Crearea, deschiderea, salvarea si tiparirea documentelor

Crearea, deschiderea, salvarea si tiparirea documentelor

Meniul File pune la dispozitia utilizatorului comenzi pentru crearea unui nou document nou, deschiderea documentelor, salvarea fisierelor document in format Word sau in alte formate, precum si pentru tiparirea acestora la imprimanta.

Pentru crearea unui nou document se selecteaza comanda New . din meniul mai sus amintit, sau icon-ul corespunzator din bara de instrumente Standard.

Implicit, un nou document Word are extensia .doc

Daca se selecteaza icon-ul corespunzator din bara de instrumente Standard se deschide un document gol – blank document.

Daca se selecteaza comanda New . din meniul File:

se poate crea un document nou (Blank document, XML document, Web page, E-mail message sau se poate deschide un nou document pe baza unui document existent in calculator, From existing document);

se poate deschide un document nou pe baza unor sabloane:

o      existente online pe site-ul Microsoft,  Templates – on Office Online

o     

existente in calculator, Templates – On my computer, apare fereastra Templates,

Figura 3.3 – Sabloane existente in calculator

Sectiunile din partea superioara a ferestrei contin diferite categorii de sabloane. Executati clic pe sectiunea ce corespunde categoriei in care se incadreaza documentul pe care doriti sa il creati. Se va selecta din cadrul categoriei pictograma ce corespunde tipului de document pe care doriti sa il creati. Daca exista si o imagine a sablonului, aceasta va aparea in zona Preview. Apasarea butonului OK va crea documentul si il va afisa pe ecran, pregatit pentru editare.

Crearea unui document simplu, care sa nu aiba continut se face prin selectarea rubricii General, pictograma Blank Document – care are ca rezultat deschiderea noului fisier, care are alocat numele generic Documentn.doc, unde n este un numar incrementat cu ocazia crearii fiecarui nou document.

Deschiderea documentelor in Word se face cu comanda Open . din meniul File, care deschide o fereastra in care utilizatorul va selecta fisierul cautat din lista fisierelor, dupa care se apasa tasta Enter sau se alege butonul de comanda Open. Pot fi deschise si alte tipuri de fisiere in afara documentelor Word (care au extensia .doc), prin selectarea listei Files of Type, in care se precizeaza formatul fisierului care va fi importat in Word.

O alta cale de a deschide rapid un document cu care ati lucrat recent, se va accesa lista celor mai recente fisiere deschise, care se afla la sfarsitul listei de comenzi din meniul File. Implicit aceasta lista contine patru fisiere. Afisarea listei se poate dezactiva din meniul Tools-Options-General, caseta de validare Recently used file list, unde se poate modifica si numarul de fisiere afisate in lista.

Referat: Margini si chenare (Borders) in Excel Proiect: Adaugarea controalelor de formular

Inchiderea documentului se va face fie cu comanda Close din acelasi meniu, fie prin apasarea butonului de inchidere a ferestrei documentului, sau cu ajutorul tastaturii, prin apasarea combinatiei Ctrl+W.

Pentru a salva un document, astfel incat sa il puteti redeschide ulterior, trebuie sa-i atribuiti un nume si sa-l salvati pe disc, intr-o locatie.

In acest scop, la prima salvare, cand documentul nu are un nume, se va accesa meniul File, comanda Save sau Save As, sau se va apasa butonul Save de pe bara de instrumente standard (sau Ctrl+S din tastatura). Comanda are ca rezultat aparitia ferestrei Save As, in care veti preciza:

Locatia, respectiv discul (partitia) si folderul in care veti salva fisierul, butonul Save in,

Numele fisierului in caseta File Name, avand la dispozitie 255 caractere pentru lungimea maxima a numelui de fisier,

Tipul fisierului (documentului), caseta de text Save as Type.

Apasarea tastei Enter sau butonul Save va avea ca rezultat scrierea fisierului in locatia precizata, pe disc.

Dupa atribuirea unui nume fisierului editat, apelarea din nou a comanzi Save, la intervalele dorite de utilizator, va conduce la salvarea modificarilor efectuate de la deschiderea sesiunii de lucru sau de la ultima salvare.

Salvarea unui fisier, care a primit un nume, se poate face automat, dupa numarul de minute setat de utilizator, daca se activeaza, in meniul Tools-Options-General, caseta de validare Save AutoRecover every minutes.

Comanda Save As . va fi folosita pentru schimbarea numelui si/sau tipul documentului deschis, pasii care trebuie respectati sunt aceiasi, in caseta File Name modificandu-se numele fisierului. In fereastra Save As este oferita posibilitatea salvarii fisierului si in alte formate, prin accesarea listei Save As Type, care va ofera posibilitatea alegerii unui tip diferit pentru salvarea documentului.

Tiparirea in conditiile unei configuratii prestabilite este simpla si se face alegeand comanda Print din meniul File si se apasa Enter sau se acceseaza butonul Print din bara de instrumente standard.

Figura 3.4 - Fereastra Print

Listarea documentului in anumite conditii de configurare presupune stabilirea unor optiuni de tiparire prin intermediul ferestrei Print, care se deschide in urma comenzii Print din meniul File (figura 1.4.)

In cadrul acestei ferestre se disting trei sectiuni: Printer, Page range si Copies, care in ordine vor configura imprimanta, intervalul de pagini de listat si copiile la listare.

Sectiunea Printer ofera posibilitatea alegerii imprimantei din lista de imprimante disponibile in sistem (daca sunt mai multe), iar prin butonul Properties se vor putea stabili setarile de tiparire (rezolutia de imprimare, dimensiunea paginii etc.) ale imprimantei.

Sectiunea Page Range stabileste daca va fi imprimat tot documentul (optiunea All), doar pagina curenta (Current page) sau intervale sau anumite pagini (Pages) – completandu-se dupa exemplul precizat domeniul de listare. In cazul in care s-a efectuat o selectie in document, se poate lista doar aceasta selectie prin alegerea optiunii Selection.

Numarul de copii este setat in caseta Number of copies, iar optiunea Colate va configura cum se vor lista mai multe exemplare: daca exemplarele listate vor fi asezate pe exemplare (se va tipari primul exemplar de document, dupa care se va trece la imprimarea urmatorului exemplar) sau se va lista grupat fiecare pagina in numarul de exemplare dorit.

Exista si posibilitatea de a lista doar paginile impare (Odd Pages) sau paginile pare (Even Page) din lista Print din partea dreapta-jos a ferestrei.

Daca un document urmeaza sa fie tiparit, utilizatorul trebuie sa precizeze editorului Word modul in care trebuie sa arate acesta pe hartie. Se pot stabili marginile paginilor, dimensiunea hartiei, orientarea paginilor si chiar tavile imprimantei din care va fi luata hartia. Desi parametrii de pagina pot fi modificati in orice moment fara nici o problema, cel mai potrivit ar fi ca acestia sa fie stabiliti la inceputul unui nou document.