicarea angajatilor prin mijloace cum sunt comisiile consultative ofera un canal de comunicare in dublu sens. In unele cazuri nu sunt destul de eficiente.

INREGISTRARILE VIDEO

Pot fi un mijloc necostisitor de transmitere a unor mesaje personale. Totusi exista riscul ca angajatii sa ajunga la concluzia ca sunt prea impesonale sau sofisticate pentru a putea transmite ceva semnificativ.

BRIEFINGUL PE ECHIPA

Reprezinta un procedeu destinat sa contrabalanseze caracterul rigid al comisiilor mixte de consultari. Are ca scop inlaturarea neajunsurilor specifice discutiilor neorganizate. Functioneaza astfel: fiecare echipa se compune din 4-18 persoane. Este condusa de seful direct al fiecarui compartiment, pe fiecare nivel. Subiectele abordate sunt: planurile-explicatii privind politicile noi sau modificarile de politica, planurile - in functie de felul in care afecteaza organizatia in general si echipa respectiva; progresul inregistrat; oamenii - noile numiri in functie, aspecte legate de probleme de personal. Grupurile de briefing trebuie sa lucreze pe baza materialului informativ pregatit de consiliu in legatura cu chestiunile esentiale. Durata nu trebuie sa fie mai mare de 20 – 30 de minute.

Briefingul de echipa prezinta avantajul ca permite ca sistemele de comunicare fata in fata sa fie planificate si chiar formalizate.