STRUCTURA GENERALA A DATORIILOR  SI A CREANTELOR

Decontarile cu tertii cuprind toate datoriile si creantele fata de terti, a caror durata nu depaseste de regula, un an.

Tertii reprezinta persoanele fizice si juridice cu care societatea intra in relatii economice, pe parcursul desfasurarii activitatii.

Relatiile economice se reflecta in contabilitate sub forma de :

Datorii - exprima surse de finantare furnizate de terti, pentru care unitatea trebuie sa acorde o contraprestatie sau un echivalent valoric.

Exemplu : cumparari de bunuri, lucrari si servicii.

Creante - sunt drepturi cuvenite creditorilor de a pretinde de la debitori anumite sume de bani, bunuri sau servicii.

Exemplu: suma de bani ce trebuie primita de la clienti pentru marfa vanduta acestora de catre societate.

Datoriile si creantele se pot grupa astfel:

Datorii si creante comerciale fata de furnizori si clienti;

Datorii si creante fata de salariati;

Datorii si creante fata de bugetul de asigurari sociale;

Datorii si creante fata de bugetul statului;

Datorii si creante fata de asociati;

Datorii si creante fata de diversi creditori, debitori.

Evidenta decontarilor cu tertii se realizeaza cu ajutorul conturilor din clasa a - 4 a din Planul de conturi general, denumita ' Conturi de terti'.

Toate conturile care reflecta si inregistreaza datoriile, au functie contabila de pasiv. Conturile care inregistreaza creantele intreprinderii asupra tertilor au functie contabila de activ.

CONTABILITATEA DECONTARILOR CU FURNIZORII

Prin furnizor se intelege un agent economic care, in calitate de vanzator, pune la dispozitia tertilor bunuri sau servicii contra cost, pe baza unei intelegeri prealabile.

Contabilitatea decontarilor cu furnizorii se tine cu ajutorul conturilor din grupa 40 'Furnizori si conturi asimilate', care cuprinde urmatoarele conturi:

401' Furnizori'

403 'Efecte de platit'

404 'Furnizori de imobilizari'

405 ' Efecte de platit pentru imobilizari'

408 'Furnizori - facturi nesosite '

409 'Furnizori - debitori'.

Datoriile agentilor economici fata de furnizori se inregistreaza in contabilitate la valoarea lor nominala inscrisa pe documente.

Contabilitatea furnizorilor se tine pe categorii, precum si pe fiecare persoana fizica sau juridica.

Contul 401' Furnizori ' este utilizat pentru evidentierea datoriilor fata de furnizorii de stocuri si servicii. Este un cont de datorii pe termen scurt si are functie contabila  pasiv.

Contul 404 ' Furnizori de imobilizari ' reflecta datoriile fata de furnizorii de imobilizari corporale si necorporale.

Este un cont de datorii pe termen scurt si are functie contabila  pasiv.

CONTABILITATEA DECONTARILOR CU PRIMIREA ULTERIOARA A FACTURII

In cadrul relatiilor de decontare cu furnizorii pot exista si situatii de receptionare a bunurilor si serviciilor pe baza avizului de expeditie, deci fara primirea facturii, urmand ca aceasta sa se primeasca ulterior.

Pentru evidentierea acestor operatiuni, in contabilitate, se utilizeaza contul 408 ' Furnizori - facturi nesosite '. Acest cont este un cont de datorii pe termen scurt si are functie de pasiv. 

Se crediteaza cu ocazia receptionarii bunurilor achizitionate pentru care nu s-a primit factura.

Se debiteaza in momentul sosirii facturii.

Referat: Functiunile intreprinderii Referat: Profesia de vanzator

Soldul creditor reprezinta sumele datorate furnizorilor aferente facturilor nesosite.

CONTABILITATEA DECONTARILOR CU CLIENTII

In contabilitatea clientilor se inregistreaza operatiunile privind livrarile de bunuri, lucrari si servicii .

Evidenta acestor operatiuni se tine cu ajutorul conturilor din grupa 41 'Clienti si conturi asimilate ', care cuprinde urmatoarele conturi:

411 Clienti

o      4111 Clienti

o      4118 Clienti incerti sau in litigiu

413 Efecte de primit de la clienti

418 Clienti - facturi de intocmit

419 Clienti - creditori

Toate aceste conturi sunt conturi de creante si au functie contabila de activ ( cu exceptia contului 419 care este cont de pasiv) .

Contul 4111' Clienti ' se utilizeaza pentru reflectarea creantelor aferente livrarilor de bunuri si servicii.

Se debiteaza cu valoarea la pret de vanzare a marfurilor, produselor, semifabricatelor livrate, lucrarilor efectuate si serviciilor prestate, precum si taxa pe valoare adaugata colectata aferenta.

Se crediteaza cu sumele incasate de la clienti in conturile de disponibilitati bancare sau in numerar.

Soldul debitor reprezinta sumele datorate de clienti.

Contul 413 ' Efecte de primit ' - cu ajutorul acestui cont se tine evidenta drepturilor de creanta stabilite pe baza de efecte comerciale.

Se debiteaza cu sumele datorate de clienti reprezentand valoarea efectelor comerciale, acceptate.

Se crediteaza cu efectele comerciale primite de la clienti.

Soldul debitor reprezinta valoarea efectelor comerciale de primit.

Contul 4118 ' Clienti incerti' se utilizeaza pentru evidenta clientilor incerti, rau platnici, dubiosi sau aflati in litigiu.

Se debiteaza cu valoarea bunurilor livrate, prestatiilor efectuate sau a lucrarilor executate clientilor care se dovedesc rau platnici, dubiosi sau aflati in litigiu.

Se crediteaza cu sumele incasate in conturile de disponibilitati sau in numerar de la clientii incerti sau in litigiu.

Soldul debitor al contului reprezinta sumele datorate de clientii incerti sau in litigiu.

Contul 418 'Clienti - facturi de intocmit' cu ajutorul acestui cont se evidentiaza livrarile de bunuri, prestarile de servicii sau executarile de lucrari, inclusiv taxa pe valoare adaugata, pentru care nu s-au intocmit facturi.

Se debiteaza cu valoarea livrarilor de bunuri, a lucrarilor executate sau a serviciilor prestate catre clienti, aferente exercitiului in curs pentru care nu s-au intocmit facturi, inclusiv taxa pe valoare adaugata.

Se crediteaza cu valoarea facturilor intocmite catre clienti.

Soldul debitor al contului reprezinta valoarea bunurilor livrate, a serviciilor prestate sau a lucrarilor executate, pentru care nu s-au intocmit facturi.

Contul 419 'Clienti - creditori ' se utilizeaza pentru a tine evidenta clientilor - creditori, reprezentand avansurile incasate de la clienti. Este un cont de pasiv.

Se crediteaza cu sumele incasate de la clienti reprezentand avansuri pentru livrarile de bunuri, prestari de servicii sau executari de lucrari.

Se debiteaza cu decontarea avansurilor incasate de la clienti.

Soldul creditor reprezinta avansurile primite de la  clienti si neregularizate.

9. Emiterea facturilor cu si fara TVA

Factura se emite obligatoriu de catre firmele inregistrate in Romania in scopuri de TVA atat pentru evidentierea TVA colectata cat si pentru inregistrarea veniturilor aferente livrarilor de bunuri si prestarilor de servicii.

Factura se emite si pentru situatiile in care nu exista obligatia colectarii TVA, cum ar fi de exemplu, operatiunile de livrari de bunuri si prestari de servicii scutite cu drept de deducere a TVA, scutite fara drept de deducere a TVA sau neimpozabile in Romania.

In cadrul oricarei firme trebuie sa fie desemnata in scris, pe baza de decizie interna, una sau mai multe persoane cu atributii privind alocarea si gestionarea numerelor aferente facturilor documentelor justificative care se vor emite in fiecare an fiscal pentru inregistrarea veniturilor (facturi, avize de insotire a marfii, chitantiere si alte documente specifice activitatii).

Emiterea acestor documente justificative se face pe baza unei proceduri interne proprii de alocare a numerelor precizand numarul de la care se emite primul document pentru fiecare exercitiu financiar. Documentele trebuie sa aiba un numar de ordine secvential, alocat in baza uneia sau mai multor serii, stabilit in functie de structura organizatorica a firmei: gestiuni, puncte de lucru, sucursale.

La emiterea unei facturi, trebuie tinut cont de urmatoarele detalii esentiale:
1. factura se intocmeste in doua sau mai multe exemplare, pentru livrari de bunuri si prestari de servicii. Daca este cazul se inscrie pe factura numarul si data avizului de insotire a marfii.

2. factura se intocmeste in limba romana, dar si intr-o limba straina, in functie de optiunea firmei emitente. Baza de impozitare a TVA se poate inscrie in lei sau in valuta, insa, daca operatiunea este impozabila TVA, suma taxei colectate trebuie inscrisa obligatoriu si in lei.

Baza de impozitare in valuta se converteste in lei la cursul de schimb valutar comunicat de BNR sau la cursul utilizat de banca prin care se efectueaza decontarile, din data la care intervine exigibilitatea taxei pentru operatiunea realizata.

3. termenul de emitere este pana cel mai tarziu in cea de-a 15-a zi calendaristice a lunii urmatoare celei in care ia nastere faptul generator al taxei (data livrarii bunurilor, data prestarii serviciilor, data acceptarii de catre beneficiar a situatiilor de lucrari, etc.).

O factura trebuie sa contina obligatoriu urmatoarele informatii impuse prin art. 155, alin. (5) din Codul fiscal:

. numarul de ordine si data emiterii facturii;

. denumirea, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA al firmei emitente;

. denumirea, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA ale reprezentantului fiscal (daca furnizorul sau prestatorul nu este stabilit in Romania si a desemnat un reprezentant fiscal);

. denumirea, numele, adresa si codul de inregistrare in scopuri de TVA ale cumparatorului de bunuri sau servicii;

. adresa exacta a locului in care au fost transferate bunurile (pentru livrari intracomunitare de bunuri);

. codul de inregistrare in scopuri de TVA furnizat de client prestatorului pentru serviciile de transport intracomunitar, inclusiv pentru serviciile accesorii ale acestora, cu sau fara intermediari;

. codul de inregistrare in scopuri de TVA cu care se identifica cumparatorul in celalalt stat membru (pentru livrari intracomunitare);

. codul de inregistrare in scopuri de TVA cu care furnizorul s-a identificat in alt stat embru si sub care a efectuat achizitia intracomunitara in Romania;

. denumirea si cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate si particularitatile de identificare ale mijloacelor de transport noi, in cadrul livrarilor intracomunitare;

. data livrarii bunurilor, a prestarii serviciilor sau a incasarii avansurilor;

. baza de impozitare a bunurilor si serviciilor, pentru fiecare cota, scutire sau operatiune netaxabila;

. pretul unitar, exclusiv taxa;

. rabaturile, remizele, risturnele si alte reduceri de pret;

. pentru operatiile impozabile, inscrierea sumei totale a taxei colectate, exprimata in lei;

. pentru operatiile scutite, supuse masurilor de simplificare, neimpozabile sau neincluse in sfera aplicarii taxei, una dintre mentiunile: 'scutit cu drept de deducere', 'scutit fara drept de deducere', 'taxare inversa', 'neimpozabil in Romania', 'neinclus in baza de impozitare', baza legala din Directiva a 6-a;

. referiri la alte facturi sau documente emise anterior pentru aceeasi operatiune.

Aceeasi procedura de intocmire a facturilor trebuie respectata si de catre firmele impozabile nestabilite in Romania, care au sau nu un sediu fix in Romania, dar sunt obligate la plata taxei si solicita inregistrarea in scopuri de TVA la organele fiscale competente din Romania , inainte de efectuarea operatiunii pentru:

. livrari de bunuri sau prestari de servicii pe teritoriul Romaniei;

. achizitii sau livrari intracomunitare de bunuri scutite de taxa.

Nu sunt suficiente informatiile impuse de Codul fiscal, obligatorii fiind si informatiile impuse prin alte acte normative, altele decat cele cu caracter fiscal.

a) Legea nr. 31 din 16 noiembrie 1990, republicata, privind societatile comerciale, prin art. 74, impune suplimentar urmatoarele informatii:

- forma juridica a firmei si numarul din registrul comertului;

- sediul social;

- codul unic de inregistrare;

- mentiunea 'societate administrata in sistem dualist' in situatia in care o societate pe actiuni opteaza pentru un sistem dualist de administrare;

- capitalul social daca factura este emisa de o societate cu raspundere limitata;

- capitalul social subscris si varsat daca factura este emisa de o societate pe actiuni sau in comandita pe actiuni;

- oficiul registrului comertului si numarul de inregistrare daca factura este emisa de o sucursala;

b) Legea nr. 26 din 5 noiembrie 1990 completata de Legea nr. 183/2004, privind registrul comertului, care impune:

- codul numeric personal al emitentului (prin art. 29);

- emblema ca semn distinctiv pentru fiecare firma inscrisa in acelasi registru al comertului, pentru acelasi fel de comert (prin art. 30 si art. 43);

Pentru respectarea actelor normative mentionate, toate elementele enumerate trebuie inscrise atat pe facturi cat si pe alte documente necesare pentru derularea unei activitati economice: oferte, comenzi, tarife, prospecte, scrisori, anunturi, publicatii.