Necesitatea planificarii afacerilor

Necesitatea planificarii afacerilor

Importanta stabilirii dimensiunii si scopului afacerii

Dimensiunea redusa a unei afaceri se datoreaza fie specificului ramurii, care determina ca o afacere mica sa fie mai eficienta decat una cu dimensiuni mai mari, fie faptului ca firmele sunt noi, in plina dezvoltare.

Ramurile in care domina micile afaceri se caracterizeaza prin:

F    existenta unei piete locale;

F    necesitati reduse de capital;

F    tehnologie simpla.

Aceste caracteristici determina dependenta firmei de una sau cateva persoane, de aceea de cele mai multe ori intervin probleme care greveaza reusita activitatii intrucat:

F    o persoana nu poate sa posede gama larga de calificari manageriale necesare coordonarii ciclului de activitate;

Exemplu: Patronul este pregatit in tehnica promotionala a vanzarilor, dar este insuficient pregatit in relatiile cu personalul angajat, in gestiunea financiara, in alte obligatii administrative.

F    sistemul de control al micilor afaceri este direct si personal, ceea ce face ca avantajul responsabilitatilor sa devina excesiv pentru intreprinzator;

F    preocuparea patronului cu problemele operatiunilor zilnice face sa nu-i ramana timp necesar pentru programarea viitorului afacerii, motiv pentru care firmele mici reactioneaza la schimbarile deja petrecute si nu au timp sa anticipeze.

Astfel, firmele mici sunt mai mult afectate decat favorizate de schimbarile mediului concurential, de fluctuatia economica.

Avantajele si dezavantajele firmelor, in functie de forma juridica de organizare, sunt urmatoarele:

1. Firmele personale (micile afaceri) sunt definite de urmatoarele:

2. Firmele parteneriale prezinta:

Datele statistice inregistrate in economiile dezvoltate arata faptul ca multi intreprinzatori castiga mai putin din afacerile lor decat daca ar fi angajati in firme mari sau institutii.

Explicatia fenomenului ar fi:

dorinta de independenta personala;

dorinta de prestigiu in comunitate;

dorinta de a oferi familiei o sursa stabila si permanenta de venituri.

Acestea constituie motivele initierii micilor afaceri.

In agricultura, la cele aratate mai sus se adauga si alte doua motive:

ocupatia traditionala a familiei;

existenta unui loc de munca permanent pentru angajarea fortei de munca disponibile in familie.

La inceputul unei afaceri managerii trebuie sa stie incotro merg. Proprietarii au dreptul de a le indica managerilor incotro sa se indrepte. Daca proprietarii afacerii nu indica managerilor acest lucru, managerii vor lua o hotarare care poate sa nu corespunda dorintei proprietarilor.

Fara profit o afacere nu ar putea supravietui, nu si-ar atinge scopul. Realizarea unui anumit nivel al profitului constituie in multe cazuri:

F    scopul principal al afacerii;

F    principala declaratie de intentie a conducerii superioare a firmei, mai ales atunci cand in afacere exista multi proprietari.

Managerii afacerilor pot avea si alte declaratii de intentie, precum:

F    activitatile pe care le va desfasura firma si activitatile excluse;

F    produsele si pietele comerciale;

F    valorile majore care determina un cod de comportament al angajatilor si managerilor;

F    de ce si cum difera firma de altele care opereaza in aceeasi ramura, pe aceeasi piata .

Totusi, chiar si atunci cand exista si alte declaratii de intentie din care se omite mentionarea realizarii profitului, acesta (profitul) devine scopul implicit al afacerii.     

In esenta, declaratia de intentie a afacerii trebuie:

sa fie concentrata si explicita;

sa indice directia de dezvoltare a afacerii;

sa fie cuprinzatoare pentru a permite dezvoltarea afacerii.

Exemplu: Firma "X", care desfasoara activitati de productie si comercializare a produselor de panificatie are drept scop atragerea unei clientele fidele prin:

diversificarea gamei de produse;

calitatea superioara a produselor;

aspect atragator al spatiilor comerciale;

amabilitatea personalului.

Tinand cont de acestea se urmareste depasirea concurentei.

Important este a se evalua progresul, tendintele dintr-o ramura de activitate fata de obiectivele afacerii. Aceasta pentru ca, daca anumite obiective nu pot fi atinse in timp oportun este nevoie de modificarea strategiei, a declaratiilor de intentie pentru ca afacerea sa se adapteze la realitatea mediului in care actioneaza.

Problema esentiala a micilor afaceri este finantarea, intrucat chiar si firmele mici de succes:

nu pot avea acces la pietele financiare organizate sau neorganizate, deoarece nu ofera suficienta garantie pentru eventualele efecte financiare pe care le-ar putea emite;

obtin greu finantari bancare pe termen lung, deoarece bancile considera riscanta actiunea de a investi in dezvoltarea unei mici afaceri;

In general, bancile sunt disponibile in a acorda doar credite curente.

Principalele coordonatele financiare care privesc activitatile micilor afaceri sunt:

acordarea unei atentii deosebite finantarii interne, a managementului fondului de rulment pentru ca firma sa ramana solvabila;

realizarea unor costuri comparativ mai scazute si a unei rotatii rapide a capitalului, pentru a putea supravietui.

Prin urmare, indiferent de dimensiunea unei afaceri, planificarea constienta sau inconstienta patrunde in toate domeniile acesteia. In adevarata economie de piata, a nu planifica inseamna a te indrepta spre esec.

Planificarea reprezinta gandirea sistematica in derularea afacerii pentru a imbunatati luarea deciziilor si a obtine rezultate mai bune.

Planificarea nu garanteaza succesul afacerii, dar:

ajuta firma:

F    sa-si anticipeze riscurile;

Lucrare: Legea Stefan-Boltzmann Document online: Trunchiul de piramida hexagonala regulata

F    sa fie pregatita pentru a face fata cat mai bine riscurilor, avand in vedere faptul ca si concurenta planifica;

ajuta investitorii, partenerii de afaceri sa aprecieze capacitatea managerilor afacerii de a:

F    diagnostica prezentul;

F    trasa obiectivele viitoare intr-o strategie realizabila;

F    analiza riscurile, pentru a face fata oricand acestora.

Ciclul de viata al micilor firme si expunerea la faliment

Rata de supravietuire a micilor firme este redusa. Un studiu efectuat indica faptul ca[1]:

37% din micile afaceri isi inceteaza activitatea in primele 6 luni;

46% pe parcursul unui an si jumatate.

Specialistii au elaborat o teorie a ciclului de viata a unei firme, considerand ca acesta cuprinde 4 stadii:

a)     stadiul formarii (experimentarii);

b)     stadiul cresterii (exploatarii);

c)      stadiul maturitatii;

d)     declinul.

Analiza stadiilor de viata a unei firme are la baza problematica financiara, respectiv:

necesarul de capital;

finantarea;

evolutia ratei de rentabilitate;

lichiditatea, solvabilitatea patrimoniala.

a) Stadiul formarii (experimentarii);

In primul stadiu de viata firma experimenteaza propria ei intrare pe piata, iar managementul trebuie sa fundamenteze cresterea viitoare:

F    fie datorita potentialului propriu;

F    fie pentru ca ramura este in expansiune.

Stadiul formarii, se caracterizeaza prin:

cresterea lenta a vanzarilor, profitului;

introducerea de noi produse;

patrunderea pe piete.

Cresterea segmentului de piata este un proces dificil, care nu poate continua decat o perioada limitata.

Proprietarul firmei in crestere trebuie:

sa cunoasca bine produsele, piata;

sa foloseasca metode administrative esentiale pentru un management eficient;

sa utilizeze permanent analiza financiara:

F    prin indicatori;

F    prin fluxul de lichiditati nete (cash - flow);

F    pe baza de bilant.

b) Stadiul cresterii (exploatarii);

In stadiul cresterii:

vanzarile cresc rapid, profitabilitate este ridicata;

are loc o extindere pe piata a produselor.

In acest stadiu se va acorda atentie deosebita:

analizei fondului de rulment;

analizei fluxului de lichiditati.

Scopul este cel de asigurare a echilibrului financiar.

In aceasta etapa nevoia de fonduri suplimentare de finantare exterioara este foarte mare.

Lipsa unei bune programari financiare, poate duce firma in imposibilitatea folosirii oportunitatilor existente pe piata.

In stadiul de crestere firmele pot apela la creditul bancar pentru a-si completa necesarul de finantat, modalitate care implica costuri si riscuri mari. Aceasta pentru ca micile firme nu pot face apel la economiile populatiei, nu pot apela la piata financiara.

In concluzie, chiar daca firma are un potential de crestere ridicat:

in primul rand, ea va fi supusa presiunii problemelor financiare ;

in al doilea rand, succesul unei afaceri genereaza noi concurenti pe piata, respectiv creste presiunea concurentiala;

in al treilea rand, profiturile ridicate pot determina un exces de capacitate de productie cu reversul sau:

F    imobilizari in noi mijloace fixe;

F    imobilizari in stocuri .

c) Stadiul maturitatii;

Se caracterizeaza prin:

stabilizarea dimensiunilor afacerii;

satisfacerea pe deplin a cererii pentru produsele vechi;

tendinta constanta a vanzarilor, costurilor, profiturilor;

potential de crestere scazut;

nevoie de capitaluri diminuata datorita rotatiei rapide a fondurilor, datorita costurilor reduse;

posibilitati mici de inovare, de procurare a noilor tehnologii, avand in vedere costul ridicat al acestora si imposibilitatea firmei de a influenta esential preturile produselor.

Ca atare:

F    volumul vanzarilor scade;

F    rata randamentului se diminueaza;

F    firma trebuie sa investeasca, iar unica posibilitate de finantare a obiectivelor sale sunt creditele bancare cu costurile lor ridicate.

Prin urmare se diminueaza substantial lichiditatea, solvabilitatea.

In lipsa unei strategii care sa imbine obiectivele de productie, de marketing, financiare se ajunge la declin, chiar faliment.

d) Declinul

Acest stadiu din viata firmei este definit de:

concurenta sporita;

saturarea cererii pentru produsele firmei.

Cauzele falimentelor micilor afaceri, identificate in SUA de firma Dun & Bradstreet, in urma analizei sectorului micilor firme, sunt[2]:

% din nr. total de falimente

incompetenta manageriala           44,4;

lipsa de experienta manageriala 16,8;

lipsa de experienta in finante si marketing                   15.8;

lipsa de experienta in procesul tehnologic                    14,9;

neglijenta                                       1,1;

frauda                                             0,6;

dezastre                                          0,6;

alte cauze                                       5,8.

Incompetenta manageriala este cauza principala a declinului firmelor, ea include neputinta de a anticipa recesiunea, tendintele nefavorabile ale sectorului de activitate.

Managerii ar trebui sa-si programeze activitatea, sa fie pregatiti atat pentru cresterea firmei cat si pentru recesiune.

Se poate spune ca, majoritatea firmelor vor avea succes atata timp cat vor detine atuul primului venit intr-un domeniu de afaceri. Realitatea a demonstrat ca, peste 60% din succesul firmelor occidentale se atribuie competentei managerilor.

Prin urmare, drumul unei mici afaceri poate avea o directie spre infernul necazurilor financiare sau o directie spre succes, prosperitate, transformand mica afacere intr-o firma cu marca prestigioasa . Dar pentru aceasta este nevoie de programare pas cu pas a operatiunilor curente, a obiectivelor strategice si de o informare permanenta despre exigentele cumparatorilor.

Oportunitati si obiective ale afacerii

Stabilirea evolutiei unei afaceri prin ciclul de viata nu constituie o lege economica, ci doar o ipoteza susceptibila de realizare.

Este foarte important pentru expansiunea unei afaceri sa fie:

sondate oportunitatile, respectiv ocaziile favorabile existente pe piata;

urmarite posibilitatile de dobandire a avantajelor comparative fata de competitori cum ar fi:

F    noutatea produsului, serviciului;

F    calitate de exceptie;

F    pret rezonabil;

F    conditii avantajoase de vanzare, respectiv:

credit comercial;

prima pentru desfacere;

remiza pentru plata imediata;

servicii la domiciliu.

Gasirea adevaratelor oportunitati si evitarea falselor oportunitati inseamna in prealabil a gasi raspunsul la urmatoarele intrebari:

daca oportunitatea afecteaza obiectivul firmei;

daca oportunitatea poate fi luata in considerare pentru strategia generala actuala a firmei;

daca oportunitatea necesita abordarea unui nou domeniu de activitate;

daca oportunitatea este compatibila cu resursele financiare.

Restrictia puternica a micilor afaceri o constituie capitalul disponibil limitat.

Exemplu:

La o firma de incaltaminte ar putea aparea o ocazie foarte profitabila de a obtine comenzi in domeniul confectiilor de piele, a incaltamintei de lux. Aceasta necesita fonduri substantiale pentru procurarea utilajelor necesare, fie din aporturile asociatilor, fie si din credite. Pe de alta parte, lansarea noilor produse ar afecta realizarea produselor existente, ajunse intr-o faza de maturitate, creand in firma o situatie financiara nefavorabila in conditiile in care produsele existente constituie o sursa foarte sigura de profit.

Se poate imagina un scenariu financiar pentru firma in cauza, dupa cum urmeaza:

lansarea noului produs va fi dificila si nu mai constituie o oferta care sa cucereasca piata, daca competitorul si-a consolidat pozitia pe piata, fapt ce va determina un decalaj evident intre incasari si plati, intre profiturile celor doi competitori;

vanzarea vechiului produs poate fi blocata datorita insuficientei fluxurilor financiare, iar intrucat durata de viata a produsului vechi este redusa, se va grabi faza de declin ceea ce determina:

F    probleme financiare suplimentare;

F    deficitul trezoreriei.

In concluzie, evaluarea si preluarea unei oportunitati existente trebuie sa fie prudenta. Firmele care sunt in proces de restructurare a capitalurilor disponibile trebuie sa refuze tentatia unei extinderi care nu promite fluxuri financiare substantiale.

Rolul primordial in dobandirea oportunitatilor il are informatia, iar pentru atingerea obiectivelor firmei trebuie realizat un program major pe termen lung, trebuie gandita o strategie.

Formularea strategiei este denumita programare strategica si impune intelegerea foarte clara a misiunii precum si a obiectivelor strategice.

Misiunea este motivatia existentei unei afaceri, este ceea ce isi propune afacerea. Misiunea trebuie sa descrie ariile majore de interes, scopul actiunilor intentionate, nevoile de baza ale pietei, valorile primordiale.

Firmele americane isi formuleaza misiunea pe indeplinirea responsabilitatilor firmei fata de grupuri importante de utilizatori:

clientii, fata de care isi propun prima responsabilitate;

actionarii fata de care isi formuleaza responsabilitatea finala.

Misiunea se concretizeaza in:

obiective generale;

obiective derivate, strategice.

Obiectivul general al unei afaceri este de a castiga un randament optim pentru capitalul investit prin:

cresterea profitului in mod continu;

gestionare prudenta si eficace a activelor.

Obiectivele strategice sunt repere aprofundate, delimitative ale factorilor care influenteaza ariile de activitate ale firmelor.

Orice afacere poate sa-si formuleze urmatoarele obiective:

profitul respectiv realizarea unui profit suficient pentru:

dezvoltarea afacerii;

stimularea participarii angajatilor la activitatea acesteia.

clientii oferirea unor produse si servicii de calitate ridicata pentru:

a se castiga respectul clientilor;

a obtine loialitatea clientilor.

noi domenii de interes intrarea in noi domenii de activitate sa se faca doar in momentul in care ideile coroborate cu tehnica, procesul de productie si marketingul sa asigure posibilitatea unei contributii necesare si profitabile in domeniu;

extinderea firmei sa se faca in limita procesului de crestere a profitului, asigurand obtinerea de bunuri care sa satisfaca nevoile reale ale clientelei;

personalul firmei urmarindu-se:

implicarea personalului pentru a asigura succesul afacerii;

asigurarea sigurantei si a satisfactiei muncii angajatilor.

managementul prin:

stimularea creativitatii, initiativei;

oferirea libertatii individuale de actiune in luarea deciziilor;

promovarea obiectivelor bine definite.

responsabilitatea si prestigiul social prin:

onorarea obligatiilor fata de societate;

crearea unor prilejuri de satisfactie;

sustinerea financiara a unor actiuni culturale, sportive, etc.

Se considera ca toate firmele trebuie sa-si stabileasca obiective pentru fiecare din urmatoarele arii de interes, domenii[3], astfel:

Toate acestea pot fi considerate factori de influenta asupra strategiei, si implicit asupra:

marimii afacerii;

scopului geografic al afacerii (local, national, international);

numarului si diversitatii activitatilor.

Strategia trebuie sa vizeze piata si consumatorii.