Operatii si functii in excel

OPERATII SI FUNCTII IN EXCEL

Accesarea Excel-ului se poate face fie dand un clic pe Start[1] All programs Microsoft Office, Microsoft Excel, sau s-ar putea ca pe ecranul de Windows sa avem icon-ul cu excel si dam un dublu clic pe acest icon.

In primul rand pentru utilizarea Excel-ului este bine sa cunoastem ca:

1.     pentru a ne deplasa pe foaia de calcul putem folosi grupul de patru sageti.

2.     similar cu editorul de texte Word si aici putem scrie ingrosat, inclinat sau subliniat folosind aceleasi metode.

Selectia unor celule

Pentru a selecta o celula este suficient sa dam un clic pe acea celula.

Atunci cand dorim sa indicam un grup de celule, indicam celula din coltul stanga sus al si celula din coltul dreapta jos al grupului de celule. Sa presupunem ca dorim sa selectam celulele de la a1 la e7. Pentru aceasta mai intai vom da un clic pe celula din coltul din stanga sus al celulelor ce dorim sa le selectam, in cazul acesta A1 (putem alege oricare din colturile grupului de celule pentru a incepe: A7 sau E1 sau E7, procedeul fiind similar). Ca si in Word avem doua moduri de a realiza selectia:

Cu ajutorul mouse-ului: Dam clic pe A1 tinem apasata clapeta stanga a mouse-ului si miscam usor mouse-ul astfel incat sageata sa mearga in jos pe foaie, apoi, fara sa ridicam degetul de ep clapeta stanga, miscam usor mouse-ul la dreapta. Dam drumul la clapeta in momentul in care am terminat de selectat intregul grup de celule.

Cu ajutorul tastaturii: Ajunsi in celula A1, tinem apasata tasta  Shift si apasam pe tasta cu sageata pentru a merge in josul foii pana se selecteaza celulele de la A1 la A7. Apoi tinand in continuare apasata tasta Shift apasam pe tasta sageata la dreapta pana se selecteaza tot grupul de celule (Reamintim ca faptul ca am selectat ne este dat de faptul ca se schimba culoarea celulei selectate – in figura de mai jos celulele selectate s-au inegrit, pe alte computere culoarea selectiei ar putea fi este albastru).

Alinierea in celule

Daca nu am modificat alinierea in celule de la butoanele din meniu[2], atunci modul in care se aliniaza datele in celula poate  reprezenta un indiciu despre tipul datelor:

datele de tip caracter se aliniaza la stanga

datele de tip numar se aliniaza la dreapta

Aceasta informatie este utila cand dorim sa verificam daca am introdus datele corect. De exemplu, daca din greseala in loc de '10' vom tasta cifra '1' si litera 'O' atunci '1O' se va alinia la stanga, ceea ce ne va indica faptul ca pentru computer avem o data de tip caracter si nu una de tip numar (la anumite formule aceasta greseala poate duce la un rezultat incorect sau la afisarea unui mesaj de eroare).

Modificarea dimensiunii unei coloane

Aceasta se realizeaza ducand cursorul pana la imbinarea dintre etichetele celulelor pana vom obtine o imagine ca cea de mai jos:

Pentru modificare avem doua metode: fie miscam mouse-ul pana la dimensiunea dorita, fie dam un dublu-clic si atunci coloana isi va modifica latimea astfel incat sa cuprinda tot textul din celulele din acea coloana.

Pentru operatiile in Excel avem urmatoarele taste specifice fiecarei operatii: adunare, scadere, inmultir, impartire

In afara de aceste operatii mai avem ridicarea la putere. De exemplu 5² se scrie 5 2.

Pentru a introduce o formula in Excel trebui sa punem mai intai semnul egal. De exemplu, daca dorim sa adunam ceea ce avem in celula A1 cu ceea ce avem in celula A2 si dorim sa scriem rezultatul in celula A3 atunci vom scrie: =A1+A2 (vezi imaginea de mai jos):

Copierea unor formule

De multe ori in Excel avem de scris aceeasi formula pentru diferite coloane si atunci ne punem problema de a copia formula in loc s-o scriem de mai multe ori. Pentru a explica acest lucru vom porni de la un exemplu (recomandam verificarea operatiilor nu numai pentru datele afisate ci si pentru alte date. De asemenea puteti incerca sa puneti date de tip caracter):

Un student a pus pe o foaie de lucru urmatoarele date:

In celula B4 doreste sa calculeze suma celor 3 numere de deasupra. Pentru aceasta va scrie in B4: „=B1+B2+B3”. Dupa ce da Enter va aparea valoarea 8.8 . Pentru a copia formula, duce mouse-ul in coltul din dreapta jos al celulei B4 pana apare in loc de sageata semnul  . Tinand apasata clapeta din stanga mouse-ului, misca mouse-ul pana ajunge in coltul din dreapta jos al celulei C4. Ridicand degetul de pe clapeta va aparea in celula C4 valoarea -29. Aceasta metoda nu mai este insa utila in momentul in care doreste sa copieze formula in celula E4. Pentru aceasta da un clic dreapta pe celula B4 si din fereastra ce apare alege optiunea Copy Copiere in versiunea romaneasca). Apoi da un clic dreapta in celula E4 si din fereastra ce apare alege optiunea Paste Lipire in versiunea romaneasca). Dupa ce efectueaza aceste operatiuni va aparea:

Functii in Excel

Pentru a insera o functie dam un clic pe butonul din meniu ce arata ca mai jos:

Dupa ce am apasat pe acest buton se va deschide o fereastra de forma urmatoare:

1 2 3

Daca dam clic pe butonul indicat de sageata 1 se va deschide o subfereastra

din care putem selecta tipul de functie dorita (in situatia de mai sus am selectat optiunea Statistical ). Dupa selectie in fereastra indicata de sageata 2 va aparea lista cu functiile corespunzatoare acelui tip de functie. De exemplu pentru a selecta functia SUM (se va prezenta mai jos aceasta functie) alegem categoria Math & Trig si apoi activam fereastra 2 si dam un clic pe butonul de jos al ruler-ului (marcat cu 3 in figura de mai sus), pana se va vedea in lista denumirea SUM. Dam un clic pe denumire si apoi apasam butonul OK. Se va obtine fereastra

In primul dreptunghi punem celulele care vor intra in suma.

De multe ori s-ar putea insa ca butonul sa nu fie pus in meniu. Atunci pentru a insera o functie dam un clic pe optiunea Insert din meniu si din fereastra

Alegem optiunea Function

Avem urmatoarele tipuri de functii:

1. Functia SQRT - Extrage radicalul dintr-un numar sau o expresie a carei valoare este un numar.Sintaxa: SQRT(numar) sau SQRT(expr.mat)

2. Functiile MAX si MIN. Calculeaza maximul, respectiv minimul dintr-un sir de celule. Sintaxa: MIN(nr1,nr2,…) sau MIN(CelI:CelF), MAX(nr1,nr2,…) sau MAX(CelI:CelF) unde nr1, nr2 sunt numere ce pot fi introduse direct (de exemplu MAX(3,4,8,9)=9), iar in a doua situatie CelI este celula de inceput, iar CelF celula finala.

3. Functia COUNT - Numara (contorizeaza) numere sau numarul de celule ce contin numere dintr-o zona de celule. Daca o celula este libera sau contine date de tip text, nu o numara. Sintaxa: COUNT(nr1,nr2,…) sau COUNT(CelI:CelF) unde nr1, nr2 sunt numere ce pot fi introduse direct (de exemplu COUNT(3,4,8,9)=4), iar in a doua situatie CelI este celula de inceput, iar CelF celula finala.

4. Functia COUNTIF - Contorizeaza doar celulele ce indeplinesc o conditie. Avem doua tipuri de conditii: a) conditie de tip exact – pentru aceasta se vor lua in considerare doar celulele care au o anumita forma (un numar sau un caracter sau sir de caractere – acestea trebuind sa fie puse intre ghilimele), b) conditie de tip inegalitate – se numara celulele ce sunt mai mari au mici decat o valoare ceruta (de exemplu conditia poate fi ca sa se numere celulele care sunt mai mare ca 50. ATENTIE functia va numara acele celule ce contin valori mai mari ca 50, deci daca o celula va avea valoarea 50 nu o numara) Sintaxa: COUNTIF (CelI:CelF;conditie)unde CelI este celula de inceput, iar CelF celula finala si conditie reprezinta expresia prin care indicam tipul de celule ce trebuie numarat.

5. Functia SUM Aduna toate numerele dintr-o zona de celule.Sintaxa: SUM(nr1,nr2,…) sau SUM(CelI:CelF) unde nr1, nr2 sunt numere ce pot fi introduse direct (de exemplu SUM(3,4,8,9)=24), iar in a doua situatie CelI este celula de inceput, iar CelF celula finala.

6. Functia AVERAGE Calculeaza media aritmetica. Sintaxa: AVERAGE(nr1,nr2,…) sau AVERAGE(CelI:CelF) unde nr1, nr2 sunt numere ce pot fi introduse direct, iar in a doua situatie CelI este celula de inceput, iar CelF celula finala.

7. Functia MEDIAN Calculeaza numarul median dintr-un sir de numere.Sintaxa: MEDIAN(nr1,nr2,…) sau MEDIAN(CelI:CelF) unde nr1, nr2 sunt numere ce pot fi introduse direct, iar in a doua situatie CelI este celula de inceput, iar CelF celula finala.

REALIZAREA UNEI DIAGRAME IN EXCEL

Una din cele mai frecvente greseli in realizarea unei diagrame este cea legata de faptul ca de multe ori se incepe realizarea diagramei inainte de a introduce datele pe foaia de lucru. Si, desi se respecta foarte corect fiecare pas al realizarii unei diagrame se obtine o foaie alba. Deci nu uitati: prima regula - introduceti mai intai datele cu care doriti sa realizati diagrama. Pentru realizarea cat mai rapida a unei diagrame recomand asezarea datelor pe foaie in modul urmator:

Apoi vom selecta celulele de la A1 la B4 Acum vom da un clic pe butonul de realizarea a diagramei ce se gaseste in meniu . La primul pas, cel al alegerii tipului de diagrama, va aparea urmatoarea fereastra:

Dupa ce am selectat tipul de diagrama ce dorim s-o realizam, dam un clic pe butonul Next[3] si va aparea fereastra corespunzatoare celui de-al doilea pas, cel al alegerii datelor:

Daca selectia datelor este bine realizata la acest pas va trebui sa vedem in partea de sus a ferestrei, diagrama.

Daca totul este in regula, vom da un clic din nou butonul Next si va aparea fereastra corespunzatoare pasului 3:

Aceasta fereastra este cea in care avem diferite optiuni dupa cum urmeaza:

1.     Titles – punem un titlu graficului si putem scrie explicatii in dreptul axelor Ox si Oy..

2.     Axes – stabileste daca dorim sa avem numerotate axele. Implicit ele vor fi numerotate.

3.     Gridlines – stabilim daca dorim linii suplimentare in dreptul gradatiilor axelor. Deobicei liniile stabilite implicit sunt suficiente.

4.     Legend – cu ajutorul acestei optiuni putem specifica daca dorim o legenda si unde sa fie plasata. Se foloseste cand avem mai multe serii de numere de reprezentat.

5.     Data labels – daca dorim ca pe grafic sa apara valorile, dam un clic pe optiunea Show value. Daca dorim sa apara etichetele dam un clic pe optiunea Show labels.

6.     Data Table – cu ajutorul acestei optiuni putem insera un tabel cu valori sub diagrama

Pentru a finaliza realizarea unei diagrame dam din nou un clic pe butonul Next si va aparea ultima fereastra:

Pentru a finaliza operatiile legate de realizarea unei diagrame vom da un clic pe butonul Finish[4] si vom obtine diagrama.

Daca am realizat diagrama ca foaie separata, pentru a scoate la imprimanta aceasta diagrama este suficient sa dam un clic pe butonul de imprimare din meniu (sau Ctrl-P si apoi Enter

Daca s-au efectuat corect comenzile de realizarea a unei diagrame vom obtine urmatoarea diagrama:

Sa observam ca am renuntat la legenda, iar din optiunile de la pasul 3 am ales Data labels pentru a afisa valorile deasupra coloanelor.