Optimizarea costurilorului

Optimizarea costurilor proiectului

Optimizarea costurilor cuprinde un complex de activitati prin care se realizeaza cel mai avantajos compromis intre performante, termene si costuri. Acest compromis rezulta dupa multiple negocieri intre actorii implicati in proiect, mai ales pe relatia client/furnizor precum si in urma unor analize comparative intre diferitele solutii functionale si tehnice.

A. Optimizarea costurilor pe relatia client/furnizor, comporta patru etape de negociere:

- compromisul nevoie/functiune: utilizatorul isi exprima dorintele in termeni de performante, termene si cost de achizitie (si utilizare), iar furnizorul formuleaza o propunere cu cel mai bun cost global

- compromisul functiunii de serviciu/conceptia produsului: proiectantul cauta solutii tehnice conceptuale mai putin costisitoare pentru performantele dorite de utilizator

- compromisul proiectant-executant/furnizori: se obtine din partea furnizorilor (subcontractori, materiale, echipamente) pretul cel mai competitiv posibil

- compromisul conceptia produsului/realizare: executantul se straduieste sa optimizeze costurile de productie prin planificarea sarcinilor si gestionarea economica a resurselor.

Cele prezentate nu difera de metoda QDF (Quality Function Deployment) a carui principiu director il reprezinta expresia "fa ca vocea clientului sa fie auzita in intreprindere", iar analiza functionala prezentata anterior se constituie ca o procedura de lucru specifica optimizarii costurilor.

B. Optimizarea costurilor cu ajutorul matricei costuri/functiuni

Matricea costuri/functiuni este specifica analizei valorii si ea raspunde la intrebarea: Cum cifram costurile functiunilor stiind ca functiunea nu corespunde totdeauna unei piese sau unui subansamblu bine precizat. Matricea costuri/functiuni combina pe principiul clasic al axelor X si Y: lista exhaustiva de functiuni care trebuie sa le satisfaca produsul pe axa X si costul elementelor care participa la realizarea functiunii respective, pe verticala fiind insiruite piesele constitutive.

Pentru masa de calcat prezentata in cap. V a prezentei lucrari a fost elaborata o matrice costuri/functiuni care sintetic este prezentata in tab. 6.1.

Functiunile mesei de calcat sunt:

A - Functiune obiectiva - Asigura suprafata de lucru

B_A - Functiune secundara - Asigura eliminarea aburilor

C - Functiune obiectiva - Asigura pozitionarea platoului la inaltimea dorita

D - Functiune obiectiva - Asigura sprijinirea fierului de calcat in pozitia de repaus

E - Functiune subiectiva - Asigura fixarea cordonului fierului de calcat

F - Functiune obiectiva - Rezista la forta de apasare

G_F - Functiune secundara - Fiabila

H - Functiune subiectiva - Estetica

Rezultatele obtinute releva faptul ca:

- Functiunile  de baza, ale produsului: suprafata de lucru si eliminarea aburului nu reprezinta decat 20% din costul produsului final

- Functiunile "costisitoare" asigura anumite cerinte speciale ale consumatorului: pozitionarea platoului de lucru la inaltimea dorita (ergonomie), rezistenta la presiunea de calcare si estetica produsului (53,9%).

- Introducerea fixatorului de cordon pentru a elimina posibila degradare a cordonului reprezinta o valoare de aproximativ 2% pe care unii utilizatori sa nu o solicite si in aceste conditii fixatorul de cordon va fi livrat ca un accesoriu optional. Asemanator trebuie analizata oportunitatea livrarii ca accesoriu optional a suportului de fier de calcat (6,3%).

C.  Informatii asupra costurilor

Estimatorul doreste sa posede informatii cat mai complete si mai recente despre costurile materialelor si a serviciilor angrenate in executia proiectului. Exista o serie de surse de informatii care trebuie consultate:

documente contabile cu privire la proiectele anterioare

rapoartele proiectelor realizate

costurile interne ale intreprinderii (salarii, amortismente)

cataloage si devize de la furnizori

reviste de specialitate

cursuri valutare, dobanzi bancare, etc.

6.4. Bugetul proiectului

"Bugetul proiectului reprezinta suma pusa la dispozitia echipei de proiect pentru a realiza conform exigentelor caietului de sarcini respectand calitatea si termenele impuse" [30]. Echipa proiectului trebuie sa depuna eforturi de a se mentine in limita impusa de bugetul proiectului, care specifica urmatoarele caracteristici esentiale:

in plan general, resursele devin prioritare in gestionarea proiectului

bugetul reprezinta o expresie financiara a programului de actiune si urmarire a cheltuielilor si echivaleaza cu controlul derularii proiectului

bugetul reprezinta cadrul contractual esential in conducerea proiectului

Bugetul initial al proiectului trebuie sa contina:

sarcinile, costurile si eventualele rezerve

liniile de bugetare

modul in care se urmaresc costurile

abaterile tehnice permise si suporturile bugetare suplimentare aferente acestora.

Constructia procesului proiectului nu difera prea mult de cel al unui demers strategic propus de Harvard Business Scholl [18]. El realizeaza o dispersie a resurselor globale pe activitati si pe responsabilii nominalizati. Bugetele initiale nu sunt imuabile in timp: in functie de rezultatele obtinute periodic pot fi raportate, decalate, devansate sau reajustate.