Informatizarea activitatilor si firma digitala

Informatizarea activitatilor si firma digitala

1. Informatizarea activitatilor companiilor

Aplicarea tehnologiei informatiei la o problema de afaceri cum ar fi introducerea unui nou proces de comercializare, conduce la o serie de beneficii primare ca de exemplu: reducerea costurilor unitare de comercializare, cresterea calitatii produsului, etc. Exista trei niveluri de integrare a tehnologiei informatiei:

Primul nivel este constituit din sisteme informationale independente care ajuta firma sa implementeze strategia prin marirea eficientei activitatilor operationale. Aceste sisteme nu sunt legate direct de procesul de formulare a strategiei sau de integrare cu un anumit plan strategic.

Cel de al doilea nivel este caracteristic sistemelor de sustinere a politicii firmei si sunt proiectate pentru impulsionarea procesului de planificare strategica. In acest caz, sistemele ajuta la formularea planului, dar nu constituie o parte a acestuia. Rezulta de aici ca sistemele de integrare a tehnologiei informatiei nu sunt o parte a unui produs finit sau a unui serviciu produs de firma.

Cel de al treilea nivel de integrare devine, in sine, o parte a strategiei firmei. La acest nivel, tehnologia informatiei si integrarea acesteia in procesul decizional este in relatie stransa cu gandirea strategica a managementului firmei prin aportul adus la definirea ariei de posibilitati si optiuni. In acelasi timp, ofera o buna parte din mijloacele prin care strategia, odata aleasa, va fi implementata.

In mediul economic, la un moment dat, o firma care beneficiaza de avantajul unui asemenea nivel de integrare a tehnologiei informatiilor in procesul decizional, se poate afla in situatia de concurenta cu alte firme care isi dezvolta sisteme informationale similare. In numeroase cazuri, sistemele competitorilor pot sa se dovedeasca mai fiabile pentru ca, de obicei, concurenta se dezvolta pe baza experientei acumulate de primele firme care au gasit o noua metoda de abordare a afacerilor.

Achizitionarea oricarui fel de tehnologie informatica are ca obiectiv obtinerea unui avantaj asupra modelelor vechi de desfasurare a afacerilor. Indivizii si intreprinderile comerciale manifesta o mare preocupare pentru aplicarea noilor tehnologii ale informatiilor pentru a imbunatati operatiile proprii si pentru castigarea unui avantaj competitiv. Una din primele utilizari ale computerului[1] a fost, doar, procesarea unor volume mari de tranzactii, in special de catre firme de pe piata de capital, companii de asigurari si banci. Astazi, aceste tipuri de utilizari au devenit domenii de sine statatoare care ofera permanent informatii, in timp real, referitoare la cotatii de actiuni, cursuri valutare, cotatii futures la burse, iar producatorii de computere si soft se intrec in a oferi solutii noi, tot mai performante. Tehnologia informatica este orientata si catre proceduri mai simple, pentru birouri. Exista sute de sisteme pentru procesare de text sau tabele de calcul pentru toate tipurile de computere. Sistemele birotice ofera si posibilitatea crearii unui 'birou social' pentru indivizi aflati in locuri diferite. Sedii de firma (birouri, depozite, magazine) aflate la distanta mare, pot fi conectate prin canale dedicate pentru a facilita interactiunea intre ele. Una din marile facilitati ale microcomputerelor este soft-ul existent pentru cresterea productivitatii personale. Pentru persoanele implicate in activitatea manageriala apar facilitati noi in ceea ce priveste redactarea de documente prin procesoare de text, calcule manageriale prin procesoare de tabele sau chiar programe care permit crearea de imagini care pot fi tiparite sau prezentate on-line. Tehnologia informatiei poate fi folosita atat pentru facilitarea procesului decizional, cat si pentru procesarea tranzactiilor. Indiferent de tipurile de activitati procesate, fisierele cu date sunt o componenta majora a unui sistem informational stocat pe computere. Daca in primele faze ale existentei sistemelor informationale, fisierele (dosarele) erau tinute in bibliorafturi, sertare, dulapuri , etc., intr-un sistem computerizat, informatia poate fi luata de pe suportul magnetic pe care se afla, modificata, adaugata sau stearsa, fara mari probleme. Aceste facilitati accelereaza si usureaza procesul decizional.

Computerele pot fi folosite atat pentru activitati personale, cat si pentru cele profesionale. Multe dintre ele pot fi transformate in terminale, legate in retea, care se pot conecta la servere de sistem de banci de date, din care utilizatorul poate extrage informatiile necesare. Exista o mare varietate de moduri in care computerele pot fi folosite. Un mare atu al computerelor este acela ca pot stoca mari cantitati de informatie intr-un spatiu evident restrans si ofera posibilitatea utilizarii ulterioare a acestor informatii stocate.

2. Firma digitala. Caracteristici

Firma digitala este o replica a firmei clasice dar cu alte caracteristici si cu oportunitati de afacere mereu in crestere. Acestea se datoreaza mediului dinamic in care isi desfasoara activitatea si potentialilor clienti care sunt mult mai numerosi. Acestia pot intra in contact cu ofertele si pot consulta cataloagele de produse si servicii indiferent de locatia fizica a firmei[4]. Cateva dintre cele mai importante caracteristici ale unei firme digitale ar putea fi urmatoarele:

Analiza: Contabilitate financiara - contabilitatea surselor externe de finatare Referat: Organizarea si conducerea contabilitatii materiilor prime si materialelor consumabile

Descentralizare;

Flexibilitate;

Independenta de locatia fizica;

Costuri scazute cu tranzactiile si coordonarea;

Imputernicire, adica delegare de competenta;

Colaborare in echipa si in munca;

Deosebit de sugestiva este si figura  care ne infatiseaza necesitatea firmei digitale in cadrul unui mediu de afaceri competitiv. O astfel de firma este necesara, chiar "urgenta" prin insasi natura ei care implica, stabilirea unei relatii digitale care este disponibila atat pentru resursele umane ale firmei cat si pentru furnizorii si clientii firmei, intelegere si raspuns rapid la schimbarile ce se produc in mediu si desavarsirea pe retele digitale a proceselor fundamentale de bussines.

Figura Competitivitatea mediului de afaceri si urgenta firmei digitale

Sursa S. Brad, "Firma digitala", note de curs

Firma digitala se poate defini prin existenta a 4 sisteme majore. Aceste sisteme dau esenta firmei digitale contribuind la consolidarea acesteia, asigurandu-i conditiile minime continuitatii in cadrul mediului deosebit de dinamic in care isi desfasoara activitatea. Cele 4 sisteme cu impact major asupra firmei sunt:

Sisteme de management a lantului de distributie (SCM);

Sisteme de management a relatiilor cu clientii (CRM);

Sisteme de management de intreprindere (ERP);

Sisteme de management a cunostintelor  (KM).

Trecerea de la firma clasica la cea digitala presupune implementarea tehnologiei informatiei in cadrul organizatiei care in urma informatizarii activitatilor urmeaza drumul spre forma digitala, devenind digitala prin conectarea la reteaua Internet si desfasurand activitati ce implica transferul digital de informatii inclusiv sistemul de plati sa aiba caracter digital. Prin informatizarea activitatilor o organizatie are de castigat pe "taramul" productivitatii si rapiditatii cu care se deruleaza activitatile, obtinandu-se o scadere importanta a timpului alocat

procesarii unor activitati.(Figura 2.2. )

Figura  2.2. Reproiectarea fluxurilor de lucru pentru garantia sigurantei

Sursa S. Brad, "Firma digitala", note de curs

Pe masura ce firma devine tot mai digitala, sistemele informatice continua sa se raspandeasca, depasind rolul traditional de a servi angajatilor. Cele mai multe firme digitale utilizeaza sistemele informatice pentru a conecta procesele operationale cu mediul firmei, format din angajati, furnizori si clienti.

Dar adevarul este ca organizatiile, in special cele mari, nu se pot adapta suficient de repede la noile tehnologii. Companiile fac investitii uriase nu doar in hardware, dar si in software si persware[5]. Instruirea personalului, dezvoltarea de noi proceduri operationale in jurul tehnologiei si schimbarea proceselor de munca nu pot tine pasul cu progresul tehnologic. Introducerea noii tehnologii poate afecta grav organizatiile. Productivitatea scade, cel putin la inceput. Perioada de adaptare costa timp si bani. Cele mai multe modificari afectau functionarii si muncitorii.

Acum, acestea afecteaza fiecare nivel al organizatiei, chiar si pe cele de management si strategie. Multe din concedierile anilor '90 (in lumea occidentala) au aparut datorita faptului ca tehnologia a permis organizatiilor sa opereze mai eficient, cu mai putina birocratie. Multe firme digitale permit angajatilor sa lucreze de oriunde. Companiile lucreaza tot mai mult pe diferite fusuri orare. Prin urmare, un angajat dintr-un oras sau sat poate schimba schitele pentru un nou produs cu un coleg al sau din alta parte a tarii. Noua tehnologie va permite companiilor si reorganizarea activitatilor, devenind mult mai eficiente si mai pregatite pentru provocari. Potentialul de economisire este imens, la fel si posibilitatile de satisfacere a cererii.

Furnizorii, clientii si agentiile guvernamentale sunt acum legate electronic cu organizatii prin intermediul sistemelor inter-organizationale, care maresc eficienta si reduc costurile de operare. Companiile realizeaza ca nu-si pot permite "insule de informatie" si trebuie sa detina mijloace de raspandire a informatiei in afara organizatiei. Fie se traseaza alte limite, fie se renunta definitiv la ele.