Documentul fundamental al planificarii afacerilor - planul de afaceri

Documentul fundamental al planificarii afacerilor - planul de afaceri

Definirea planului de afaceri

Progresele unei afaceri pot fi realizate, indiferent daca afacerea a fost initiata sau achizitionata, daca orientarea pe noul drum se concretizeaza intr-un plan de afaceri convingator si eficace de atragere a capitalului.

Planul de afaceri:

este documentul fundamental pentru orice afacere care:

F    ajuta pe actionari si manageri sa-si:

cristalizeze ideile;

stabileasca obiectivele;

masoare performanta in functie de obiectivele stabilite;

F    determina atragerea intr-o afacere a partenerilor, a investitorilor, a creditorilor, respectiv este magnetul care atrage capitalul din exterior pentru investitiile afacerii;

F    asigura credibilitatea afacerii in fata angajatilor creand motivatiile sociale si materiale ale angajarii in afacere.

precizeaza intentiile proprietarilor afacerii, caile si metodele de realizare de catre manageri a intentiilor proprietarilor, rezultatele anticipate in derularea afacerii intr-o perioada viitoare de timp;

este o harta care, pe o piata plina de schimbari si evolutii, unele previzibile, altele nu, indica o cale viitoare a afacerii, punctele de reper, elementele ajutatoare in derularea afacerii, masurile pregatitoare in intampinarea schimbarilor neprevazute in orizontul afacerii.

este rezultatul unui proces continuu de planificare:

F    la firmele mari implicand participarea tuturor nivelelor de organizarea si a managerilor care dirijeaza procesul planificarii;

F    la firmele mici planificarea fiind efectuata de insusi proprietarul afacerii.

Important este faptul ca procesul planificarii afacerii ii ajuta pe manageri la indeplinirea rolului esential, respectiv invingerea concurentei.

Dar, un plan de afaceri:

nu este o schita rigida, fixa, de nemodificat, a viitorului afacerii intrucat:

F    realitatea poate fi alta decat asteptarile ;

F    evenimentele din viata afacerii, chiar daca sunt planificate pot merge prost, pot avea efecte neprevazute pentru o anumita strategie, pentru un anumit scenariu.

nu este un model pentru succesul unei afaceri, deoarece sub influenta factorului timp elementele preconizate care determina succesul se pot modifica.

Importanta planului de afaceri

In tarile cu economie de piata, marii investitori aleg doar cateva din propunerile de investitii care le sunt prezentate. Astfel, se apreciaza ca din propunerile de investitii, investitorii:

resping 60% in prima jumatate de ora;

iau in considerare 15%;

ajung in faza de negocieri cu 5%, si aceasta datorita planului de afaceri care trezeste interesul, perceptia investitorului potential asupra capacitatii de a fi gestionata afacerea.

In situatia in care un potential investitor a ales o afacere, el vrea sa fie sigur:

ca echipa de management a facut analize critice asupra punctelor slabe si tari a afacerii, asupra riscurilor si oportunitatilor;

ca probabilitatea de succes este mare.

Planul de afaceri este utilizat in principal, pentru obtinerea capitalului, pentru incheierea acordurilor cu partenerii de afaceri, acorduri care implica relatii pe termen lung, pentru necesitati interne ale conducerii firmei.

Pana nu de mult, planul de afaceri constituia garantia in obtinerea creditului bancar la firmele care nu detineau active cu care sa poata garanta si care nu aveau rezultate financiare concludente din perioada trecuta.

In prezent, rolul planului de afaceri a crescut, acesta incepand a fi utilizat de catre:

creditorii bancari, ca o garantie in plus a capacitatii unei afaceri in a achita creditele si dobanzile;

partenerii de afaceri pe termen lung.

Totusi, inca a mai ramas convingerea ca planul de afaceri este un demers academic care nu foloseste, motiv pentru care unii manageri evita sa-l intocmeasca prejudiciindu-si interesele.

Un plan de afaceri bun ajuta proprietarii si managerii:

sa cunoasca pozitia pe piata a afacerii in raport cu concurenta;

sa stabileasca obiective realiste;

sa identifice riscurile;

sa aloce resursele pentru avantaje maxime;

sa-si imbunatateasca experienta profesionala;

sa fie gata de a face fata pericolelor neprevazute;

sa supravegheze realizarea performantelor afacerii;

sa ia masuri pentru realizarea obiectivelor periclitate;

sa cunoasca de cat capital suplimentar si cand au nevoie de el;

sa obtina capitalul.

Pe scurt, planul de afaceri este un document care:

prezinta potentialul de crestere a afacerii;

descrie firma, echipa de conducere;

arata produsele, piata, tehnologiile, modalitatile de vanzare si promovare;

prezinta situatia financiara trecuta si prezenta.

preconizeaza derularea viitoare a afacerii.

Cerintele planului de afaceri

Principalele cerinte ale planului de afaceri sunt:

sa fie revizuit si actualizat cel putin anual sau ori de cate ori este nevoie;

sa fie realist in ceea ce priveste problemele si obstacolele;

sa fie un material de reclama al unei afaceri pentru ca aceasta sa-si atinga obiectivele.

Un plan de afacere are succes daca transmite mesaje credibile despre un potential in crestere a firmei.

Pentru a-si atinge scopurile, planul de afaceri presupune:

prezentarea intentiilor firmei pentru viitorul apropiat sau mai indelungat;

redarea obiectivelor si a certitudinii indeplinirii lor;

transmiterea faptului ca realizarea planului de afaceri va satisface asteptarile celor interesati.

Utilizatorii planului de afaceri

Nu exista un model universal de plan de afaceri, acesta fiind diferit:

de la o firma la alta;

in cadrul aceleiasi firme, in functie de scopul urmarit, precum:

F    obtinerea unui credit bancar;

F    castigarea unei piete de desfacere;

F    fuziune etc.

Planurile de afaceri se intocmesc pentru un public specific, pentru persoane direct interesate care urmaresc modul in care se desfasoara activitatea, cum ar fi:

managerii de la orice nivel care trebuie sa cunoasca informatii detaliate si realiste necesare luarii deciziilor;

creditorii financiari, investitorii care urmaresc perspectivele afacerii;

proprietarii investitori care sunt interesati de profiturile viitoare.

Interesele fiecarui utilizator determina ca procesul de planificare sa fie complex si extrem de "politizat" in functie de interesele celor direct implicati, obtinandu-se rezultate care nu pot satisface in mod egal pe toti utilizatorii. Motive ale utilizatorilor care justifica intocmirea planului de afaceri pot fi: mas-media, clientii, concurenta, furnizorii etc.

Datorita diversitatii utilizatorilor si a diversitatii intereselor, planurile de afaceri sunt intocmite in mai multe variante:

1. varianta confidentiala, destinata:

managerilor principali;

proprietarului principal;

cumparatorului potential;

2. varianta partiala, axata pe:

fluxul de lichiditati;

structura capitalului;

3. variante partiale destinate managerilor filialelor, sucursalelor;

4. variante fara informatii confidentiale destinate pentru informarea generala a:

actionarilor minoritari;

analistilor financiari.

Fiecare categorie de utilizatori prezinta anumite prioritati in functie de care analizeaza un plan de afaceri:

managerii firmei sunt interesati:

sa aiba o viziune generala asupra afacerii;

sa stabileasca termene, repere pentru a monitoriza performantele firmei;

sa identifice potentiale probleme in derularea afacerii;

sa descopere din timp tendintele pietii.

creditorii financiari doresc sa cunoasca:

nivelul capitalului solicitat;

scopul folosirii acestuia;

previziunile fluxului de numerar pentru a estima probabilitatea platii la termen si in cuantumul stabilit a ratelor de credit si a dobanzilor;

garantiile colaterale care pot fi aduse de firma.

investitorii sunt interesati de:

dovada obtinerii unui profit ridicat din investitia alocata (25% - 60% anual pe o perioada de 3 - 8 ani);

istoricul firmei, piata, manageri;

fezabilitatea previziunilor;

calitatea managementului;

modalitatea de recuperare a investitiei (prin vanzarea pe piata financiara, etc).

partenerii de afaceri sau alti utilizatori au prioritati diferite, de la caz la caz, insa, in principal, urmaresc cunoasterea seriozitatii partenerului cu care isi deruleaza afacerea. Se solicita planul de afaceri ca baza la incheierea acordurilor de cooperare intre firme:

in domeniul cercetarii - dezvoltarii produselor, marketingului (de regula, daca acordul se incheie intre o firma mare si una mica in crestere);

in domeniul achizitiei, fuziunii intre firme (fiecare firma solicita planul de afacere al celeilalte firme);

in domeniul distributiei (firmele cu renume solicita planul de afaceri firmelor mai putin cunoscute, pentru a-si inlatura indoielile).

Etapele intocmirii planului de afaceri

Planificarea afacerii urmeaza, de regula, urmatoarele etape:

a)     Cunoasterea mediului economic in care functioneaza afacerea, stabilindu-i locul in acest context;

b)     Identificarea sanselor si riscurilor viitoare;

c)      Stabilirea obiectivelor;

d)     Determinarea optiunilor;

e)     Evaluarea necesarului de resurse;

f)      Proiectarea de scenarii;

g)     Alegerea variantei optime pentru strategia desemnata;

h)     Lansarea planului de afaceri si realizarea performantelor stabilite in planul de afaceri.

a) Cunoasterea mediului economic in care functioneaza afacerea si stabilirea locului acesteia asigura determinarea urmatoarelor problematici care implica succesul afacerii:

previziunea factorilor externi si influenta acestora asupra afacerii;

identificarea punctelor forte si slabe a afacerii;

cunoasterea persoanelor implicate in procesul decizional.

Mediul afacerii cuprinde factori si forte care se afla in afara posibilitatii de control a firmei, dar care afecteaza afacerea.

Factorii (fortele) aflati in afara controlului firmei sunt complecsi si numerosi, precum:

Factori (forte)	Motivatia cunoasterii
Sistemul politic (Exemplu: politica fiscala, monetara, economica):	Investitorii apreciaza stabilitatea; Influenteaza: aparitia riscurilor; atitudinea clientilor, furnizorilor.
Sistemul juridic si judecatoresc (exemplu: actele normative, impartialitatea judecatorilor)	Pentru investitori este importanta respectarea standardelor internationale; Imprevizibilitatea solutiei judecatoresti partinitoare ii indeparteaza pe investitori.
Performantele economice (exemplu: inflatie, crestere economica, somaj, deficitul balantei de plati, balanta comerciala)	Influenteaza: cererea viitoare; deciziile concurentei; atitudinea investitorului; atitudinea partenerilor de afaceri; deciziile guvernului, etc.
Tendintele ramurii economice	Indica: sansele; riscurile viitoare. Lucrare: Legea Stefan-Boltzmann Document online: Trunchiul de piramida hexagonala regulata Influenteaza comportamentul concurentei.
Tendintele sistemului socio-cultural (exemplu: sanatatea, educatia, locuintele)	Determina alegerile managerilor pentru noi amplasamente; Influenteaza investitorii.
Dezvoltarea tehnologica	Determina evolutiile: produselor; cererilor viitoare; competitivitatii afacerii; concurentei. Influenteaza atitudinea investitorilor.
Evolutiile pe piata a fortei de munca	Influenteaza: oferta de personal calificat; costurile viitoare, relatiile de munca in viitor.
Evolutiile pe piata financiara	Determina: posibilitatea obtinerii de fonduri pentru capitalul social si pentru finantarea datoriilor; atitudinea concurentei si a partenerilor de afaceri.
Evolutiile pe piata imobiliara	Influenteaza: existenta si costul infrastructurii; valoarea garantiilor, valoarea viitoare a chiriei.

Cunoasterea mediului afacerii asigura obtinerea unei evaluari detaliate, complete si oneste asupra punctelor forte si slabe ale afacerii in calitatea sa de concurent pe piata, ceea ce este de fapt scopul diagnosticarii afacerii.

Un plan de afaceri bun asigura ca firma:

sa beneficieze la maxim de punctele forte;

sa diminueze pagubele viitoare cauzate de punctele slabe.

Trebuie stabilita o diagnoza corecta a afacerii care sa raspunda la urmatoarele intrebari:

ce face firma?

cat de bine face ceea ce face?

exista vreun concurent care realizeaza mai bine acest lucru?

ce rezerve sunt necesare firmei?

care sunt efectele depasirii punctelor slabe si a maximizarii punctelor forte?

O modalitate de analizare a punctelor forte si a punctelor slabe este identificarea factorilor principali de succes si stabilirea gradului de participare a acestora la afacere.

Factorii de succes in general pot exista sub diverse forme, precum:

Factorul "oameni" concretizat in:

idei, exemplu: creativitatea in produse tehnologice;

atitudini, exemplu: fidelitate, motivatie;

valori, exemplu: implicare totala pentru asigurarea calitatii;

influenta, exemplu: acces la principalii factori de decizie.

Factorul "sistem" concretizat din exterior in:

informatii, exemplu: baza de date;

comercializare, exemplu: capacitatea de a initia o noua afacere atractiva;

distributie, exemplu: capacitatea de a distribui produse cu viata scurta.

Factorul flexibilitate operationala, exemplu: ziarul care prezinta anumite evenimente se vinde mai repede.

O particularizare a factorilor de succes ar putea fi redata prin:

imbunatatirea continua a produsului;

activitate tehnica de inalt nivel;

situarea clientului si a intereselor acestuia pe primul plan;

obtinerea de produse orientate spre piata;

integritate profesionala.

Factorii de succes in afaceri se exprima in indicatorii:

profit pe unitate vanduta;

vanzari pe angajat;

active circulante raportate la capital;

costuri de distributie, marketing;

rebuturi raportate la productie etc.

b) Identificarea sanselor, riscurilor viitoare

Evolutiile viitoare ale unei afaceri pot fi aducatoare de profit sau pot pune in pericol continuitatea afacerii.

Prin planificare se evalueaza sansele viitoare in vederea valorificarii lor, se iau masuri impotriva riscurilor.

Valorificarea sanselor viitoare poate fi realizabila in urmatoarele conditii:

cunoscand locul si timpul in care pot aparea sansele;

Pentru aceasta se pot obtine informatii oferite prin:

analiza mediului in care functioneaza afacerea si anume a fortelor si factorilor aflati in afara posibilitatii de control a firmei;

analiza afacerii, stabilind diagnoza firmei.

Zonele de aparitie a sanselor pot fi in toate stadiile de desfasurare a afacerii (aprovizionare - productie - vanzare), dar si in caracteristicile produsului, sistemului de distributie, ale resurselor, ale pietii, ale managementului.

Exemplu: Referitor la produs, daca din analiza reiese ca se produce ceea ce doreste clientul, rezulta ca exista sanse de:

obtinere a unor vanzari mai mari;

realizarea de costuri mai mici;

castigarea pozitiei pe piata.

Din aceeasi analiza, privind insa din punct de vedere al riscurilor, rezulta ca exista aceleasi zone de aparitie a riscurilor unei afaceri.

Exemplu: Referitor la produs, daca din analiza reiese ca apar semne de pierdere a atractivitatii  sau competitivitatii produsului, inseamna ca exista riscuri de:

realizarea unor vanzari diminuate;

producerea unor costuri mari;

pierderea pozitiei pe piata.

2. afland care sunt cele mai mari sanse, adica afland acele sanse care duc la cea mai profunda imbunatatire a performantelor financiare a afacerii in conditiile determinarii efectelor mediului in care functioneaza afacerea asupra celor mai mari sanse;

Privind din punct de vedere al riscurilor trebuie analizate punctele slabe ale afacerii pentru stabilirea riscurilor majore care au cel mai mare impact asupra deteriorarii performantelor financiare ale afacerii.

Motivul planificarii este tocmai:

de a profita de sansele ivite care imbunatatesc  performantele si asigura realizarea obiectivelor afacerii;

de a asigura protectie impotriva riscurilor care reduc performantele si impiedica realizarea obiectivelor afacerii.

3. actionand astfel incat sansele cele mai mari sa devina efective.

Masurile impotriva riscurilor pot fi luate daca:

se stabilesc cand si unde pot aparea riscurile (zonele de aparitie a riscurilor);

se pregateste, se protejeaza afacerea impotriva riscurilor celor mai mari;

se actioneaza pentru evitarea producerii riscurilor sau pentru reducerea impactului acestora.

c) Stabilirea obiectivelor

Obiectivele reprezinta busola, ghidul planificatorului, sunt traduse din declaratia de intentie a firmei care defineste in termeni generali politica firmei, precum si sarcina conducerii firmei.

Obiectivele unei afaceri, pentru a fi utile, trebuie sa indeplineasca urmatoarele conditii:

sa fie exprimate in termeni operationali, adica sa fie cuantificabile, iar rezultatele lor sa fie masurabile;

Exemplu: maximizarea profitului prin cresterea cu 10% a vanzarilor produselor.

sa fie realiste si formulate in mod clar;

Exemplu: dominarea pietii prin mentinerea unei ponderi pe piata de 25%.

sa fie compatibile cu celelalte obiective, adica realizarea unui obiectiv sa nu impiedice realizarea altui obiectiv;

Daca nu sunt compatibile, planificatorul trebuie sa cunoasca care dintre obiective au prioritate, exemplu:

a)     cresterea cu 10% a vanzarilor la produsul X;

b)     mentinerea ponderii pe piata de 25% a produsului X, care necesita o reducere de pret.

De aici rezulta ca prioritate are obiectivul b) chiar daca temporar se abandoneaza obiectivul a).

sa fie consecvente, adica pe intreaga perioada de realizare a planului, obiectivele trebuie sa se refere la aceleasi elemente - exemplu: profituri, randamente, vanzari - in situatia in care nu exista un motiv serios de schimbare.

Procesul de stabilire a obiectivelor difera de la o firma la alta, iar in cadrul aceleiasi firme obiectivele trebuie stabilite pentru fiecare centru de planificare, definite la diferite niveluri ale firmei.

Indiferent de marime, firmele care au mai multe centre de planificare initiaza procesul de stabilire a obiectivelor de jos in sus (chiar daca este neoficial) in scopul asigurarii:

realismului obiectivelor,

identificarii complete a obiectivelor cu planul.

Obiectivele firmei trebuie sa reflecte scopul afacerii si sa fie in numar mic.

Acestea pot fi prezentate:

in termeni cantitativi, care de regula au prioritate;

Exemplu: cresterea profitului cu 20%.

in termeni calitativi, putand fi:

F    subordonate obiectivelor cantitative;

Exemplu: imbunatatirea imaginii publice a firmei, dar in conditiile in care profitul nu scade sub 7% pe an.

F    prioritare obiectivului cantitativ.

Exemplu: imbunatatirea imaginii publice, indiferent de nivelul profitului.

Obstacole in calea realizarii obiectivelor pot fi:

limitari externe ale afacerii, precum:

F    legi, reglementari (privind licentele, protectia, concurenta, exporturile);

F    opinia publica (exemplu: poluarea);

F    reactia concurentei (exemplu: pozitia acesteia pe piata).

limitari interne ale afacerii, precum:

F    lipsa personalului calificat;

F    costul ridicat al realizarii unui obiectiv;

F    tensiuni sociale.

In timpul planificarii unele limite sunt:

absolute, neputand fi eliminate (exemplu: cele exterioare);

altele pot fi depasite, dar implica costuri suplimentare (exemplu: angajarea unor experti pentru a face lobby in scopul modificarii reglementarilor).

d) Determinarea optiunilor unei afaceri

Pachetul de masuri concepute pentru realizarea obiectivelor constituie optiunile unei afaceri.

Pentru realizarea unui obiectiv o firma are, de regula, mai multe optiuni. Exemplu: marirea rentabilitatii financiare prin reducerea preturilor, cresterea calitatii, patrunderea pe noi piete.

Forma standard a analizei optiunilor cuprinde referiri despre:

produse si piete;

operatiuni;

marketing si distributie.

Analiza optiunii "produse si piete" are in vedere raspunsul la urmatoarele intrebari:

care produse, respectiv:

F    ce produse doresc clientii;

F    ce asteapta clientii;

F    cate produse se pot vinde;

care piete ofera vanzarile asteptate ale produsului;

care preturi sunt bune pentru a vinde produsele.

Analiza optiunii "operatiuni" se refera la ceea ce produce firma si la modul in care se produce. Pentru aceasta se impune divizarea operatiunilor in componentele logice, adica in;

F    fazele procesului de productie (aprovizionare, productie, control);

F    servicii functionale (achizitie, productie, depozitare).

Fata de acestea se urmareste definirea optiunii legate de:

F    tehnologie si echipamentele existente;

F    de forta de munca existenta;

F    de controlul calitatii.

Important este ca analiza optiunilor sa fie cu referire atat la aspectele tehnice cat si la cele financiare ale functionarii. Exemplu: o tehnologie poate fi ieftina, dar este veche si impune piese de schimb greu de gasit sau angajatii o considera dificila.

Analiza optiunii "marketing si distributie" asigura cunoasterea felului in care:

F    clientii sunt determinati sa cumpere produsele fabricate potrivit optiunii;

F    produsele sunt deplasate fizic de la firma la client;

F    se indeplinesc conditiile pentru serviciile acordate clientilor.

Rezultatul deciziilor depinde de stabilirea corecta a pretului, piata fiind cea care indica ceea ce doreste clientul.

e) Evaluarea necesarului de resurse

Optiunilor de afaceri li se asociaza un cost dat de resursele necesare pentru realizarea lor. Optiunile de afaceri se concretizeaza in profiturile realizarii obiectivelor.

Resursele unei afaceri sunt:

capitalul (resursele monetare);

oamenii;

reputatia.

Exista opinii ca resursele afacerii ar fi numai capitalurile (resursele monetare), intrucat avand capital o afacere isi poate procura si celelalte resurse cu ajutorul lui.

Contrar acestei opinii se sustine ca:

unii oameni cu pregatire speciala ar putea sa nu fie atrasi de capitaluri (resurse monetare);

unele calitati omenesti (loialitate, entuziasm, creativitate) nu pot fi cumparate, putand insa, sa fie incurajate, dezvoltate;

deteriorarea reputatiei unei afaceri costa mai mult decat capitalul necesar pentru castigarea reputatiei.

Prudential, firma trebuie sa-si planifice resursele necesare optiunilor atat in unitati monetare cat si in alte resurse nemonetare care sunt dobandite, sporite prin cheltuirea resurselor monetare.

Exemplu:

infiintarea unui serviciu a relatiilor cu publicul care sa previna deteriorarea imaginii pe piata a afacerii;

dezvoltarea activitatilor de identificare a persoanelor care detin calificarea necesara.

f) Proiectarea de scenarii

In aceasta etapa se utilizeaza foile de calcul pentru evaluarea optiunilor si proiectia performantelor operationale si financiare, determinandu-se:

fluxurile viitoare de lichiditati;

informatiile critice;

indicatorii necesari in analiza.

In planificare, foile de calcul standard cuprind urmatoarele componente:

situatia veniturilor (a profitului si pierderilor) pe o perioada data de timp;

bilantul la o data specifica;

situatia fluxului de lichiditati;

indicatorii financiari.

Datele din foile de calcul standard sunt in functie de informatiile obtinute din etapele anterioare.

Proiectarea optiunilor diferite inseamna proiectarea costurilor si profiturilor fiecarei optiuni, evaluandu-se impactul modificarii ipotezelor asupra afacerii.

Costul unei optiuni este dat de necesarul de resurse, putand fi:

costul direct in resurse monetare:

F    costul investitiei;

F    costul intreruperii activitatii,  etc.

costul in termeni de resurse umane:

F    costul pregatirii angajatilor;

F    costul recrutarii personalului;

F    costul grevelor, etc.

costul in termeni de reputatie:

F    costul garantiei;

F    costul reducerilor de pret;

F    costul castigarii unui segment de piata, etc.

Costul in unitati monetare, de regula este usor de stabilit. Cand exista incertitudine se mai adauga o suma suplimentara.

Costul in alte resurse poate fi greu de stabilit. Exemplu: angajati nemultumiti care recurg la greve, sesizari ale angajatilor la adresa patronilor (la vanzari ilegale), etc..

Profitul optiunii reprezinta resursele noi generate de afacere putand fi:

profitul direct in resurse monetare (flux de lichiditati);

Exemplu:

F    cresterea vanzarilor;

F    reduceri de costuri;

F    intrarea intr-o categorie inferioara de impozitare;

profitul in termeni de resurse umane.

Exemplu:

F    acceptarea de catre clienti a cresterii preturilor;

F    cresterea vanzarilor catre clienti fideli.

Analiza costurilor si profiturilor optiunilor urmareste efectul acestora asupra fluxului de lichiditati a firmei, asociindu-i riscurile fiecarei optiuni valabile.

Exemplu:

doua optiuni pot avea rezultate similare pentru fluxul de lichiditati, dar una, datorita riscurilor pe care le implica, poate necesita mai multe resurse;

costurile si profiturile unei optiuni pot fi mai usor de estimat decat costurile si profiturile altor optiuni.

Evaluarea optiunilor poate fi facuta prin mai multe metode de evaluare:

metoda valorii prezente, care consta in actualizarea la valoarea prezenta a fluxurilor de lichiditati, folosind randamentul minim necesar pentru o investitie;

Metoda este folosita cu precautie intr-un mediu extrem de incert si cand marea parte a lichiditatilor se produce in viitorul indepartat.

metoda perioadei de recuperare, constatand in determinarea lichiditatilor necesare care echivaleaza cu costul investitiei initiale;

Prin aceasta metoda se arata cat de repede poate fi recuperata o investitie. Metoda se recomanda intr-un mediu cu risc mare.

metoda care indica rata de actualizare, la care intrarile si iesirile viitoare de lichiditati sunt egale.

Daca rata de actualizare este mai mare decat randamentul minim anticipat al firmei, inseamna ca optiunea corespunde acestui criteriu principal al investitiei.

Metoda are urmatoarele dezavantaje:

F    utilizare redusa intr-un mediu extrem de incert;

F    ignora marimea investitiei.

g) Alegerea variantei optime pentru strategia desemnata

Strategia reprezinta metodele, modurile de abordare, politicile care permit firmei sa-si realizeze obiectivele, constand din optiuni si actiuni tactice.

Optiunea este un element al strategiei.

Prin planificare trebuie desemnate optiunile care realizeaza obiectivele firmei.

Optiunile recomandate pentru a fi alese trebuie sa corespunda urmatoarelor cerinte:

compatibilitatea cu alte optiuni urmarite in firma;

oportunitatea momentului in care se concretizeaza optiunea (Exemplu: marirea pretului);

efectul minim al unei optiuni asupra altei optiuni considerata in firma mai oportuna;

risc minim al afacerii datorita insuccesului optiunii;

risc minim de mediu atat pentru viitorul apropiat, cat si pentru cel indepartat.

Strategia desemnata va asigura succesul afacerii pe piata, daca la alegerea ei sta cunoasterea pietei si intelegerea ei.

Strategiile care nu tin seama de piata sunt inutile.

Strategia eficienta se caracterizeaza prin faptul ca:

reflecta scopul, obiectivele firmei;

se bucura de sprijinul conducerii firmei;

are succes pe piete cunoscute si intelese;

dezvolta punctele forte si elimina punctele slabe;

profita de sansele viitoare protejand afacerea impotriva pericolelor;

urmareste obiective, resurse realiste;

cuprinde optiunile cele mai avantajoase, verificate impotriva riscurilor;

este cunoscuta si sprijinita de toti angajatii;

este exprimata in termeni operationali;

este reevaluata periodic, revizuita pentru a fi valabila in continuare;

este ghidul cel mai realist si cel mai promitator pentru succesul si prosperitatea pe piata a afacerii.

h) Lansarea planului de afaceri si realizarea performantelor stabilite

In cadrul acestei etape a procesului de planificare are loc transformarea masurilor care formeaza optiunea si a  celor independente in sarcini specifice cu stabilirea responsabilitatilor pentru fiecare sarcina.

Cu alte cuvinte are loc:

identificarea sarcinilor;

stabilirea responsabilului pentru fiecare sarcina;

stabilirea termenului de realizare a fiecarei sarcini.

Calitatea unui plan de afaceri depinde de:

profesionalismul planificatorului;

sprijinul continuu din partea conducerii.

La afacerile mici conducatorii sau chiar proprietarii se implica foarte mult in elaborarea planului.

La firmele mari conducerea trebuie:

sa controleze unele etape de elaborare a planului definind scopul afacerii, aproband obiectivele, aproband optiunile de afaceri;

sa aprobe planul de afaceri.

Lansarea planului de afaceri consta in prezentarea acestuia angajatilor firmei, acestia fiind cei care duc planul de afaceri la bun sfarsit.

Prin lansarea planului managerii explica:

modificarea politicilor interne ale firmei pentru a putea fi acceptate (Exemplu: noi criterii salariale, noi criterii de evaluare a performantelor etc.);

modificarea politicilor externe ale firmei pentru a evita erorile si confuziile (Exemplu: noi garantii pentru produse, noi termene de vanzare, reclame etc.).

Totusi, conducerea superioara a firmei pastreaza secretul unor decizii strategice pana in momentul incheierii anumitor etape. Exemplu:

la cumpararea unei alte afaceri;

la vanzarea, lichidarea unei afaceri;

la introducerea unui nou produs.

Caile de informare a angajatilor pot fi:

sedinte cu managerii la diferite niveluri care apoi isi informeaza subordonatii;

reviste, buletine informative.

La firmele mici, in general, angajatii sunt informati in mod neoficial.

Prezentarea si urmarirea planului de afaceri

Prezentarea planului de afaceri

Planul de afaceri, unul dintre cele mai importante documente elaborate de firma, trebuie prezentat in functie de cei interesati, respectiv:

proprietarii vor sa cunoasca in ce masura afacerea vine in intampinarea asteptarilor lor, urmarind, de regula, randamentul investitiei;

Ei sunt interesati de toate detaliile privind modul de realizare a planului, fiind de fapt cei mai pretentiosi dintre utilizatorii planului de afaceri.

managerii firmei cunoscand ceea ce se asteapta de la ei, vor fi interesati asupra modului de realizare al obiectivelor;

angajatii sunt interesati asupra modului in care politica salariala definita le satisface cerintele;

investitorii vor sa cunoasca daca investitia lor in afacere este sigura si profitabila.

Cei interesati apreciaza un plan bine structurat care:

prezinta un sumar corespunzator al principalelor caracteristici (unii utilizatori citesc numai sumarul si proiectiile financiare);

reda logic continutul planului;

prezinta cuprinsul sectiunilor tehnice, acestea fiind interesante numai pentru anumiti utilizatori.

Rezultatele unei planificari competente pot fi anulate printr-o prezentare neadecvata a planului daca:

prezentarea nu este concisa, clara;

limbajul nu este direct, nu este simplu;

se foloseste stilul pasiv;

exista abundenta in detalii etc.

Conducerea superioara si proprietarii au acces la intregul plan centralizat, insa probabil nu vor citi toate detaliile prevazute in plan si anexe.

Persoanele raspunzatoare pentru indeplinirea unor sarcini specifice, primesc instructiuni detaliate pe acea sectiune, nu pe intregul plan.

Urmarirea rezultatelor planului de afaceri

Planul de afaceri va deveni un puternic instrument de management daca:

se compara rezultatele actuale ale firmei cu sarcinile de plan, in termeni de performanta, functionare, finantare;

se iau masurile corespunzatoare de corectie.

Comparatiile intre datele de plan si cele realiste trebuie sa fie:

relevante, urmarindu-se pentru aceasta respectarea a doua reguli de baza:

compararea datelor prognozate cu mediile sectorului, cu evolutiile nedorite pentru a stabili ceea ce este relevant in contextul planificat;

evitarea aglomerarilor de date, asigurand informatiile semnificative pentru obiectivul ales.

Niveluri diferite ale datelor sunt relevante la niveluri diferite de organizare.

oportune, existand din acest punct de vedere doua reguli de baza:

urmarirea frecventa a datelor principale care difera de la firma la firma sau pe durata vietii unei firme;

Datele principale difera de la un domeniu la altul - exemplu: producerea automobilelor, turismul, consultanta, etc. - dar si pe durata vietii unei afaceri - exemplu: stadiul formarii (experimentarii), stadiul maturitatii, etc. - sau mai concret:

F    in faza pregatitoare se vor urmari costurile, evolutiile in termeni fizici;

F    in faza de exploatare se vor urmari: productia, vanzarile, profitul, fluxul de lichiditati.

transformarea informatiilor in date exacte in timp oportun pentru luarea deciziilor corespunzatoare.

Exemplu: intarzierile la raportarile fluxului de lichiditati pot determina pierderi financiare majore, mai ales in perioadele de variatie a ratei dobanzilor, a ratei de schimb.

clare, existand si din acest punct de vedere doua reguli de baza:       

sa fie masurate nu estimate;

sa fie stabilite gradele de precizie folosind:

F    unitati individuale (la masini, cladiri);

F    cifre globale (exemplu: hectolitri bere nu sticle de bere, tone de paine nu bucati de paine etc.).

Luarea masurilor corespunzatoare de corectie se face in cazul aparitiei unor situatii neprevazute care pot afecta in mod pozitiv sau negativ afacerea. Esential este ca in astfel de situatii planificatorul, cunoscand modelul de planificare si informatiile privind functionarea si finantarea la zi a afacerii, va concepe noi scenarii care permit conducerii afacerii sa ia decizii adecvate.

Planul de afaceri trebuie sa se adapteze la schimbari:

ale mediului;

legate de concurenta;

legate de piata;

in cadrul firmei.

Urmarirea realizarii planului de afaceri alerteaza managerii in privinta schimbarilor intervenite si a masurilor care trebuie luate.

Este probabil ca rezultatele proiectiilor de plan sa necesite a fi modificate. De aceea, urmarind rezultatele planului se pot rezolva situatiile neprevazute, se poate revizui planul prin:

verificarea valabilitatii obiectivelor, revizuindu-le daca este necesar;

stabilirea valabilitatii anumitor anumite limite, a optiunilor, identificand alte optiuni daca este cazul;

evaluarea efectelor modificarilor anterioare asupra resurselor necesare;

elaborarea de scenarii cu noile modificari, testand capacitatea de raspuns corespunzatoare;

verificarea valabilitatii strategiei, revizuind-o daca e cazul;

verificarea valabilitatii masurilor, sarcinilor, responsabilitatilor, revizuindu-le daca e necesar;

obtinerea aprobarilor la nivel corespunzator pentru modificarile efectuate;

lansarea, aducerea la cunostinta a modificarilor efectuate catre angajatii implicati.

Cadrul logic al planului de afaceri

Strategia desemnata este cuprinsa intr-un cadru logic care constituie planul de afaceri. Cadrul logic al planului de afaceri si elementele pe care trebuie sa le cuprinda sunt:

1. planul pentru produse si pentru piata:

defineste produsele si pietele in baza unor ipoteze (produse, preturi, concurenta, conditii clienti);

exprima obiectivele in termeni de vanzari si de ponderi de piata;

isi realizeaza obiectivele prin planul operational de activitati si planul de marketing si de distributie.

2. planul operational (de activitati):

prezinta detaliat modul in care sunt planificate a fi produse bunurile destinate vanzarii pe piata in baza unor ipoteze precum: costuri, capacitate, tehnologie, productivitate, resurse, organizare, conducere etc.;

exprima obiective in termeni de productie, costuri si productivitate;

stabileste masuri pentru realizarea obiectivelor (exemplu: investitii, reducerea costurilor, scolarizare, organizare);

are drept tinta realizarea obiectivelor cantitative pentru fiecare masura.

3. planul de marketing si distributie:

prezinta detaliat modul de planificare in vanzari si in distributie in baza unor ipoteze precum metode, cai, costuri, productivitate, resurse, conducere, organizare etc.;

exprima obiective in termeni de vanzari, venituri si costuri;

stabileste masuri de realizare a obiectivelor (exemplu: stabilirea preturilor, reclama, servicii de distributie, organizare, scolarizare etc.);

are drept tinta realizarea obiectivelor cantitative pentru fiecare masura.

Modul de finantare a planului operational si a celui de marketing si de distributie este redat prin planul financiar.

4. planul financiar:

prezinta detaliat resursele necesare realizarii celor doua planuri, modul in care se poate face fata unei penurii de resurse externe. Acestea sunt prezentate in baza unor ipoteze: venituri, costuri, rata dobanzilor, inflatie, investitii etc.;

exprima obiective in termeni de profit, flux de lichiditati, indicatori financiari;

stabileste masuri de realizarea a obiectivelor (Exemplu: incasarea creantelor, reducerea costurilor, rate mai mici ale dobanzilor la datorii etc.);

are drept tinta realizarea obiectivelor financiare pentru fiecare masura.

Planul financiar

Planul financiar este parte a oricarui plan de afaceri, indicand:

F    modul in care se va plati pentru strategiile alese, pentru optiunile, activitatile afacerii;

F    in ce masura firma poate sa satisfaca asteptarile proprietarilor, in perioada de referinta a planului.

Planul financiar serveste la demonstrarea calitatii managerului financiar - problema esentiala pentru finantatorii externi care:

F    verifica cu prioritare planul financiar pentru a stabili daca acesta corespunde asteptarilor lor, spre deosebire de celelalte planuri (de produse, operational, de marketing) care le accepta asa cum considera firma ca este mai bine;

F    evalueaza cazurile de finantare in functie de modul in care planul financiar i-a convins pe investitori, bancheri, ca afacerea este suficient de sigura in fructificarea capitalului, ca au fost luate in considerare conditiile de prudenta financiara.

Planul financiar are in vedere finantarea afacerii identificand:

F    necesarul de fonduri;

F    sursele care acopera necesarul de fonduri.

Ca si celelalte componente de plan, planul financiar trateaza:

F    in detaliu, problemele pe termen scurt;

F    mai general, problemele pe termen lung.

Orice afacere are nevoie de finantare pentru:

F    investitii;

F    capital circulant (materii prime, salarii);

F    activitate de cercetare, creare de noi produse;

F    situatii neprevazute.

Finantarea necesara se asigura prin:

F    fluxul de lichiditati din exploatare alimentat de profituri, de cheltuieli calculate si neplatibile (amortizare, provizioane),

F    surse externe de finantare de la:

actionari si alti investitori care asigura capitalul de risc;

banci si alti creditori care finanteaza datoriile.

Principalele obiective urmarite prin planul financiar sunt:

reducerea riscului financiar;

rezolvarea situatiilor financiare neprevazute;

reducerea costului finantarii;

obtinerea finantarii externe.

1. Reducerea riscului financiar

Elaborarea si executarea bugetului de casa evidentiaza problemele pe termen scurt cu lichiditatile, permitand luarea masurilor pentru:

F    rezolvarea unor crize neprevazute de lichiditate;

F    elaborarea si executarea mai realista a bugetului de casa.

Creditorii ar trebui sa fie avertizati despre o eventuala criza de lichiditati a carei consecinte ar fi:

F    incapacitatea de plata a creditorilor;

F    pierderea furnizorilor;

F    intreruperi de productie;

F    incapacitatea de imbunatatire a termenelor de plata pentru furnizorii principali;

F    necesitatea de a face imprumuturi costisitoare.

Planificarea financiara judicioasa va preveni imprumuturile exagerate si va permite conducerii:

F    sa aleaga cel mai potrivit moment de atragere de capital imprumutat;

F    sa pastreze controlul , nu sa-l piarda in favoarea celor din afara firmei.

Efectuarea de imprumuturi exagerate determina:

F    restrictii impuse de creditori asupra platii dividendelor;

F    pierderea controlului asupra firmei in favoarea creditorilor;

F    costuri de finantare mai mari decat este necesar;

F    falimentul afacerii.

2. Rezolvarea situatiilor financiare neprevazute

Planificarea financiara ajustata pentru situatii neprevazute permite conducerii firmei:

F    sa prevada efectul situatiei neprevazute;

F    sa cunoasca rezervele de lichiditati;

F    sa gaseasca argumentele pentru discutii de criza cu banca, in vederea finantarii deficitului;

F    sa prevada o crestere de capital inainte ca efectele situatiei neprevazute sa faca imposibil acest lucru;

F    sa indice necesitatea mutarii afacerii intr-un loc cu impozitare diminuata;

F    sa-si aleaga o noua strategie considerata adecvata, care poate fi:

agresiva (exemplu: un razboi al preturilor);

moderata (exemplu: strategia de conformare a competitorilor, de urmare a leaderului).

Exemple de situatii neprevazute si consecintele tipice sunt:

F    intreruperea productiei care determina intreruperea:

intrarilor de lichiditati;

platilor;

F    introducerea pe piata a unui produs superior de la o firma concurenta, aceasta putand determina:

reducerea profitului, lichiditatilor;

necesitatea alocarii de fonduri importante pentru noi produse;

probleme in achitarea datoriilor;

falimentul;

F    cresterea semnificativa a impozitelor cu consecinte in:

fluxurile viitoare de lichiditati;

neefectuarea programului de investitii viitoare;

incapacitate de plata;

falimentul;

F    falimentul unei firme concurente, poate constitui o sansa neasteptata pentru castigarea pietii, cresterea profitului, a lichiditatilor.

3. Reducerea costului finantarii

Planul financiar contine costul datoriei la diferite finantari, indicand:

F    cea mai ieftina datorie;

F    marja de siguranta rezonabila a finantarii;

F    echilibrul prudent intre datorii si capitalul social.

Principalele tipuri de costuri de finantare si modul de stabilire a acestor costuri sunt urmatoarele:

a)     dobanda care are drept componente:

costul fondurilor la finantator (Exemplu: rata de finantare a bancii centrale);

marja de acoperire a cheltuielilor si profitului la finantator;

prima de risc;

prima suplimentara de risc pentru cazuri de prudenta;

b)     taxele percepute de finantatori anticipat asupra creditului si pentru cazuri de necesitate;

c)      dividendele si castigurile de capital (diferenta intre pretul de vanzare si cumparare a unei actiuni);

d)     participatia la capitalul social obtinuta prin cesionare in schimbul finantarii. Se uzeaza o astfel de finantare in caz de apel la capitalul speculativ sau la capitalul de dezvoltare.

4. Obtinerea finantarii externe

Finantatorii doresc sa faca afaceri acceptand cererile de finantare daca planul indica:

rezultate financiare satisfacatoare;

avantaje mai mari urmare a sporirii finantarii comparativ cu:

F    indicatorii de prudenta;

F    limitele de prudenta;

ipoteze realiste care indica performante bune in viitor.

Principalele surse de finantare externe sunt:

datoriile de la:

F    banci comerciale;

F    alte institutii financiare (exemplu: societatile de asigurari);

F    alte societati comerciale;

F    furnizori;

F    persoane fizice:

Acesti finantatori percep:

dobanda;

garantii suplimentare.

sursele capitalului social obtinute de pe:

F    piata de valori mobiliare;

F    fonduri de investitii;

F    banci;

F    societati comerciale;

F    persoane fizice.

Finantatorii de acest tip isi risca capitalul pentru obtinerea de:

dividende;

castiguri de capital.

sursele capitalului speculativ si a capitalului de dezvoltare a caror detinatori vor pretinde o parte importanta din capital in schimbul investitiei lor, aceasta fiind de fapt cea mai scumpa finantare.

Modele rezumative ale unor planuri de afaceri

Modelele prezentate[1] arata, in principal, continutul planului de afaceri pentru doua tipuri de utilizatori. Modelul valabil al planului de afaceri este cel care indica utilizatorului "tinta" ceea ce trebuie sa stie acesta, facand acest lucru intr-o forma structurata.

Model rezumativ al unui plan de afaceri destinat finantatorilor

Model rezumativ al unui plan de afaceri pentru uz intern