Verificarea ortografica a documentelor

Facilitatea oferita de catre programul Word de verificare a ortografiei

permite utilizatorului sa verifice si sa corecteze din punct de vedere gramatical si ortografic textele cuprinse in documente. Cuvintele sunt verificare pe baza unui dictionar standard iar cele neincluse in dictionar si suspectate a fi incorecte sunt semnalate. Utilizatorul poate ignora cuvintul necunoscut, il poate corecta sau il poate include in dictionar.

Pentru a verifica ortografic un fragment dintr-un document, se

selecteaza textul care trebuie verificat. In caz contrar Word va verifica intregul document, incepind de la pozitia cursorului. Dca dorim sa fie verificat textul de la inceputul documentului se plaseaza punctul de inserare la inceput folosind comanda Ctrl+Home apoi se vor efectua urmatorii pasi:

se selecteaza Tools, Spelling and Grammar sau se apasa tasta F7 sau se face clic pe butonul Spelling and Grammar de pe bara cu instrumente standard. Pe ecran va aparea caseta de dialog Spelling and Grammar. In cazul in care utilizatorul doreste verificarea doar a ortografiei se deselecteaza caseta de validare Chek Grammar.

Cind programul gaseste in document un cuvint care nu exista in dictionar, il afiseaza impreuna cu textul care il inconjoara in caseta cu lista Not in Dictionary, cuvintul in cauza fiind evidentiat cu rosu. In caseta cu lista Suggestions apar sugestii pentru inlocuirea cuvintului daca Word nu are sugestii, aceasta caseta ramine goala. In cazul fiecarui cuvint pe care ni-l semnaleaza programul putem actiona in felul urmator:

o       Pentru a corecta manual cuvintul il editam in caseta cu lista Not in Dictionary si se executa clic pe Change

o       Pentru a folosi una din alternativele sugerate, se selecteaza cuvintul propun in caseta cu lista Suggestions si se face clic pe Change

o       Pentru a inlocui toate aparitiile cuvintului in document fie cu varianta corecta din manual fie cu cea selectata din caseta Suggestions, se face clic pe Change All.

o       Pentru a ignora aceasta aparitie a cuvintului se face clic pe Ignore

o       Pentru a ignora aceasta aparitie a cuvintului precum si cele care vor urma in document se face clic pe Ignore All

o       Pentru a adauga cuvintul in dictionar se face clic pe Add

se repeta operatia daca este cazul, dupa verificarea intregului document, Word va afisa un mesaj in acest sens

Word poate verifica si din punct de vedere gramatical textul din documentul, semnalind eventualele probleme, pentru ca utilizatorul sa le poate corecta, daca este cazul. In continuare voi prezenta pasii care trebuie facuti pentru aceasta:

se selecteaza Tools, Spelling and Grammar sau se apasa tasta F7 sau se face clic pe butonul Spelling and Grammar de pe bara cu instrumente standard. Pe ecran va aparea caseta de dialog Spelling and Grammar, caseta Check Grammar va fi cea selectata

in cazul in care gaseste un cuvint sau o propozitie suspectate a fi gresite din punct de vedere gramatical, programul le afiseaza in caseta de dialog impreuna cu textul inconjurator, cuvintul fiind evidentiat cu verde, deasupra textului se ofera utilizatorului o descriere a posibilei probleme. Solutiile sugerate, daca exista sunt afisate, in caseta cu lista Suggestions. La fiecare greseala semnalata de Word putem sa procedam in felul urmator:

o       pentru a corecta manual greseala, se editeaza textul si se face clic pe Change

o       pentru a folosi una din alternativele sugerate, se selecteaza din caseta cu lista Suggestions si se face clic pe Change

o       pentru a ignora situatia semnalata se face clic pe Ignore

o       pentru a ignora aceasta si urmatoarele aparitii ale problemei in document se face clic pe Ignore All.

Analiza: Lucrul cu mai multe foi de calcul Document online: Imbunatatirea diagramelor cu obiecte desenate - formatarea seriilor de date

Word va face verificarea ortografica simultan cu cea gramaticala; pentru corectarea greselilor de ortografie se procedeaza ca in cazul de mai inainte

Se repeta operatiunea daca este cazul; dupa verificarea intregului document, Word afiseaza un mesaj in acest sens.

Word poate verifica textul in timp ce il scriem. Cuvintele care nu sunt regasite in dictionar vor fi subliniate cu o linie rosie odulata, iar posibilele greseli gramaticale vor fi marcate cu o linie verde ondulata. Utilizatorul poate corecta greselile pe loc, sau intr-un moment ulterior. Pentru a activa sau a dezactiva functia de verificare automata se vor efectua urmatorii pasi:

se selecteaza Tools, Options pentru a deschide caseta de dialog Options

daca este cazul se face clic pe eticheta Spelling and Grammar

se selecteaza sau se deselecteaza casetele de validare Check Spelling as you Type si Check Grammar as you Type

se face clic pe Ok.

Pentru a un cuvint care a fost subliniat ca gresit, se face clic cu butonul din dreapta pe cuvintul respectiv. Pe ecran va aparea un meniu continind sugestii pentru inlocuirea sa si citeva comenzi. In cazul in care exista o greseala ortografica se vor avea in vedere urmatoarele optiuni:

pentru a inlocui cuvintul folosind una dintre variantele sugerate, se face clic pe alternativa aleasa

pentru a ignora toate aparitiile cuvintului in document, se face clic pe Ignore All

pentru a adauga cuvintul in dictionar se face clic pe Add

pentru a adauga forma gresita a cuvintului in lista AutoCorrect, se selecteaza AutoCorrect apoi se scrie forma scrisa corect

In cazul in care se face clic cu butonul din dreapta pe o greseala gramaticala, utilizatorului ii sunt oferite urmatoarele optiuni:

se selecteaza alternativa sugerata, pentru a o introduce in context

se selecteaza Ignore Sentence pentru a ignora posibila greseala

se selecteaza Grammar pentru a incepe verificarea gramatica obisnuita

Lexiconul ofera utilizatorului sinonime si antonime pentru cuvintele din document. El poate ajuta utilizatorul sa evite repetarea cuvintelor din text.

In cazul in care se doreste utilizarea lexiconului se va proceda in modul urmator:

se plaseaza pe punctul de inserare pe cuvintul vizat din document

se apasa tasta  Shift+F7 sau se selecteaza Tools, Thesaurus. Pe ecran va aparea caseta de dialog Thesaurus care are mai multe componente:

o       in caseta cu lista Looked Up sunt incluse cuvintele gasite in lexicon

o       in caseta cu lista Meanings sunt afisate diferite semnificatii ale cuvintului; in cazul in care cuvintul nu este gasit, Word va afisa caseta Alphabetical List; aceasta contine o lista cu cuvinte avind o pronuntie apropiata de cuvintul selectat

o       daca lexiconul cuprinde una sau mai multe semnificatii ale cuvintului, caseta de dialog va afisa lista Replace with Synonym prezentind sinonime pentru sensul ales al cuvintului; daca nu sunt gasite sensuri ale cuvintului, caseta de dialog va afisa lista Replace with Related Word

cind pe ecran este deschisa caseta de dialog Thesaurus, se pot efectua urmatoarele actiuni:

o       pentru a gasi sinonime pentru cuvintul selectat, in listele Replace with Synonym sau Replace with Word se face clic pe Look Up

o       pentru a gasi sinonimele unui cuvint in lista Meanings, se selecteaza cuvintul, apoi se face clic pe Look Up

o       pentru anumite cuvinte, lexiconul afiseaza in lista Meanings cuvintul Anthonymus. Pentru a vedea  antonime ale cuvintului respectiv, se selecteaza Anthonimus, apoi se face clic pe Look Up

pentru a inlocui cuvintul din document cu cuvintul selectat in lista Replace with Synonym sau in lista Replace with Related Word se face clic pe Replace

pentru a inchide dictionarul de sinonime fara sa facem modificari in document se face clic pe Cancel

In fereastra Print Preview putem vedea documentul afisat pe ecran exact asa cum va fi tiparit. Modul de afisare Page Layout permite vizualizarea documentului in forma sa finala, dar Print Preview ofera citeva facilitati suplimentare care ar putea fi utile utilizatorului. Pentru a putea folosi fereastra Print Preview, se selecteaza File, Print Preview sau se face clic pe butonul Print Preview de pe bara cu instrumente standard. In fereastra Print Preview de pe bara cu instrumente standard. In fereastra Preview va aparea pagina curenta.

Voi prezenta in continuare ce optiuni avem in fereastra Preview:

se apasa tastele Page Up si Page Down sau se foloseste bara de derulare verticala pentru a vedea si alte pagini

se face clic pe Multiple Pages si se trag pictogramele paginilor pentru a vedea concomitent mai multe pagini. Se face clic pe butonul One Page pentru a vedea o singura pagina

se face clic pe sageata de derulare Zoom Control si se selecteaza gradul de marire pentru a vedea documentul in diverse marimi

se face clic pe View Ruler pentru a afisa rigla; aceasta se poate folosi pentru a stabili marginile paginii si identarile

se face clic pe Magnifier si apoi in document pentru a mari acea parte a documentului

se face clic pe Shrink to Fit daca dorim sa restringem textul din document, pentru a evita izolarea citorva cuvinte din text pe ultima pagina a documentului. Word va incerca sa adapteze formatarea in asa fel incit sa reduca numarul paginilor cu una

se face clic pe butonul Print pentru a tipari documentul; se face din nou clic pentru a reveni in fereastra initiala

se face clic pe Close sau se apasa tasta Esc pentru a inchide fereastra Print Preview