Importarea datelor in registri de calcul

Pe langa accesul la bazele de date, Excel poate obtine acces si la date stocate undeva intr o pagina Web sau intr-un fisier de text simplu.

In cazul in care primesti de la cineva un fisier de tip text, Excel are instrumente speciale care sa te ajute sa-l importi cu succes.. Daca fisierul este in format text standard (formatul cu delimitare prin virgule), il poti deschide cu secventa FileOpen. In caz contrar, Excel va observa acest lucru si va lansa aplicatia Text Import Wizard.

Pasul 1: te intreaba daca fisierul text este delimitat[1] sau are latime fixa. Aplicatia expert iti prezinta un esantion din fisier pentru a te ajuta si ofera o optiune prestabilita pe care o considera adecvata.

Obs.: In cazul in care campurile din fiecare linie a fisierului sunt puse unul langa celalalt, fara spatii intre ele, fisierul este probabil delimitat. In cazul in care campurile din fisier sunt aliniate in fereastra de previzualizare, este vorba de un fisier cu latime fixa.

Alege una din optiunile Delimited sau Fixed Width si apoi executa click pe Next

Pasul 2: Daca la pasul 1 ai ales Delimited aplicatia expert te va intreba ce caracter actioneaza ca delimitator de campuri. Poti spune aceasta privind caseta Data Preview. In aceasta caseta, caracterele tab arata ca niste mici patrate. Selecteaza caracterul delimitator (sau tasteaza-l in caseta Other daca Excel nu are optiunea respectiva prezentata printr-o caseta de validare).Vei vedea caseta Data Preview cum se actualizeaza singura imediat dupa ce ai ales optiunea. Daca fisierul este acum corect separat in coloane, alege Next pentru a trece mai departe.

Daca la pasul 1 ai ales Fixed Width aplicatia expert iti va cere sa-i confirmi aproximarea referitoare la locul unde incepe fiecare coloana.

Verifica fisierul in caseta Data Preview. Este posibil ca Text Import Wizard sa fi pus gresit o limita de coloana sau sa fi scapat cateva. Limitele de coloana le poti adauga, sterge si muta prin click si tragere in caseta Data Preview. Cand acestea arata corect alege Next pentru a trece mai departe.

Pasul 3: Text Import Wizard iti cere sa confirmi tipul de date pentru fiecare coloana, adica sa precizezi care sunt numerele, care sunt datele si asa mai departe. Aplicatia expert este foarte buna la descoperirea acestui lucru, deci poti, de obicei, sa alegi Finish pentru a finaliza importul.

Aplicatia Convert Text to Columns Wizard (Expert conversie text in coloane)  iti permite sa folosesti intreaga forta a aplicatiei Text Import Wizard asupra datelor care se gasesc deja in foaia de calcul. De exemplu, daca lipesti manual date dintr-un fisier text sau preiei campuri lungi de text dintr-o baza de date, pe care trebuie sa le imparti in coloane separate, poti folosi aplicatia Convert Text to Columns Wizard.

Selecteaza celulele pe care vrei sa le separi si executa secventa DataText to Columns (Text in coloane) pentru a lansa aplicatia expert. Cel mai important lucru ce trebuie tinut minte la lansarea aplicatiei expert este ca trebuie sa fie selectate toate celulele cu text pe care vrei sa le imparti in coloane separate.

Procesul este identic: identifica daca datele sunt delimitate sau cu latime fixa si apoi continua cu pasii 2 si 3. Dupa ce executi click pe Finish datele tale vor fi corect separate in coloane.

Rezultatul este urmatorul:

Datele preluate din Word si PowerPoint pot fi folosite dupa cum este prezentat in exemplele de mai jos:

n          Daca datele apar pentru prima oara intr-o foaie de date PowerPoint copiaza-le intr-o foaie de calcul Excel pentru a putea fi folosite instrumentele Excel superioare de formatare si calcul.

n          Daca in Word exista deja un tabel ce contine o lista importanta adu-l in Excel pentru a-l sorta si filtra rapid.

n          Reutilizeaza elementele de clip-art sau obiectele desenate din PowerPoint sau Word intr-o foaie de calcul Excel. Daca elementele grafice de care ai nevoie exista deja intr-un alt fisier, nu le reinsera sau redesena – lipeste-le.

n          Copiaza un diapozitiv PowerPoint individual intr-un document Word. Daca ai creat un diapozitiv cu un aspect placut si care transmite ceva important pentru document, nu pierde timp reconstituindu-l.

Textul Word apare in doua formate pe care le poti utiliza in Excel – text paragraf si text de tabel. Tabele Word sunt alegerea naturala pentru plasarea intr-o foaie de calcul Excel – datele sunt deja aranjate in celule. Textul paragraf este cel mai bine utilizat cand apare sub forma de fraze scurte sau titluri. Exceptand cazurile in care celulele Excel sunt formatate pentru aranjare automata a textului pe randuri, o fraza lunga sau un paragraf poate provoca probleme la introducerea intr-o foaie de calcul Excel existenta. Daca inserezi textul paragraf ca obiect in foaia de calcul, acesta va aparea sub forma de caseta de text care ascunde celulele din foaia de calcul.

Analiza: Solutii software pentru arhivarea datelor - oferta actuala pe piata de software Eseu: Comenzi SET - introducerea datelor de la tastatura

Continutul Word, indiferent de forma poate fi adaugat intr-o foaie de calcul Excel pe una din urmatoarele doua cai:

n          Folosirea memoriei Clipboard. Copiaza textul Word si lipeste-l in foaia de calcul Excel. Aceasta metoda poate fi utilizata pentru texte din tabele sau paragrafe. La lipire nu uita sa executi click in celula care trebuie sa contina textul sau care este prima celula din domeniul lipit.

n          Inserarea unui obiect Word. In acest caz textul este introdus in obiect dupa ce acesta a fost inserat folosind Paste Special si alegand Microsoft Word Document Object. Textul va fi plasat intr-o fereastra de obiect flotanta care, la activare, provoaca aparitia instrumentelor Word in locul celor Excel.

Sortarea si filtrarea datelor sub forma de tabele. Unul din principalele motive pentru aducerea datelor din tabele Word intr-o foaie de calcul Excel este posibilitatea de folosire a instrumentelor de sortare si filtrare din Excel.

Obs. Daca tabelul de date trebuie totusi utilizat in mediul Word lipeste-l inapoi in documentul Word dupa ce l-ai sortat in Excel.

Pentru mai multe date despre sortarea si filtrarea  listelor vezi cursul II lectia 2 „Sortarea si filtrarea listelor”.

Separarea datelelor . In cazul in care ai creat in Word un tabel care contine numele si prenumele intr-o singura celula, adresa intreaga intr-o alta celula s.a.m.d., in momentul in care preiei acest tabel in Excel trebuie sa separi tabelul prin inserarea de coloane. Separarea preia elementele mari si le imparte in mai multe elemente mai mici, permitand o analiza mai detaliata.

Obs. Separarea nu este limitata la listele Word. Poti separa orice lista pe care o importi in Excel – inclusiv informatii din baza de date Access, liste cu text din alte programe s.a.m.d.

Pentru a imparti datele dintr-un tabel, trebuie sa parcurgi pasii:

In cazul in care coloana din dreapta celei pe care vrei sa o imparti contine date, insereaza o coloana pentru a crea un spatiu necesar informatiei impartite. De exemplu, daca imparti o singura coloana in trei noi coloane, insereaza doua coloane in dreapta celei pe care o imparti. Pentru a insera o coloana, selecteaza coloana inaintea careia doresti sa apara noua coloana si alege InsertColumns.

Dupa lipirea tabelului din Word in Excel, selecteaza cea mai din stanga coloana care necesita impartirea.

Executa secventa DataText to Columns.

Se va deschide aplicatia Convert Text to Columns Wizard, prezentata in figura urmatoare.

In caseta Original Data Type alege Delimited. Delimitatorii sunt caractere (cum ar fi virgule, spatii sau punct si virgula) sau coduri (cum ar fi Tab si Enter) ce se folosesc la separarea textului in elemente componente.

Alege Next.

Alege delimitatorul pe care doresti sa-l utilizeze Excel la determinarea locului in care se va trece de la o coloana la alta.

Alege Next.

Dupa ce verifici sectiunea Data Preview in caseta de dialog finala a aplicatiei expert, alege Finish pentru a finaliza aplicatia expert si a aplica respectivele comenzi asupra coloanei selectate.

Rezultatul este urmatorul:

In ultimul pas al aplicatiei expert poti sa alegi sa aplici formatele General, Text, sau Date in noile coloane. In plus, poti specifica o anumita destinatie (Destination) pentru celulele rezultate.

O foaie care contine date in PowerPoint poate deveni inceputul unei foi de calcul in Excel sau poate fi adaugata unei foi de calcul.

Pentru a copia continutul unei foi de date  PowerPoint intr-o foaie de calcul Excel trebuie sa parcurgi pasii:

In diapozitivul PowerPoint afiseaza foaia de date si continutul pe care l-ai introdus.

Trage indicatorul peste celulele foii de date sau executa click pe butonul Select All din foaia de date.

Alege EditCopy sau apasa combinatia Ctrl+C.

Comuta in sau deschide o foaie de calcul Excel si executa click in celula de unde vrei sa inceapa continutul lipit.

Alege EditPaste sau apasa combinatia Ctrl+V.

Dupa lipirea continutului de date va trebui sa-l prelucrezi sau sa adaugi etichete de coloana si/sau linie pentru a obtine macheta dorita

Daca vizitezi curent anumite pagini Web pentru a prelua informatii cum ar fi rate de schimb curente sau valori de actiuni la bursa, calea pentru a realiza acest lucru este caracteristica Web Querry. O interogare Web preia date din pagini Web si le returneaza in Excel pentru analiza si prelucrare.

Pentru a prelua date din pagini Web trebuie sa ai instalat un browser de Internet (Internet Explorer) si sa executi pasii:

Pasul 1: Pentru a crea o noua interogare trebuie sa executi secventa DataGet External DataNew Web Query.

Pasul 2: Trebuie sa introduci adresa Web a paginii pe care doresti sa o cercetezi. Adresa poate fi introdusa manual sau poate fi cautata cu ajutorul butonului Browse Web. In acest exemplu vom folosi Web Query pentru a prelua valoarea curenta a diferitelor monezi nationale la cursul zilei.

Pasul 3: Pentru a specifica ce date vrei sa preiei poti folosi una din urmatoarele trei optiuni:

n          The entire page – iti permite preluarea intregului continut al paginii Web, inclusiv text, tabele si alte tipuri de date.

n          Only the tables – iti permite sa preiei numai tabelele dintr-o pagina Web care mai are in componenta si alte date care nu te intereseaza.

n          One or more specific tables on the page – iti permite sa preiei unul sau anumite tabele specificate dintr-o pagina Web care contine mai multe tabele. Poti specifica tabelele sau sectiunile pe care vrei sa le preiei prin specificarea numelui lor, daca pagina Web contine aceste nume. Pentru a include un nume de tabel, care este numeric, trebuie sa-l introduci intre ghilimele („5”). Tabelele si sectiunile sunt preluate in ordinea in care apar pe pagina Web, nu in ordinea pe care o specifici tu in campul Enter Table name(s) or number(s) separated by commas:.  Identificarea tabelelor si a sectiunilor este posibila doar daca browser-ul tau iti permite sa vizualizezi codurile HTML pentru o pagina Web. Pentru aceasta trebuie sa stii ca tabele incep cu <Table> si se termina cu </Table>. Sectiunile incep cu <Pre> si se termina cu </Pre>. Pentru a vizualiza codurile cu ajutorul browser-ului Internet Explorer trebuie sa faci click dreapta pe pagina de pe care vrei sa preiei tabele sau sectiuni si apoi sa selectezi View Source din meniul rapid care apare pentru a afisa codurile HTML in Notepad. In Notepad executa click pe SearchFind pentru a gasi codurile mentionate anterior.

Pasul 4: Trebuie sa stabilesti cum vrei sa fie formatate datele. Cand preiei date care sunt cuprinse in tabele, datele din coloane sunt separate in coloane automat. Poti sa hotarasti daca pastrezi sau nu si formatul paginii Web care poate consta in formatari de font, de culoare, cand preiei datele in Excel. Datele pot fi preluate in intregime inclusiv cu formatul lor de pe pagina Web (Full HTML formatting), fara formatare (None) sau numai cu formatare de text (Rich text formatting only).

Datele pot fi actualizate prin executarea unui click dreapta oriunde in interiorul lor si selectarea comenzii Refresh Data (Reimprospatare date) sau prin utilizarea butonului Refresh Data din bara de instrumente External Data .

Poti utiliza aceiasi parametri de actualizare automata disponibili pentru datele din baze de date prin executarea unui click dreapta pe datele Web si alegerea comenzii Data Range Properties (Proprietatile zonei de date) sau prin executarea unui click pe butonul Data Range Properties din bara de instrumente External Data.

Vei putea configura interogarea Web pentru a se actualiza automat la un numar de minute sau atunci cand deschizi foaia de calcul. In acest fel vei fi sigur ca informatia este de ultima ora.